آسیب شناسی پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات

چالشهایی كه برای پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات ذكر شد, تنها بخشی از مشكلاتـــی است كه مجریان پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات در سازمانهای كشور ما با آنها روبرو هستند

پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات، در مدت نسبتاً كوتاهی كه از سابقه تعریف و اجرای آنها در كشور می گذرد، اغلب با مشكلات و چالشهایی روبرو هستند. برخی از چالشها ناشی از عوامل محیطی و پاره ای ناشی از ضعف عوامل اجرایی این پروژه هاست.

در این مقاله، كه برمبنای تجارب نگارنده در اجرای پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات در سازمانهای دولتی و خصوصی كشور، و با جمع بندی تجارب حاصل از اجرای این پروژه ها تهیه شده است، ابتدا معیارهای مــــوفقیت پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات برشمرده می شود، و سپس مهمترین چالشهای فراروی مجریان اینگونه پروژه ها تشـــــریح می گردد. در پایان نیز توصیه هایی برای مقابله با این مخاطرات و كاهش اثرات آنها ذكر می شود.

● زمینه

با روند روزافزون توسعه فناوری اطلاعات دركشور ما، در سطــــح ملی و سازمانی كه به افزایش سرمایه گذاری در توسعه زیرساختها و كاربردهای فنــــاوری اطلاعات در هر دو سطح منجــر شده است، تمایل فزاینده ای برای تعریف و اجرای پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعـــــــات در سازمانها و موسسات دولتی وخصوصی كشور پدید آمده است.

اینگونه پـــروژه ها كه طیف نسبتاً وسیعی از برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی (ISP) تا تهیه طرحهای جامع و تدوین معماری سازمانی فناوری اطلاعات را دربرمی گیرند، سابقه طولانی دركشور ما ندارند و در مقــــایسه با پروژه های متعارف توسعه نرم افزار یا ایجاد زیرساخت، نسبتاً جدیدتر به شمار می روند. به همین نسبت نیز مشكلات بیشتری در تعریف، واگذاری، اجرا و پذیرش نتایج این پروژه ها در سازمانهای مختلف مشاهده می شود.

بدبینی عمومی نسبت به پروژه های مشـــاوره ای و برنامه ریزی دركشور، كه به این گونه پروژه ها عمدتاً به چشم فعالیتهای پرطمطراق «گزارش ساز» می نگرد، از یكسو، و عدم كفایت و صلاحیت برخی از مشاورانی كه به انجام این پروژه ها مبادرت می ورزند، ازســـوی دیگر، نرخ موفقیت پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات را به شدت پایین آورده است. از این رو، شناسایی و تحلیل مخاطرات و مشكلات فراروی پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات هم برای مجریان و هم برای كارفرمایانی كه قصد تعریف چنین پروژه هایی را دارند، بسیار ضروری است.

بــــــرای آسیب شناسی پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات اصولاً دو رهیافت وجود دارد: اول رهیافت مطالعه تطبیقی مبتنی بر مطالعه میدانی پروژه های انجام شده و جمع بندی تجارب حاصل از آنها، و دوم مطالعه تحلیلی پروژه های انجام شده توسط هر مشاور برای درس گیری از تجارب موفق یا ناموفق. هرچند جای مطالعه ای از نوع اول در شرایط كنونی كشور ما خالی است(۱). اما دشواریهای طبیعی انجام چنین مطالعاتی ضرورت انتشار نتایج مطالعات نوع دوم را از سوی مجریان پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات آشكار می سازد.

● معیارهای موفقیت

پیش از بررسی عوامل شكست پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات، باید ابتدا تعریفی از مـــوفقیت یا شكست این پروژه ها به دست دهیم.

