ویرایش اسناد در فضای مجازی

به اشتراک گذاری و ویرایش آنلاین اسناد از طریق فضای وب مقوله جدیدی در عرصه فناوری اطلاعات و ارتباطات است که توسط وب سایت ها و در قالب یک نرم افزار و در حقیقت به شکل خدمات نرم افزاری در اختیار کاربران قرار می گیرد

به اشتراک‌گذاری و ویرایش آنلاین اسناد از طریق فضای وب مقوله جدیدی در عرصه فناوری اطلاعات و ارتباطات است که توسط وب‌سایت‌ها و در قالب یک نرم‌افزار و در حقیقت به شکل خدمات نرم‌افزاری در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.

ویژگی این خدمات در مقایسه با خدمات مشابهی که در وضعیت آفلاین در اختیار کاربران قرار می‌گیرد این است که از طریق رایانه، گوشی تلفن همراه یا هردستگاه دیگری با قابلیت اتصال به اینترنت که به یک سیستم عامل مجهز شده باشد، قابل دسترسی خواهد بود. بنابر این به کمک این برنامه، کارمندانی از گوشه و کنار دنیا و در هر زمانی می‌توانند در قالب یک مجموعه و در فضایی که وب در اختیار آنها قرار می‌دهد با یکدیگر در تعامل باشند.

نتیجه آن، ایجاد زمینه‌ای مناسب برای همکاری‌های بین‌المللی تحت وب و به عبارتی ایجاد گروه‌های کاری مجازی خواهد بود. این برنامه‌ها عموما براساس وب ۲ طراحی می‌شود.

ایده طراحی آفیس‌آنلاین یا آفیس ۲ برای نخستین بار توسط اسماعیل قلیمی که از مشاوران شرکت‌های بزرگ فعال در زمینه فناوری اطلاعات است، مطرح شد. او با هدف متمرکز کردن مجموعه‌فعالیت‌هایش روی نرم‌افزارها و برنامه‌های آنلاین، ایده آفیس ۲ را مطرح ساخت.

● از خدمات آفیس آنلاین بهره‌مند شوید

آفیس مجموعه نرم‌افزار اختصاصی شرکت‌ مایکروسافت است که اگر بخواهید از آن استفاده کنید، باید این نرم‌افزار را روی رایانه‌تان نصب کنید. اما این روزها بسیاری از شرکت‌ها در تلاش هستند تا امکاناتی شبیه به نرم‌افزار آفیس را از طریق سایت‌ها در اختیار کاربران قرار دهند. به این ترتیب شما در هر جای این کره خاکی که باشید تنها در شرایطی که به یک رایانه مجهز به اینترنت دسترسی داشته باشید، این امکان برای شما وجود خواهد داشت تا بتوانید از خدمات آفیس بهره‌مند شوید. رقابت میان شرکت‌های بزرگ برای عرضه خدمات آفیس تحت وب موجب شده تا چینی‌ها ـ که این روزها در همه بازارهای بزرگ تجاری دستی بر آتش دارند ـ نیز به عنوان رقیبی برای نرم‌افزار آفیس مایکروسافت، مجموعه نرم‌افزار جدیدی را بر پایه وب به بازارهای تجاری عرضه کنند.

این شرکت چینی که پیش از این در زمینه طراحی مجموعه‌های نرم‌افزاری فعالیت می‌کرد، این نرم‌افزار را با قیمتی ارزان‌تر در مقایسه با نرم‌افزار آفیس مایکروسافت در اختیار کاربران قرار می‌دهد؛ اما این روزها با عرضه آنلاین مجموعه‌های نرم‌افزاری خود، به رقیب بزرگی برای گوگل و مایکروسافت تبدیل شده است.

در ظاهر قضیه این طور به نظر می‌رسد که خدمات رایگانی که تحت وب ارائه می‌شود، بدون در نظر گرفتن منافع شرکت‌های بزرگ و تنها در جهت رفاه حال کاربران طراحی شده است؛ اما در پشت پرده آن حقیقت زیرکانه‌ای نهفته است.

این شرکت‌ها تنها بخشی از خدمات نرم‌افزاری را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهند و کاربر برای این‌که بتواند به امکانات نرم‌افزاری تخصصی دسترسی داشته باشد، باید مبلغی را به عنوان هزینه این خدمات بپردازد. از سوی دیگر وقتی موتورهای نرم‌افزاری در اختیار عرضه‌کنندگان این خدمات باشد، دیگر هیچ کاربری نمی‌تواند از طریق خرید نسخه‌های غیراصلی به این برنامه‌ها دسترسی پیدا کند.

● نرم‌افزار آفیس تحت وب

از زمانی که مایکروسافت با عرضه آفیس آنلاین به جمع عرضه‌کنندگان آفیس تحت وب پیوست، بیش از ۲ سال می‌گذرد و این در حالی است که این روزها تعداد کاربران آفیس تحت وب از مرز ۲۵ میلیون نفر گذشته است. براساس گزارش‌های اعلام شده از سوی مایکروسافت تعداد زیادی از مردم در سراسر جهان استفاده از برنامه‌های موجود در مجموعه آفیس تحت‌وب را تجربه کرده‌اند، که اغلب آنها از ساکنان کشورهای کانادا، آمریکا و انگلیس بوده‌اند. این استقبال گسترده حاکی از آن است که این روزها علاقه کاربران دنیای اینترنت به رفع نیازهایشان به شیوه آنلاین و بدون نیاز به نصب برنامه‌ها و نرم‌افزارهای اختصاصی در مقایسه با گذشته افزایش یافته است.

