کتابخانه تخصصی در پردیس

نمونه ای از برنامه های آشنایی با کتابخانه با هدف مدیریت, هیئت علمی و کادر اداری

برنامه جامع آشنایی با کتابخانه و مرکز رسانه ‏ای به منظور تحت پوشش قرار دادن آن بخشهایی از جامعه دانشگاهی که اغلب توسط برنامه های آموزشی سنتی کتابخانه‌ای نادیده گرفته می‌شوند، گسترش یافت. تمرکز بر روی نیاز درک شده و مزایای سیاسی تحت پوشش قرار دادن مدیران و کادر اداری ، همچنین اعضای هیئت علمی پنهان در آموزش کتابخانه‌ای، کارکنان کتابخانه را به بررسی رفتارهای اطلاع یابی، جمعیت‏شناسی و تحقیقات پیشین انجام شده روی این گروه وا داشت. نمونه منتج به طور موفقیت ‏آمیز اجرا و ارزیابی شد. شرایط آینده و نیازهای تحقیقی مورد بحث قرار خواهند گرفت.

بسیاری از اقدامات کتابخانه های دانشگاهی که شامل یکی از اهداف اصلی آنهاست، ارائه خدمات به اعضای هیئت علمی دانشجویان و کارکنان مؤسسات وابسته‌‏شان است. هر چند اغلب، نیازهای مدیریت و کارکنان [دانشگاه] به عنوان کاربران کتابخانه یا کاوشگران اطلاعات ممکن است مورد غفلت قرار گرفته یا سهواً نادیده گرفته شود. کارکنان مدیریتی و کارکنان اداری می‌‏توانند ۶۴% نیروهای استخدامی یک مؤسسه دانشگاهی را تشکیل دهند. با در نظر گرفتن [درصد] آنها به صورت میانگین، مدیریت و کارکنان اداری بزرگترین جامعه سازمانهای دانشگاهی را می‌سازند. اکنون زمان آن فرا رسیده است که کتابخانه های دانشگاهی همانند کتابخانه های تخصصی برای مدیریت و کادر اداری مؤسساتشان به مرور و بررسی خودشان بپردازند. این گروه بخش بزرگی از جامعه مؤسسه دانشگاهی است، بطوریکه نقشهای جدایی ناپذیری را در دایر نگهداشتن مؤسسه ایفا می‌کنند، و می‌توانند بطور وسیعی از خدماتی که کتابخانه های دانشگاهی باید ارائه دهند، سود ببرند. برنامه های آشنایی با کتابخانه برای مدیریت و کادر اداری دانشگاه، فضایی مفید برای شناسایی و نشان دادن نیازهای اطلاعاتی و رفتارهای اطلاع یابی این گروه استفاده کنندگان و همچنین بالا بردن آگاهی این گروه از منابع و خدمات کتابخانه‌‏شان هستند.

نه تحقیقات زیاد و نمونه های چاپ شده مربوط به استفاده مدیریت و کادر اداری از کتابخانه های دانشگاهی وجود دارد، و نه نیازهای اطلاعاتی و رفتارهای اطلاع یابی آنها به صورت وسیع کشف شده است. در پژوهش دقیق مجلات تخصصی در حوزه آموزش و علم کتابداری و اطلاع رسانی، برخی منابع تحقیقی و روش شناختی یافت شدند. با این وجود، آن منابع مربوط به ۵ تا ۲۰ سال پیش بودند، و نیاز به تحقیقات جاری بیشتر در این حوزه با در نظر گرفتن افزایش وسیع منابع پیوسته را نشان می‌دادند.

باربارا کلون، رییس آموزش کتابشناختی کمیته مدرسان بخش علوم رفتاری و آموزشی (EBSS) انجمن کتابخانه های تحقیقی و دانشکده‌ای (ACRL) مقاله‌ای در سال ۱۹۸۸ منتشر ساخت که به طور گسترده نکاتی را که باید هنگام طراحی [و برنامه ریزی] یک جلسه آشنایی یا آموزشی برای کارکنان اداری و مدیریت در محیطهای دانشگاهی در نظر گرفته شود، توصیف می‏نمود.

