تمهیدات لازم برای در نظر گرفتن مرخصی سالانه

شما به عنوان مدیر شرکت یا سازمان خود حتما در زمینه مدیریت مرخصی کارمندانتان با چالش های زیادی روبه رو شده اید بهتر است ابتدا دستورالعمل و قوانین مربوط به کارمندان را که مختص سازمانتان است مطالعه کنید و پس از آن تصمیمات لازم در این زمینه را اتخاذ کنید

شما به عنوان مدیر شرکت یا سازمان خود حتما در زمینه مدیریت مرخصی کارمندانتان با چالش‌‌های زیادی روبه‌رو شده‌اید. بهتر است ابتدا دستورالعمل و قوانین مربوط به کارمندان را که مختص سازمانتان است مطالعه کنید و پس از آن تصمیمات لازم در این زمینه را اتخاذ کنید.

در ادامه راهکارهایی که در این تصمیم‌گیری به شما کمک می‌کند، آورده شده است:

با قرار دادن چارت مرخصی سالانه در سالن اصلی شرکت، مثلا به عنوان یک تابلوی دیواری، به کارمندان کمک می‌کنید تا در مورد زمان‌هایی که همکارانشان می‌خواهند به مرخصی بروند اطلاع پیدا کنند.

توجه داشته باشید! اگر قرار باشد بیشتر مرخصی‌های سالانه بدون لحظه‌ای تفکر امضا شوند، آن‌وقت در روزهای اوج کار شرکت با درخواست‌های مرخصی چه خواهید کرد؟ یا زمانی که چندین کارمند همزمان بخواهند از مرخصی خود استفاده کنند؟ کارشناسان ما فرآیند منصفانه‌ای را برنامه‌ریزی می‌کنند که مشخص می‌کند چه کسی و در چه زمانی می‌تواند به مرخصی برود.

اغلب مدیرها با تقاضاهای مرخصی به ویژه در ایام خاص و مناسبت‌‌های رایج درگیر می‌شوند. مثلا در ماه آینده چندین کارمند می‌خواهند تا همزمان برای یک هفته به مرخصی بروند. آیا برای امضا کردن مرخصی‌ها از سیاستی که معمولا متداول است (هرکس زودتر درخواست خود را ارائه کرد پذیرفته می‌شود) را در پیش می‌گیرید؟ یا راه منصفانه دیگری هم هست که مشخص می‌کند چه کسی از چقدر تعطیلات می‌تواند بهره‌مند شود؟

جان ورنی مدیر داخلی شرکت تجاری گرانبی می‌گوید: اگر درخواست‌های مرخصی با هم مصادف شوند نهایتا این مدیر است که تشخیص می‌دهد کدام کارمند و چه میزان مرخصی داشته باشد. اگر حجم درخواست‌ها شما را تحت فشار قرار داد می‌توانید ملاحظاتی را برای تصمیم‌گیری در نظر داشته باشید. مثلا اهمیت موضوع (به عنوان مثال مراسم ازدواج) را در نظر بگیرید. یا سابقه کارمند را یا عملکرد او را در سازمان خود بسنجید. در هر صورت این گام‌های اولیه، برای گرفتن بهترین تصمیم باید به دقت برداشته شود تا بتوانید عادلانه تصمیم‌گیری کنید و تصمیم‌گیری بر پایه احتمالات را به حداقل برسانید. هر شرکتی باید سیاست شفافی درباره مرخصی سالانه داشته باشد. این روش که در قالب قوانین مشخص و زمانبندی مستند گنجانده می‌شود برای کارمندان مقرر می‌کند که با توجه به میزان پوشش و جایگزینی که برای کار آنها وجود دارد، می‌توانند به مرخصی بروند یا خیر.

به این ترتیب می‌توانید تعداد محدودی از یک تیم را در یک زمان به مرخصی بفرستید و برای اینکه امور اجرایی کسب و کار با مشکل مواجه نشود، حداقل افرادی را در هر بخش از سازمان در اختیار داشته باشید. این امر به این معنا است که چنانچه کارمندی به تصمیمات مدیریتی در این زمینه اعتراض و ایرادی وارد کرد، شما روندی رسمی و سازمان یافته در اختیار دارید که می‌توانید به آن استناد کنید. در عین حال این پیش فرض نیز پذیرفته شده است که مدیر همان کسی است که حرف نهایی را می‌زند و البته در عین حال بصیرت و بینش لازم را دارد که بعضا از اختیارات خود برای موارد خاص خارج از چهارچوب نیز استفاده کند. گاها مواردی وجود دارد که لازم است شما استثنا قائل شوید. مثلا تمدید زمان مرخصی برای مراسم ازدواج.

