مصاحبه‌ی خروج را جدی بگیریم

در بسیاری از موارد به سازمان‌هایی برخورد می‌کنم که دچار ریزش نیروی انسانی کارآمدشان شده‌اند و برای این منظور به چاره‌اندیشی افتاده‌اند.

در بسیاری از موارد به سازمان‌هایی برخورد می‌کنم که دچار ریزش نیروی انسانی کارآمدشان شده‌اند و برای این منظور به چاره‌اندیشی افتاده‌اند. مشکل کار جایی است که در اغلب اوقات شناخت درستی از دلایل این همه خروج ندارند و بیشتر مواردی را همچون حقوق و دستمزد به عنوان دلیل اصلی عنوان می‌کنند و به جای شنیدن دلایل از زبان افراد به ساخته‌های ذهنی و برداشت‌های خود متکی هستند. این اتفاق گاها در سازمان‌های بزرگی نیز که واحدهای منابع‌انسانی در آن‌ها مستقر است، رخ می‌دهد و برای شناسایی دلایل ریشه‌ای خروج نیروها مکانیزمی پیش‌بینی نکرده‌اند و به یافته‌های مهم این فرایند، بی‌توجهی می‌شود.

یکی از راه‌کارهایی که اگر به درستی انجام شود می‌تواند به شناخت دلایل درست ترک حدمت نیروها بیانجامد، مصاحبه‌ی خروج خدمت است. شاید بگوییم که دیگر کار از کار گذشته و فرد یا سازمان تصمیم خود را گرفته است، پس این مصاحبه دیگر چه خاصیتی دارد و نوشداروی بعد از مرگ سهراب تلقی می‌شود. این پاسخ دلیل ساده‌ای است که بیشتر سازمان‌ها عنوان می‌کنند تا از رو در رو شدن با فرد مستعفی یا اخراجی در پایان کار طفره بروند.

نکته اصلی این است که به دید شناخت عارضه‌ها افرادی که در شرف ترک سازمان هستند، بهترین منابع برای تشخیص مسائل و مشکلات اصلی سازمان محسوب می‌شوند. این افراد در موقعیتی هستند که دیگر محافظه‌کاری‌های معمول را کنار گذاشته‌اند و اگر شنونده‌ی خوب و معتمدی بیابند، سر از رازهای نهفته‌ی بسیاری برخواهند داشت. برای مثال یکی از مفاهیم روتین ذکر شده این موضوع است که افراد سازمان را نه به خاطر سازمان، بلکه به دلیل مدیران و سرپرستان خود ترک می‌کنند. اگر این موضوع واقعیت داشته باشد جایی که باید پای درد دل افراد نشست (البته اگر سازمان در طول همکاری مجال شنیدن خواسته‌ها و انتظارات افراد را نداده باشد و برای آن مکانیزمی در نظر نگرفته باشد) زمان خروج آن‌هاست. در تایید این مثال، بارها با این مسئله مواجه بوده‌ام و اعتقاد راسخ دارم که اگر کسی مانع از فراگیر شدن‌ خروج در بخشی از سازمان، بواسطه‌ی رفتار و برخورد نادرست مدیران آن قسمت شود، به قطع این جریان با ارائه‌ی راهکارهای درست و به موقع کمک بسیاری می‌کند.

یکی از مسائل مهمی که در مصاحبه خروج باید اتفاق بیافتد، اعتمادسازی است تا افراد بتوانند هر آنچه می‌خواهند بگویند و به خودسانسوری متوصل نشوند، بحشی از این کار نیز با فراهم کردن فضایی مناسب و بدور از مزاحمت‌های معمول جلسات سازمانی ممکن می‌شود. مورد دیگر ساختار و انسجامی است که باید برای چنین مصاحبه‌ای پیش‌بینی کرد، به شکلی که در قالب سئوالاتی مشخص و البته بدور از سوگیری و جهت‌دهی‌ خاص، نظرات افراد را در مورد محیط کاری و مدیریت آن جویا شد.

در رابطه با مصاحبه‌ی خروج اگر سازمان‌ مشاور منابع‌انسانی ماهر و مورد اعتمادی را در اختیار داشته باشد، به دلیل اینکه نقش فرد متخصصی خارج از سازمان و بی‌طرف را دارد، بهتر است کار را به وی بسپارد، چرا که با این کار عملا ملاحظات ذکر شده از یک سو محقق شده، از سوی دیگر نیز مشاور صریح و بدون پرده‌پوشی مسائل را به سازمان منتقل می‌کند و برای بهبود امور، با استفاده از این یافته‌ها برای بهبود و اصلاح امور برنامه‌ریزی می‌کند.

از دیگر مزایای مهمی که می‌توان برای مصاحبه‌ی خروج ذکر کرد، حس خوب و مطلوبی است که افراد شاید مدت‌ها انتظارش را می‌کشیدند، حس شنیده شدن، مهم بودن و اینکه بالاخره آنقدر مورد احترام بوده‌اند که در هنگام خروج‌شان فردی زمان و مکان کافی برای شنیدن نظراتشان گذاشته است. شاید همین مسئله‌ی به ظاهر ساده باعث شود افراد کدورت‌ها و تلخی‌ها را به فراموشی سپارند و نام نیکی از سازمان در ذهن‌شان حک شود.

ایوب اسماعیلی