کلون اظهار می‌دارد این مقاله یک «طیفی از اندیشه های به دقت انتخاب شده » است که ایده هایی را در مورد این که در یک جلسه آشنایی با کتابخانه برای مدیریت، اعضای هیئت علمی، و کارکنان، چه چیزهایی باید ارائه شود، پیشنهاد می‌کند. کمیته برنامه‌ریزی ارائه [جلسه] را به چهار بخش تقسیم می‌کند: راهبردهای آموزشی، خدمات و بخشهای کتابخانه‌ای، بازیابی و دسترسی به اطلاعات، و ابزار مرجع. هر بخش رئوس مطالب مفصلی از این که چه چیزی ممکن است یا ممکن نیست محتوای بالقوه یک جلسه آشنایی برای این گروه باشد، ارائه می‌دهد. بعلاوه، کلون کتابشناسیهایی را با موضوع منابع مرجع ارائه داد که می‌توانست برای دفاتر مدیریتی ویژه، نظیر: بورسهای تحصیلی و اساسها، یا اعتبارگذاری آموزش عالی.

کلون در توصیف نیازهای اطلاعاتی و رفتارهای اطلاع‏ یابی این گروه دقت به خرج داد، اما روش کیفی یا کمی انجام نداد، بلکه بعضی شواهد داستان گونه (روایتی) از نیازهای اطلاعاتی کادر اداری و مدیریتی را فراهم نمود. این مقاله یک منبع عالی در مورد مبنا قرار دادن یک جلسه آشنایی است، اما یک منبع قدیمی است برای این که استفاده وسیع از رایانه و منابع الکترونیکی را در کتابخانه های امروز به حساب نیاورده است. این عامل مهم است، زیرا افزایش فن‏آوری در کتابخانه ها ممکن است برای برخی کاربران بالقوه در این گروه ترسناک باشد، و می تواند سرانجام، آنها را طوری بترساند که ابدا از منابع کتابخانه استفاده نکنند. به دلیل افزایش منابع و اطلاعات قابل دسترس به شکل الکترونیکی برای کارکنان کتابخانه ها، معرفی این منابع در برنامه های آشنایی با کتابخانه برای همه گروههای کاربری، مهم می‌باشد. تا کنون از روش شناختی برنامه های آشنایی با کتابخانه برای معرفی این فناوریها و منابع، برای گروههای کاربری غیر سنتی که در متون علم کتابداری و اطلاع رسانی مشخص نیستند، استفاده شد.

پژوهش جین ال هسارد ویلکینز و گلوریا جی لکی بر روی نیازهای اطلاعاتی و رفتارهای اطلاع‏ یابی حرفه‏مندان و کادر مدیریتی دانشگاه است. نتایج [این تحقیق] نشان می‌دهد، بیشتر اطلاعات مورد نیاز [این گروه] بخشی از متون حرفه‌ای یا توسعه های جاری در این حوزه ها و به دنبال آن نیاز به آیین‏نامه ها و اطلاعات داخلی دانشگاه، و نیاز به دستنامه های متون فنی است. بعلاوه، ویلکنیز و لکی دریافتند که حرفه‏مندان و کادر مدیریتی دانشگاه احساس می‌کنند که همکاری، ارتباطات حرفه‌ای و منابع بخشی [ دپارتمانی] در بدست آوردن اطلاعات مورد نیاز خیلی مهم هستند، در حالیکه ظاهراً کتابخانه را بعنوان منبع اطلاعات برای این گروه به حساب نمی‏آورند.

همچنین رو یلکنیز و لکی گزارش کردند که بررسی ۳۰% پاسخ دهندگان نشان می‌دهد آنها هرگز از نظام کتابخانه پردیزه دانشگاهشان استفاده نمی‌کنند. در حالیکه فقط ۷% خودشان را مراجعان دائمی درنظر می‏گیرند. کشف جالب دیگر ویلکینز و لکی نشان می‌دهد چگونه کارمندانی که به طور مستقیم به دانشجویان خدمات ارائه می‌کنند خود را کاربران آشنا با کتابخانه در نظر می‏گیرند در مقابل آنهایی که به طور مستقیم به دانشجویان خدمات ارائه نمی‌کنند. این ممکن است به این دلیل باشد که آنها به نوبه خودشان بیشتر با خدمات و منابع جاری کتابخانه هستند، مانند کسانی که دانشجویان را در مورد این که چه منابع و چه خدماتی را مؤسسه باید ارائه دهد، آموزش می دهند. یافته های ویلکنیز و لکی که انصافا جدید هستند (منتشر شده در ۱۹۹۷)، برای فراگیری این که چگونه رفتارهای اطلاع یابی این گروه با پیدایش مداوم منابع الکترونیکی و دسترسی به آنها تغییر یافته است، می‌تواند مفید باشد.