معمولا بدیهی‌ترین و معمول‌ترین روش در رسیدگی به مرخصی‌ها اولویت دادن به اولین درخواست‌ها است. به همین دلیل اغلب کارمندان سعی می‌کنند درخواست‌های خود را زودتر از موعد مقرر ارائه کنند و آنها را برای آخرین زمان‌های باقی مانده قبل تعطیلات نگذارند. اگر کارمندتان از این سیستم پیروی می‌کنند بهتر است از آنها بخواهید تا در ابتدای سال انتخاب‌های خود را برای مرخصی رفتن اولویت بندی کنند،به عنوان مثال برنامه ریزی کنند که برای مرخصی تعطیلات تابستانی را در ارحجیت قرار می‌دهند یا تعطیلات مناسبتی را.

متیو کلی شریک تجاری توماس ایگار می‌گوید: من متوجه شده‌ام که یکی از موفقترین روش‌ها برای سامان‌دادن به مرخصی‌های سالانه این است که تصمیم گیری در این زمینه را به کارمندان هر بخش واگذار کنید و بگذارید خودشان در این باره وارد عمل شوند. اگر به همه‌ آنها توضیحات و راهنمایی‌‌های لازم ارائه شود، راه بسیار موثری برای طرح ریزی برنامه مرخصی‌ها در یک محیط شفاف و منصفانه در پیش گرفته می‌شود. در این روش خیلی از مرخصی‌های همزمان پیش از آنکه به وقوع بپیوندند تشخیص داده می‌شوند و کارمندان می‌توانند خودشان در این باره با یکدیگر مذاکره کنند و این مساله را بین خودشان حل کنند که چه کسی چه مدت و چه موقعی را می‌تواند برای مرخصی داشته باشد، بدون اینکه مدیر راسا درگیر آن شود. این روش به کارمندان شما قدرت و اختیار انتخاب کردن می‌دهد و دیگر کمتر به تصمیم نهایی مدیر در این باره ایراد وارد می‌شود.

مدیریت مجموعه برای تعطیلات هر سال به یک طرح پویا نیازمند است، به خصوص وقتی که شما شرکتی کوچک بدون امکانات فراگیر و نیروی انسانی گسترده برای پوشش غیبت‌های کارکنان در اختیار داشته باشید. برخی صنایع در دوران اوج کاری و زمان‌های ویژه در طول سال یک چرخه مشخص تقاضای مرخصی قایل می‌شوند که بر مبنای آن می‌توانید از کارمندان بخواهید که مرخصی خود را تنظیم کنند. این روش کمک می‌کند که شما میزان فشار کاری را تنظیم کنید و مانع ایجاد فشار بیش از ظرفیت بر مجموعه شوید و همچنین لزوم به خدمت گرفتن نیروی کار اضافی را در دوره اوج کاری به حداقل برسانید.

همچنین لازم است که شما روند مرخصی استحقاقی کارمندانتان را زیر نظر داشته باشید تا به هر مساله احتمالی که در این خصوص به وجود می‌آید آگاه باشید. در بسیاری از شرکت‌ها در هنگام تعطیلات ویژه‌ سال اغلب کارمندانی که از مرخصی‌‌های ماهانه خود استفاده نکرده‌اند، همزمان تمایل دارند از تعطیلات کامل بهره‌مند شوند،حتی اگر امکان برآورده شدن آن برای شرکت وجود نداشته باشد. در این صورت اگر بسیاری از کارمندان بخواهند در همان زمان از مرخصی استفاده کنند بدیهی است که این مساله می‌تواند به یک کابوس تبدیل شود. بنابراین با زیر نظر داشتن میزان مرخصی‌های استفاده شده‌ کارمندانتان می‌توانید برای پیشگیری از به وجود آمدن چنین شرایطی، آنها را زودتر برای گرفتن مرخصی تشویق کنید تا از میزان درخواست‌ها در یک زمان مشخص کاسته شود.

در طول تعطیلات سال برای کارفرمایان خیلی غیرطبیعی نیست که با حجم درخواست‌های مرخصی کارمندانشان مواجه شوند. با این وجود شرکت‌‌های کوچکتر ممکن است برای تسهیل روند پذیرش درخواست‌ها با مشکلاتی مواجه شوند و مجبور باشند فشار کاری بیشتری را متحمل شوند. نمی‌توان انکار کرد که سرباز زدن از پذیرفتن درخواست مرخصی کارمندان در تعطیلات سالانه باعث نارضایتی آنها می‌شود. بنابراین، الزامی است که هرگونه سیاست در خصوص اعمال مرخصی‌ها کاملا شفاف و منصفانه باشد.

