وظایف مدیران برای افزایش بهره وری و کارآمدی

این گونه نیست که مدیران فقط در سر کار حاضر شوند و به طور تصادفی به انجام مسوولیت های خود بپردازند مدیران کارآمد, به خوبی می دانند چگونه این پنج مسوولیت اصلی خود برنامه ریزی, سازماندهی, هدایت کارکنان, رهبری و کنترل را انجام دهند

این‌گونه نیست که مدیران فقط در سر کار حاضر شوند و به طور تصادفی به انجام مسوولیت‌های خود بپردازند. مدیران کارآمد، به خوبی می‌دانند چگونه این پنج مسوولیت اصلی خود: برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت کارکنان، رهبری و کنترل را انجام دهند.

برنامه‌ریزی: این مرحله شامل تعیین نقشه راه برای دستیابی به یک هدف خاص است. به عنوان مثال، فرض کنید هدف سازمان رشد فروش شرکت باشد. در گام اول، مدیر باید تصمیم بگیرید برای دستیابی به این هدف چه اقداماتی لازم است. این اقدامات می‌توانند شامل افزایش تبلیغات، افزایش موجودی انبار یا افزایش تعداد کارمندان فروش باشد. این اقدامات در قالب یک برنامه تدوین می‌شوند. وقتی این برنامه تهیه شد، مدیر می‌تواند برای رسیدن به هدف که همان رشد فروش شرکت است، آن را دنبال کند.

سازماندهی: بعد از تهیه برنامه، لازم است مدیر تیم ابزارهای لازم را طبق برنامه سازماندهی کند. تعیین شرح وظایف و تفویض اختیار دو عامل مهم در سازماندهی هستند.

هدایت کارکنان: بعد از آنکه مدیر نیازهای خود را تعیین و سازماندهی کرد، اکنون نیاز به استخدام، انتخاب، آموزش و توسعه کارمندان دارد. مدیران در سازمان‌های بزرگ اغلب برای این منظور از واحد منابع انسانی کمک می‌گیرند.

رهبری: آنچه یک مدیر برای رسیدن به هدف به آن نیاز دارد فراتر از محدوده برنامه‌ریزی، سازماندهی و هدایت کارمندان است. او باید وظیفه رهبری را نیز به خوبی انجام دهد. رهبری شامل ایجاد انگیزه، برقراری ارتباط، راهنمایی و تشویق است. برای این منظور لازم است مدیر، کارمندان را راهنمایی کند، به آنها کمک کند و مشکلات آنها را حل کند.

کنترل: وقتی همه مولفه‌های مدیریت در کنار هم قرار گرفت، باز هم کار مدیر تمام نمی‌شود. او باید به طور پیوسته نتایج را در پیشرفت رسیدن به اهداف چک کند و هر اقدامی را که برای دستیابی به هدف لازم است سریعا به انجام رساند.

همه مدیران در هر سطحی در همه سازمان‌ها این وظایف را انجام می‌دهند، اما مدت زمانی که هر مدیر به هر بخش اختصاص می‌دهد بستگی به سطح مدیریت و ویژگی‌های خاص سازمان دارد.

● نقش مدیران

یک مدیر نقش‌های مختلفی دارد. او نه تنها یک مدیرو رهبر تیم است، بلکه یک برنامه‌ریز، سازمان دهنده، مشوق، مربی، حلال مشکلات و تصمیم گیرنده نیز هست. همه این نقش‌ها در یک نفر خلاصه می‌شود. البته موارد مذکور تنها چند مورد از نقش مدیران را شامل می‌شوند.

بعلاوه، برنامه زمانی مدیران اغلب بسیار فشرده است. آنها اغلب درگیر جلسات با کارمندان، مشکلات پیش‌بینی نشده، جلسات استراتژی و کارهای دیگر هستند و اغلب با ضیق وقت روبه‌رو می‌شودند. (به همین جهت، گاهی اوقات حتی فرصت پاسخ دادن به ایمیل‌ها را نیز ندارند).

