دفاتر تجارتی

در نظام حقوقی ایران، کلیه تجار موظف‌اند که دفاتری را برای امور تجارتی در نظر گرفته، و آن‌ها را با تشریفات مقرر در قانون تجارت، تنظیم نمایند.

در نظام حقوقی ایران، کلیه تجار موظف‌اند که دفاتری را برای امور تجارتی در نظر گرفته، و آن‌ها را با تشریفات مقرر در قانون تجارت، تنظیم نمایند. این دفاتر عبارت‌اند از: دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه.

دفتر روزنامه دفتری است که تاجر همه‌روزه، کلیه‌ واردات و صادرات تجارتی خود و همچنین مبالغی را که برای مصارف شخصی برداشت نموده است را در آن ثبت می‌کند.

دفتر کل دفتری است که در آن اطلاعاتی که در دفتر روزنامه ثبت‌شده‌اند، لااقل هفته‌ای یک‌مرتبه، به ترتیب و طبق طبقه‌بندی‌های منظم‌تری نسبت به دفتر روزنامه، وارد می‌شوند. در حقیقت باید گفت دفتر کل همان دفتر روزنامه‌ مرتب شده است. اما دفتر دارایی دفتری است که تاجر در پایان هرسال، کلیه‌ دارایی خود، اعم از مطالبات و دیون خود را در آن یادداشت می‌کند و نهایتاً دفتر کپیه نیز دفتری است که تاجر کلیه‌ مراسلات را در آن ثبت می‌کند. در این دفتر یک نسخه‌ کپی شده از تمام نامه‌ها و مخابرات و صورت‌حساب‌هایی که برای دیگران ارسال‌شده، به‌علاوه‌ اصل تمام صورت‌حساب‌های دریافتی از دیگران بایگانی می‌گردد.

کلیه‌ اطلاعات مندرج در این دفاتر به‌منزله‌ اقرار کتبی بوده و درهرصورتی علیه خود تاجر صاحب دفتر ، قابل استناد می‌باشند؛ اما برای این‌که تاجر بتواند از آن‌ها به نفع خود استفاده کند، باید اولاً دفتر موردنظر، کلیه شرایط شکلی و تنظیمی پیش‌بینی‌شده در قانون تجارت را داشته باشد، ثانیاً دعوا بین تجار و در امور تجارتی باشد؛ بنابراین، دفاتر تجارتی در دعاوی بین تاجر با غیر تاجر، نمی‌تواند مستند تاجر واقع شود.

باید توجه داشت دفاتر تجارتی تجار تنها اسنادی هستند که بدون امضا، سندیت دارند. در حقیقت رعایت کلیه‌ شرایط شکلی و تنظیمی آن‌ها، جایگزین امضای صاحب آن‌ها می‌باشد. تنها دفتری که نیاز به امضای تاجر دارد، دفتر دارایی است.

شکل ظاهری این دفاتر باید شرایط خاصی داشته باشد که پیش از شروع به استفاده از هرکدام از این دفاتر، باید رعایت شوند . این شرایط به‌این‌ترتیب می‌باشند: دفاتر تجارتی باید پلمپ شده و صفحات آن شماره‌گذاری شده باشند. تمام دفاتر به‌استثنای دفتر کپیه، باید پیش از آن که در آن‌ها چیزی نوشته شود، به امضای نماینده‌ اداره ثبت برسند. وی پس از احراز شماره بندی صفحات و اطمینان از پلمپ بودن دفتر، در صفحه‌ اول و آخر آن، تعداد کل صفحات دفتر، نام صاحب دفتر و قید تاریخ، آن را امضا کرده و پلمپ دفتر را با مهر سربی دادگستری منگنه می‌کند.

علاوه بر شرایط شکلی دفاتر تجارتی، در قانون برای تنظیم و نوشتن در این دفاتر هم شرایطی پیش‌بینی‌شده است. ازجمله اینکه تمام اطلاعاتی که در دفترها ثبت می‌شوند، باید به ترتیب تاریخ بوده و بی ترتیبی در تاریخ‌ها به‌منزله‌ عدم اعتبار دفتر می‌باشد، قلم‌خوردگی در یادداشت‌ها پذیرفته می‌باشد، اما تراشیدن، حک کردن، جای سفید گذاشتن، حاشیه‌نویسی و نوشتن بین سطرها تخلف محسوب می‌شود.

تاجری که دفاتر تجارتی ندارد یا در دفاتر او شرایط ذکرشده رعایت نشده باشد، ممکن است به ورشکستگی به تقلب یا تقصیر محکوم شود. از سوی دیگر نداشتن دفتر تجارتی از موجبات تعیین مالیات به‌طور علی الراس می‌باشد و در قانون تجارت نیز برای تجاری که دفتر تجارتی ندارند، یا دفاتر خود را به امضای مأمور ثبت نرساندند جزای نقدی به میزان دوست تا ده هزار ریال در نظر گرفته شده که این مبلغ ، همچون سایر مبالغ ذکرشده در قانون تجارت، از سال ۱۳۱۱ که این قانون به تصویب رسیده است ، تغییری پیدا نکرده است که به نظر می‌رسد باید جریمه‌هایی که در نظر گرفته‌شده‌اند ، بر مبنای شاخص‌های تورم بانک مرکزی، به‌روزرسانی شوند تا کارآمدی خود را بازیابند.

درنهایت ذکر این نکته نیز ضروری به نظر می رسد که اگر در دادگاه فردی به دفاتر تجارتی تاجر استناد کند و تاجر از ارائه‌ این دفاتر امتناع کند، این امتناع دلیلی بر صحت گفته‌های طرف استناد کننده به دفاتر محسوب می‌شود.

پریسا زاهدی- روزنامه آفرینش