ده عامل موفقیت مدیریت دانش در سازمان ها

فرهنگ و ساختار سازمانی باید پشتیبان سیستم مدیریت دانش در سازمان باشد فرهنگ و ساختار مناسب برای سازمان می تواند به صورت زیر تعریف شود فرهنــگ سـازمانی كه در آن خلاقیت و نوآوری یك ارزش محسوب می شود یكی از ابعاد پیش برنده مدیریت دانش است

هدف از این مقاله ارائه دركی بهتر از محورهای مهم پیاده سازی نظام مدیریت دانش در یك سازمان است. با توجه به اینكه مدیریت دانش به ارتباط بین افراد و چگونگی به كارگیری فناوری اطلاعات وابسته است درمی‌یابیم كه هدف از مدیریت دانش معرفی راهكارهایی است كه سازمان را در نیل به سوی اهدافش یاری رساند. راهكارهای معرفی شده در ۱۰ محور مهم دسته بندی شده است كه كلیات طرح یك سیستم مدیریت دانش را ارائه می‌كند. این ۱۰ محور اصلی شامل: رهبری، فرهنگ سازمانی، فرایندها، دانش آشکار و پنهان، كانونهای دانش، اندازه‌گیری دانش، افراد و مهارتها، اهرمها و تقویت‌كنندگان بازار دانش و زیرساختهای تكنولوژیك است.

امروزه دیگر همه گروههای كاری و علمی اذعان دارند، برای اینكه سازمانها بتوانند در دنیای تجارت و رقابت، حضور مستمر و پایدار داشته باشند، باید حول محور علم و دانش فعالیت كنند. علی رغم اینكه دانش به عنوان منبعی برای بقای سازمانها ضروری است و شرط موفقیت سازمانها دستیابی به یك دانش و فهم عمیق در تمامی سطوح است، اما باز هم بسیاری از سازمانها هنوز به مدیریت دانش به طور جدی توجه نكرده اند. به گفته پیتر دراكر، «راز موفقیت سازمانها در قرن ۲۱ همان مدیریت دانش» است.

دانش مفهومی فراتر از داده و اطلاعات است. داده به اعداد و پاسخهایی گفته می‌شود كه به تنهایی دارای مفهوم كاربردی برای سازمان نیستند. اطلاعات به صورت پیام و تفسیر قابل انتقال است. اطلاعات به مجموعه مرتبط از داده ها گفته می شود كه به صورت یك پیام هستند. اطلاعات معمولاً مبنای تصمیم گیریها در سازمان است. دانش به مجموعه اطلاعات سازماندهی شده، راهكار عملی مرتبط با آن، نتایج به كارگیری آن در تصمیمات مختلف و آموزش مرتبط با آن، گفته می‌شود. گاهی به اشتباه «مدیریت دانش» و «مدیریت اطلاعات» یكی تلقی می شوند، حال آنكه این دو یكی نیستند. مدیریت اطلاعات به طور مشخص بر داده‌های پردازش شده تمركز دارد. دانش زیر بنای مهارت، تجربه و تخصص هر فرد است.

امروزه سرمایه های یك سازمان تنها سرمایه مالی و فیزیكی نیستند بلكه سرمایه دانشی مهمتر از این دو سرمایه، مورد توجه است. مدیریت دانش در یك سازمان، متشكل از راهبردها و فرایندهایی است كه قادرند نیازهای دانش كل سازمان، مشتریان و كاركنان را برآورده سازند. برخی دیگر نیز بیان می‌دارد كه مدیریت دانش را، فرایند گسترده ای می دانند كه امر شناسایی، سازماندهی، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمانی را مورد توجه قرار می‌دهد.علت بی‌توجهی بسیاری از سازمانها نسبت به مدیریت دانش، درك متفاوتی است كه از این مقوله در سازمانها وجود دارد.

