چهارشنبه, ۶ تیر, ۱۴۰۳ / 26 June, 2024
مجله ویستا

چگونه با موضوع تعدیل نیرو در شرایط بحران برخورد کنیم


چگونه با موضوع تعدیل نیرو در شرایط بحران برخورد کنیم

راه صحیح برای مدیریت محیط کار

در اینکه امروزه وضعیت کسب‌وکار بسیارسخت و مشکل شده است هیچ تردیدی وجود ندارد. خواه شما کسب‌وکار شخصی خود را داشته باشید، مدیرسازمانی باشید یا مسوولیت افرادی را برعهده داشته باشید، می‌بایست فشار زیادی را تحمل کنید تا میزان کمتری از مشکلات و مخاطرات، گریبان سازمان یا محیط کار شما را بگیرد.

یکی از عوامل کلیدی برای حصول موفقیت، دانستن نحوه درست مدیریت افراد – علی‌الخصوص در مواقع تصمیم‌گیری برای کاهش نیرو است.

● افرادی را که نیاز دارید در کنارتان نگه دارید

تصور اینکه کارمندان شما تنها به داشتن شغل فعلی شان راضی و خشنود هستند و هرگز رویای ترک سازمان را ندارند کاملا غلط و اشتباهی پرهزینه است. طی تحقیقی که در سال ۲۰۰۸ توسط دانشگاه ویسکانسین آمریکا صورت پذیرفت مشخص شد کوچک‌سازی سازمان و تعدیل نیرو باعث بروز تغییر و تحول فراوان در میان کارمندان و خروج بخش عمده‌ای از آنها که افرادی موثر و مفید برای سازمان بودند، می‌گردد. اگرچه ممکن است در ظاهر چیزی نمایان نباشد، اما کارمندان ناراضی همواره در جست‌وجوی فرصت‌های جدید هستند.

اکنون سوال این است: چطور می‌توان از خروج این دسته از کارمندان از سازمان جلوگیری کرد؟ باید تلاش کنید تا روحیه کارمندان را بالا ببرید. ضعیف بودن روحیه باعث عدم رضایت و کاهش بهره‌وری می‌شود. این قضیه در زمان بحران اقتصادی کمی چالش‌برانگیز است ولی غیرممکن نیست. در اینجا می‌گوییم چگونه:

۱- ارتباطات خود را بیشتر کنید

یکی از بدترین رویه‌هایی که می‌توان در پیش گرفت این است که افراد را از مسائل بی‌اطلاع گذاشت. افراد تمایل دارند بدانند زمان تعدیل کی فرا می‌رسد چون آنها بوی آن را استشمام می‌کنند. اما اگر شما آنها را در حدس و گمان رها کنید تنها مسبب بروز شایعه‌های مخرب و تضعیف روحیه کارمندان خواهید شد. با کارمندانتان صادق و شفاف باشید. درباره تاثیرات اقتصاد روی سازمان‌تان هرچه می‌دانید و نمی‌دانید با آنها در میان بگذارید. هر کاری می‌کنید فقط خبرهای بد و سخت را از طریق ایمیل، پیام کوتاه و...، به آنها منتقل نکنید. این رفتار فاقد آهنگ موزون همدلی است، خیلی سرد و از روی بی‌توجهی است. جلسات مرتب و منظمی ترتیب دهید تا کارمندان بتوانند سوالات شان را بپرسند حتی اگر جواب برخی سوال‌ها را نمی‌دانید.

۲- به موضوع آموزش بیشتر بها دهید

شاید سرمایه‌گذاری روی هر مقوله‌ای در زمان بحران اقتصادی کمی پیام‌آور نتایج معکوس باشد، اما واقعیت این است که اکنون زمان صرف زمان و پول بیشتر برای کارمندان است. استمرار برای برنامه‌ریزی‌های آتی و واقف کردن کارمندان به این موضوع که آنها بخش مهمی از سازمان هستند، افراد را به سمتی می‌برد که بتوانند و بخواهند روحیه خود را حفظ کنند. این اقدامات الزاما نمی‌بایست توأم با هزینه‌های آنچنانی باشد. می‌توانید از فرصت آموزش‌های مجازی، همایش‌ها، ترغیب کارمندان برای شرکت در کلاس‌های آموزشی ارزان‌قیمت، برگزاری برنامه‌های مشاوره استفاده کنید. حتی می‌توانید تعدادی از آنها را به دوره‌های آموزشی برون سازمانی بفرستید تا هر چه یاد می‌گیرند را به سایر کارمندان نیز منتقل کنند.

