مدیریت زمان در فرایند جستجوی شغل

قبل از وارد شدن به حیطه برنامه ریزی امور زندگی , ابتدا باید خصوصیات وقت و زمان را بشناسید که در این راستا می توان گفت وقت یک پدیده شخصی است و تنها شما مصرف کننده آن به شمار می آئید, بنابراین هیچ کس نمی تواند به جای فرد دیگری از وقت او استفاده کند

فرایند جستجوی شغل از جمله اموری است که نیاز به برنامه ریزی دقیق و حساس داردو پس از برنامه ریزی و تعیین اهداف تنها با یک مدیریت قوی می توان در کوتاه مدت شغل مناسب را بدست آورد.نکته جالب این است که بیشتر کارجویان فرایند جستجوی شغل را در اوقات فراغت و یا بعد از انجام کارهای غیر ضروری انجام می دهند در صورتی که برای یک کارجوی موفق، فرایند کاریابی به عنوان یک شغل تمام وقت محسوب می شود نه یک تفریح. بنابراین شخصی که به دنبال کاری مناسب می گردد باید وقت خود را تحت مدیریت درآورد به این صورت که فرد تا حصول نتیجه در کاریابی بایستی از حداقل زمان، حداکثر بهره را ببرد یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل ۲۰ - ۸۰ است، یعنی از %۲۰ زمان برای انجام %۸۰ کارهایتان استفاده کنید. موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است. در این مقاله قصد داریم تا تعدادی از راهکارهای مدیریت زمان را به شما معرفی کنیم.

● مدیریت زمان

زمان از جمله نعمتهای گرانبهایی است که نیازمند برنامه ریزی دقیق می‌باشد. این امر ملاحظاتی را می‌طلبد و افرادی که قصد دارند وقت خود را برای انجام امور متنوع زندگی از جمله شغل و کاریابی سازماندهی کنند، باید به چند نکته اساسی توجه نمایند:

۱) توجه به مفهوم فراطلایی زمان

ارزش گذاردن بر ثانیه‌های زندگی ، زیربنایی‌ترین قدم در راه کنترل و مدیریت زمان به شمار می‌آید و این به معنای حساسیت داشتن به زمان است. قبل از وارد شدن به حیطه برنامه ریزی امور زندگی ، ابتدا باید خصوصیات وقت و زمان را بشناسید که در این راستا می‌توان گفت وقت یک پدیده شخصی است و تنها شما مصرف کننده آن به شمار می‌آئید، بنابراین هیچ کس نمی‌تواند به جای فرد دیگری از وقت او استفاده کند. از طرف دیگر ، وقت قرض دادنی و ذخیره کردنی نیست و افراد بطور یکسان از آن بهره‌مند هستند. بنابراین تنها راه برخورد با وقت ، استفاده درست از آن است. روی هم رفته می‌توان گفت که وقت غیر قابل تغییر است، لذا نه طولانی می‌شود و نه کوتاه. افرادی که جویای کارند حتی از کمترین وقت خود می توانند در این زمینه استفاده نمایند اینان باید این را بپذیرند که هر چه زودتر در این کوشش خود به نتیجه برسند برای آینده شغلی شان سازنده خواهد بود، به عنوان مثال احتمال دارد در اتوبوسی نشسته باشید و نفر بغل دستی شما به عنوان کارفرما ،نیاز مند فردی مثل شما باشد، بنابراین اگر مسلط به فن شبکه سازی باشید می توانید از این فرصت به خوبی استفاده نمایید.

۲) از بین بردن عوامل مخرب زمان

وقت با سه نوع از عوامل مخرب روبروست که در این میان ، عادتهای غلط فرد ، مهمترین عامل مخرب زمان به شمار می‌آید. تجربه نشان داده است که با کنترل چند نوع از عوامل مخرب ، می‌توان سایر آفتها را نیز محدود کرد. برای شناسایی عوامل تخریبی زمان ، بایستی به بررسی و مطالعه منشها و روشهای خود پرداخت و آفات موجود را شناسایی کرد. برای شناسایی آفتهای وقت ، بررسی عملکرد روزانه یکی از راههای مناسب به شمار می‌آید که در این راستا ، فرد می‌تواند با یادداشت عملکرد روزانه خود و تجزیه و تحلیل آن در طول روزها ، هفته‌ها و ماهها ، اشکالات موجود را دریابد. چنانکه گفته شد، شناسایی آفتهای تخریبی زمان ، یک گام اساسی در راه مبارزه به شمار می‌آید و نکته اینکه ، شناسایی این عوامل ، برخی راه حلهای مناسب را نیز روشن خواهد کرد.هر کس ی شاید در زندگی به گونه ای وقت و زمان خود را در زمینه هایی از دست بدهد و این به صورت یک عادت بر کل امور زندگی وی مسلط شود، شاید فردی از روی عادت بیشتر از حد معمولی بخوابد و یا با تلفن صحبت کند و یا تلویزیون تماشا نمایدو... اینها را با یک برنامه ریزی و مدیریت می توان به حد نرمال رسانید و آنگاه است که ارزش زمان و مدیریت آن قابل درک خواهد بود.

