مدیریت دانش كاربردها و چالش ها

مدیریت دانش, فرایندی است كه در شناسایی, سازماندهی, انتشار و انتقال اطلاعات مهم به سازمان كمك می كند, همچنین در تأمین نیازهای تخصصی سازمان برای انجام فعالیت هایی نظیر حل مسئله, یادگیری پویا, برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری در سازمان, مؤثر است

مدیریت دانش، فرایندی است كه در شناسایی، سازماندهی، انتشار و انتقال اطلاعات مهم به سازمان كمك می‌كند، همچنین در تأمین نیازهای تخصصی سازمان برای انجام فعالیت‌هایی نظیر حل مسئله، یادگیری پویا، برنامه‌ریزی راهبردی و تصمیم‌گیری در سازمان، مؤثر است. برای بهبود و اثربخشی كارشناسان خبره، گروه‌های سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌های مختلف اقدام به ارائه و ساخت پایگاه‌های اطلاعاتی برای دانش، نقشه‌های اطلاعاتی و نرم‌افزارهای كاربردی سفارشی كرده‌اند. در اوائل عصر صنعتی، سازمان‌ها با خودكارسازی كارهای دستی و كاهش كارگران مازاد بر احتیاج، اثربخشی و كارایی و در نتیجه مزیت رقابتی خود را بهبود می‌بخشیدند. امروزه نیز در عصر كارگران دانش، بسیاری از سازمان‌ها با ایجاد تغییرات اساسی و سازماندهی مجدد، كاركنان و شغل‌های مازاد بر احتیاج را حذف می‌كنند.

این حركت به وسیله مهندسی مجدد فرایند كسب و كار (BPR) كه منجر به ایجاد سازمان‌های یادگیرنده شد، سرعت بیشتری گرفت و پیروزی شایانی كسب كرد. به هر حال، سازمان‌ها با رقابت جهانی روزافزون و مشتریان پیچیده‌تری مواجه هستند. شركت‌ها برای باقی ماندن در دنیای رقابت باید نوآوری در كاهش هزینه‌ها، گسترش بازارها و كارایی فرایندهای خود را افزایش دهند. مدیریت دانش در چنین نقطه‌ای ظاهر می‌شود. سازمان‌ها به این نكته پی برده‌اند كه دارایی بسیار زیاد و دست نخورده‌ای در مورد دانش سازمانی، ارائه شده است. مدیریت دانش نه تنها برای كارایی هزینه و اثربخشی مدیریت در حل مسئله، تصمیم‌گیری، نوآوری و دیگر عناصر مورد نیاز برای حفظ و توسعه مزیت رقابتی مطرح شده است بلكه بیشتر برای كسب، طبقه‌بندی، فهرست كردن، نگهداری و انتشار دانش و تخصص كه بخشی از حافظه سازمانی را تشكیل می‌دهد و به صورت غیرمنظم و بدون ساختار در سازمان وجود دارند، مطرح شده است.

در این مقاله به تعاریف اساسی مدیریت دانش می‌پردازیم و در ادامه رویدادها، كاربردها و چالش‌های مدیریت دانش را بیان می‌كنیم. در پایان با خاطرنشان كردن آینده مدیریت دانش نتیجه‌گیری می‌كنیم.

● دانش

دانش به دو صورت دانش پنهان و دانش آشكار وجود دارد. پولانی (۱۹۸۵) برای نخستین بار دانش پنهان و آشكار را مطرح كرد. نوناكا و تاكوچی (۱۹۹۵) متذكر شدند كه غالباً دارایی‌های نادیده گرفته شده و فراموش شده شركت‌ها غیرمحسوس می‌باشند مانند: بینش‌ها، شهودها، تصورات، احساسات عاطفی (درونی)، ارزش‌ها، تخیلات، استعاره‌ها و تشابهات. شناخت و درك این دارایی نامشهود می‌تواند ارزش افزوده عظیمی برای عملیات‌های روزانه یك شركت به ارمغان بیاورد.