نکته: آفیس آنلاین این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید همزمان همه امور کاری خود را تحت کنترل قرار دهید، هزینه‌ها و مخارج خود را از طریق پایانه‌های پرداخت اینترنتی پرداخت کنید

بی‌شک گوگل و زوهو (Zoho) از رقبای اصلی آفیس تحت‌وب هستند. مایکروسافت نیز که به نظر می‌رسد بازنده اصلی این ایده جدید است، چاره‌ای جز پیوست به این انقلاب آنلاینی نداشته؛ اما در مقایسه با نرم‌افزار آفیس، در آغاز تنها امکانات محدودی را در اختیار کاربران قرار داد اما اعلام کرده است که در آینده امکانات متنوع‌تری را به این مجموعه می‌افزاید.

بررسی‌های آماری نشان داده است که کاربران مجموعه سرویس‌های مشابه آنلاین گوگل در مقایسه با آفیس تحت وب بیشتر است. آفیس تحت وب مایکروسافت از بسیاری جهات شبیه به برنامه اسناد گوگل (google documents) است که به کمک آن می‌توانید بدون نیاز به نصب نرم‌افزار آفیس، اسناد آفیس را تحت وب ایجاد کرده و حتی ویرایش کنید. آفیس تحت وب نیز همچون برنامه اسناد گوگل رایگان است و بدون نصب نرم‌افزار در همه مرورگرها در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.

● نفوذ ابرهای محاسباتی به قلب نرم‌افزارها

اسفند سال گذشته گوگل امکاناتی را برای کاربران MS office فراهم کرد که با استفاده از آن می‌توان فایل‌های آفیس را تحت وب ویرایش کرده و بین چند کاربر به اشتراک گذاشت.

داستان رقابت گوگل و مایکروسافت برای ویرایش اسناد تحت وب داستانی است که قدمتی دیرینه دارد و از زمانی که ابزار اسناد گوگل به عبارتی ابزار رایگان ویرایش آنلاین گوگل در اختیار کاربران قرار گرفت، آتش این رقابت قدری گسترده‌تر شد. اما به نظر می‌رسد که معرفی این ابزار جدید که تحت برنامه ابرهای محاسباتی اداره می‌شود، روی به سوی صلح و آشتی گوگل و مایکروسافت باشد؛ چرا که این ابزار جدید به کاربران آفیس اجازه می‌دهد تا فایل‌های اطلاعاتی خود را به سرورهای گوگل منتقل کرده سپس از طریق GOOGLE DOCS این فایل‌ها را ویرایش کرده یا به اشتراک گذارند.

بنابراین شاید بتوان گفت این روزها گوگل، مایکروسافت، زوهو و بسیاری از شرکت‌های بزرگی که در این زمینه دستی بر آتش دارند، همه و همه چشم به فضایی دوخته‌اند که از طریق وب در اختیار کاربران قرار می‌گیرد و از این رو در تلاش هستند تا با استفاده از فناوری جدید موسوم به ابرهای محاسباتی، امکانات جدید را برای دسترسی به فایل‌ها و ذخیره‌سازی و پردازش آنها در اختیار کاربران قراردهند.

گوگل و مایکروسافت که می‌توان آنها را از برترین شرکت‌ها در زمینه ارائه خدمات تحت وب دانست، مجموعه کاملی از ابزارهای همکاری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند که اشتراک‌گذاری اسناد بین اعضای یک گروه را تسهیل می‌کند و در نتیجه دیگر نیازی نخواهد بود فایل‌هایی را که می‌خواهید به اشتراک گذارید به ایمیل خود پیوست کنید.

اما یکی از ویژگی‌ها و برتری‌های گوگل در مقایسه با مایکروسافت این است که قابلیت دسترسی همزمان چند نفر به یک سند را فراهم می‌کند و به وسیله آن دو یا چند نفر می‌توانند به صورت همزمان فایلی را در رایانه خود پردازش کرده و دیگر اعضای گروه نیز این تغییرات را مشاهده و نظر خود را ارسال کنند.

بنا بر آنچه گفته شد می‌توان به این نتیجه رسید که آفیس تحت وب با آفیس آنلاین این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید همزمان همه امور کاری خود را تحت کنترل قرار دهید، هزینه‌ها و مخارج خود را از طریق پایانه‌های پرداخت اینترنتی پرداخت کنید و به عبارتی از طریق این خدمات آنلاین، امور مختلفی که مسوولیت انجام آن را برعهده دارید، مدیریت کنید. بنابراین اگر سازمان‌ها نیز استفاده از نرم‌افزارهای اداری تحت وب را مورد توجه قرار دهند، بی‌شک شاهد تحولات چشمگیری در عرصه فناوری ارتباطات خواهیم بود.

مترجم فرانک فراهانی جم