هزینه یابی بهینه در گردهمایی های علمی و آموزشی روابط عمومی

برنامه ریزی علمی و آموزشی در روابط عمومی برای آن که از دقت و ایقان علمی لازم برخوردار باشد باید دربرگیرنده دیدگاهها و نظرات اندیشمندان , در زمینه ذیربط بوده و به همین دلائل بسیاری از گردهمایی ها را باید با این نگرش برگزار نمود

برنامه ریزی علمی و آموزشی در روابط عمومی برای آن که از دقت و ایقان علمی لازم برخوردار باشد باید دربرگیرنده دیدگاهها و نظرات اندیشمندان ، در زمینه ذیربط بوده و به همین دلائل بسیاری از گردهمایی ها را باید با این نگرش برگزار نمود.

برای پرهیز از گردهمایی غیر عملی ، در برنامه ریزی باید توجه داشت که مدرسین و مدیران توانمند و صاحب برنامه و فکر را بکار گرفت به گونه ای که این اساتید و مدیران نیازی به جلب حامی و ایجاد رابطه های ناسالم و غیر منطقی در چهارچوب گردهمایی نداشته باشند.

یکی از راههای حذف همایش ها و گردهمایی های غیر ضروری و صرفه جویی در هزینه ها ، برنامه ریزی کلان برای هر سازمان و کل کشور است به گونه ای که مدیران در سایه استراتژی سیاست کلان ، برنامه های خویش را پیاده کنند و نیازی به جلسات توجیهی و گردهمایی احیانا همایشی و یا سمینار غیر علمی نداشته باشند.

برای دستیابی به این مهم که سازمانها و موسسات مختلف در جریان آخرین پژوهش ها و تحقیقات علمی در زمینه مسایل گوناگون قرار بگیرند می توان منابع لازم را از طریق سایتهای مختلف اینترنت جستجو نمود و سپس آنها را به تائید مراکز علمی رساند . ترجمه و به سرعت آنها را از طریق واحدهای آموزشی سازمانها در اختیار کارکنان سازمان قرار داد.

جهت شرکت موثر مدیران و کارشناسان در اجلاس های علمی خارج از کشور بهتر است کسانی انتخاب شوند که اولا به زبان خارجی بویژه زبان انگلیسی تسلط کاملی داشته باشند ، ثانیا در مقوله مورد بحث دارای برد تخصصی باشند تا بتوانند اظهار نظر کارشناسی نمایند.

ضمنا افراد فوق الذکر می توانند با ویدئو کنفرانس نتایج حاصله را به اقصی نقاط کشور و یا حتی جهان اطلاع رسانی نموده و همه دانش پژوهان را در جریان آخرین رویدادهای فوق قرار دهند.

چنانچه در برگزاری همایش یا گردهمایی ، بیشتر دیدگاه آموزشی مطرح است بایستی قبل از برگزاری آن از طریق نیاز سنجی اهداف ، محتوای گردهمایی ها ، تدوین و ابزار ارزشیابی برای سنجش موفقیت هر گردهمایی از قبل تعریف شود. مطمئنا در این صورت شاهد گردهمایی بی محتوا نخو.اهیم بود.

بدیهی است از نظر آحاد مردم قابل پذیرش نیست بویژه در خصوص سازمانهای دولتی کسانی که متصدی حراست و حفاظت از بیت المال هستند ، مخارج غیر ضروری را به سازمان تحمیل کنند و مسئولیتی که به عنوان امانتدار سرمایه های مردم مطرح می شوند ، مجاز نیستند بودجه دولتی که متعلق به مردم است را در مخارجی صرف کنند که قابل دفاع نباشد.

یکی از نقاط ضعف های کشور ما که سبب می شود برخی از سازمانها و مراکز دولتی در برگزاری گردهمایی و هزینه های مربوط به آن افراط و تفریط کنند ، نبود یک سیستم نظارتی حسابرسی می باشد.

بنابراین برنامه ریزی و هدایت یک گردهمایی علمی باید به طریقی باشد که هزینه های مربوطه صرفه جویی و از تجمل و زیاده روی در بخش پذیرایی جلوگیری کرده و در واگذاری هدایا اعتدال بنمایند.

