پنج مقاله مدیریتی

پنج مقاله مدیریتی

۱) نگاه زیستی به سازمان ها

مشکلات ناشی از اتخاذ نگرش مکانیکی به سازمان باعث شد که بسیاری از نظریه پردازان سازمانی متمایل به استفاده از علوم طبیعی و زیستی شوند . با استفاده از نگرش زیستی ، سازمان به مثابه ی نوعی موجود زنده در نظر گرفته می شود که در آن افراد ، گروه ها ، جمعیت ها و نظایر آن همچون مولکول ها ، سلول ها و بافت های پیچیده متعامل با یکدیگر فعالیت می کنند .

در این نوشتار با استفاده از استعاره ی موجود زنده ، اصولی از قبیل ؛ نیاز ، سیستم باز ، تفکیک و یکپارچگی ، چند وظیفه ای بودن ، اقتصاد ، ترمیم ، تخصص و تمایز ، تعادل و حفظ حالت پایدار ، اصالت بقای کل ، خود تنظیمی ( خود تعادلی ) و کنترل ، ایمنی ، انطباق و سازگاری و تکامل تدریجی مورد بررسی قرار گرفته است . این نوع نگاه ، علی رغم نقاط قوت و مزایای آن ، نقاط ضعف و محدودیت هایی نیز در بر دارد .

● مقدمه

یکی از راه های کسب علم ، شناخت و الگوگیری از طبیعت و مخلوقات خداوند ( حیوانات ، گیاهان ، جمادات و انسان ها ) است . به جرات می توان گفت که تقریبا سر منشا همه ی اکتشافات ، اختراعات و مصنوعات بشری ؛ نوعی تقلید و الهام از آفریده های خالق یکتاست . اتقان ، دقت ، ظرافت ، حکمت ، قدرت سازگاری ، نظم ، روابط ، رحمت ، عطوفت و ده ها ویژگی دیگری که در آفرینش می بینیم ، جا دارد که الهام بخش ما در ایجاد و اداره ی سازمان ها باشد .

اگر در طراحی ، ساختار و تنظیم اصول سازمان ها از ویژگی آفریده های پروردگار الهام بگیریم ، می توانیم سازمان ها را به منزله و مثابه ی نوعی موجود زنده بنگریم و به آن ها نگرشی زیستی داشته باشیم . و با توجه به اصول حاکم بر ساختار وجودی موجودات زنده به تدوین و بیان اصول سازمان ها بپردازیم .

● اصول سازمان در نگاه زیستی

▪ اصل نیاز

الف ) موجود زنده : موجودات زنده دارای نیازهای متنوعی هستند و تا زمانی که مرتفع نگردند ، نمی توانند به خوبی از عهده ی انجام فعالیت های حیاتی خویش برآیند .

ب ) سازمان : سازمان ها همچون موجوداتی زنده اند که در محیطی گسترده تر ، برای ارضای نیازهای متنوع خود به فعالیت می پردازند . کارکنان سازمان ها نیز نیازهای حیاتی متنوعی دارند که در صورت تامین آن ها در یک محیط سالم و در صورت برخورداری از رهبری مناسب ، سازمان با بهره وری مطلوبی فعالیت خواهد کرد .

در زمینه ی رفع نیازهای انسان های شاغل در سازمان ها ، به نکات زیر توجه شود :

- توجه همزمان به نیازهای فردی و سازمانی

- توجه به سلسله مراتب نیازهای انسان ها

- توجه به اولویت بندی نیازها از نگاه خود کارکنان

- متناسب بودن پاداش ها با نیازهای کارمندان

- پیشگیری از آنتروپی ( بی نظمی و کهولت ) از طریق تغذیه و رفع نیازهای سازمان از سوی محیط ( به هنگام ، به اندازه ، مناسب )

- در طراحی مشاغل عواملی نظیر شخصیت و نگرش های کارکنان ، الگوهای تعاملی ایشان و روابط آن ها با سرپرستانشان مورد نظر باشد .

▪ اصل سیستم باز

الف ) موجود زنده : موجودات زنده سیستم های بازی تلقی می شوند که انرژی آزاد و مواد خام ( غذا ) را دریافت می کنند و برای ساخت و حفظ ساختمان خود از آن ها استفاده کرده ، مواد زاید و انرژی تلف شده خود را به خارج سلول ها و بیرون از بدن دفع می کنند .