دیدگاههای سنتی درمورد موفقیت پروژه ها، بر سه عامل زمان، هزینه و كیفیت تاكید دارند. مطابق این تعریف، پروژه موفق پروژه ای است كه در زمان تعیین شده و با هزینه پیش بینی شده به انجام رسیده و انتظارات اولیه از انجام پروژه را نیز برآورده سازد. در یك تقسیم بندی دیگر، پروژه های فناوری اطلاعات را می توان به سه دسته تقسیم كرد:

الف) پروژه های موفق: پروژه هایی كه در زمان تعیین شده، با هزینه پیش بینی شده و با كیفیت موردانتظار به اتمام می رسند؛

ب) پروژه های مشكل دار: پروژه هایی كه به اتمام می رسند، اما ازنظر زمان، هزینه، كیفیت و یا هر سه جنبه با پیش بینی های اولیه تفاوت دارند؛

ج) پروژه های شكست خورده: پروژه هایی كه هرگز به انتها نمی رسند. در دیدگاههای جدیدتر مدیریت پروژه، عــامل دیگری نیز به عنوان معیار موفقیت پروژه ها مطرح می شود، و آن میزان اثربخشی پروژه در درازمدت است. از دید برخی از صاحبنظران، ارزیابی موفقیت یا شكست یك پروژه تنها پس از گذشت زمانی بین ۳ تا ۵ سال پس از پایان پروژه ممكن می شود (۲). به عنوان مثال، موفقیت یك پروژه پل سازی در شهر، در افق كوتاه مدت تنها باتوجه به زمان، هزینه و دستیابی به مشخصات فیزیكی و ملموس پل ساخته شده قابل ارزیابی است، اما در درازمدت اثر این پروژه در اهداف كلان تری مانند روانسازی ترافیك شهر و... باید موردتوجه قرارگیرد.

درمورد پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات كه هدف از اجرای آنها، ایجاد تحول در سازمانها و ارتقای بهره وری و كیفیت خدمات نهایی است، این معیار باید با شدت بیشتــری موردتوجه قرارگیرد. هیچ پروژه برنامه ریزی فناوری اطلاعات برای نفس نتایج خود پروژه انجام نمی شود، بلكه معمولاً اینگونه پروژه ها در آغاز فرایندی از توسعه مستمر و برنامه ای زیرساختها و كاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان تعریف می شوند كه باید در درازمدت به ایجاد تحول سازمانی، كاهش هزینه ها، سرعت انجام فرایندها یا تنوع خدمات سازمان بینجامد.

از این منظر می توان پروژه ای را موفق دانست كه علاوه بر اجرا در زمان و با هزینه پیش بینی شده، به تولید خروجیهای توافق شده از قبل بینجــامد، و در درازمدت نیز فرایند توسعه ای مستمری در زمینه فناوری اطلاعات را در سازمان ایجاد كند.

● چالشها

چالشهای فراروی پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات را در یك دید كلی می توان به سه دسته زیر تقسیم كرد:

مشكلات ناشی از محیط تعریف و اجرای پروژه؛

مشكلات ناشی از روش (متدولوژی) پروژه؛

مشكلات ناشی از نحوه اجرای پروژه.

هرچند از این سه دسته مشكل، تنها مشكلات دسته ۲ و ۳ مستقیماً به مجری پروژه مربوط می شود و مهار مشكلات ناشی از محیط، معمولاً خارج از كنترل تیم اجرایی است، با وجود این، شناخت و تحلیل این مشكلات، توانایی مجری را دركاهش اثرات ریسك های ناشی از این گونه مشكلات افزایش می دهد.

● مشكلات ناشی از محیط

▪ ابهام در استراتژی های سازمانـــی: یكی از اصلی ترین اهداف برنامه ریزی فناوری اطلاعات در سازمانها، همسوسازی فناوری اطلاعات با استراتژی های سازمانی است. در دهه ۱۹۹۰ بروز آنچه به «پــــــــارادكس بهره وری»(۳) شهرت یافت، موضوع همسوسازی استراتژیك را به پارادایم غالب برنامه ریزی فناوری اطلاعات تبدیل كرد، به گونه ای كه امروزه در همه روشهای بـــــرنامه ریزی فناوری اطلاعات شناخت جهت گیریهای استراتژیك سازمان و عناصر برنامه استراتژیك آن، اولین گام در فرایند بــرنامه ریزی فناوری اطلاعات به شمــــار می رود.

