فناوری ارتباطات و اطلاعات نیاز امروزِ مدیران فردا

تنوع و پیچیدگی فعالیتهای مختلف علمی, اقتصادی, آموزشی و در قالب سازمان های مختلف و گستردگی ارتباطات درون و برون سازمانی در نظام های مدیریتی امروزی و همچنین شاخصها و عوامل فراوان موثر در رشد و توسعه سازمان ها موجب می شود تا مدیران سازمان ها بیش از هر زمان دیگری نیازمند باشند به سلاح ها و ابزارهای اطلاعاتی و ارتباطی در عرصه رقابت های تجاری مجهز شوند

تنوع و پیچیدگی فعالیتهای مختلف علمی، اقتصادی، آموزشی و ... در قالب سازمان های مختلف و گستردگی ارتباطات درون و برون سازمانی در نظام های مدیریتی امروزی و همچنین شاخصها و عوامل فراوان موثر در رشد و توسعه سازمان ها موجب می شود تا مدیران سازمان ها بیش از هر زمان دیگری نیازمند باشند به سلاح ها و ابزارهای اطلاعاتی و ارتباطی در عرصه رقابت های تجاری مجهز شوند. چالش جهانی ایجاد شده در عرصه مدیریت که با ظهور پدیده فناوری اطلاعات و ارتباطات رنگ و جلوه ای دیگر گرفته است مهمترین و شاید اثر گذارترین دست یافته بشر در طول چند قرن اخیرمی باشد تا جایی که مهمترین کالای تجاری قرن حاضر را" اطلاعات" معرفی کرده اند.

تاثیر مستقیم و غیر مستقیم ICT در کلیه ساختار ها و سطوح زندگی عادی مردم و نفوذ و توسعه ابزارهای این پدیده عصر جدید در پیچیده ترین فعالیتها، موثرترین عامل در راه توسعه تکنولوژیک و به تَبع آن اطلاعاتی بشر بوده است. ظرفیتهای بالقوه ICTمدیران پیشرو را مجاب می کند تا با نگرشی عمیق برابزارهای این پدیده جهان شمول قابلیتهای بالفعل سازمان خود را به مَنصه ظهور بگذارند. با این دیدگاه سعی می شود تا با نگاهی گسترده زمینه های بستر سازی ICT و کارکردهای آن در تحولات درون سازمانی و ارتباطات برون سازمانی مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد.همانطور که می دانیم فناوری ارتباطات و اطلاعات به مجموع مکانیزمهای تلفیق کننده و هدایت کننده ای که زمینه های کاربردی شدن، به هنگام شدن و گسترش یافتن اطلاعات و داده های خام را با استفاده از ابزارهای ریز پردازنده (تراشه های رایانه ای) انجام می دهند اطلاق می شود. ارتباط اغلب مدیران باICT به دو نوع سیستم محدود

می شود:

الف)سیستم هایی که اطلاعات را ذخیره و پردازش می کنند.

ب) سیستمهایی که ارتباط بین افراد و مشاغل را با سرعت و بسیار کارآمد برقرار می کنند.

در واقع پدیدهICT دو سیستم مدیریت اطلاعات و مهندسی اطلاعات را برای مدیران به ارمغان می آورد.

مدیران پیشرو همیشه به دنبال فناوری هایی هستند که جریان کار را تسریع و تسهیل می کند در وقع مدیران برای ایجاد ارتباطات موثر مابین سطوح طولی و عرضی سازمان همچنین ساده کردن جریان امور برای جمع آوری و راهبرد مناسب اطلاعات مرتبط با حوزه فعالیت سازمان خود ناگزیر از شناخت ظرفیتهای موجود سازمان خود و نیاز سنجی ظرفیتهای تکمیلی هستند. استفاده از قدرت اثر ICT در هدایت سازمان برای پیشتازی در مقابل رقبا امری ضروری و اساسی است. فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی بسیاری از عملیت مربوط به سازمان مانند سیستم ها و جریان اتوماسیون را به انجام می رسانند. بدون شک باید گفت که ICT موجب تقویت توانایی ها و خلاقیت های مدیران پیشرو