ب ) سازمان : اصطلاح باز بودن سیستم بر ارتباط متقابل محیط و عملکرد درونی سیستم تاکید دارد ؛ محیط و سیستم به مثابه دو عضو متعامل و وابسته در نظر گرفته می شوند . نگرش سیستم باز اعلام می دارد که با توجه به تاثیر عوامل محیطی بر عملکرد سازمان در سازماندهی همیشه باید با توجه به محیط اقدام شود ؛ بنابراین بر ضرورت توجه بیش تر به شناخت عوامل « محیط کاری » نظیر مشتریان ، رقبا ، عرضه کنندگان و اتحادیه های کارگری ) و محیط عمومی تاکید می کند ؛ از این رو برای اعمال تغییرات شغلی ، مدیریت مرزهای بحرانی و تشخیص مسوولیت استراتژیک باید به عوامل محیطی توجه کرد .

اصل تفکیک و یکپارچگی

الف ) موجود زنده : ادراک ما از سیستم زنده بر وابستگی و ارتباط تنگاتنگ ساختار ، عملکرد ، رفتار و سایر ویژگی های عملیاتی با سیستم تاکید دارد . به همین دلیل مطالعه موجودات زنده از طریق مطالعه ساختار و ساختمان بدن آنان ، امکان پذیر است ، از این رو زندگی یک سلول زنده نیز وابسته به ارتباطات پیچیده ای بین ساختار سلولی ، سوخت و ساز ، تبادل گازها و مقدار زیادی فعالیت هاست . یک سلول به مثابه یک سیستم ، نظامی از عملکردهای وابسته است و از حیث پیچیدگی قابل مقایسه با یک ساختار ساده نیست . در واقع ، ساختار سلول در هر لحظه از زمان ، به وجود این عملکردها بستگی دارد ؛ ضمن آن که خود سلول زنده تجلی این عملکردهاست .

این سخن در مورد ارگانیسم های پیچیده که عملکردهای تخصصی و متفاوت دارند ، نیز صحیح است ؛ یعنی هر موجود زنده از طریق تخصصی کردن امور ، عملکردهای ویژه ای را به انجام می رساند ( مثلا سیستم گردش خون ) ؛ ضمن آن که برای حفظ کلیت خود با استفاده از ساز و کار مغز ، عملکردها را یکپارچه و منسجم می نماید . نظیر همین روابط ساختار و عملکرد ( تفکیک و انسجام ) در سیستم های اجتماعی نیز مشاهده می شود .

ب ) سازمان : سازمان ساختاری متشکل از قسمت ها و بخش های مختلف است . از آنجا که صادره هر سیستم فرعی به عنوان وارده سیستم فرعی دیگر متعلق به همان سیستم اصلی به کار می رود و هر سیستم فرعی بایستی قدرت تحمل و قابلیت جذب صادره سیستم فرعی دیگر را داشته باشد ، لازم است بین اجزای یک سیستم ( سیستم های فرعی یک سیستم اصلی ) هماهنگی به وجود آید .

ضرورت هماهنگی بین اجزای سیستم ( سازمان )موجب آن می شود که به وجود آمدن اختلال در یک سیستم فرعی ( یک واحد زیر مجموعه سازمان ) ، کل سیستم را مختل می کند . از طرف دیگر علت اختلال در یک سیستم فرعی ممکن است ریشه در سیستم های فرعی دیگر داشته باشد .

تلاش برای نیل به هدف های داخلی هر یک از واحدهای سازمانی الزاما به تحقق اهداف کل سازمان منجر نمی شود . لذا کارکنان هر واحد سازمانی ضمن تلاش برای تحقق اهداف بخش خود ، بایستی موفقیت و کمک به تحقق اهداف واحدهای سازمانی که با آن ها رابطه ی افقی یا عمودی و همچنین کل سازمان را نیز مد نظر داشته باشند .

▪ اصل چند وظیفه ای بودن

الف ) موجود زنده : مصالح ساختمانی سازنده مولکول های حیاتی چند وظیفه ای انتخاب شده اند . این ویژگی اطمینان خاطری را ایجاد می کند که در صورتی که ماده X در مسیر A مصرف نشود ، در مسیرهای دیگر متابولیسمی ( سوخت سازی ) مصرف شده ، از تجمع و بدون استفاده ماندن آن جلوگیری شود .

ب ) سازمان : اگر نیروی انسانی شاغل در سازمان ها با عنایت به توانمندی ، تخصص و علاقه به گونه ای گزینش ، تربیت ، بهسازی و آماده شوند که بتوانند در صورت کاهش حجم کار در یک واحد و یا افزایش نیاز در بخش دیگر ، بر اساس آمادگی و تجربیات کسب شده مشغول به کار گردند ؛ از اتلاف منابع جلوگیری و از پیدایش نیروی انسانی مازاد پیشگیری می گردد . همچنین توسعه شغل و غنی سازی شغل راهکارهایی جهت افزایش انگیزه کارکنان هستند .