در سازمانهای دولتی و خصوصی كشور ما، عدم وجود فرهنگ و تفكر استراتژیك، كه خود ناشی از رقابتی نبودن فضای كسب و كار در كشور است، وضعیتی را پدید آورده كه در آن، وجود سازمانهای دارای برنامه استراتژیك مدون و توافق شده، استثناست نه قاعده. اقدام به اجرای پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات در سازمانهایی كه هیچیك از عناصر جهت گیری استراتژیك سازمانی (ماموریت، چشم انداز، اهداف، استراتژی ها، سیاستها، عوامل عمده موفقیت، شاخصهای كارایی و...) مشخص و مدون نیست، مجریان را ناگزیر به اتخاذ یكی از این روشها می كند:

- مجری در مراحل آغازین پروژه، به جای جمع آوری و دریافت نتایج برنامه ریزی استراتژیك سازمانی، خود اقدام به تحلیل و برنامه ریزی استراتــژیك سازمانی (ولو به شكل محدود) می كند. در این صورت ضمن انحراف منابع و زمان پروژه، توجه مجریان از دنبال كردن فرایند برنامه ریزی فناوری اطلاعات به تحلیل استراتژیك سازمانی منحرف می شود.

- مجری بدون شناسایی عناصر برنامه استراتژیك سازمانی، پروژه برنامه ریزی فنـــاوری اطلاعات را پیش می برد. درنتیجه هیچ تضمینی برای آنكه چنین پروژه هایی به تحقق همسوسازی استراتژیك بینجامد، وجود ندارد.

در هر صورت، اهمیت وجود حداقلی از برنامه استراتژیك ســازمانی برای موفقیت پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات به حدی است كه از آن به عنوان پیش نیاز اجرای این گونه پروژه ها یاد می شود (۴).

نیازبه باز مهندسی فرایندها: اگر اثربخشی یك پروژه برنامه ریزی فناوری اطلاعات را در میزان تحولی بدانیم، كه این پروژه در بهبود عملكرد نهایی سازمان دارد، باید اذعان كرد كه انجام این گونه پروژه ها در سازمانهایی كه فرایندهای سنتی انجام كار در آنها به طور اساسی نیاز به باز طرحی و بازمهندسی دارند، از پیش محكوم به شكست است. برنامه ریزی فناوری اطلاعات كه با هدف بهینه سازی استفاده از فناوری اطلاعات دردستیابی سازمان به اهدافش انجام می شود، درصورتی كه در چنین سازمانهایی اجرا شود، درنهایت ممكن است به مكانیزه شدن فرایندهایی منجر گردد كه یا میزان ارتباط آنها با اهداف استراتژیك سازمان موردتردید است، و یا به دلیل اشكالات فراوان در گردش كار، عملاً مانع از دستیابی به سطح بالایی از بهره وری سازمانی می گردند.

▪ عدم مشاركت مدیران و كاركنان: باتوجه به ماهیت مشاركتی فرایند برنامه ریزی در سازمانها، یكی از بزرگترین چالشهای مجریان پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات جلب مشاركت فعال مدیران ارشد، مدیران میانی و سایر كاركنان سازمان در این پروژه هاست. نقش هریك از این سطوح سازمانی در فرایند برنامه ریزی فناوری اطلاعات تفاوت می كند و از تعیین جهت گیری استراتژیك تا ارائه اطلاعات لازم برای مدل سازی معماری موجود سازمان متغیر است، اما در هر صورت بدون میزان معینی از مشاركت هریك از سطوح ذكر شده، نمــــی توان به موفقیت پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات خوشبین بود.

میــــزان مشاركت كاركنان در فرایند برنامه ریزی به عوامل متعددی از قبیل منشا تعریف پروژه، میزان حمایت رسمی مدیریت ارشد، اطلاع رسانی درمورد پروژه، طراحی سازوكارهای تشویقی و جبرانی برای مشاركت كاركنان و... وابسته است، اما در كشور ما به دلیل عوامل فرهنگی و اجتماعی متعددی كه مانع از مشاركت جویی كاركنان در مدیریت و بویژه در پروژه های توسعه ای می گردد، سطح این مشاركتها بسیار پایین و جلب كاركنان به همكاری در این گونه پروژه ها بسیار دشوار است.

● مشكلات ناشی از روش

▪ تعریف محدوده و اهداف: یكی از مراحل ابتدایی هر پروژه برنامه ریزی فناوری اطلاعات كه متاسفــانه درعمل اهمیت چندانی به آن داده نمی شود، روشن كردن محدوده و كسب یك بینش مشترك درباره اهداف پروژه، بین همه عوامل دست اندركار آن است. دستیابی به این بینش مشترك ازسویی به مجریان پروژه كمك می كند تا درك درستی از گامها و اقدامات ضروری پروژه پیدا كنند و بین این اقدامات و اقداماتی كه می توان بسته به مقتضیات پروژه از آنها چشم پوشی كرد، تمایز قائل شوند، و از سوی دیگر انتظارات مدیران و كاركنان سازمان را از نتایج واقعی پروژه تعدیل می كند.