دانش پنهان معمولاً به صورت ذهنی، شناختی و یادگیری تجربی می‌باشد در حالی كه دانش آشكار با دانش عینی‌تر، منطقی‌تر و فنی‌تر (مانند: داده‌ها، خط‌مشی‌ها، روی‌ها، نرم‌افزار، مستندات و...) سروكار دارد. دانش آشكار، به‌طور خاص هم مستندسازی شده و هم قابل دسترس است. پولانی (۱۹۹۶) برای تمایز بین این دو نوع دانش می‌گوید: «ما قادریم بیشتر از آنچه می‌توانیم بگوییم، بیاموزیم». در ادامه اظهار می‌كند كه بیان كردن دانش پنهان در قالب الفاظ و كلمات، دشوار است. به‌طور معمول، فناوری اطلاعات (IT) بر استفاده از دانش پنهان متمركز شده است. به هر حال، سازمان‌های در حال حاضر به ضرورت تلفیق این دو نوع دانش برای عملكرد اثربخش كارهای خود پی برده‌اند. امروزه سازمان‌ها در حال شناسایی و توسعه روش‌های خاص برای تبدیل دانش پنهان به دانش آشكار می‌باشند به‌گونه‌ای كه قابلیت به رمز در آوردن و در نتیجه دریافت، ذخیره‌سازی، انتقال و كاربرد را دارد و توسط دیگران به‌كار گرفته می‌شود.

هدف مدیریت دانش این است كه دانش پنهان را به دانش آشكار تبدیل كرده و به‌طور اثربخشی آن را منتشر كند. این مفهوم قدرتمند به توسعه متدولوژی‌ها، ابزار و كاربردهای مدیریت دانش، كمك شایانی می‌كند.

● مدیریت دانش

عبارت است از مدیریت دانش سازمان به‌گونه‌ای كه با قادر ساختن سازمان به اقدام هوشمندانه‌تر می‌تواند ویژگی‌های عملكرد آن را بهبود بخشد. ویگ (۱۹۹۳) معتقد است این امر به خودی خود حركت جدیدی نیست چرا كه سازمان‌ها با مهار فرایندهای داخلی و منابع خود توانسته‌اند حركت‌های مختلفی را در سال‌های اخیر به وجود آورند، نظیر: مدیریت كیفیت فراگیر (TQM)، سیستم‌های خبره، مهندسی مجدد فرایند كسب و كار، سازمان یادگیرنده، شایستگی‌های محوری و تمركز راهبردی (شوكلا ۱۹۹۷).

مدیران خوب در سازمان‌ها به صورت معمول از مهارت كاركنان ماهر و با تجربه و فرایندها برای مدیریت اثربخش استفاده می‌كنند، اما در سال‌های اخیر به صورت رسمی‌تر و سیستماتیك‌تر علاقه خود را به این موضوع معطوف كرده‌اند. دانش عاملی بنیادین و اساسی است كه كاربرد موفقیت‌آمیز آن در ارائه محصولات و خدمات نو و مبدع به سازمان‌ها كمك می‌كند. تحقیقات گسترده‌ای در مورد معنی «دانش» و «دانستن» در معرفت‌شناسی، علوم اجتماعی و روان‌شناسی انجام شده است، اما هنوز هیچ تعریف یا اتفاق‌نظری در مورد معنی مدیریت دانش وجود ندارد. داونپورت و پروسكا دانش را به صورت زیر تعریف می‌كنند:

«تركیبی سیال و انعطاف‌پذیر از تجربه‌های شكل گرفته، ارزش‌ها، اطلاعات متنی و بینش خبره كه چارچوبی برای ارزیابی و كسب تجارب و اطلاعات جدید فراهم می‌كند».

دكتر كارلا اودل، مدیر مركز كیفیت و بهره‌وری امریكا معتقد است: «دانش از اطلاعات باارزش تشكیل شده است» (الویت ۱۹۹۶).

هم‌اكنون اغلب سازمان‌ها از گنجینه عظیمی از دانش در رابطه با فرایندهای مختلف سازمانی، بهترین اقدامات، مهارت‌های كاری، اعتماد مشتری، مدیریت سیستم اطلاعات (MIS)، فرهنگ و هنجارها برخوردارند. به هر حال این دانش منتشر شده است، اما به وجود آن پی نبرده‌اند. غالباً خود فرهنگ سازمانی نیز از مشاركت و انتشار مهارت‌های افراد پیشگیری می‌كند تا به این صورت قدرت فردی و كارایی آنها را حفظ كند.

تشخیص اینكه چه كسی در سازمان چه چیزی می‌داند نیز به خودی خود كاری مشكل و وقت‌گیر است. این امر نیاز به سیستم مدیریت دانش در سازمان‌ها را توجیه می‌كند؛ این سیستم به آنها این امكان را می‌دهد تا مهارت‌ها و تخصص كاركنان خود را شناسایی كنند و به آنها دست یابند.

