پست الکترونیک : کسب و کار یا سرگرمی؟

پست الکترونیک از محبوب ترین ابزارها در سازمان های نوین امروز و در خدمت مدیرات خلاق و پیشتاز است. پست الکترونیک هم نقش تسهیل کننده ارتباطات را به عهده دارد و هم نقل و انتقال سریع …

پست الکترونیک از محبوب ترین ابزارها در سازمان های نوین امروز و در خدمت مدیرات خلاق و پیشتاز است. پست الکترونیک هم نقش تسهیل کننده ارتباطات را به عهده دارد و هم نقل و انتقال سریع اطلاعات درون سازمانی و از بعد ارتباطات خارجی نیز توانسته رویه جدیدی از ارتباطات دوسویه با مشتری، شرکا و همکاران تجاری ایجاد نماید که دنیای تجاری پیچیده و رقابتی امروز که دیگر محدود به مرزهای یک محله، شهر و یا کشور نیست سخت نیازمند آن است. شرکت Quocirca که موسسه ای تحقیقاتی است در گزارشی جمع بندی نتایج نظر سنجی آنلاین خود با موضوع پست الکترونیک را با عنوان "?Email: Business or Pleasure" ارائه داده است که در اینجا ترجمه ای از این این جمع بندی را میخوانید. نسخه کامل این نظر سنجی که به مسائل جزئی تری در ارتباط با نتایج پرسش ها پرداخته را از اینجا دریافت کنید.

پست الکترونیک یک ابزار فوق العاده ضروری در کسب و کار است

بیش از ۸۰ درصد پاسخگویان پست الکترونیک را ابزاری بسیار مهم جهت ارتباطات داخلی سازمان خود ارزیابی کردند. نسبت مشابهی نیز یادآور اهمیت پست الکترونیک در ارتباطات خارج از سازمان نظیر مشتری ها، تامین کنندگان و شرکای تجاری شدند.

پست الکترونیک یک پیش شرط برای کسب و کار در دنیای مدرن تجاری

هنگامی که بررسی ها را با توجه به بزرگی سازمانها مورد بررسی قرار دادیم به نتایج جالبی دست یافتیم. سازمان های کوچک وابستگی کمتری جهت ارتباطات داخلی خود به پست الکترونیک دارند و مسلماً این به این خاطر است که کارکنان در چنین محیطی در مجاورت یکدیگر کار میکنند و این در حالیست که اهمیت پست الکترونیک برای ارتباطات خارجی بدون توجه به بزرگی سازمان از نسبت یکسانی برخوردار است و این مساله این واقعیت را مطرح میکند که پست الکترونیک اکنون یک مکانیزم پر اهمیت جهت ارتباطات Business-to-Business میباشد که همه سازمان ها باید جهت تجارت موثر از آن استفاده کنند.

پست الکترونیک برای ارتباطات شخصی نیز دارای اهمیت است و مرز بین استفاده تجاری و شخصی اغلب غیر قابل تشخیص میباشد

تقریباً نیمی از پاسخ دهندگان تایید کردند که ترافیک قابل توجهی از نامه های الکترونیکی شخصی از طریق سیستم های شرکت ارسال و دریافت میشود و حدوداً ۷۸ درصد تایید کردند که کاربران برای دسترسی به حسابهای پست الکترونیک شخصی خود از تجهیزات و امکانات شرکت استفاده میکنند و دو سوم نیز میدانستند که کاربران جهت دسترسی به حسابهای شخصی از سیستم خانگی خود استفاده میکنند.

شرکت های بزرگ بیشتر از شرکت های کوچک به تدوین یک سیاست و ضابطه خاص جهت استفاده شخصی از پست الکترونیک نیاز و اعتقاد دارند

بخاطر مسائل امنیتی و مسائل دیگر بیش از ۸۰ درصد کسب و کارهای بزرگ (با بیش از ۵۰۰۰ کارمند) سیاستهایی را جهت استفاده شخصی از پست الکترونیکی تدوین و اعمال نموده اند. در واقع ۱۸ درصد از این سازمان های بزرگ استفاده شخصی از پست الکترونیک در محیط کار را بطور کامل ممنوع کرده اند. نسبت استفاده کنندگان از یک سیاست محدود کننده پست الکترونیکی در سازمانهای متوسط (بین ۵۰۰ و ۵۰۰۰ کارمند) ۶۸ درصد، ۴۹ درصد در سازمان های کوچک ( بین ۵ تا ۵۰۰ کارمند) و ۲۴ درصد در سازمان های میکرو (کمتر از ۵ کارمند) میرسد.

پست الکترونیک فراتر از یک سیستم پیغام رسان رومیزی

از هر پنج پاسخ دهنده چهار نفر تائید کردند که فایلهای ضمیمه بصورت مکرر در نامه های الکترونیکی برای داخل و خارج سازمان ارسال و دریافت میشود. تقریباً دو سوم گفتند که فایلهای ضمیمه در نامه های شخصی بسیار متداول و عادی است. از این رو میتوان گفت پست الکترونیک دیگر یک سیستم پیغام رسان ساده نیست بلکه وسیله ای است که از آن جهت نقل و انتقال اسناد و اشیای با قالب الکترونیکی دیگر بجای سیستم سنتی پست استفاده میشود. بعلاوه، دسترسی به نامه های الکترونیکی حتی زمانی که در پشت میز کارمان نیستیم به یک مساله مهم تبدیل شده است. ۶۴ درصد پاسخ دهندگان یا یک سیستم دسترسی به نامه های الکترونیکی از طریق وب (Web-Based) راه اندازی نموده اند و یا برنامه راه اندازی چنین سرویسی را دارند تا افراد در زمانی که خارج از سازمان هستند نیز بتوانند به نامه های الکترونیکی خود دسترسی داشته باشند. درصد دسترسی از طریق VPN، PDA و Smartphone ها هم به ترتیب ۵۸، ۳۶، و ۲۴ درصد بود.

تاکید و فشار تولید کنندگان خدمات پست الکترونیک جهت پوشش دادن مسائل امنیتی تا بحال مناسب بوده و باید حفظ گردد

نتایج بدست آمده نشان میدهد که پست الکترونیک جای خود را هم در ارتبطات تجاری و هم شخصی باز کرده است و جدا نمودن ایندو از هم در بهترین شرایط دشوار و در بدترین شرایط غیر ممکن است. همچنین مشخص است که وجود ارتباطات چندگانه بین حسابهای مختلف و مکانیزم های دسترسی نیازمند امنیت و مدیریت در سطح سیستم میباشد. از این رو تولید کنندگان سرویس هایی که به ارائه خدمات پست الکترونیک میپردازند مسئولند که در سیستمهای خود امنیت را در نظر بگیرند. برای کسب و کارهای بزرگتر در اینجا تمرکز اصلی بر روی سرورهای ارائه کننده پست الکترونیک Microsoft و IBM است که به ترتیب ۶۲ درصد و ۱۸ درصد سهم بازار سرورهای ارائه کننده خدمات پست الکترونیک را با Microsoft Exchange و Lotus Domino به خود اختصاص داده اند. در سطح پایین تر باید هدف ISP قرار گیرند که به با خدمات پست الکترونیک بصورت POP۳/SMTP به کسب و کارهای کوچک کمک میکنند.

منبع:itbuzzer