تجربه نشانگر این موضوع است که هزینه های بسیاری از گردهمایی ها در شرایط معمولی رقم بالای حداقل ۲۵۰ میلیون تومان بوده که این گردهمایی ها عموما در سازمانهای دولتی بر پا شده که برآورد حداقل هزینه های واحدهای پزوهشی و تحقیقاتی را نتوانسته اند به اجرا درآورند و طی مراحل یک طرح تحقیقاتی ، حتی از لحاظ مالی زمین گیر بوده اند ولی بخش عمده ای از هزینه ها که ذکر شد صرف دعوت ، نشست و گفتگوی کسانی شده که هیچگونه ارتباطی با آن حوزه ویژه تخصصی نداشته اند و نوعی بده بستان تبلیغاتی و سیاسی در این زمینه در کار بوده که این امر سبب از بین رفتن امکانات سازمانی و اداری شده است.

به بیان دیگر هزینه های سازمان صرف تامین وسایل راحتی و آسایش و خورد و خوراک و تامین و توزیع وسایل تبلیغاتی گردهمایی شده و موضوع اصلی گردهمایی تحت الشعاع آن قرار گرفته و به حاشیه رانده شده است.

به منظور استفاده بهینه از هزینه های گردهمایی پیشنهادهای ذیل عنوان می گردد:

۱) تعیین مسئول مشخص و ایجاد سیستم های نظارتی که وظیفه ی نظارت بر دستاوردها و نتایج جلسات و نشست های متعدد و مختلف دستگاههای اجرائی را به عهده داشته باشد.

۲) تشکیل کمیته و ستاد پیگیری مصوبات و دستاوردهای گردهمایی علمی و تخصصی برای افزایش سطح دانش و کاربرد آن در جامعه ( کاربردی کردن یافته ها و ارائه راهبردی های جدید.)

۳) تدوین دستور عمل های لازم و ضروری برای اطمینان از رعایت اصل صرفه جویی در برگزاری گردهمایی های علمی و تخصصی که ضمانت اجرایی داشته باشد.

۴) تشکیل کمیته علمی انتخابات مقالات برای ارائه در گردهمایی که بایستی حتما از وجود صاحب نظران و اساتید دانشگاه و بر طبق ضوابط و استانداردهای تعریف شده مشخص و صورت پذیرد و سعی شود الزاما روابط شخصی و دوستانه در انتخابات مقالات نقش نداشته باشد.

۵) از وسائل و ابزار و امکانات روز در گردهمایی استفاده شود که مبنای اطلاع رسانی جدید و جذب مخاطب با استفاده از امکانات فوق فراهم آید.

۶) در ابتدای گردهمایی خلاصه مقالات به شکل بسیار مناسبی در اختیار مدعوین و شرکت کنندگان قرار گیرد.

۷) وجود خبرنگاران باعث اعتلای سطح گردهمایی خواهد شد باید شرایطی را فراهم آورد که خبرنگاران تخصصی حوزه مربوطه در این گردهمایی شرکت نمایند.

۸) امکانات گردهمایی از لحاظ فضا ، چیدمان و راحتی شرکت کننده به قدری فراهم شود که موجب کسالت و خستگی را فراهم نیاورد.

۹) تبلیغات گردهمایی باید به شکل بسیار مناسب قبل از برگزاری گردهمائی علمی و تخصصی از طریق سایت های اطلاع رسانی بویژه پیامک کوتاه و درج در مطبوعات به مخاطبین خاص اطلاع رسانی گردد.

۱۰) نتیجه گیری و دستاورد همایش باید به قید فوریت در معرض اطلاع رسانی بویژه مخاطبین خاص گردهمایی و سپس از طریق رسانه های جمعی به مخاطبین عام نیز رسانده شود که افکار عمومی نسبت به گردهمایی فوق الذکر احساس رضایت نموده و حاصلی از زحمات طاقت فرسای روابط عمومی در برگزاری چنین گردهمایی به عمل آید.

نویسنده : ابوالقاسم حکیمیان