ایمیل را پاس بدارید

استفاده از ایمیل شرایطی دارد که فقط شامل نشانی و پیام نیست

استفاده از ایمیل شرایطی دارد که فقط شامل نشانی و پیام نیست . رعایت برخی اصول و آداب در استفاده از این روش ارتباطی ضروری است چرا که می تواند پیامی خلاف آنچه در نظر داشتید را به مخاطب منتقل کند . موارد زیر اگر چه تمام این شرایط نیستند اما مهمترین قسمت های آن را شامل می شوند .

● فشرده بنویسید .

بنا بر یک اصل کلی خواندن متن های دیجیتالی در صفحه مانیتور از خواندن متن های چاپی سخت تر است و چشم روی صفحه نمایش در حدود ۲۰ درصد کندتر حرکت می کند . بنابراین کوتاه و فشرده بنویسید . پس از تمام نوشتن ،قسمت های غیر ضروری را بی رحمانه حذف کنید . به دنبال داستان گویی در ایمیل نباشید .و این قسمت برای ما فارسی زبانان که بیشترشفاهی هستیم اهمیت دارد .

● درست بنویسید :

موضوع هر چقدر هم عامیانه و خودمانی باشد بازهم در محیط ایمیل ، نگارش و ادبیات کتبی مناسب تر است . رسمی نویسی لازم نیست ولی عامیانه نویسی هم تا حدی جایز است . خواننده با توجه به سرعت حرکت چشم روی کلمات و جمله خوانی ، هنگام خواندن کلمه " یک بار " باز هم متوجه صمیمیت شما خواهد بود پس دلیلی برای " یه بار " نوشتن نیست . دستور زبان ، شیوه ی نگارش و ادبیات فارسی را نادیده نگیرید .

● پیوست ها دردسر دارند :

فایل های پیوستی هر چقدر بزرگتر باشند زحمت بیشتری دارند . قطع ارتباط ، بارگذاری ناموفق و برنامه اجرا کننده جای خود دارد ، به زمانی که برای دریافت این پیوست نیاز است هم فکر کنید . کوچک کردن تصاویر ، کاهش حجم فایل ها ، فشرده سازی و حذف موارد غیر ضروری از جمله روش های قابل استفاده هستند . ضمن اینکه در آینده ای نزدیک استفاده از محیط وب در تجهیزاتی مثل تلفن های همراه رایج خواهد شد و این دستگاه ها نمی توانند برخی از فایل ها را اجرا کنند پس احتمال ها را در نظر داشته باشید .

● ایمیل مانند کتاب نیست :

جمله ها و پاراگراف ها در ایمیل به دلیل همان تفاوت های ساختاری باید کوتاه و قابل تشخیص باشند . بین پاراگراف ها یک خط خالی بگذارید . علاماتی مثل نقطه و کاما را برای ایجاد مکث در متن به کار ببرید و اگر چندین نکته را در ایمیل ذکر می کنید آنها را با شماره مشخص کنید . برای جمله بندی حداکثر ۱۵ تا ۲۰ کلمه برای هر جمله الگوی مناسبی است و در نهایت ۵ یا ۶ پاراگراف برای ایمیل مطلوب است .

● فارسی بنویسید :

سال ها است که اکثر سرویس های ایمیل یونیکد را به پایگاه خود افزوده اند . یونیکد به زبان ساده استانداردی است که خوانش متن را بدون وابستگی به سیستم نگارش امکان پذیر می کند بنابراین فونت و زبان سیستم اهمیت قبلی را در ایمیل ندارند . در سرویس دهنده های بزرگ مثل یاهو یا جی میل این حالت به طور پیش فرض فعال است اما باز هم می توان آن را از طریق تنظیمات ایمیل انتخاب کرد . پس فارسی بنویسید .