همچنین، فراگیری این که چگونه یک برنامه آشنایی با کتابخانه خوب طراحی شده، رفتارهای اطلاع یابی این گروه را تحت تأثیر قرار داده، و دیدن این که اگر چنین برنامه‌ای از میان این گروه، کاربران کتابخانه‌ای بیشتری تولید می‌کند، می‌تواند مفید باشد.

پژوهش دروثی سی. استمپس با عنوان «خارج از چارچوب: توجیه نمودن [ آشنا ساختن] هیئت علمی پنهان»، مسئله هیئت علمی پنهان را نشان می‌دهد و نیز روش شناختی ارائه فرصتهای آشنایی با کتابخانه برای هیئت علمی پنهان را عرضه می‌کند.

اعضای هیئت علمی پنهان نوعاً مدیرانی نظیر مدیر گروهها و رؤسای دانشکده ها؛ معاوناتی که برای مؤسسه جدید هستند؛ یا دیگر مدرسان یا هیئت علمی که با خدمات و منابع کتابخانه آشنا نیستند، می‏باشند. استمپس ملاحظه کرد که در مؤسسه‌اش تعداد زیادی اعضای هیئت علمی پنهان که نمی‌دانند چگونه از کتابخانه استفاده کنند، وجود دارد، و اظهار کرد که مشکل اساسی در روابط بین هیئت علمی و کتابخانه آن است که عضو هیئت علمی پنهان نمی‌داند چگونه بطور موثر از کتابخانه استفاده کند و اساساً مقاوم برای اعتراف و روبرو شدن با نادانی‏اش است.

استمپس احساس کرد این مسئله میتواند برای دانشجویان مانعی شود، اگر هیئت علمی که از کتابخانه استفاده نمی‌کنند به طراحی و اختصاص دوره هایی بدون مراجعه به مجموعه کتابخانه‏شان، ادامه دهند، طوری که ممکن است دانشجویان از دسترسی نداشتن به منابع ضروری برای اتمام دوره یا پروژه آگاه گردند. روش‏شناسی استمپس، بررسی کارکنان کتابخانه برای یافتن این که چه مشکلات خاصی را در هنگام پرداختن با هیئت علمی در کتابخانه تجربه می‌کنند را شامل می‏شود. او سپس، اقدامات مناسب برای شروع به طراحی برنامه آشنایی با کتابخانه‌اش را به منظور این که کتابداران به ذهن بسپارند، ارائه می‌دهد.

اثر استمپس اهمیت توسعه کتابخانه را برای هیئت علمی و کارکنانی را که در محیطهای دانشگاهی سرویس می دهند، نشان می‌دهد. با وجود این که اثر استمپس کمی قدیمی است (منتشر شده در ۱۹۸۴) اما هنوز ایده های روش شناختانه‌ای را که می‌تواند برای [متناسب با] منابع و فن‏آوری امروز تغییر کند، ارائه می‌دهد، برای این که ما به خاطر بسپاریم که امروز ممکن است هنوز هیئت علمی پنهان در مؤسسات دانشگاهی وجود داشته باشند، و برای آن که آنها حامیان و کاربران کتابخانه ای ارزشمندی هستند که نیاز دارند منابع و خدمات کتابخانه، به صورت ویژه به آنها معرفی شود تا هم آنها بهره‌مند گردند و هم دانشجویانشان.

در زیر روش‏شناسی و ملاحظات بعد از توسعه یک برنامه آشنایی با کتابخانه برای هیئت علمی، مدیریت، و کادر اداری‏ تشریح می‌گردد.

