نقش مدیریت پروژه در پروژه های اجرایی

مدیریت پروژه, از تخت جمشید تا امروز

برخی از مدیران از رویکرد کاهش هزینه اجرای پروژه‌ها، چنین استنباط می‌کنند که استخدام مدیران پروژه به صورت ذاتی نیازمند صرف هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم متعدد است و بر این اساس بدون مشاهده کلان اجرای پروژه‌ها به غلط نتیجه‌گیری می‌کنند که بکارگیری آنها باعث افزایش هزینه طرح می‌گردد. در مقابل این تفکر چنین پاسخ داده می‌شود که بنا بر ضرورت‌های متعدد ناگزیر به استفاده از مدیریت پروژه هستیم. در واقع عدم بکارگیری مدیریت پروژه منجر به عقیم ماندن نقش کارفرمایی در پروژه‌ها و گسترش سازمان کارفرما خواهد شد. بروز حالت اول بدون تعارف به معنای شکست اجرای پروژه‌ها و در نتیجه اتلاف کل منابع تخصیص یافته است. در این صورت با هدف یک صرفه‌جویی محدود کل اعتبار تخصیص یافته به هدر می‌رود. در حالت دوم، به دلیل عدم استخدام مدیرپروژه می‌بایست سازمان کارفرمایی مربوطه تشکیل شود که این امر قطعاً دارای هزینه بالاتر بوده و همچنین در راستای برنامه‌های کلان کشور در راستای توسعه بخش خصوصی نیز نیست. این حالت‌ها به وضوح در گزارش‌های سازمان برنامه بودجه آمده که در آن به افزایش ۹۰ درصد هزینه-زمان طرح‌های عمرانی منجر شده است.

همچنین براساس‌ آمار، کشور ما سالانه‌ بیش از ۱۰۰ میلیارد تومان‌ از ناحیه‌ طولانی‌شدن‌ پروژه‌های‌ عمرانی‌ زیان‌ می‌بیند. در سال‌های‌ گذشته ۵۹ درصد اهداف‌ پروژه‌های‌ وزارت‌ نیرو، ۵۴ درصد اهداف‌ پروژه‌های‌ وزارت‌ نفت، ۳۸ درصد اهداف‌ پروژه‌های‌ وزارت ورزش و جوانان و ۳۱ درصد اهداف‌ پروژه‌های‌ وزارت‌ صنایع‌ و معادن‌ محقق‌ شده‌ است و۶۰ درصد پروژه‌های نیمه کاره نیاز به طی ۱۵ سال دارند تا تمام شوند. ضمنا طبق مطالعه بانک جهانی ۳۰ تا ۴۰ درصد پروژه‌ها در تمامی کشورها با افزایش هزینه مواجه می‌شوند. این‌ عدم‌ تحقق‌ اهداف، زیان‌های‌ اقتصادی‌ - اجتماعی‌ بسیار زیادی‌ را به‌ دولت‌ تحمیل‌ می‌کند. اگر به‌ این‌ ضرر و زیان‌ بوجود آمده، هزینه‌های‌ فرصت‌ را نیز اضافه‌ کنیم، اعداد خیلی‌ بیشتر از اینها می‌شوند. اگر این‌ موارد به‌طور دقیق‌ ریشه‌یابی‌ شوند قطعا عامل عدم استفاده از ابزارهای دانش مدیریت پروژه از عوامل مهم به شمار می‌آیند که پاسخ سوالات فوق را نیز در دست دارند. مدیریت پروژه، بکارگیری مجموعه‌ای از دانش، مهارت‌ها،‌ ابزار و تکنیک‏هایی است که برای رسیدن به هدف پروژه در مدت زمان مشخص‌شده، تحت بودجه‌ معین و با کیفیت خواسته‌شده به‌کار می‌رود. دانش مدیریت پروژه با بهره‏گیری از حوزه‌های مختلف دانش مدیریت، همانند مدیریت زمان، هزینه، نیروی انسانی، ریسک و...، مهارت‌های مورد نیاز برای مدیریت و کنترل پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد.

پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide) با دو رویکرد به ارائه راهکار و چارچوب برای مدیریت و کنترل پروژه می‌پردازد. اولین بعد از نظر زمانی است و براساس توالی فعالیت‌های مورد نیاز در پروژه مسیر راه تدوین می‌شود که عموما به پنج مرحله آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت و کنترل و سرانجام مرحله پایانی پروژه است. نظم و توالی مسیرهای ذکر شده در این روش برای شروع مفید خواهد بود اما برای بکارگیری اصولی از دانش مدیریت پروژه رویکرد دوم کامل‏تر است. رویکرد دوم حوزه‌های مدیریت پروژه را به ۱۰ حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه، مدیریت محدوده پروژه، مدیریت زمان پروژه، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت منابع انسانی پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت تدارکات و مدیریت ذینفعان و ۴۷ فرآیند تقسیم می‌کند و براساس مقتضیات و نیازهای پروژه از دانش و تکنیک‌های این بخش استفاده می‌برد. تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولا به مدیریت پروژه‌های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر، دیوار چین یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط می‏دانند و تاریخچه مدیریت پروژه در دنیای جدید به سالهای ابتدایی دهه ۱۹۰۰ میلادی باز می‏گردد جایی که هنری گانت با توسعه نمودار میله‏ای ابداعی خود آغازگر حرکت پرشتاب بعدی طی سال‌های دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ میلادی در پروژه‌های نظامی و هوا فضای آمریکا و سپس انگلستان گردید. هرچند نام پرآوازه هنری گانت به عنوان پدر تکنیک‏های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است لیکن سالهای دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ به عنوان سالهای آغازین رشد و توسعه مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته می‌شود. این سال‌ها سرآغاز تکوین و توسعه بسیاری از روشها و دانش‌های مربوط با مدیریت پروژه است که سالها بعد توسط نرم‌افزارهای مختلف عملیاتی و در پروژه‌ها بکار گرفته شدند.

برخی ضرورت‌های مورد اشاره در بکارگیری مدیریت پروژه عبارتند ازگستردگی کار، وجود مشاورین و پیمانکاران مختلف عهده‌دار اجرای پروژه‌ها، جلوگیری از گسترش افقی سازمان‌های کارفرما، وجود ضرورت انجام هماهنگی بین رئوس سه‌گانه مثلث اجرای پروژه‌ها و طرح‌ها، وجود ضرورت هماهنگی بین اختیارات و مسئولیت‌های توزیع شده بین رئوس سه‌گانه درگیر در اجرای پروژه‌ها، وجود ضرورت برطرف کردن و رفع تأخیر ناشی از مشکلات سازمانی در اجرای طرح، پیچیدگی پروژه‌ها و عدم آشنایی کارفرمایان با موضوع کلیه پروژه‌های آن سازمان، وجود ضرورت مدیریت ریسک پروژه‌های تعریف شده در ارتباط با انجام تغییر، وجود ضرورت به کارگیری یک نگرش ساختار یافته به منظور هماهنگ کردن مجموعه‌ای از پروژه‌ها در جهت دستیابی به اهداف استراتژیک، وجود ضرورت به کارگیری دانش فنی مدیریت طرح در اولویت‌بندی پروژه‌ها، عدم وجود دانش فنی در ارتباط با اجرای پروژه‌های متعدد، عدم وجود دانش مدیریت پروژه در ارتباط با نظارت و کنترل پروژه‌ها،‌ وجود ضرورت به کارگیری اصول و مبانی علمی و فنی در جهت ارتقای فناوری و دستیابی به کیفیت مطلوب‌تر‌، ضرورت تقویت توان شرکت‌ها، نهادهای پژوهشی و استفاده علمی از بخش خصوصی در تهیه و اجرای پروژه‌ها، ضرورت استفاده بهینه از منابع و ظرفیت‌های موجود و فراهم نمودن زمینه ایجاد ظرفیت‌های جدید مورد نیاز، ضرورت ایجاد زمینه مناسب و تقویت زمینه بروز ابتکارات و خلاقیت‌ها به ویژه در راستای جذب منابع جدید داخلی و خارجی‌، ضرورت افزایش کیفیت و کاهش هزینه و زمان اجرای پروژه‌ها، ضرورت مستندسازی نحوه جمع‌آوری، استخراج، خلق و انتشار دانش پروژه‌ها.

نویسنده : یزدان‌بخش زارع

کارشناس ارشد مدیریت دانشگاه تهران، گواهینامه مدیریت پروژه حرفه ای (PMP)، مسئول برنامه ریزی و کنترل پروژه نیروگاه تلمبه ذخیره‌ای سیاه بیشه .