● نشانی عمومی برای مصارف عمومی :

واقعاً جای تاسف دارد که هنوز ایمیل هایی با دامنه یاهو و موارد مشابه برای سازمان ها و شرکت ها می بینیم . ایمیل ، معرف نوعی شخصیت حقوقی است و شایسته است از نام دامنه وب سایت انتخاب شود . اگر فعالیت تجاری نمی کنید بهتر است نشانی را از سایت های معتبری بگیرید که در مورد زمینه کاری شما فعالیت می کند مانند سایت های پزشکی ، مهندسی و غیره . نشانی های عمومی فقط برای کاربردهای ساده و معمولی توصیه می شوند در غیر این صورت مثل این است که یک باجه تلفن را به عنوان تلفن خود معرفی کنید .

● به نشانی توجه کنید :

بهترین گزینه ها برای نشانی نام حقیقی یا عباراتی نزدیک به آن است . از به کارگیری کلمات غیر متعارف ، موهن و تمسخرآمیز خودداری کنید . اگر تمایلی به افشای هویت حقیقی خود ندارید از اسم مستعار استفاده کنید . نشانی باید کوتاه باشد تا به آسانی به خاطر سپرده شود . بهتر است علائمی مثل خط تیره یا هر نشانه ی که به فشردن کلید شیفت نیاز دارد در نشانی استفاده نشود .

● واقعاً اولویت دارید ؟

برخی سرویس دهنده ها می توانند امکانی را به ایمیل اضافه کنند که نشان دهنده ی ارجحیت ایمیل است و فرستنده باید توجه به آن را در اولویت قرار دهد . این گزینه اگر به درستی استفاده نشود اعتماد مخاطب را از بین خواهد برد . داستان چوپان و گرگ های خیالی را که شنیده اید ؟ برخی دیگر نیز با دستکاری تاریخ ایمیل و ثبت زمانی که هنوز نیامده باعث می شوند تا ایمیل در صندوق پستی همچنان بالا قرار گیرد . این روش هرزنامه نویس ها است ، با شخصیت برخورد کنید .

● مرتب سازی صندوق :

میل باکس یا صندوق پستی را می توان بر اساس عنوان ، فرستنده ، زمان و موارد دیگر مرتب کرد . اگر از این گزینه زیاد استفاده می کنید بازگشت به ترتیب زمانی را در خاطر داشته باشید زیرا ایمیل های تازه رسیده ممکن است در میان قدیمی ها قرار بگیرند .

● متن اصلی در پاسخ :

اگربه ایمیلی پاسخ می دهید سوال یا متن اصلی را در نوشتار خود جای دهید ، کافی است به جای یک ایمیل جدید از Reply استفاده کنید . ممکن است فرستنده ارتباط های دیگری را به طور همزمان پیگیری کند و مشخص نیست پاسخ شما در چه موردی بوده است .

● سلب مسئولیت کنید :

ایمیل های سازمانی باید دارای پی نویس باشند که این را می توانید در قالب تعریف شده برای ایمیل افراد توسط مدیر شبکه یا هر شخص متخصص دیگر انجام دهید . در این پی نویس ها نوشته می شود که این ایمیل داخلی است یا خیر و مسئولیت محتوای آن با چه کسی است . کارمندان رده پایین را از کارمندان عالی رتبه جدا کنید . در این شرایط اگر اشتباهی رخ می دهد درک آن برای گیرنده ساده تر خواهد بود . این موضوع درخارج از ایران می تواند یک مجموعه را از پیگرد قانون حفظ کند و در ایران نیز اعتبار سازمان به دلیل خطاهای فردی خدشه دار نمی شود .

● ایمیل را دوباره بخوانید :

نه تنها در مورد ایمیل که برای اغلب نامه های مکتوب بهتر است قبل از ارسال دوباره آن را بخوانید . شیوه ی نگارش و غلط های احتمالی را بررسی کنید . اشتباهات تایپی حین نوشتن متداول هستند ولی آیا گیرنده نیز این اشتباهات را می پذیرد ؟ آنچه نوشته شده را از دید گیرنده بخوانید تا ایمیل موثر باشد .