می شود. با این نگرش یک مدیر و کارمندان او وقتی ابزارهای ارتباطی و اطلاعاتی را به ساختار سازمان خود تزریق شدند می توانند به جای سخت کارکردن سریعترو با دقت تر از قبل کارکنند ضمن اینکه مدیر میتواند نظارت و مدیریت غیر متمرکز را تجربه کند . با توجه به اینکه هدف غایی هر رابطه کاری دست یابی به سود تجاری می باشد می توان گفت که ارتباط کمی و کیفی با مشتریان با استفاده از این ابزارها گسترش می یابد و هزینه های جاری و حتی سرمایه ای و امکان سنجی نیز کاهش می یابد.

یکی از مهمترین شاخصه های شناخت درست ICT توسط مدیران استفاده یا ایجاد سیستمهای کارآمد در ساختار سازمان می باشد با توجه به اینکه هر یک از ابزارهایICT که منطبق بر سیستمهای مدیزیتی باشند می توانند در بهبود و یا ایجاد نقص در شیوه مدیریت و ارتباط با مخاطبان سازمان موثر باشند بنابراین به جاست که در گزینش سیستمهای مذکور:

الف) عملکرد سیستم برای مخاطبان سازمان روشن باشد

ب)استفاده کاربران را تسریع و تسهیل شود

ج)از انعطاف پذیری بالایی در قبال تحولات تکنولوژیک و یا ساختاری برخوردار باشد.

با این توضیح می توان گفت به واقع مدیری موفق خواهد بود که فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی را منطبق بر نیازهای سازمان خود طراحی و یا انتخاب کند. در این صورت در هنگام ارائه خدمات سازمان خود به مخاطبان و مشتریان قادر خواهد بود نیازها ی مشتریان را نیز در تدارک سیستم ها لحاظ کند. به طور مثال استفاده از دستگاه های خودپرداز بانکی این نیاز را می طلبد که آموزش و فرهنگ سازی لازم برای اشاعه اطلاعات در مورد استفاده از کارتهای اعتباری گسترش یابد. در استفاده از ابزارهای فناوری ارتباطات و اطلاعات به مدیرا ن توصیه می شود در تعیین ابزارها انتخابگر باشند و با مطالعه ای فراگیر درباره همه ابزارهای موجود این فناوری آندسته ای را مورد گزینش و ا ستفاده قرار دهند که سبب ایجاد تسهیلات بیشتری در امور اجرایی می شود. صرفه جویی در زمان را به همراه دارد و موجب کاهش هزینه ها و یا افزایش درآمدها می شود. برای معرفی نمونه ای از این سیستمها می توان به سیستمهای تجارت الکترونیک(برای خرید و فروش های اینترنتی) و شبکه های محلی و یا سایتهای اختصاصی داخلی(اینترانت و LAN ) اشاره کرد.بنابراین برای مدیریت اطلاعات درون سازمانی در ابتدا باید حوزه های اصلی کار را تعیین کرد و به نیاز سنجی هر یک از اجزا سازمان پرداخت تا بهترین تکنولوژی موجود برا ساس نیازهای و ظرفیتها تامین شود. شبکه ها به عنوان شاهرگهای تجارت نوین و ابزار اساسی استفاده اشتراکی از اطلاعات و برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی اند. انتخاب سیستم های شبکه ای نیز با توجه به تعداد کاربران و امکان دسترسی سریع آنها به بانکهای اطلاعاتی صورت می گیرد. تصمیمات و کارهایی که بایستی در انتخاب وراه اندازی شبکه های درون سازمانی توسط مدیر انجام شود در مورد تعداد کاربرانی است که باید با شبکه مرتبط باشند که در این صورت سطح گسترش شبکه بر حسب تعداد کاربران تغییر می کند

---