این خیلی مهم است که کارمند شما در این سیاست ظاهرا منصفانه که در یک گروه مشخص اعمال می‌شود، سهوا مغبون نشود. برای مثال اولویت دادن به کارمندان جوانتر یا آنها که تازه زندگی مشترک را شروع کرده‌اند برای مرخصی‌های تابستانی معقول است. بدیهی است چنین زمانی برای کارمندان مسن‌تر آنقدرها مهم و مورد استفاده نخواهد بود، اما این روند نباید تا حدی پیش برود که شائبه تبعیض در خصوص سن یا جنسیت کارمندان به وجود بیاید.

به هرحال متداول‌ترین سیاست مدیریت مرخصی‌ها در سازمان‌ها این است که اولویت رسیدگی با اولین درخواست‌ها باشد. این امر باعث می‌شود که مدیران در مخمصه اجابت مرخصی‌ها با ضوابط دیگر قرار نگیرند. به این ترتیب دیگر تیم شما این ویژگی را با شائبه تبعیض یا سایر ضابطه‌های دیگر متناظر نخواهد دانست. اما همان طور که گفتیم این روش نمی‌تواند عادلانه باشد. غالبا کارمندانی که اولین درخواست‌های مرخصی را ارائه می‌کنند، نسبت به دیگرانی که در آخرین موعدهای مقرر درخواست خود را می‌دهند بدگمان می‌شوند. اما اگر کارمندان این را در نظر بگیرند که قالب شرکت همین است، خواهند توانست سیستم برنامه ریزی در ابتدای سال را بپذیرند. با این سیستم برای مثال کارمندانی که انتخاب اول تعطیلات خود را بر مبنای تعطیلات تابستانی قرار داده‌اند خواهند دانست که در تعطیلات مناسبتی و اعیاد، این اولویت انتخاب را خرج کرده‌اند. بنابراین در طول این سیستم روند منصفانه و شفافی برای تمام کارمندان اعمال می‌شود. این روش تمام کارمندان را متقاعد می‌کند که انتخاب اول تعطیلات خود را دست کم تا مدتی مقرر باید اعلام کنند.

سو بلینک برنامه‌ریز روفری پارک می‌گوید: «سازمان دادن به مرخصی‌های سالانه مشکلی است که می‌تواند منجر به درگیر شدن اغلب مدیران شود. به خصوص زمانی که همه‌ کارمندان برای تعطیلات در یک موعد مقرر درخواست می‌کنند، مثلا در طول تعطیلات مدارس، تعطیلات سال نو، یا مناسبت‌‌های سالانه. به عنوان یک مدیر، وظیفه شما است که این درخواست‌ها را بر اساس عملکردی مدیریت کنید که از دخالت قضاوت شخصی شما درباره اینکه چه کسی باید و می‌تواند به مرخصی برود پرهیز شود. دخالت مستقیم می‌تواند در صورتی که تقاضای آنها رد شود منجر به احساس‌های ناخوشایند در کارمندان یا حتی تنش بین آنها شود، چرا که مسائل احساسی و هیجانی در تصمیم‌گیری شکل گرفته است.»

روش‌‌های گفته شده در بالا رویکردهایی عملی است که به وسیله آنها می‌توانید امور را راحت‌تر بگذرانید. اگر در حال حاضر در سازمان شما سیستم مشخصی اعمال نمی‌شود از همین حالا یک روش عملی پیشنهاد دهید که بتواند روند مشخصی را پیش روی شما و سازمانتان قرار دهد که تعیین کند چه کسی و چه زمانی می‌تواند به مرخصی برود. یک تقویم بالقوه در مکان عمومی شرکت اختصاص بدهید و از کارمندان بخواهید که با سوزن‌های ته‌گرد، یا برچسب روی آن اولویت مرخصی‌های سال خود را مشخص کنند.

وقتی موعد تعطیلات یا مناسبت‌های سالانه نزدیک می‌شود اطمینان حاصل کنید که کارمندانتان با تشریک مساعی مسائل مربوط به زمان مرخصی را بین خودشان حل کرده‌اند. اغلب این روند به صورت غیررسمی اتفاق می‌افتد اما به آنها این فضا را می‌دهد که این مسوولیت را بپذیرند و با مشکلات آن کنار بیایند و دیگر تنها یک نظاره‌کننده نباشند.

به عنوان یک تیم بحث کردن و علنی کردن ضوابطی که بر اساس آن تصمیم به ارزیابی درخواست‌ها می‌کنید باعث می‌شود که فضایی شفاف و دموکراتیک را در محیط کار فراهم نمایید. از مشی منفعلانه پرهیز کنید و اطمینان حاصل کنید که بوروکراسی شما توقعات و احتیاجات کارمندانتان را برآورده ‌کند و در طول سال تیم خود را با روندی درگیر کنید که درباره جدی و مهم بودن این سیستم آگاه باشند.

مترجم:علی موقر

منبع:Edge.com