● رونوشت بزنید :

اگر قرار است چندین نفر ایمیل را دریافت کنند نشانی آنها را در قسمت گیرنده بنویسید . عبارت دیگری به نام کپی کاربن نیزوجود دارد که دقیقاً کار رونوشت باهمان معنای اداری را می دهد . این عبارت با CC مشخص شده و معمولاً نشانی فردی که قرار است به عنوان شخص سوم در جریان این ارتباط باشد در این بخش نوشته می شود که می تواند مدیر مافوق ، توزیع کننده اصلی کالا یا هر کس دیگری باشد . وقتی نشانی در قسمت کپی کاربن نوشته شود یعنی مخاطب این ایمیل آن فرد نیست و جهت اطلاع این ایمیل را دریافت کرده است .

● رونوشت مخفی :

گاهی لازم نیست که گیرنده آگاه شود که این ایمیل از سوی فرستنده برای شخص دیگری هم رونوشت شده پس نشانی شخص سوم که قرار است مخفی بماند را در بخش BCC بنویسید . این دو گزینه یعنی CC و BCC از نظر بار حقوقی با یکدیگر متفاوت هستند که شاید در آینده در ایران هم اهمیت پیدا کنند . رونوشت مخفی به دلیل اینکه گیرنده از آن اطلاعی ندارد با رونوشت معمولی متفاوت است .

● اصطلاحات و اختصارات :

استفاده از عبارت های مختصر شده مانند NP no problem به معنی مشکلی نیست یا BTW by the way به معنی ضمناً در ایمیل خوشایند نیست ، گیرنده ممکن است معانی این عبارت را نداند . استفاده از شکلک ها نیزهمین حکم را دارد . به طور کلی تنها از مواردی استفاده کنید که در بیان بهتر مفهوم به شکل ساده تر موثر باشد .

● امنیت ، امنیت ، امنیت :

ایمیل شما خوانده می شود اما نه تنها توسط کسی که به عنوان فرستنده مشخص کرده اید . این نظریه شاید بدبینانه باشد اما جدی است . ایمیل مانند یک کارت پستال است که ممکن است هر کسی آن را ببیند و وقتی فرستاده شد دیگر هیچ چیز دست شما نیست . این موضوع برای نهادهای دولتی و انتظامی اهمیت بسیار زیادی دارد . ضمن اینکه اجازه دسترسی به محتوای ایمیل ها به سرویس های اطلاعاتی در برخی کشورها داده شده است . در حالت های عادی ممکن است گیرنده مورد حمله نفوذگران قرار بگیرد یا هر اتفاق دیگر نتیجه یک جمله بیشتر نیست : محتوایی که به هر دلیل باعث دردسر خواهد شد را منتشر نکنید .

● فریب نخورید :

شما از طرف یک بانک انگلیسی و در قرعه کشی این بانک مبلغ قابل توجهی برنده شدید . واقعاً ؟ تعداد این قبیل ایمیل ها آنقدر زیاد است که نمی توان از آن چشم پوشی کرد . زیاد هستند چون هنوز مردم فریب می خورند . نتیجه اینکه هر مورد مشکوک و غیر قابل باوری را در ایمیل جدی نگیرید . فرصت های شغلی یا جوایز ویژه ای که هیچ گاه در پی آن نبوده اید تنها یک حیله مجازی برای سرکیسه کردن کاربران است .

● جواب ندهید :

به هرزنامه ها جواب ندهید . ایمیل هایی که پیشنهادهایی غیر منطقی دارند یا در پی فروش محصولی هستند به صورت فله ای و بدون انتخاب ارسال می شوند . اگر به این ایمیل ها پاسخ دهید نشانی خود را برای فرستندگان این ایمیل ها تائید کرده اید ، نتیجه اینکه هرزنامه بیشتری دریافت خواهید کرد .