تجربه نشان داده است كه به دلیل نوپابودن فرهنگ برنامه ریزی فناوری اطلاعات در كشور ما، اغلب كارفرمایان چنین پروژه هایی دید درستی از نتایج موردانتظار نداشته و پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات را با تهیه سیستم جامع اطلاعاتی (MIS) و به طور خلاصه رفع همــــه مشكلات انفورماتیك سازمان یكی می دانند. چنین انتظاراتی در مرحله اجرا و پس از پایان پروژه، مجریان را با انبوهی از نیازها و توقعات غیرمعقول روبرو می سازد كه درصورت عدم كنترل می تواند بر ارزیابی نتایج پروژه، اثرات منفی جدی به جای نهد.

▪ تمركز بر روش، به جای توجه به نتایج: یكی از دامهایـی كه بر سر راه مجریان پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات وجود دارد، عطف توجه بیش از حد به متدولوژی پروژه به بهای غفلت از نتایج آن است. هرچند فرایند برنامه ریزی فناوری اطلاعات فرایندی است روشمند كه متدولوژی های مختلفی برای انجام آن پیشنهاد شده است، اما باید توجه داشت كه همه این متدولوژی ها صرفاً الگوهای راهنمایی برای هدایت فرایند برنامه ریزی هستند؛ فرایندی كه ذاتاً ماهیتی خلاق و پویا دارد و باید با توجه به مقتضیات محیطی خاص طراحی شود. به همین دلیل است كه برخی از طراحان متدولوژی های برنامه ریزی فناوری اطلاعات كه در سالهـــای اخیر رواج یافته اند، ترجیح می دهند روشهای پیشنهادی خود را در چارچوب بنامند، نه روش.

تمركز بر روش و غفلت از نتایج، در اكثر پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات، مجریان را به جمع آوری و تحلیل انبوهی از داده ها وامی دارد كه در مراحل بعدی بخش عمده ای از آنها، مورداستفاده قرار نمی گیرند، یا در نتایج نهایی چندان تاثیری ندارند. همچنین عدم توجه به اولویت گذاری كاربردهای فناوری اطلاعات، كه روشهای شناخته شده ای برای آن وجود دارد (۵)، مجریان را در مرحله برنامه ریزی اجرایی، با تعریف تعداد زیادی پروژه مواجه می كند كه حجم زیاد منابع موردنیاز برای آنها، عاملی بازدارنده برای تصمیم مدیریت مبنی بر ادامه سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات محسوب می شود.

منابع و ماخذ:

۱ - اكبری، حسیــن و دیگران، ارزیابی تطبیقی پروژه های مدیریت استراتژیك در سازمانهای ایرانی»، تدبیر، شماره ۱۴۳، فروردین ۸۳ ، ص ۱۶.

۲ - TURNER, J.R., THE HANDBOOK OF PROJECT-BASED MANAGEMENT, ۲nd EDITION, MCGRAW - HILL, ۱۹۹۸, P.۷۱.

۳ - رازقی اسكویی، فرانك،اهمیت ارزیابـــی پروژه های آی تی/آی اس، خبرنامه انفورماتیك، شماره ۸۹ ، دی ماه ۸۲ ، ص ۱۸.

۴ - فهیمی، مهدی، فرایند تدوین طرحهای جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات»، تكفا، شماره ۷ و ۸ ، مرداد و شهریور ۸۲ ، ص ۶۲.

۵ - WARD J., AND J.PEPPARD, STRATEGIC PLANNING FOR INFORMATION SYSTEMS, ۳rd EDITION, WILEY, ۲۰۰۲, P.۴۱.

۶ - راهنمای برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی، مترجم: نرگس مینا، شركت داده پردازی ایران، ۱۳۷۷، ص ۱۹.

۷ - مقایسه متــــدولوژیهای ایجاد و توسعه سیستم های اطلاعاتی، انتشارات انیستیتو ایزایران - ۱۳۸۰.

۸ - THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK (TOGAF), VERSION ۸, ENTERPRISE EDITION, ۲۰۰۲.

رضا كرمی: مــــدیرعامل شركت مهندسی نرم افزاری گلستان

---