انتخاب مدیر پروژه

گزینش و انتخاب مدیر پروژه توانا و مناسب برای پروژه یکی از تصمیمات مهم برای شرکتها و سازمانها است زیرا روش مدیریت و عملکرد مدیر پروژه نقش مهمی در موفقیت اجرای یک پروژه دارد

برای آنکه در سازمانی یک پروژه به مراحل اجرائی برسد و با موفقیت اجرا شده و در نهایت خاتمه یابد ، اتخاذ تصمیمات مختلفی در برهه های زمانی متفاوت ضرورت دارد . گزینش یا انتخاب مدیر پروژه یکی از دو یا سه تصمیم مهم در اجرای پروژه است . در حقیقت با انتخاب مدیر پروژه است که پروژه ، متولی اصلی پیدا می کند و کارهای مقدماتی اجرای آن شروع خواهد شد . برای انتخاب مدیر پروژه مناسب که بتواند پروژه را به موفقیت نائل نماید معیار هائی باید مد نظر قرار گرفته و لازم است مدیر پروژه از دانش و مهارتهائی برخوردار باشد .

مهارتها ، توانائی ها و قابلیت هائی اصلی که در انتخاب مدیر پروژه مد نظر مدیران عالی سازمانها و شرکتها ، قرار می گیرند ، به شرح زیر هستند :

▪ زمینه قوی دانش فنی

▪ توان مدیریتی

▪ بلوغ فردی

▪ توان تصمیم گیری داشتن

▪ انعطاف پذیری

▪ آشنائی نسبی با قوانین و مقررات اجرای پروژه

▪ دارای مهارت ارتباطات کلامی

▪ شناخت کامل سازمان اصلی

▪ داشتن قدرت نامه نگاری و گزارش نویسی

▪ داشتن روحیه کار گروهی

▪ دارا بودن توان تجزیه تحلیل مسائل و مشکلات

▪ فردی که در دسترس مدیران و کارکنان باشد .

▪ فردی که روابط مناسبی با مدیران رده بالای سازمان داشته باشد

▪ فردی که بتواند کارکنان پروژه را سرزنده و شاداب نگه دارد .

▪ فردی که ترجیحا در واحدهای مختلف سازمان کارکرده باشد .

▪ فردی که قادر به انجام کارهای خطیر باشد .

موارد بالا برای انتخاب مدیر پروژه نه کامل هستند و نه کاملا درست . این موارد ملاکها و معیارهای اصلی هستند . با توجه به ملاکهای ذکر شده ، بهر حال بهترین مدیر پروژه کسی است که بتواند پروژه را به روشی مناسب هدایت کند . مدیران ارشد سازمانها و موسسات میدانند که یافتن فردی که سخت کوش است آسان می باشد ، اما فردی که کمیاب است کسی است که توانائی انجام کارهای دشوار و پر مسئولیت را داشته باشد . از خصوصیاتی که برای انتخاب یک مدیر پروژه واجب است روحیه انجام کار پروژه به صورت کامل و اتمام آن است .

بطور کلی چهار ملاک و معیار اصلی برای انتخاب مدیر پروژه وجود دارد . تنها در نظر گرفتن این چهار ملاک برای انتخاب مدیر پروژه توسط مدیران عالی سازمان ، کافی نیست بلکه برداشت و درک آنها توسط سایر افراد نیز اهمیت دارد ، وجود ملاکها و درک و حس آنها ، نقش یکسانی دارند .

● اعتبار

مدیر پروژه به دو نوع اعتبار نیاز دارد . اول ، اعتبار فنی است . دانش فنی و توان مدیریتی مدیر پروژه بایستی توسط کارفرما ، مدیران عالی سازمان ، واحدهای عملیاتی و کارکنان پروژه قابل پذیرش باشد . مدیر پروژه الزاما نبایستی توان تخصصی بالا و دانش بیشتراز هر یک از اعضا گروه پروژه ، توانائی کنترل جزء به جزء ، قابلیت تفکر کلی و اظهار نظر در همه زمینه ها را داشته باشد . در عوض مدیر پروژه باید قادر باشد فهم و درک منطقی از مبانی تکنولوژی های پروژه داشته ، بتواند تکنولوژی و موارد فنی پروژه را به مدیران ارشد توضیح دهد و توانائی انتقال نیازهای فنی و خواسته های کارفرما را به کارکنان پروژه دارا باشد .

