IT و راهبردهای موثر مدیریت كسب و كار

اكنون مشاوران ارشد مدیریت عقیده دارند كه فن آوری اطلاعات و انقلابی كه در عرصه اطلاع رسانی روی داده همه زندگی ما صاحبان كسب و كار و مدیران را تحت الشعاع قرار داده است اكثر این افراد بیشتر بر گردآوری, ذخیره, انتقال, تحلیل و ارائه اطلاعات تمركز می كنند و فن آوری اطلاعات را برای این منظورها به كار می گیرند

اكنون مشاوران ارشد مدیریت عقیده دارند كه فن‌آوری اطلاعات و انقلابی كه در عرصه اطلاع‌رسانی روی داده همه زندگی ما صاحبان كسب و كار و مدیران را تحت‌الشعاع قرار داده است اكثر این افراد بیشتر بر گردآوری، ذخیره، انتقال، تحلیل و ارائه اطلاعات تمركز می‌كنند و فن‌آوری اطلاعات را برای این منظورها به كار می‌گیرند. به عبارتی آن‌چه كه مورد توجه قرار دارد جمع‌آوری و ذخیره هرچه بیشتر اطلاعات است. ولی با كمال تعجب باید گفت كه این سیاست و نگرش نتوانسته فن‌آوری اطلاعات را آن طور كه باید به عرصه مدیریت‌های ارشد وارد كند. یكی از همین مشاوران ارشد مدیریت عقیده دارد كه فن‌آوری اطلاعات و تكنولوژی كامپیوترها در گذشته به طور موثر عرصه تصمییم‌گیری حاضر نشده و كاری انجام نداده است. علاوه بر این «پیتر دراكر» این طور می‌گوید كه در حال حاضر نیز روش بكارگیری همین تكنولوژی و استفاده از آن بر مدیریت تصمیم‌گیری‌ا اثری نداشته است. سیاست‌ كنونی اتخاذ شده برای IT، به یك تولیدكننده ابزار و تجهیزاتی كه می‌خواهد كالاهایش را در بازار تبلیغ كرده بفروشد، كمكی نمی‌كند و راهكاری در اختیارش نمی‌گذارد. بانك‌هایی هم كه با حل مسائل پیچیده مالی درگیرند نیز از این فن‌‌آوری بی‌بهره‌اند. پیتر دراكر باور دارد كه صنعت و تكنولوژی فن‌آوری اطلاعات در حال حاضر بیشتر از آن كه تولیدكننده اطلاعات باشد، تولیدكننده داده‌هاست در موفقیت یك سكب و كار هستند. فاكتوری كه میزان تاثیرگذاری فن‌آوری اطلاعات بر یك كسب و كار را معین می‌كند اینست كه صاحبان آن شغل چقدر در جهت نیل به اهداف سازمانشان حركت می‌كنند و این سوگیری درست وابسته به تصمیم‌گیریهای مدیران است. اینمشاور این‌طور تحلیل می‌كند كه در حال حاضر تاثیر IT بر تصمیم‌گیری‌ها تقریبا صفر است. فن‌آوری اطلاعات به اسبان كمك می‌كند تا تنظیم حساب‌هایشان و برآورد هزینه‌ها را آسانتر و با دقت و امنیت بالایی انجام دهند. این كار بسیار مهم و ارزشمند است چراكه اگر صاحب شغلی حساب مخارج و هزینه‌هایش را نداشته باشد با مشكلات جدی روبه‌رو خواهد شد. اما این تاثیر به تنهایی كافی نیست. همه مدیران و صاحبان مشاغل می‌دانند كه اتخاذ یك استراتژی مناسب و به كارگیری آن راه موفقیت را نشان می‌دهد ولی دامنه تاثیرگذاری فن‌آوری اطلاعات در این حوزه شدیداً محدود است وجود یك استراتژی مدیریت قوی و كارآمد برای ایجاد ارزش، اعتبار، ثروت و سرمایه و حتی معنی بخشیدن به زندگی كارمندان لازم و حتمی است.