● محیط و بافت

قبل از این که کسی در مورد توسعه برنامه های آشنایی با کتابخانه برای مدیریت، هیئت علمی، و کادر اداری تحقیق کند، نیاز دارد به بررسی این که به طور کلی این گروه استفاده کننده چه کسانی هستند؟، جزو چه محیطهای دانشگاهی هستند؟، و نیازهای اطلاعاتی و رفتارهای اطلاع یا بی آنها چیست؟

جمعیت مدیران و کادر اداری دانشگاهی در یک مؤسسه دانشگاهی عمومی چهارساله، تقریباً ۶۰% مرد و ۴۰% زن می‌باشد و از ۲۰ هزار دلار تا بیش از ۱۰۰ هزار دلار درآمد دارند این گروه متشکل است از حرفه‌ایها و غیر حرفه‌‏ایها. مقامهای حرفه‌ای، مدرسان غیر هیئت علمی [مدعو]، کارمندان بخش اجرایی، مدیریان، و مدیران ارشد را در بر می‏گیرد.

مقام های غیر حرفه‌ای، شامل کادر فنی و نیمه حرفه‌ای، کارمندان دفتری یا منشی‏ها [ دفترداران]، کارگران ماهر، یا کارگران خدماتی و تأسیسات را شامل می شود. جمعیت اعضای هیئت علمی در یک دوره چهار ساله مؤسسات دانشگاهی عمومی در تاریخ پاییز ۱۹۹۷ ۳۶% زن و ۶۴% مرد بود، و به طور متوسط ۴۸۳۵۵ دلار در سال تحصیلی ۱۹۹۸ - ۱۹۹۹ درآمد داشتند. اعضای هیئت علمی شامل استادان، دانشیاران، استادیاران، مدرسان و مربیان بود.

نیازها و رفتارهای کاربری مدیریت و کادر اداری دانشگاه کاملاً با نیازهای پژوهش مدار دانشجویان و اعضای هیئت علمی متفاوت هستند. این گروه کاربری اغلب پاره های اطلاعاتی خاص را جستجو می‌کنند و اغلب تواناییهای عملی را برای بدست آوردن اطلاعات مورد نیاز نشان می‌دهند. برای مثال، دفترداران اعضای هیئت علمی، دستیاران مدیریتی، و همقطارانشان [ همکارانشان] مکرراً خواستار تعیین محل یا یافتن مواد در کتابخانه هستند، گردآوری فهرستهای مواد رزرو شده، تهیه فتوکپی، درخواست خرید عناوینی که در مجموعه محلی یافت نشدند، یا یافتن جوابهایی برای انواع وسیعی از سئوالات و درخواستها. یک مطالعه نشان میدهد مدیریت و کارمندان دانشگاه رفتارهای اطلاع‏ یابی و کتابخانه‌ای خاصی نظیر موارد زیر دارند:

▪ آنها کاربران نامنظم یا "غیر کاربران" کتابخانه هستند.

▪ نیازهایشان همیشه سودگرا و عملگرا است. آنها اطلاعاتی را نیاز دارند که بطور ویژه سئوالهایشان را جواب می‌دهد، و سریعاً نیاز به جواب دارند.

▪ آنها مکرراً یک اثر خاص یا پاره اطلاعاتی خاص را بیش از یک ایده یا مفهوم وسیع جستجو می‌کنند.

▪ آنها اغلب برای برآورده شدن [ نیازهایشان] عجله دارند.

▪ آنها معمولاً منابع یا اطلاعات را برای سرپرستانی نظیر هیئت علمی یا مدیران سطح بالاتر بازیابی می‌کنند.

▪ آنها اغلب مطمئن نیستند چه چیزی را قصد دارند بیابند و برای یافتن آن کجا بروند.