دوم ، مدیر پروژه باید اعتبار مدیریتی و اداری داشته باشد . مدیر پروژه علاوه بر وظایف فنی ، مسئولیت های مهم مدیریتی هم دارد که باید با مهارت و دقت آنها را انجام دهد.

یکی از این مسئولیت ها در مقابل کارفرما و مدیران ارشد ؛ هدایت پروژه در قالب زمان بندی و بودجه و هزینهای تعیین شده ، و اطمینان از اینکه گزارش های پروژه به موقع و دقیق ارائه خواهد شد . این موضوع می تواند گاهی اوقات مدیر پروژه را در وضعیت چالشی و دشوار قرار دهد . مسئولیت دیگر مدیر و گروه پروژه آنست که اطمینان حاصل نمایند که مواد و مصالح ، تجهیزات ، و نیروی کار در مواقه مورد نیاز در دسترس باشد . مدیر پروژه از دیدگاه مدیریتی مسئول آنست که در هر حال حافظ منافع طرف های درگیر پروژه باشد . در حقیقت مدیر پروژه نقش واسطی دارد .

بالاخره مدیر پروژه فردی است که مسئولیت اتخاذ تصمیمات درست در باره پروژه را دارد و بایستی همچون مدیری با بلوغ فکری توان قضاوت داشته و وظایفش را به صورت مستمر به انجام دهد .

● حساسیت و هشیاری

مدیر پروژه برای انجام کارهای پروژه بایستی نسبت به امور و شرایط محیطی حساسیت و هشیاری داشته باشد . مدیر پروژه برای اداره بهینه پروژه به درک و حس به موقع از بروز تعارض بین کارکنان و تضادهای بیرونی ، نیاز دارد . بلکه حتی مدیر پروژه قبل از ظهور تعارض در محیط داخلی یا بیرونی پروژه و نفوذ آن بر رفتا کارکنان باید از آن مطلع شده و سعی کند تعارض را اداره نموده و محیط پروژه آرام نگه دارد تا به اهداف پروژه خدشه وارد نشود . در محیط پروژه مانند هر محیط انسانی دیگر ، انواع گروههای انسانی ، چشم هم چشمی ، حسادت ، رفتارهای دوستانه و خصمانه وجود دارد . مدیر پروژه باید بتواند بدون در نظر گرفتن احساسات فردی و تمایلات ، افراد را به هماهنگی و همکاری تشویق کند و بر دستیابی به اهداف پروژه تمرکز داشته باشد .

در نهایت مدیر پروژه به مجموعه ای از حس گرهای فنی و شاخک های اطلاعاتی نیاز دارد . متاسفانه در سازمانها و پروژه ها معمول است که کارشناسان و اعضاء پروژه ، بر شکست ها و ناکامی ها سرپوش بگذارند و یا خبر بد را دیر به مدیران اطلاع میدهند . به همین علت اگر اطلاعات با تاخیر به مدیر پروژه برسد و تصمیم لازم به موقع اتخاذ نگردد موجب اتلاف زمان و هزینه خواهد شد ، پس مدیر پروژه موظف است وقوع این عوارض را در زمان مناسب حس کرده و از آن اطلاع یابد . معمولا کسانی که در پروژه منصوب می شوند افرادی وظیفه گرا هستند ، چنین افرادی به راحتی حاضر به قبول شکست نیستند اگر چه در حوزه کاری آنها وقوع ناکامی هم قابل پذیرش باشد. بهر حال مدیر پروژه باید قادر باشد اینگونه موارد را در مراحل اولیه و تا پیشرفت نکرده ، کشف و راه حل مناسب را اتخاذ نماید .

● هدایت و رهبری

اگر هدایت و رهبری را به شرح : « نفوذ بر افراد ، استفاده از موقعیت ها و اعمال هدایت از طریق فرایند ارتباطات در جهت حصول به هدف یا اهداف » تعریف کنیم ، این سئوال مطرح می شود که نفوذ بر افراد چگونه محقق می گردد ؟ برای تکمیل تعریف رهبری می توان علاوه بر مهارت ها و گرایشات پیش گفته ، مواردی مانند ؛ جدیت ، نیک بینی ، با انرژی بودن ، توجه ، تشویق و بلوغ فردی را اضافه کرد . ولی بهر حال بیان موجز و دقیق تعریف رهبری دشوار است . در تبیین رهبری ، بیشتر توجه به عمل گرائی است تا شرح وضعیت قبل از اقدام و عمل . این تعریف مبنتی بر واقعیت امر است و معمولا گفته می شود که فلانی مانند یک رهبر عمل می کند .