واقعیت اینست كه مدیران معمولاً به داده‌ها یا فن‌آوری‌های جدید نیازی ندارند. آنچه كه لازمست یك فن‌آوری قوی و كاربردیست كه این جریان بی‌انتهای داده‌ها را در روندی منطقی جای دهد و به آنها معنی بخشیده به یك دانش یا كار مفید تبدیل نماید. آن‌چه مهم است تعریف دوباره داده‌هاست تا با درك دقیق آنها، بتوان تلاش‌ها را در جهتی درست متمركز كرد و به راهكارهایی دست یافت تا مدیران را در تصمیم‌گیری‌ها راهنمایی و هدایت كنند .

پژوهش‌ها نشان داده‌اند كه وقتی شخص در برابر انبوهی از داده ها قرار می‌گیرد و مجبور است كه سریع تصمیم ‌بگیرد، استرس و فاش عصبی زیادی را متحمل می‌شود. پچوهشی به شكل نظرسنجی‌های تلفنی از مدیران ارجایی در چندین كشور انجام شد كه همین موضوع – انبوهی از داده‌ها و تصمیم‌گیری – مسئله موردتوجه بررسی بود. مدیران حاضر در این پژوهش وسیع در كشورهای بریتانیا، آمریكا، استرالیا، هنگ‌كنگ و سنگاپور مشغول كار بودند. یافته‌ها حاكی از آن بودند كه نزدیك به ۴۹ درصد از پاسخ‌دهنگان احساس می‌كردند كه معمولاً نمی‌توانند مقادیر زیادی از داده‌ها كه هرروز دریافت می‌دارند سر و سامان داده آنها را مدیریت كننند. بسیاری از آنان از تحریك‌پذیری، عصابنیت و خستگی مفرط شكایت می‌نمودند. درصد بالایی گفته بودند كه روند ارتباطات كاری آنها اشكال دارد و عده‌ای دیگر نیز كه درصدشان هم كم نبوده عقیده داشتند كه با این سیل بی‌پایان داده‌ها اخذ تصمیمات مهم به تاخیر می‌افتد و آنها نیز به خاطر همین سردرگمی و استرس نمی‌توانند درست تصمیم بگیرند. نكته بعدی، نكته‌ایست كه مدیران بخش IT به آن بی‌توجه‌اند ولی عوامل اجرایی به آن اهمیت می‌دهند:‌لازم نیست كه سیلی از اطلاعات در كار باشد یا بتوان آسان آنها را در اختیار دیگران گذاشت. كارمندان بخش IT باید بدانند كه شریك شدن این اطلاعات با دیگران همیشه هم مفید نیست و گاهی دردسرساز می‌شود. وقتی كه همه می‌توانند راحت و آسان به داده‌ها دست پیدا كنند، این نكته بسیار مهمتر است به علاوه همه این اطلاعات كه یك جا عرضه شده‌اند در معرض خطر هستند و یك مدیر خوب و دانا بخش هایی از اطلاعات كه بیشتر به كسب و كارش مربوط می‌شوند را انتخاب می‌كند و به كار می‌گیرد و بقیه داده‌ها را نیز بررسی می‌كند و آنهایی كه اصلا با كارش مرتبط نیستند را حذف می‌كند و بقیه آنهایی هم كه می‌توانند تا درجاتی به او كمك كنند را درجه‌بندی می‌كند و برحسب اولویت ذخیهر می‌نماید.