از طرف دیگر اعضای هیئت علمی، اغلب دیدار شخصی از کتابخانه ندارند. چنانچه اغلب دستیاران پژوهش برای آنها قابل دسترسند یا منابع کتابخانه را از محلهای دور استفاده می‌کنند. منابع اطلاعاتی که اعضای هیئت علمی تمایل دارند به آن تکیه کنند، بیشتر ارتباط با همکاران، مراجع پیش از انتشار [منتشر نشده]، و ابزارهای کتابشناختی، نظیر فهرست است. منابعی نظیر گروههای خبری یا لیست سروهای الکترونیکی، و همچنین مجموعه های شخصی اعضای هیئت علمی که به هنگام نیاز اطلاعاتی مراجعه می‏شود. در بررسی بهار ۲۰۰۱ از ۱۳۴۵ عضو هیئت علمی در دانشگاه واشنگتن دریافت شد که بیش از ۸۶% پاسخ دهندگان اعضای هیئت علمی احساس می‌کردند کتابخانه دانشگاه واشنگتن یک منبع خیلی مهم بود، در حالیکه بیش از ۵۰% پاسخ دهندگان احساس می‌کردند بایگانیهای شخصی شان خیلی مهم بودند. نزدیک ۴۰% پاسخ دهندگان احساس می‌کردند شبکه جهانی ی وب یک منبع مهم بود.

و نزدیک ۳۱% پاسخ دادند که همکاران یک منبع خیلی مهم بودند. بعلاوه بیش از ۳۲% از پاسخ دهندگان هیئت علمی بیان کردند آنها شخصاً بطور ماهانه کتابخانه را دیدار می‌کنند، نوعاً برای یافتن یک کتاب یا مجله تخصصی؛ و بیش از ۴۸% فقط بطور فصلی کتابخانه را به منظور مشاوره با کارکنان کتابخانه دیدار می‌کنند.

رفتارهای اطلاع یابی شناخته شده مدیریت، کادر اداری، و اعضای هیئت علمی نیاز به آشنا کردن آنها با کتابخانه فیزیکی و منابع آن را نشان می‌دهد. با آن که اعضای هیئت علمی تجربه کتابخانه‌ای بیشتری از مدیران یا کادر اداری دارند، روشن است هر دو گروه می‌توانند از شرکت در یک جلسه آشنایی با کتابخانه، نظیر آنچه در این مقاله توصیف شد، بهره‌مند گردند.

تجربه مدیریت و کادر اداری محیط دانشگاه در مورد این پردیزه جالب و منحصر به فرد است، زیرا کتابخانه به دو مؤسسه مجزا که هر دو روی همان پردیزه غیر مسکونی قرار گرفته‌اند، ارائه خدمات می‌کنند. در پاییز ۲۰۰۰، دانشگاه واشنگتن، بوئل به ساختما نها پردیزه جدید منتقل شد، حال آن که دانشکده جامعه کاسکادیا درهایش را برای اولین بار روی همان پردیزه باز کرد. کتابخانه پردیزه به دانشجویان، کارمندان، و اعضای هیئت علمی هر دو مؤسسه به عنوان بخش باقیمانده نظام کتابخانه های دانشگاه واشنگتن خدمات ارائه می‌کند.

کتابخانه پردیزه در مرکز پردیزه قرار گرفته است و یک جمعیت دانشجویی تمام وقت (FTE) بیش از ۲۷۰۰ نفری را میان دو مؤسسه، که بسیاری از آنها جوان یا به سن قانونی رسیده هستند، را پشتیبانی می‌کند.

کتابخانه پردیزه برنامه های آموزشی بسیاری را برای دانشجویان و اعضای هیئت علمی دو مؤسسه ارائه می‌دهد، شامل تورهای کتابخانه‌ای، کارگاههایی در مورد یافتن چیزهایی در کتابخانه (مجازی و فیزیکی)، و آموزش مشترک مهارتهای سواد اطلاعاتی و کتابخانه‌ای با همکاری اعضای هیئت علمی. با این وجود، برنامه های آشنایی با کتابخانه یا آموزشی برای نشان دادن نیازهای اطلاعاتی تقریباً ۱۸۰ مدیر پردیزه و کادر اداری، و ۱۴۰ عضو هیئت علمی هر دو مؤسسه وجود نداشت. در ذیل، نمونه‌ای از برنامه های آشنایی با کتابخانه است که برای مدیریت، اعضای هیئت علمی، و کادر اداری ایجاد شد.