▪ اصل اقتصاد

الف ) موجود زنده : جانداران بسیار اقتصادی عمل می کنند وبا مصرف حد اقل انرژی و ماده به زندگی خود ادامه می دهند . اگر در مواردی در ظاهر انرژی زیادی مصرف می شود حتما اولویت بالاتری وجود داشته است .

ب ) سازمان : به منظور رعایت تاکیدات دینی در باب صرفه جویی و خودداری از اسراف و تبذیر و همچنین افزایش کارآیی و در راستای تحقق اثربخشی و بهره وری با استفاده از تکنولوژی و فناوری روز ، از حداقل منابع و امکانات ( آنچه وجود دارد و آنچه می توانیم ایجاد نماییم ) حداکثر برونداد و پیامد را بدست آوریم .

اصل ترمیم

الف ) موجود زنده : سلول ها و مولکول های زیستی بسیار آسیب پذیر هستند به همین جهت مولکول های آسیب دیده ترمیم می گردند و یا مولکول های جدیدی به جای آن ها ساخته می شود . بدون وجود دستگاه ترمیم ، طول عمر موجودات زنده خیلی کم تر می بود .

ب ) سازمان : از آنجا که بقا و تحقق اهداف یک سازمان نتیجه عملکرد تک تک افراد و واحدهای زیر مجموعه آن است ، پس بایستی کارکنان و پاره سیستم ها با یکدیگر تعامل ، همکاری و در جهت رفع مشکلات و ضعف های یکدیگر ( درون بخشی ، بین بخشی و کل سازمان ) تلاش نمایند .

اصل تخصص و تمایز

الف ) موجود زنده : هر گروه از سلول های بدن یک فرد با توجه به نیاز ، تخصص یافته ( مثل سلول های عصبی ، ماهیچه ای ، گلبول قرمز ، ... ) کنش های ویژه ای انجام می دهند تا ادامه ی زندگی جاندار پر سلولی را ممکن سازند .

ب ) سازمان : بین واحدهای سازمانی بر اساس موقعیت اعضای سازمان ، ماهیت وظایف آن ها و میزان تحصیلات و آموزش هایی که فرا گرفته اند ، تفکیک صورت می گیرد . به گروه بندی دقیق وظایفی که به وسیله یک فرد انجام می شود ، تخصص گرایی می گویند . و می توانیم چنین اظهار کنیم وقتی حرفه های متعدد در سازمانی وجود دارند که به دانش تخصصی و مهارت علمی نیاز دارند ، سازمان از پیچیدگی بیش تری برخوردار است . زیرا موقعیت های شغلی متفاوت افراد ارتباطات را کند نموده و مدیریت را در خصوص هماهنگی بین فعالیت های آن ها ، با مشکل مواجه می کند . برای مثال وقتی سازمان ها ، گروه های تخصصی ایجاد کرده و یا دوایر سازمان را گسترش می دهند ، آن ها در واقع گروه ها را از هم بیش تر متمایز ساخته و در نتیجه تعامل آن ها را پیچیده تر کرده اند . اگر سازمان از افرادی که دارای پیشینه و مهارت و آموزش های مشابه بوده ، ترکیب شود به احتمال زیاد همه اینان دنیا را یکجور می بینند . بر عکس ، تنوع در موارد فوق ، احتمال این که افراد سازمان ، اهداف متفاوتی را دنبال نموده و برخی از آنان کوتاه مدت و برخی دیگر بلند مدت فکر نمایند و تعابیر مختلف از کار خود داشته باشند ، افزایش می یابد .

▪ اصل تعادل و حفظ حالت پایدار

الف ) موجود زنده : شرایط درونی و بیرونی هر جاندار در حال تغییر است . جانداران برای این که بتوانند به زیستن ادامه دهند باید خود را با شرایط متغییر سازگار کنند . در بدن جانداران مکانیسم هایی وجود دارد که محیط داخلی خود را تا سر حد امکان یکنواخت نگه می دارد . وظیفه اندام ها و دستگاه های بدن کمک به حفظ این تعادل و توازن زیستی است . اگر تغییری در محیط داخلی سلول ها داده شود ، به طور خودکار پدیده های دیگری در جهت عکس به کار افتاده ، تغییر اولیه را جبران می کنند تا ثبات محیط زندگی سلول ها حفظ گردد .