۳- کارمندان را در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت دهید

تا جایی که امکان دارد کارمندان را در تصمیم‌گیری‌های مهم مانند تعدیل و کاهش حقوق و مزایا، شریک کنید. از آنجایی که آنها در وضعیت نامطلوبی قرار دارند می‌توانند به منظور حفظ بقای خود، ایده‌های خوبی مثلا در خصوص کاهش هزینه‌ها و حذف فرآیندهای نامطلوب کاری، ارائه کنند. ضمنا شما هم متوجه خواهید شد که کارمندان تا چه اندازه تلاش می‌کنند تا از ورود ضرر و زیان به کار، پرهیز شود. اگر شما در شرایط سخت و وحشتناکی به سر می‌برید آنها می‌توانند به جای تعدیل، ایده‌های جایگزینی مانند تأخیر در پرداخت ها، کاهش ساعت کاری و برخی صرفه جویی‌های دیگر ابراز کنند. مهم‌تر اینکه با مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها، آنها احساس می‌کنند حرفشان خریدار دارد و تصور نمی‌شود که هیچ نقشی ندارند و پشت درب‌های بسته جلسات مانده‌اند.

۴- مثبت باشید

نگرش مثبت یک امر مسری است. سعی کنید نگاهتان مثبت باشد و به یاد داشته باشید که حتما خبرهای خوب و جالب را بین کارمندان منتشر کنید.

۵- سعی نکنید همه چیز را قطع کنید

زمانی‌که بودجه‌ها محدود می‌شوند، اولین انگیزه‌ای که در مدیران ایجاد می‌شود قطع تمام مواردی است که به نظر غیرضروری می‌رسند. اما اگر می‌توانید برخی از این موارد را هر چند کوچک – که کم هزینه هم باشند – نگه دارید و پرداخت کنید، چرا که این مساله باعث تقویت روحیه کارمندان می‌شود

● آخرین گزینه: کنترل و مدیریت تعدیل

به سادگی می‌توان دریافت که تعدیل و خاتمه خدمت کارمندان یکی از مشکل‌ترین بخش‌های کاری هر مدیر است که البته اجتناب‌ناپذیر بوده و شما به عنوان یک مدیر بالاخره در شرایطی نیاز دارید تا با این موضوع روبه‌رو شوید.

اگرچه ممکن است کمی عجیب به نظر برسد اما تعدیل برخی و ابقای برخی دیگر، پدیده‌هایی هستند که با هم و در کنار هم اتفاق می‌افتند. اینکه چطور تعدیل را هدایت کنید و چگونه با افرادی که باقی می‌مانند رفتار کنید، مستقیما روی مسائل و تصمیمات مهم شما تاثیر خواهد گذاشت. سوءمدیریت در مواجهه با هر دو مقوله منجر به مشکلات رفتاری و کاهش بهره‌وری کارمندان می‌شود.

چرا انجام صحیح فرآیند تعدیل تا به این حد حائز اهمیت است ؟ یکی از دلایل این است که ما در عصر تکنولوژی و رسانه‌های اجتماعی زندگی می‌کنیم، که در این فضا کارمندان سابق شما به راحتی می‌توانند اطلاعات و تجربیات‌شان را در شبکه‌های اجتماعی فاش کنند. حال اگر این یادداشت‌ها و نکات، منفی باشند قطعا به اعتبار و حیثیت سازمان شما لطمه وارد می‌شود و شما را در جذب مشتریان و کارمندان جدید دچار مشکل خواهد کرد.

بدانید کارمندانی که می‌مانند به دقت اعمال و رفتار شما را تحت نظر می‌گیرند. با افرادی که تعدیل می‌کنید با عزت و احترام رفتار کنید، با این کار احترام دیگران را برای خود به ارمغان می‌آورید. عدم احساس همدردی و برخوردهای نظامی وار با یک کارمند مورد احترام در سازمان، حتما شما را با انتقادهای شدید از سوی کارمندان دیگر مواجه می‌کند که این مساله باعث کاهش وفاداری و اعتماد آنها نسبت به شما می‌شود.

دلیل دیگری که اهمیت دارد و توجه شما را در فرآیند تعدیل طلب می‌کند این است که دنیای کسب‌وکار امروزی به سرعت در حال پیشرفت ارتباطی است؛ یعنی اینکه رسانه‌های اجتماعی بیش از پیش وارد دنیای تجارت و کسب‌وکار شده اند. در اینچنین محیطی دیگر فاصله شما و کارمند یا کارمندان سابقتان، فاصله زیادی نخواهد بود. هرگز فراموش نکنید که همین افراد ممکن است در آینده مشتری سازمان شما باشند.

اکنون سوال این است که چگونه می‌توان اطمینان پیداکرد که یک مدیر روش درستی را در مقابله با این رویداد در پیش گرفته است و اثرات منفی کمتری را روی افراد و سازمان خواهد داشت ؟ چهار اصل در این باره وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌گردد.

۱- با دقت برنامه ریزی کنید

اگر در شرایطی قرار گرفتید که مجبور بودید افراد را تعدیل کنید، نامعلوم و نامشخص تصمیم گیری نکنید. وقت کافی بگذارید تا مطمئن شوید زمانبندی برنامه‌های تعدیل و برنامه‌های کاری شما با هم تداخل نداشته باشند. اگر پروژه‌های مهم کاری در حال اجرا دارید اقدام به تعدیل را به آینده موکول کنید.مطمئن شوید که ایده و طرح مشخصی برای اتمام بحران پروژه‌های کاری تان دارید. آخرین چیزی که در این خصوص باید توجه کرد این است که دقت کنید افراد مهم و موثری که در پروژه‌های کاری جاری، مشغول هستند را کنار نگذارید که باعث ایجاد خلل در کار شما شود.

۲- آماده باشید

اگر شما آمادگی لازم را برای انجام این کار داشته باشید کار هم برای خودتان و هم برای افرادی که قصد تعدیل آنها را دارید، آسان‌تر خواهد بود. اگر لازم است، نوشته‌ای از کارهایتان آماده کنید و در مقابل آینه با خودتان تمرین کنید تا در هنگام اضطرار به مشکل برنخورید. سوالات احتمالی قابل طرح توسط کارمندان و جواب‌های آنها را لیست کنید و تکرار کنید. اعتماد به نفس داشته باشید، کوتاه سخن نگویید و درباره موضوع اصلی صحبت کنید.به یاد داشته باشید بیشتر صحبت‌هایی که در جلسات مطرح می‌شود، در خاطر افراد نمی‌ماند پس موارد مهمی مانند مزایای پایان خدمت، شماره تماس‌های لازم و سایر اطلاعات مکتوب را در برگه‌هایی بنویسید و همراه خود داشته باشید تا بتوانید به کارمندان ارائه کرده و تاثیر لازم را روی آنها بگذارید. همچنین اطمینان حاصل کنید که اقدامات و امکانات پشتیبانی بعدی را تهیه دیده باشید. مثلا فرصتی فراهم کرده اید تا افراد با همکارانشان برنامه خداحافظی ترتیب دهند؟ آیا آنها فرصت لازم دارند تا وسایل و تجهیزات شخصی شان را جمع کنند ؟ آیا می‌خواهید به آنها پیشنهاد دهید که شما وسایل‌شان را جمع می‌کنید و با پست به درب منزلشان می‌فرستید؟ و خیلی نکات مشابه دیگر.

۳- از قوانین مطلع باشید

یکی از مواردی که شما یا هر مدیری دیگری تمایل به درگیرشدن با آن را ندارید حضور در دادگاه‌ها و پرداخت هزینه‌هایی است که به تبع آن به شما تحمیل می‌شود. بنابراین مسوولیت‌های خود را به عنوان یک مدیر بشناسید. قوانین تصریح می‌کنند که شما باید حتما قبل از اخراج موضوع را به اطلاع فرد برسانید و مزایای قانونی آن را پرداخت کنید. همچنین قوانین دیگری نیز وجود دارند که شما می‌بایست ازآنها مطلع باشید. پس یک مشاور یا وکیل بگیرید یا با اداره کار محل خود تماس حاصل کنید و مطمئن شوید که اقدامات شما حتما با مفاد قانونی منطبق باشد تا بعدا مشکلی برایتان ایجاد نشود.

۴- با افراد با احترام و در حد منزلت شان رفتار کنید

این طبیعت انسان است که در شرایط نامطلوب و ناراحت خود را معذب می‌بیند و از قضیه دور می‌شود. اما شما به عنوان یک مدیر این مساله را ندارید. دور نگه داشتن خودتان از موضوع صرف اینکه نشان دهید شما هم ناراحت هستید، حال افراد را بهتر نخواهد کرد. به خاطر داشته باشید که این اتفاقات تقصیر شما نیست و اجتناب از افراد به هیچ وجه احساس گناه یا رنجش آنها را کمتر نمی‌کند بلکه شرایط را بدتر نیز می‌کند. با مهربانی رفتار کنید و احساس همدردی کنید. از دست دادن شغل یک پدیده‌ای است که فرد طی آن احساس حقارت می‌کند پس لااقل شما محترمانه با موضوع رفتار کنید. بدانید این فرآیند هم زمانی به پایان می‌رسد اما طرز رفتار شما در این حین، تاثیر مستقیمی روی کامیابی یا شکست شما در کارتان دارد. زمانی که پروسه تعدیل به پایان می‌رسد و قرار است تا کار مجددا به روال عادی خود بازگردد، از این قضیه اطمینان حاصل کنید که هم خودتان و هم کارمندانتان آماده شروع دوباره کار هستید.

مترجم: علیرضا ابوالفتحی

منبع: The Alliance of Sector Councils