برای اجرای مدیریت دانش به یك بازه زمانی نسبتا" طولانی، فراهم سازی بسترهای فكری و فرهنگی، مهارتی و آموزشی، كانونهای دانشی و فراهم آوردن بسترهای تكنولوژیك نیاز است. در ادامه محورهایی كه در موفقیت مدیریت دانش در سازمان‌ها نقش حیاتی دارند، معرفی و نقش آنها در بهبود كارایی و اثربخشی فرایندهای كاری و تجاری سازمانها مورد بررسی قرار می گیرد.

▪ رهبری در مدیریت دانش: مانند بیشتر برنامه‌ها، پروژه های مدیریت دانش باید از حمایت مدیریت ارشد سود ببرند.

انجام مدیریت دانش در یك سازمان مستلزم وجود رهبری آگاه و تاثیرگذار در سازمان است. در چنین سازمانهایی به دانش به عنوان یك منبع با ارزش توجه می‌شود و فعالیتهایی كه برای به حداكثر رساندن ارزش این منبع انجام می‌شود، شدیدا" مورد توجه است. علی رغم همه صحبتها درباره نیروی فكری و سرمایه معنوی، تعداد كمی از مدیران ماهیت واقعی سازمان بر مبنای دانش را درك كرده‌اند.

▪ فرهنگ در مدیریت دانش: فرهنگ و ساختار سازمانی باید پشتیبان سیستم مدیریت دانش در سازمان باشد. فرهنگ و ساختار مناسب برای سازمان می تواند به صورت زیر تعریف شود: فرهنــگ سـازمانی كه در آن "خلاقیت و نوآوری" یك ارزش محسوب می شود یكی از ابعاد پیش برنده مدیریت دانش است.

فرهنگ ( باورها و تصورات)، توسط اعضای سازمان به اشتراك گذاشته می‌شود. ارزشهای سازمان، اصول و مقررات نانوشته و روشهای اجرایی، منابع فرهنگی دانش را تشكیل می دهند. محتوای فرهنگ سازمان، به عنوان منبع دانش می‌تواند توسط افراد، دستورالعملها، روش كار و دستگاههای رایانه‌ای سازمان تقویت شود. بنابراین، یادگیری و رشد فردی و سازمانی باید یك ارزش تلقی ‌شود. تمامی كاركنان سازمان در تمامی سطوح و در هر موقعیتی، بر این باورند كه باید دانش و اطلاعات خود را، جهت رشد و موفقیت سازمان، با یكدیگر به اشتراك گذارند و این تفكر در سازمان تشویق و حمایت می شود.

به كاركنان اجازه سعی و خطا، تجربه و یادگیری داده می‌شود. در چنین فرهنگ سازمانی، تفكر، اتلاف وقت تلقی نمی‌شود بلكه تشویق هم می‌گردد. فضای حاكم بر سازمان به گونه ای است كه تمام افراد با شور و شوق تمام در پی یادگیری و انتقال آموخته‌هایشان به دیگران هستند. ارتباطات به مرزهای تیمی، بخشی و حتی سازمانی محدود نمی شود و جریان آزاد اطلاعات، دانش و ایده ها برقرار است. تمامی افراد سازمان براساس سهمی كه در رشد دانش سازمان داشته اند مورد ارزیابی و تشویق قرار می‌گیرند. افراد به سادگی می توانند به خبرگان و متخصصان دسترسی داشته باشند و از دانش آنها بهره مند شوند. ساختار و فضای كاری به گونه ای است كه افراد می‌توانند بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران و بدون محدودیت، در فضای غیر رسمی به بحث و گفت گو بپردازند. جلسات به گونه ای مدیریت می شود كه هرگز یك نفر بر جلسه حاكم نیست و گفت گوی آزاد و چند جانبه، با مشاركت همگان، وجود دارد. محیط سازمانی مشخصه های زیادی دارد كه منبع دانش بالقوه هستند.