ب ) سازمان : سازمان به عنوان یک سیستم دارای وظایف و اهداف مختلفی است که بایستی مدیریت و کارکنان آن با برنامه ریزی سعی کنند از همه ی منابع ( در دسترس و قابل دسترس ) به صورت مناسب ، به اندازه ، به هنگام و مناسب در جهت تحقق همه ی هدف های مصوب به طور متوازن ، هماهنگ و مناسب در قالب برنامه های زمانی ( کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت ) تعیین شده ، استفاده کنند . و از هر گونه افراط یا تفریط در زمینه ی توجه یا بی توجهی به بعضی از اهداف یا واحدهای سازمانی در زمان ایجاد یا پیدایش تغییرات خودداری کنند و حفظ تعادل و توازن درون سازمانی را عامل موفقیت کل مجموعه بدانند .

حسین استرون

منابع مورد مقاله ۱ استفاده :

۱ – مدنی ، داود . مقدمه ای بر تئوری های سازمان و مدیریت ( چاپ چهارم ) . تهران . انتشارات دانشگاه پیام نور . ۱۳۷۳ .

۲ – مشبکی ، اصغر ( مترج و مولف ) . سیمای سازمان ( مروری بر اثر ارزشمند گرت مورگان در باره سازمان و استعاره های آن ) . تهران . انتشارات دانشکده مدیریت دانشگاه تهران . ۱۳۸۳ .

۳ – گردشخواه ، محسن . درس هایی از زیست شناسی برای زندگی ( منطق مولکولی حیات ) . فصلنامه اندیشه وران . شماره ۴ . پاییز ۱۳۸۵ . مرکز تربیت معلم دخترانه شهید مطهری خوی .

۴ – رابینز ، استیفن . تئوری سازمان ( ساختار ، طراحی ، کاربردها ) . مترجم : سید مهدی الوانی و حسن دانایی فرد . تهران : انتشارات موج و صفار . ۱۳۷۶ .

پی نوشت مقاله ۲ :

۱ - محمد فرهمندیان . اهمیت آموزش معلمان . مجله رشد معلم ، سال نوزدهم ، آذر ۷۹ ، شماره مسلسل ۱۵۳ .

۲ – رضا زرین فرد . نگاهی اجمالی به عملکرد اداره کل تربیت معلم و ... . فصلنامه مدیریت در آموزش و پرورش ، دوره ششم ، شماره مسلسل ۲۴ – ۲۳ ، پاییز و زمستان ۱۳۷۳ . ص ۹۷ .

۳ – کورش فتحی واجارگاه . آشنایی با آموزش ضمن خدمت کارکنان ( مدیریت و برنامه ریزی آموزش و کارکنان ) . تهران : انتشارات اداره کل آموزش های ضمن خدمت ، ۱۳۷۳ . ص ص ۳۵ – ۳۴ .

پانویس مقاله ۳

۱- دفتر بهبود مدیریت و ارزیابی عملكرد معاونت امور مدیریت و منابع انسانی سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور . ارزیابی عملكرد . ۱۳۸۲

۲ - علی دلاور . روش های آماری در روان شناسی و علوم تربیتی . تهران : انتشارات دانشگاه پیام نور ، ۱۳۷۳ . ص ص ۲۴۷ - ۲۴۶ .

۳ - منبع شماره ۲ .

۴- غلامزاده . سمینار ارزیابی ( مدیریت ) عملکرد .

۵ - منبع شماره یک .

پانویس مقاله۴ :

۱ - علی رضائیان . مدیریت رفتار سازمانی ( مفاهیم ، نظریه ها و کاربردها ) . تهران : انتشارات دانشکده مدیریت دانشگاه تهران ، ۱۳۷۲ . ص ص ۲۶۷ - ۲۶۶ .

۲ - ریچارد ام . ستیرز و لیمان دبلیو . پورتر . انگیزش و رفتار در کار . ترجمه ی سید امین الله علوی . جلد اول . تهران : انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی ، ۱۳۷۲ . ص ۴۹ .

۳ - منبع ردیف ۲ . ص ۳۰۴ .

۴ - محمد علی نایلی . انگیزش در سازمان ها . اهواز : انتشارات دانشگاه شهید چمران ، ۱۳۷۳ . ص ص ۵۰ - ۴۹ .

۵ - استیفن پی . رابینز . رفتار سازمانی ( مفاهیم ، نظریه ها ، کاربردها ) . جلد اول . مترجمان : علی پارسائیان و سید محمد اعرابی . تهران : انتشارات دفتر پژوهش های فرهنگی ، ۱۳۷۷ . ص ۳۳۴ .

۶ - منبع ردیف ۴ . ص ۵۲ .

---