این چیزی است كه انتخاب داده‌ها و اطلاعات است و باید بگوییم كه منظور ما در این پاراگراف این بود كه به جای این كه به سادگی دیگران را در اطلاعات خود شریك سازید آنها را بادقت بررسی كنید و داده‌های مفید و موردنیازتان را برگزینید. مدیران ناكارآمد وقتی با حجم انبوهی از اطلاعات روبه رو می‌شوند، جا می‌زنند و درمانده برجای می‌مانند. انفجار اطلاعات و ارتباطات وسیع و گسترده از ضعف انسانی بسیاری از مدیران سوء استفاده می‌كنند و كسب و كارشان را هدف می‌گیرند.در اینجاست كه درایت و تیزهوشی یك مدیر قدرتمند لازمست تا كنترل اوضاع را در دست گیرد. به علاوه یك فن‌آوری كاربردی و مفید هم باید به كمك او بیاید تا داده‌های سرگیجه‌آور معنا پیدا كنند و در روندی روشن و منطقی جای گرفته به درستی تعریف شوند و همان‌طور كه گفتیم به شكل ابزاری در خدمت تصمیم‌گیری مدیران درآیند. در واقع می‌توان گفت كه اگر مدیران به كارشان آگاهی تمام و كمال نداشته باشند و نتوانند تمامی اجزایش را تحت كنترل بگیرند،‌ سیل و جریان ترسناك و بی‌پایان اطلاعات می‌تواند ضعف‌های مدیریتی و كسب و كارشان را قربانی كند. این نشان می‌دهد كه تكنولوژی در باغ سعادت را به كسی نشان نمی‌دهد.

اگر یك فن‌آوری هدف و عنایی در خود داشته باشد، مفید خواهد بود. در این میان فن‌آوریهایی هم هستند كه به كمك مدیران می‌آیند و داده‌هایشان را طبقه‌بندی و اولویت‌بندی می‌كنند و به طور قابل توجهی حجم داده‌ها و اطلاعات آنها را كاهش می‌دهند.

فیلترهای ایمیل برای تست‌كردن پیام‌های ورودی به صندوق پستی به كار می‌برند تا پیام‌های غیراضطراری و بیهوده را حذف كنند. ولی فن‌آوریهایی از این دست هم خودشان می توانند معضل ترافیك فوق سنگین ایمیل‌ها را تشدید كنند. این ابزارها حجم اطلاعات دریافتی را محدود نمی‌كند بلكه نوع آنها را مشخص می‌كنند و دوباره همان معضل و این بار با دریافت حجم انبوهی از اطلاعاتی ویژه پدید خواهد آمد. فن‌آوری اینترانت امكانی دیگر است كه می‌تواند فعالیت‌ها و كارهای سازمان یا شركت را كنترل و جهت‌دهی كند و در كنار آن حجم اطلاعات را نیز در نترل و بررسی دارد.

بخش زیادی از اطلاعاتی كه دریافت می‌كنیم، بیهوده و بی‌ارتباط به آنچه ما خواسته‌ایم یا حوزه كاریمان هستند. فن‌آوری اینترانت در این باره به مدیران اجرایی كمك می‌كند تا آن دسته اطلاعات مهم و كلیدی را كه برای اتخاذ تصمیمات استراتژیك ضروری هستند را برگزیند و سپس آن‌ها را به كار بندد. فیلترهای ایمیل تنها حجم اطلاعات را محدود می‌كنند ولی اینترانت در عین این كه حجم اطلاعات دریافتی را تحت كنترل دارد در گزینش اطلاعات مفید و كاربردی و ضروری نیز به مدیر اجرایی یاری می‌رساند.

تكنولوژی وب و نرم‌افزارهای مرتبط می‌توانند به طور مداوم از اطلاعات ضروری و كاربردی موجود در سیستم‌های مدیریتی، پس خوراندهایی دقیق و به روز ارائه كنند. علاوه بر این باوجود این امكانات همین اطلاعات را می‌توان سنجید و مشاهده كرد. به این ترتیب مدیران قادر خواهند بود كه تلاش و دقتشان را بر مسائل كلیدی و بنیادی متمركز كنند. تمامی حرف در این سخن ساده خلاصه می‌شد كه اگر از امكاناتی كه در هر شركتی وجود دارد، بهتر استفاده كنیم، كارهایمان قدر ساده خواهند شد.

BY: Keith Denton Ph.D

مترجم‌: آذین صحابی

---