● روندهای مدیریت دانش

پذیرش روش‌های جدید مدیریت دانش با حذف محدودیت‌های زمانی و مكانی از طریق خلاقیت‌های ارائه شده در فناوری ارتباطات از راه دور به آسانی امكان‌پذیر است. این نوآوری‌ها نه تنها سهیم شدن اطلاعات در سطح كل سازمان را تسهیل كرده است بلكه تقریباً چنین كاری را برای تداوم بقا و توسعه سازمان، اجتناب‌ناپذیر و الزامی كرده است.

چنین مفهومی به روشنی مورد تأیید تئوری‌های جدید سازمانی است. این تئوری‌های در حال پیدایش به‌طور ضمنی بیان می‌كنند كه تنها مزیت رقابتی سازمان‌ها در قرن بیست و یكم، دانش آنها و نحوه استفاده آنها از این دانش است. در حال حاضر، ۲ روند عمده در مدیریت دانش وجود دارد:

۱) سنجش سرمایه نامشهود یك سازمان:

تهیه و توسعه نسبت‌ها، شاخص‌ها و الگوهای ارزیابی و سنجش

۲) تهیه نقشه دانش:

دریافت دانش افراد و گسترش آن در سازمان، از طریق فناوری اطلاعات (IT)

مدیریت دانش به عنوان یك رشته، ایده‌ها و مفاهیم مشتركی با رشته‌ها و فلسفه‌های مختلف دیگر دارد. خصوصاً در مورد بیشتر كارهایی كه در زمینه هوش مصنوعی، بویژه سیستم‌های خبره و كارهایی كه در رابطه با مهندسی دانش، انتقال دانش پنهان به دانش آشكار و انتشار دانش و... انجام شده است. مدیریت دانش و سیستم‌های پشتیبان گروهی (GSS) از مفاهیم مشترك كاری، اشتراك‌گذاری و تسهیل بخشیدن در گروه‌ها یا تیم‌ها برخوردارند.

مدیریت دانش با داده‌كاوی نیز مرتبط است زیرا با ایجاد دانش قبال كاربرد سروكار دارد و این دانش از طریق شناسایی روش‌های خلاق و ابتكاری برای گردآوری دانش به‌طور ذره‌ذره از داده‌های موجود در پایگاه داده‌ها، بانك‌های اطلاعاتی، مستندات مكتوب و... ایجاد می‌شود. ماهیت واقعی این رویكرد، توسعه هسته دانش است؛ یك موتور هوشمند كه می‌تواند اطلاعات را از بخش‌های مجزا و پایگاه‌های اطلاعات مختلف به‌صورت دانش پاسخگو درآورد تا در هر زمانی و در هر جایی از سازمان به‌كار گرفته شود.

● كاربردهای مدیریت دانش

شركت شیمیایی داو، راهبرد مدیریت دانش خود را برای به‌كارگیری سرمایه نامشهود برای بهبود ظرفیت و توانش در ایجاد ارزش افزوده به كسب و كار خود معرفی كرد. شركت داو از مدل زنجیره ارزش دانش استفاده می‌كند كه با ایده‌ها، مهارت‌ها و دیگر دارایی‌های سرمایه‌ای نامشهود غیرمحسوس، شروع می‌شود و از طریق نوآوری و اختراعات آنها را به دارایی‌های قابل اندازه‌گیری و نامشهود محسوسی تبدیل می‌كند (لیود ۱۹۹۶).

شركت سیمنز بین توانایی‌های هسته دانش خود، اهداف سازمانی و محصولات اصلی آن رابطه برقرار می‌كند. آنها با تمركز بر توسعه دانش از طریق به‌كارگیری گروه‌افزار تحقیق و توسعه (R&D) دانش را به اقدام عملی تبدیل می‌كنند (لیود ۱۹۹۶) .

شركت‌هایی كه اغلب به عنوان شركت‌های چابك و فعال شناخته می‌شوند (گلدمن ۱۹۹۴) از نسل جدید مدل ساخت مبتنی‌بر دانش برای توسعه محصولاتی كه به راحتی طبق نیازهای فردی مشتریان باشد، استفاده می‌كنند.

سازمان‌ها تنها در صورتی می‌توانند به ارزش كامل دارایی‌های دانش خود پی ببرند كه به‌طور اثربخش بتوانند بین كاركنان و افراد رفت و آمد كرده و با آنها رابطه برقرار كنند.

منابع:

Knowledge Management: Practices and Challenges By Babita، Lakshmi S. Lyer، Yay E. Aronson.

www.managementfirst.com

نویسنده : محمد شیخ‌زاده

---