۳) تقسیم بندی و تفکیک زمان

در راستای تقسیم بندی و تفکیک زمان ، یک فرد بایستی اوقات مربوط به یک روز ، یک هفته و یک ماه را بطور واضح مشخص کند. مشخص شدن این اوقات موجب بوجود آمدن وقت اضافی برای فرد خواهد شد. در نخستین گام در تقسیم بندی زمان ، باید مشخص شود که فرد در یک هفته چند ساعت مطالعه ، خواب ، رفت و آمد ، نظافت شخصی ، صرف غذا و اوقات فراغت دارد و در همین راستا فرد بایستی برای انجام کارهای مورد نظر در یک روز ، یک هفته ، یک ماه ، سه ماه و شش ماه ، یک قاعده و معیار زمانی مشخصی داشته باشد. بنابراین هدف از تفکیک اوقات این است که بدانیم، بطور کلی اوقات شما چگونه صرف می‌شود و از چه قسمتهایی می‌توان کاست و برای آن ، برنامه‌های دیگری جایگزین کرد.

بطور مثال ، فرض کنید که قصد دارید در رقابتهای فشرده آزمون های استخدامی شرکت کنید، باید از هم اکنون ، زمان را تحت نظارت خود در آورید و بدانید که زمان یک سرمایه نامرئی است. باید بدانید که وقت روزانه ، هفتگی و ماهانه خود را چگونه می‌گذرانید و برای موفقیت در این آزمون ها ، چگونه باید آنرا تقسیم بندی کنید. بسیاری از افراد برای موفقیت در آزمونهای مختلف ، هزینه‌های فراوانی را متحمل می‌شوند، ولی به یک اصل مهم یعنی مدیریت زمان آزمون توجه نمی‌کنند. از طرفی ، بعضی افراد برنامه ریزی هم می‌کنند، پس برنامه ریزی آنان منطبق با استانداردهای علمی نیست و چه بسا ، یکی از علل مهم شکستشان در آزمون ، همین امر می‌باشد.

فردی که جویای کار می باشد با یک تقسیم بندی زمان خود می تواند به همه کارهای روزمره خود برسد برای مثال فرد می تواند تمام کوششهای کاریابی خود را به صورتی منظم و در وقتهای تعیین شده به انجام برساند،در یک زمان مشخص با ادارات و سازمانهای مختلف تماس برقرار کند در یک زمان مشخص رزومه بنویسدوآن را در جاهای مورد نظر توزیع نماید و در یک زمان مشخص با کارفرما ملاقات حضوری داشته باشد یعن سعی بر این داشته باشد که کارهای مشابه را باهم و در کنار هم انجام دهد.

۴) هدف گذاری امور زندگی

هر فردی معمولاً در زندگی یک هدف کلی داشته و توسط تعریف کردن خرده هدفهایی سعی در رسیدن به آن هدف کلی دارد ، فرایند جستجوی شغل و اشتغال به کار نیز به عنوان یک خرده هدف مقدمات رسیدن فرد را به هدف نهایی اش فراهم می نماید، بنابراین فرد کارجو بایستی تمامی انگیزه ها و توان خود را در مرحله ای خاص متمرکز بر فرایند کاریابی نماید،زیرا حرکت روان و موفق مسیر زندگی نیازمند این است که فرد صاحب شغلی شود تا از آن طریق بسیاری از نیازهای روانی و مادی خود را تعیین نماید.

سازماندهی فعالیتها و برنامه‌های زندگی

از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می‌‌شوند:

الف) کارهای مهم و فوری:

این کارها خود به خود انجام می‌‌گیرد، یقین بدانید اگر در دوران بیکاری مهمترین کار خود را کاریابی قرار دهید و در این راه از هیچ کوششی دریغ نکنید زودتر از آنچه که انتظارش را دارید به نتیجه می رسید پس در این دوران می توان مشغله مهم و فوری شما را کاریابی دانست.

ب) کارهای مهم و غیر فوری:

این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌‌کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می‌‌اندازند این دسته کارها را می توان در کنار کوشش کاریابی و در وقتی مناسب به انجام رسانید

ج) کارهای فوری و غیر مهم:

این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام می‌‌شود و همیه دور از انتظار نخواهند بود و احتمال دارد انسان را در فرایند کاریابی نیز کمک کند و یا آنرا مختل نماید ولی بسته به شرایط متغیر است.

د) کارهای کم اهمیت و غیر ضروری:

بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری ( گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خود را به این کارها سرگرم می‌‌کنند و جویندگان کار باید مراقب باشند که بعد از شکستی که در یک فعالیت کاریابی دریافت می کنند زمان خود را با این فعالیتهای غیر ضروری از دست ندهند بلکه بعد از یک استراحت معقول، با انرژی بیشتری تلاش خود را شروع نمایند،زیرا شکست در فرایند کاریابی اجتناب ناپذیر بوده و فرد از آن باید به مثابه یک تجربه ارزشمند استفاده نماید.

۵) عزم و اراده برای اجرای برنامه‌ها

اگر برنامه ریزی برای هدایت برنامه جستجوی شغلی همراه با مدیریت و اراده لازم و کافی نباشد محکوم به شکست خواهد بود بنابراین فرایند دشوار جستجوی شغل علاوه بر مسائل ذکر شده نیازمند انگیزه و پشتکار فراوان است،زیرا کسی که دارای اراده کافی نباشد پس از هر شکست در کوشش کاریابی با فقدان انگیزه و اراده مواجه خواهد شد و این یعنی شکست یک برنامه ریزی.

از رحمان مهدی نژاد قوشچی

کارشناس ارشد مشاوره شغلی