● طراحی برنامه

این برنامه آشنایی قصد داشت منابع و خدمات مرکز رسانه‌ای و کتابخانه را به این گروه کاربری به منظور تشویق آنها با استفاده از منابع و خدماتشان نشان دهد، و برخی مهارتهای اساسی را برای هدایت نیازهای اطلاعاتی شان به طور مستقل، ارائه دهد. بعلاوه، کارکنان کتابخانه می‏خواستند مدیریت، اعضای هیئت علمی، و کادر اداری دانشگاه قادر باشند به :

▪ مکان یابی پایگاههای خدماتی کتابخانه‏

▪ آشنا شدن با جنبه های مجازی و فیزیکی کتابخانه‏

▪ قادر به جستجوی پایگاههای اطلاعاتی و فهرست پیوسته باشند

▪ سفارش منابع از کتابخانه های دیگر رشته ها

▪ آنها هنگام نزدیک شدن به کارکنان کتابخانه به منظور درخواست کمک احساس راحتی کنند، و

▪ آگاه شدن از طرقی که کتابخانه می‌تواند آنها را با نیازهای اطلاعاتی‏شان کمک کند.

ملاحظاتی چند برای طراحی یک برنامه آشنایی با کتابخانه وجود دارد. نخست، اقداماتی برای در نظر گرفتن، نظیر:

▪ جلسه آشنایی با کتابخانه چه وقت باشد؟

▪ چه زمانی از روز باید برگزار شود؟

▪ چه مطالبی باید پوشش داده شود و چه مطالبی را می‌توان صرفنظر کرد؟

▪ چه مطالب برای بردن به خانه باید تهیه شود؟

▪ کتابخانه سودمندی (تأثیر) جلسه را چگونه می‌خواهد ارزیابی کند؟

کارکنان کتابخانه تصمیم گرفتند زمان جلسه را یک ساعت نگه دارند همراه با یک تور اختیاری و جلسه پرسش و پاسخ بعد از آن، زیرا برای شرکت کنندگان مشکل است که بخش زیادی از روزشان را با ما صرف کنند، و کارکنان کتابخانه نمی‏خواستند با ارائه حجم زیادی از اطلاعات در یک جلسه برای آنها اسباب سختی فراهم آورند. پس از ارجاع طرحهای دوره هر دو مؤسسه، کتابخانه تصمیم گرفت برنامه آشنایی را در بعد از ظهر بعد برگزار نماید، زیرا در آن زمان تعداد کلاسها کم بودند و بیشتر کارمندان و اعضای هیئت علمی علاقه‌مند برای شرکت [ در جلسه] قابل دسترس بودند.

مطالبی که پوشش داده شد شامل:

▪ صفحات وب مرکز رسانه‌ای کتابخانه و چگونگی یافتن آنها

▪ روشها و مزایای امانت گرفتن

▪ توضیح خدمات مرجع

▪ مقدمه‌‏ای بر خدمات مرکز رسانه‌ای

▪ جستجوی فهرست‏ [ کتابخانه]

▪ درخواست کتابها و مقالات‏

▪ چگونگی رزرو مواد،

▪ جستجوی پایگاههای اطلاعاتی

پوشش دادن این مطالب این گروه را بهتر با کتابخانه پردیزه آشنا می‏سازد، نیز نگهداشتن با محدودیت زمانی یک جلسه یک ساعته. هدف ارائه [ آموزشهای] پایه به این گروه بود، برای این که آنها نیاز پیدا می‌کردند به توانایی برآوردن نیازهای اطلاعاتی آینده‏‌شان به طور مستقل، و به آگاه ساختن آنها درباره این که چه انواعی از کمکها را کتابخانه می‌تواند ارائه کند، اگر آنها چیزی را که در مورد خودشان نیاز دارند، نمی یابند.

کارکنان کتابخانه، همچنین نیاز داشتند تصمیم بگیرند چگونه برنامه آشنایی با کتابخانه را تبلیغ و ترویج کنند، و اگر آنها [گروه کاربری] علاقه‌مند بودند، آنها را پیش ثبت نام کنند یا نه. کتابخانه توزیع آگهی‌ها را برای همه بخشها [دپارتمانها] در هر مؤسسه انتخاب نمود، با هدف ارسال دعوتنامه های اضافی بصورت پست الکترونیکی، و یادآوری کنند [کاربران] را که تاریخ جلسه آشنایی نزدیک است. آگهی‌ها، اینکه چه چیزی در جلسه پوشش داده می‏شد، زمان و مکان، پیش نویس ثبت نام در دوره را که آنها می‌توانستند آنرا به ما برای ثبت نام باز ارسال کنند، و یک آدرس پست الکترونیکی و شماره تلفنی که آنها می‌توانستند برای ثبت نام جلسه استفاده کنند، را در بر می‌گرفت.