● ثبت نام سایت ها و هرزنامه ها :

برخی از سایت های اینترنتی که برای استفاده از خدمات آنها نیاز به ثبت نام دارید اقدام به فروش نشانی ایمیل های کاربران خود می کنند . بنابراین حتماً لازم نیست نشانی خود را مستقیماً به هرزنویسان داده باشید . آنها راه های دیگری هم برای به دست آوردن این آدرس ها دارند . اگر ایمیل نامربوطی را در صندوق پستی فرزندان یا اعضای خانواده خود پیدا کردید قبل از اینکه سلب اعتماد کنید و برخورد جدی نشان دهید ، به این هم فکر کنید که شاید آنها قربانی یکی از سایت های فروش نشانی باشند .

● توضیح اضافه کنید :

در تنظیمات ایمیل می توانید به عنوان پی نویس و امضاء مواردی را اضافه کنید که شامل اطلاعات فردی و شغلی باشد . اگر برای شرکت های خارجی ایمیل می فرستید در پی نویس نام و سمت خود را توضیح دهید ، حتی می توانید شماره تماس و نشانی پستی خود را هم اضافه کنید . در ضمن ممکن است شرکت های خارجی متوجه جنسیت شما نباشند زیرا این موضوع برای آنها از طریق نام قابل تشخیص نیست پس قبل از اسم خود عبارت آقا یا خانم را ذکر کنید .

● با اخلاق باشید :

این مورد اگر چه جزو بدیهیات است ولی تکرار آن ضروری است .به ایمیل دیگران کاری نداشته باشید . بدون اجازه پاسخ ایمیلی که مربوط به شخص دیگری است را ندهید . پیام های توهین آمیز ، ناسزا ، تهدید و مواردی از این دست نفرستید شاید روزی به خاطر شوخی یا عصبانیت بی دلیل در موقعیت غیر قابل دفاعی قرار بگیرید .

● پاسخگویی صحیح و صریح :

وقتی در جواب ایمیلی مشغول نوشتن هستید به تمام سوالات مطرح شده پاسخ دهید . سعی کنید نکته ای را از قلم نیندازید . می توانید سوال های احتمالی را هم در ذهن خود مرور کرده و در لا به لای متن به آنها جواب دهید تا هم از تلف شدن وقت خود برای پاسخ دوباره جلوگیری کنید و هم پیام های مثبتی را به مشتریان خود برسانید . توجه کنید در ایمیل فضای گفتگوی کلامی وجود ندارد .

● پاسخگویی سریع :

وقتی یک مشتری یا متقاضی برای شما ایمیل می فرستد حتماً سوال یا درخواستی دارد . پس منتظر جواب آن می ماند . ایمیل مانند تشریفات اداری و کاغذ بازی نیست که بتوان آن را توجیه کرد چون مخاطب آن مشخص است . پس جواب دیر هنگام باعث ناراحتی خواهد شد . در اولین فرصت جواب را بنویسید و اگر نیاز به زمان دارید ، در یک ایمیل اولیه مدت زمان مورد نیاز را توضیح دهید . حتی اگر مطمئن هستید که فرستنده این موضوع را می داند .

● پیش نویس فقط گاهی :

در تلفن های همراه برای پاسخگویی به پیامک ها می توان از یک سری پاسخ از پیش نوشته شده استفاده کرد . در ایمیل نیزچنین امکانی وجود دارد اما در استفاده از آن کمی خوددار باشید . وقتی پنج بار یه متن آماده را به کار ببرید پیامی جز بی حوصلگی در نوشتن برای گیرنده ندارد اما بند بعدی را هم بخوانید .

● پیش نویس آماده کنید :

پاسخ های پیش فرض امکان جوابگویی به تعداد زیادی ایمیل مشابه را فراهم می کنند اما زمانی از آن استفاده کنید که واقعاً لازم است . اگر کلاً از آن صرف نظر کنید به زودی از نوشتن ایمیل های شبیه به هم در حجم بالا خسته خواهید شد . این متن ها را می توانید در برنامه ویرایش متن Word یا آوت لوک و یا حتی در محل پیش نویس (Draft )صندوق پستی خود ذخیره کنید .

منبع:نشریه لذت افزار،شماره ۲