مدیر پروژه باید بیشتر به توان افراد توجه نماید ، ضعف های آنها را پوشش دهد ، بداند که چه هنگامی وارد قضایا شود و چه موقع گروه را رهبری نماید . مدیر پروژه میداند که کی تنبیه را اعمال کند ، چه زمانی پاداش بدهد ، درچه مواردی در کاردخالت کند و در چه مواردی سکوت اختیار نماید .

علاوه بر اینها مدیر پروژه باید بداند که چگونه دیگران را در انجام تعهدات ، سهیم نماید و به طور کلی مدیر پروژه باید رهبر هم باشد .

جنبه دیگر رهبری در وجود مدیر پروژه ، حس قوی رعایت ادب و احترام به دیگران است . مدیر پروژه در اجرای پروژه با نهادها، موسسات ، شرکتها و افراد مختلفی در سطوح گوناگون سازمانی و موقعیت اجتماعی ، سر و کار دارد ، بنابراین رعایت آداب اجتماعی ، کاری و اداری درکلیه موارد ضرورت دارد . این آداب و احترام به سازمانها و افراد ملاک هائی دارد که مدیر پروژه باید آنها را رعایت نماید و به آنها پای بند باشد، که به شرح زیر است :

▪ ملاک ۱ : استاندارد بالا در روابط فردی و حرفه ای

الف) مسئولیت اعمال و رفتار خود را پذیرا باشد

ب) تعهد نسبت به پروژه داشتن و زمانی مسئولیت را می پذیرد که در آن مورد آموزش و تجربه کافی داشته باشد .

ج) مهارتهای حرفه ای خود را بکار گیرد و اهمیت تداوم توسعه دانش کارکنان را تشخیص دهد .

د) با روش تکریم ، پرستیژ حرفه ای را تقدم دهد .

ه) از رفتار با احترام وادب حمایت کند و همکاران وکارکنان را به رعایت آنها تشویق نماید

ز) از انجمن حرفه ای حمایت نماید و همکاران را نیز در این جهت تشویق کند .

ح) از قوانین کشور متابعت نماید .

▪ ملاک ۲ : رعایت موارد در حین انجام کار

الف) ابزارهای لازم رهبری را برای حداکثر نمودن بهره وری و حداقل کردن هزینه ، فراهم نماید .

ب) کلیه عوامل ، ابزار و روش ها را بکار گیرد تا از تحقق زمان بندی ، برنامه ریزی مناسب و هماهنگی در پروژه ، اطمینان یابد .

ج) همه کارکنان پروژه ، همکاران و کارگران را بدون در نظر گرفتن نژاد ، مذهب ، جنسیت ، سن یا ملیت ، آموزش دهد .

د) حفاظت از کارکنان و کارگران پروژه در مقابل آسیب ها جسمی و روانی .

ه) فراهم کردن شرایط مناسب محیطی و فرصت رشد برای کارکنان پروژه .

ز) کاووش و پذیرش پیشنهادهای صادقانه و انتقاد ها نسبت به کار و قائل شدن اعتبار مناسب برای کسانی که درکار مشارکت دارند .

ح) مساعدت با کارکنان پروژه و همکاران برای توسعه حرفه ای آنها

▪ ملاک ۳ : روابط مدیر پروژه با کارکنان و کارفرما

الف) اقدام به عنوان نماینده صالح یا معتمد برای کارکنان یا کارفرما در موارد حرفه ای یا مسائل بازرگانی .

ب) حفظ اطلاعات تجاری یا سیستم ها و فرایند های فنی کارفرما یا صاحب کار به عنوان نماینده مورد اعتماد .

ج) ارائه اطلاعات لازم به کارفرما ، صاحب کار ، انجمن های حرفه ای یا موسسات دولتی در باره وضعیت پروژه و مواردی که ممکن است موجب تضاد منافع گردد .

ه) در ارتباط با صاحب کار یا کارفرما ، هیچکونه هدیه یا وجهی را ( غیر از موارد قراردادی ) به صورت مستقیم یا غیر مستقیم ، نه بدهد و نه قبول نماید .

ز) در مورد ارائه گزارش هزینه ، زمان بندی یا عملکرد ، صادق باشد .

▪ ملاک ۴ : انجام مسئولیت اجتماعی

الف) پروژه به صورت ایمن ، بهداشتی و با حفظ منافع کلی جامعه به اجرا در آید .

ب) به دنبال توسعه دانش اجتماعی بودن و مدافع نتایج مدیریت پروژه به صورت حرفه ای باشد .