● مهارت‌های مورد نیاز مدیران

مدیر شدن، کار هر کسی نیست. مهارت‌ها یا توانایی‌های خاصی لازم است تا دانش به عمل تبدیل شود و بتوان به وسیله آن به کارمندان کمک کرد تا کارآیی بهتری از خود نشان دهند ونتیجه مورد نظر حاصل شود. این مهارت‌ها در دسته‌بندی‌های زیر ذکر شده‌اند: فنی: این مهارت نیاز به توانایی در استفاده از تخصص ویژه‌ای برای انجام کاری خاص دارد. به‌عنوان مثال، حسابداران، مهندسین، محققین بازار و متخصصین کامپیوتر دارای مهارت‌های فنی هستند. مدیران، در ابتدا این مهارت‌ها را از طریق تحصیل به دست می‌آورند و بعد از آن به توسعه مهارت خود از طریق آموزش و تجربه شغلی می‌پردازند. مهارت‌های فنی در سطوح پایین‌تر مدیریت بسیار مهم هستند.

انسانی: این مهارت نشانگر توانایی حسن انجام کار در ارتباط با دیگران است. مهارت‌های انسانی در محیط کار، خود را در قالب روح اعتماد، شور و اشتیاق و ایجاد روابط بین فردی نشان می‌دهند. یک مدیر با مهارت‌های انسانی بالا دارای سطح بالایی از خودآگاهی و ظرفیت درک احساسات دیگران است. بعضی از مدیران از بدو تولد دارای مهارت‌های انسانی بالایی هستند و برخی نیز طی آموزش و تجربه چنین مهارت‌هایی را کسب می‌کنند. تفاوتی ندارد که مهارت‌های انسانی چگونه به دست می‌آیند، مهم این است که به واسطه طبیعت بین فردی و انسانی بالایی که در کار مدیران وجود دارد، این مقوله برای آنها یک موضوع حیاتی به حساب می‌آید.

ادراکی: این مهارت متضمن داشتن تفکر تحلیلی است. داشتن مهارت‌های تحلیلی به مدیران این امکان را می‌دهد که مشکلات را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنند تا به ارتباط میان اجزا پی ببرند و رابطه میان یک مشکل با مشکلات دیگر را درک کنند. از آنجا که مدیران مسوولیت‌های بزرگ‌تری در سازمان‌ها دارند، باید با مشکلاتی دست و پنجه نرم کنند که به‌رغم نامحسوس بودن، ممکن است عواقب دراز مدت سنگینی برای سازمان داشته باشند. مجددا تاکید می‌شود که لازم است مدیران در ابتدا این مهارت‌ها را از طریق تحصیل کسب کنند و بعد با آموزش و با کسب تجربه در شغل خود آن را توسعه دهند. هر چه سطح مدیریت بالاتر باشد، مهارت‌های ادراکی نیز مهم‌تر می‌شوند.

هر چند مهارت‌های ذکر شده در هر سه دسته فوق برای مدیران مهم هستند، اما اهمیت نسبی آنها با توجه به سطح مسوولیت مدیریتی افراد متفاوت است.

استادان رشته‌های بازرگانی و مدیریت همواره به دنبال یافتن روش‌هایی هستند که بتوانند مهارت‌های فنی، انسانی و ادراکی افراد را بالا ببرند و ویژگی‌های خاصی را در افراد توسعه دهند یا مهارت‌های خاصی در آنها ایجاد کنند که به افزایش کارآیی و بهره‌وری در مدیریت بینجامد. در زیر به برخی از این مهارت‌ها و ویژگی‌های فردی که مدرسه بازرگانی آمریکایی AACSB آن را منتشر کرده است اشاره می‌کنیم:

رهبری: توانایی تاثیرگذاری بر دیگران برای انجام کارها. درک واقعیت از خود: توانایی ارزیابی خود به طور واقع بینانه.تفکر تحلیلی: توانایی تفسیر و تشریح الگوها در اطلاعات موجود. انعطاف پذیری رفتاری: توان اصلاح رفتار فردی در جهت دستیابی به اهداف سازمانی برای ایجاد واکنش عینی و نه ذهنی. ارتباط شفاهی: توانایی بیان نظرات به طور شفاف در قالب کلمات. ارتباط نوشتاری: توانایی بیان نظرات به طور شفاف به صورت مکتوب. تاثیر فردی: توانایی ایجاد تاثیرمثبت و القای اعتماد به نفس. مقاومت در برابر فشار: توان انجام کار تحت شرایط استرس زا. آستانه تحمل پذیری در شرایط ناپایدار: توانایی انجام کار در شرایط مبهم و نامعلوم.

مترجم: رویا مرسلی

منبع: about.com