با وجود افزایش ارتباط وسیع پردیزه از طریق پست الکترونیکی، کارکنان کتابخانه می‏خواستند آگهی‌هایی کاغذی را توزیع کنند برای اطمینان از این که آن کارمندانی که شغلشان نیاز ضروری به استفاده مکرر از پست الکترونیکی ندارد، نظیر کارکنان تأسیسات و نگهبانی، مطلع شوند. بعلاوه، بعضی از افراد به طرق متفاوتی به انواع مختلف تبلیغات پاسخ دادند. در توزیع دعوتنامه ها هم به صورت فیزیکی و هم الکترونیکی کتابخانه امیدوار بود تعداد زیادی افراد علاقه‌مند به [ شرکت در] جلسه را به دست آورد. کارکنان کتابخانه تصمیم گرفتند فرم پیش ثبت نام را درخواست کنند، بنا بر این، آنها می‌دانستند با چه نوع گروهی کار می‌کنند و چگونه بسیاری از افراد می‏خواستند در برنامه آشنایی شرکت کنند. این اطلاعات کتابخانه را کمک می‌کردند برای اطمینان از این که آنها مطالب کافی برای همه شرکت کنندگان دارند، و نیز اجازه می‌داد بدانند اگر آنها به طرح یا جلسه اضافی نیاز دارند.

در ثبت نام به روش بالا، کتابخانه از افراد علاقه‌مند در مورد مؤسسه‌ای که آنها برای آن کار می‌کردند، جایگاه شغلی و بخش [دپارتمان]، و اطلاعات مرتبط با آنها برای گردآوری برخی آمارها در مورد این که به طور کلی چه کسی در جلسه شرکت کرد و به جلسه علاقه نشان داد، سئوال می‌کردند.

بخش برنامه‌ریزی [طراحی] برنامه آشنایی، تصمیم‏گیری در مورد این که چه اسناد یا دیگر مطالبی را کتابخانه می‏خواست شرکت کنندگان با خود ببرند را، در بر می‌گرفت. کارکنان کتابخانه تصمیم گرفتند پوشه هایی شامل اسناد و اطلاعاتی در مورد همه محتوای پوشش داده شده در جلسه، نیز اطلاعاتی در مورد برخی چیزهایی که زمانی برای به بحث گذاشتن آنها در جلسه یک ساعته ا وجود نداشت را برای هر شرکت کننده تهیه نمایند، در میان دیگر چیزها، مواردی شامل: یک سیاهه وارسی هنگام شروع جلسه؛ اسناد سئوالات متداوّل؛ اطلاعاتی در مورد اصطلاح‏ شناسی کتابخانه؛ نقشه های کتابخانه؛ اطلاعات تماس با کتابداران و کارمندان کتابخانه. تهیه مطالبی برای بیرون بردن [ از جلسه] برای شرکت کنندگانی توانا برای اینکه اطلاعات قابل دسترس یا ساده ارائه شده برای همه اوقات داشته باشند، و اجازه بده به آنها تا در مورد منابع و خدمات با جزئیات، بعد از این که جلسه آشنایی را ترک کردند، بیشتر بخوانند.

به منظور ارزیابی برنامه آشنایی، کتابخانه ابتدا تصمیم گرفت پرسشنامه خیلی خلاصه ارزیابی را در انتهای نشست توزیع کند، جایی که شرکت کنندگان می‌‏توانستند آن را کامل کرده و به کتابخانه باز گردانند، یا این که آن را با خودشان ببرند و از طریق پست پردیزه برگردانند. پس از جوابگویی تعداد کمی از پرسشنامه های کاغذی، کارکنان کتابخانه تصمیم گرفتند یک پرسشنامه پیوسته با همان محتوا تهیه کرده و برای افرادیکه در جلسه آشنایی شرکت کردند پست الکترونیکی کنند. طراحان برنامه آشنایی احساس کردند شانس بهتری برای دریافت بازخوردهای بیشتر دارند اگر پرسشنامه را در روشی مناسب‏تر تهیه می‌کردند.