● توانائی اداره فشار روانی در گروه اجرائی پروژه

ماهیت کار پروژه به صورتی است که سکون و آرامش در مراحل اجرای آن ، به ندرت پیش می آید . فعالیت تعدادی از سازمانها و شرکتها نیز با نا آرامی مستمر همراه است واین امر در پروژه ها هم مشابه است .

در سازمانها و بخصوص در پروژه ها چهار عامل موجب ایجاد فشار روانی برای کارکنان پروژه می گردد . اول ، تعدادی از مدیران پروژه ها ، برای انجام کار ، روش و فنون مدونی تنظیم و ارائه نمی کنند . دوم ، بعضی از مدیران پروژه ها عادت دارند که حجم زیادی از کارها را به تنهائی و یکجا انجام دهند . سوم . تعدادی از مدیران به شدت احساس می کنند باید به چیزهائی دست یابند که از نظر اهداف پروژه ، مواردی خنثی و غیر لازم است . چهارم ، در دروه اجرای پروژه ، سازمان مادر یا اصلی در حال تغییر و تحول است .

بهر حال مدیر پروژه باید بتواند انواع فشارهای روانی ایجاد شده در پروژه را به موقع کشف نموده و آن را به صورتی معقول ، هدایت و رهبری کند که کمترین آسیب و صدمه به کارکنان و اهداف پروژه وارد آید .

● نتیجه گیری

برای گزینش یک مدیر پروژه کارا و کارآمد ، در نظر گرفتن کلیه معیار ها و ضوابط پیش گفته و تجربیات هر سازمان بایستی مد نظر مدیران عالی سازمان قرار گیرد و بهر حال هشت رفتار به شرح زیر که در فعالیت های روزانه یک مدیر پروژه وجود داشته باشد نشانه موفق شدن با احتمال زیاد چنین مدیری در رسیدن به اهداف پروژه است :

۱) تعهد قوی داشتن به ماموریت روشن و مشخص

۲) داشتن یک تصویر بلند مدت در ذهن از اجرای کار

۳) تفکر منظم و نوآور

۴) یافتن و جذب بهترین نفرات برای پروژه

۵) حالت گزینشی داشتن در انجام تعهدات پروژه

۶) تمرکز بر تحقق نظرات کارفرما یا سهامداران شرکت

۷) بکار گیری موفق روابط و نفوذ بر دیگران

۸) گردآوری فعال اطلاعات و پافشاری بر نتایج

بهر حال مدیر پروژه در سازمانهای امروزی باید قادر باشد منابع ، فرایندها ، ابزار و روش های مختلف را به صورت کارا و کارآمد در جهت موفقیت پروژه بکارگیرد . روشن است که برای انجام هرکاری مهارت های رفتاری بسیار مهم است و اغلب این مهارتها را نمی توان به سرعت آموزش داد یا به دیگران انتقال داد و بهتر است بجای بکار گیری روشهای پیچیده ارزیابی و گزینش ، مدیران عالی سازمان حداقل مطمئا شوند که کاندیدای مدیر پروژه علاوه بر مهارتهای فنی ، از مهارتهای رفتاری لازم برخوردار است .

حجت الله مهریاری

[e-mail]

کارشناس ارشد مدیریت با گرایش سیستم ها از دانشگاه تهران

کارشناس ارشد مدیریت منابع انسانی از دانشگاه علامه طباطبائی

مدرس سابق دانشگاه شهید عباسپور

مدرس دوره های کوتاه مدت در زمینه قراردادها و مناقصات

مدیر امور پیمانها و مناقصات

مشارکت تهران جنوب – بینا ( مجری EPCپالایشگاه میعانات گازی بندر عباس )

منابع :

۱ – Project Management a Managerial Approach – Jack R. Meredith , Samuel J. Mantel JR – John Willey & Sons , Inc.

۲ – Interpretive Guidance for Project Manager Positions – August ۲۰۰۳ – U.S. Office of Personnel Management .

۳ – Project Management Knowledge Base – Project Manager Interview Questions – http:/projectmanagement.ittoolbox.com

۴ – Project Manager Selection – H.Friendlander – ۲۰۰۶ – www.maxwideman.com

۵ – Project Management Success Criteria – Robert Youker – Harvard Business School- ۲۰۰۰

۶ – Project Quality Management for Project Managers – Toronto – Nov۷ ۲۰۰۷ – www.learningtree.ca/courses/۳۴۹.htm

۷ – Instruction for the Project Management Institute Chapter Professional Development Award ۲۰۰۵