بنابراین، از طریق ارتباط با این مشخصه ها، یك سازمان می‌تواند منابع دانش خود را پیدا كند. این موضوع می تواند به صورت منبع دانش مجازی كه می‌تواند در دسترس باشد یا از محیط كسب شود، مورد توجه قرار گیرد. برای مثال شبكه گسترده جهانی اینترنت یك منبع دانش مجازی است كه به طور نسبی ساده و كم هزینه است.

▪ فرایندها در مدیریت دانش: منظور از فرایندها در مدیریت دانش، جمع‌آوری و سازماندهی دانش سازمان و بهره‌برداری و حفاظت از این سرمایه‌های دانشی، كسب شده است. كسانی كه نمی‌توانند گذشته را به خاطر آورند محكوم به تكرار هستند. بنابراین آموزش افراد از طریق آموخته‌ها مانعی برای دوباره‌كاریهای بسیار در سازمان است. فرایندهای كسب و كار در سازمانها، برای عملكرد بهتر، نیاز به دانش دارند. فرایندهای مدیریت دانش در سازمان باید دارای این توانایی باشند كه به طور اثر بخش و كارآمد دانش مورد نیاز جهت تحقق فرایندهای كسب و كار سازمانی را پردازش كنند.

این امر نیازمند هماهنگی بین جریان كار در سازمان با فرایندهای سازمان است كه این فرایندها یكپارچگی لازم را با جریان فعالیتها داشته باشند. به این معنی كه نیاز فرایندها به دانش ارضا شود و دانش و اطلاعات زائد نیز در سیستم انباشته نشود. در این فرایندها، علاوه بر دانش داخل سازمان، منابع دانشی خارج از سازمان نیز باید در نظر گرفته شود.

▪ كنترل دانش آشكار: این بخش از مدیریت دانش از دو جنبه نگهداری و قابل دسترس بودن مورد توجه است. سازمانها باید بتوانند منابع اطلاعاتی داخلی و خارجی سازمان خود را به طور سیستماتیك مدیریت كرده و كلیه اطلاعات سازمانی مرتبط را تحت اختیار خود داشته باشند. برای این منظور داشتن پایگاه اطلاعاتی سازمان راهگشا است تا اطلاعات با ارزش سازمان به طور مناسب نگهداری و در مقاطع زمانی منظم به روز شود. كیفیت اطلاعات نیز از نظر صحت و اعتبار باید تحت كنترل قرار گیرد. این اطلاعات اساس بسیاری از فعالیتها و تصمیمات سازمان در سطوح مختلف خواهند بود و در نتیجه با گذشت زمان صحت و اعتبار آنها نباید خدشه دار شود. این اطلاعات باید سازماندهی شده تا دسترسی به آنها با سهولت امكان پذیر باشد.

مراجع و منابع:

۱.Carneiro, Alberto, “The Role of Intelligent Resources in Knowledge Management” Journal of Knowledge Management, Volume ۵. Number ۴, pp. ۳۵۸-۳۶۷, ۲۰۰۱.

۲.س.ا. مجیدی، « ضرورت تقویت حافظه سازمانی». تدبیر شماره ۱۴۹، مهرماه ۱۳۸۳.

۳.گانت. دی. بات، «مدیریت دانش در سازمانها، بررسی تاثیر متقابل فناوری، فنون و انسان»، علوم و اطلاع رسانی، دوره ۱۸، شماره۱و۲، ۱۳۷۹.

۴.آلبرتو كارنیرو، « نقش منابع هوشمند در مدیریت دانش»، علوم و اطلاع رسانی، دوره ۱۹، شماره ۳و۴، ۱۳۷۹.

۵.ترجمه عاطفه پاشازاده، « بهره گیری از قابلیت ها»، گزیده مدیریت شماره ۴۰، شهریور ۸۳.

* محمد مرادزاده: سازمان صنایع هوافضا – پژوهشكده سیستم های دفاعی

* فرید به آذین: سازمان صنایع هوافضا – پژوهشكده سیستم های دفاعی

* بنیامین كریمی: سازمان صنایع هوافضا – پژوهشكده سیستم های دفاعی

---