منابع

۱. U.S. Department of Education. National Center for Education Statistics. Digest of Education Statistics, ۲۰۰۰ (NCES ۲۰۰۱-۰۳۴, by Thomas D. Snyder. ProductionManager, Charlene M. Hoffman. Washington, D.C.: ۲۰۰۱): Table ۲۲۵.

۲. Stuart Basefsky, “The other client,” College& Research Libraries News ۶۱۲(۲۰۰۰): ۱۰۰–۱۰۱.

۳. Barbara Celone, “Teaching Library and Information Retrieval Skills to Academic Administrators and Support Staff,” College & Research Libraries News ۴۹۴(۱۹۸۸): ۲۱۷–۲۲۳.

۴. Celone, p. ۲۱۷.

۵. Janie Hessard Wilkins & Gloria J. Leckie, “University Professional and Managerial Staff: Information Needs and Seeking,”

College & Research Libraries ۵۸۶ (۱۹۹۷): ۵۶۱–۵۷۳.

۶. Dorothy Stamps, “Out of the Woodwork: Orienting the “Invisible” Faculty,” The Georgia Librarian ۲۱ (۱۹۸۴): ۹۰–۹۲.

۷. Stamps, pp. ۹۰–۹۲.

۸. National Education Association, NEA Almanac of Higher Education (Washington, D.C.: NEA Communications Services:۲۰۰۰).

۹. U.S. Department of Education. National Center for Education Statistics. Digest of Education Statistics, ۲۰۰۰ (NCES ۲۰۰۱-

۰۳۴, by Thomas D. Snyder. Production Manager, Charlene M. Hoffman. Washington, D.C.: ۲۰۰۱).

۱۰. U.S. Department of Education. National Center for Education Statistics. Digest of Education Statistics, ۲۰۰۰ (NCES ۲۰۰۱- ۰۳۴, by Thomas D. Snyder. Production Manager, Charlene M. Hoffman. Washington, D.C.: ۲۰۰۱): Tables ۲۳۰, ۲۳۸.

۱۱. Thomas H. Patterson, “Library Skills Workshops for Support Personnel,” RQ (Summer ۱۹۸۰): ۳۵۱–۳۵۳.

۱۲. Celone, pp. ۲۱۷–۲۲۳.

۱۳. Don Spanner, “Border Crossings: Understanding the Cultural and Informational Dilemmas of Interdisciplinary Scholars,”

The Journal of Academic Librarianship ۲۷۵ (۲۰۰۱): ۳۵۲–۳۶۰.

۱۴. Spanner, pp. ۳۵۲–۳۶۰.

۱۵. University of Washington Libraries, “Spring ۲۰۰۱ Faculty Library Use Survey,” [Online]. Available: http://www.lib.washington.edu/surveys/survey۲۰۰۱Web-Pages/facultyresultsfinal۲۰۰۱.htm (accessed August ۲۰۰۲).

۱۶. For the ۲۰۰۱/۲۰۰۲ academic year, Cascadia Community College (CCC) had ۱۴۳۵ FTE while University of Washington, Bothell had ۱۲۹۶ FTE. Additionally, CCC had a total head count of about ۴۰۰۰ students.

۱۷. Bodil H. Gilliam, “Beyond Bibliographic Instruction,” Southeastern Librarian ۳۱۱ (Spring ۱۹۸۱): ۸–۱۰.

۱۸. Laurie Sabol, “‘Discover Untold Treasures’: A Practical Approach Toward Independent Library Use by Support Staff,” in Reaching and Teaching Diverse Library User Groups, edited by Teresa B. Mensching (Ann Arbor, MI, Pierian Press, ۱۹۸۹), ۶۳–۷۶.

۱۹. Basefsky, pp. ۱۰۰–۱۰۱. ۲۳۶ The Journal of Academic Librarianship

---