برنامه ریزی دقیق بهره وری مناسب

معمولا اواخر و ابتدای هر سال مکاتباتی درون سازمانی در دستگاه های اجرایی برای برنامه ریزی, و تدوین «برنامه عملیاتی سالیانه» صورت می گیرد که در این رابطه بخشهای مختلف برنامه عملیاتی خود را پس از مشخص نمودن اهداف و شاخص ها ارائه می دهند

معمولا اواخر و ابتدای هر سال مکاتباتی (درون سازمانی) در دستگاه های اجرایی برای برنامه ریزی، و تدوین «برنامه عملیاتی سالیانه» صورت می گیرد که در این رابطه بخشهای مختلف برنامه عملیاتی خود را پس از مشخص نمودن اهداف و شاخص ها ارائه می دهند.

در همین راستا و جهت اعمال بهینه مجموعه ضوابط و مقررات مربوط به برنامه های استراتژیک و عملیاتی و همچنین ارزیابی عملکرد کمی بخش ها (برای ارزیابی کارمندان و میزان تحقق برنامه ها) که برگرفته از برنامه های عملیاتی سالانه دستگاه است، گزارش هایی تهیه که بایستی در بازه های زمانی مشخص و معمولا در پایان سال جمع بندی و به مراکز پیگیری کننده و مسئول ارائه شود. از سویی در آستانه روز بهره وری و بهینه سازی هستیم. خالی از لطف ندیدم مطلبی را از این رهگذر به رشته تحریر درآورم.

«برنامه ریزی» موضوعی است که با زندگی فردی و اجتماعی و کاری همه ما همراه است. در دستگاه های اجرایی و سازمان ها هر چند مسئولیت برنامه ریزی، به عهده متخصصین امر و مدیران است اما معمولا مرکز مربوطه که مسئول تدوین نهایی برنامه هاست و همچنین بخش ارزیابی عملکرد در مقاطع مقتضی طی مکاتبه درخواست می کند که کلیه حوزه های مختلف سازمان برنامه های عملیاتی سالیانه خود را پس از برنامه ریزی، ارائه نمایند که بدین منظور معمولا از نظرات ومشارکت کارمندان استفاده می نمایند. به نظر می رسد بدلیل کمبود نیروی کارشناس و متخصص ذی ربط به آن نحوی که در مفهوم واژه و هدف تعیین شده، برنامه های عملیاتی طراحی و تنظیم نمی شود. در بعضی موارد نیز دیده شده که برنامه ها با شرح وظایف و یا فعالیتهای جاری تداخل دارد، که این مسئله در نهایت به اشکالاتی در ارائه آمار کمی و ارزیابی ها منجر خواهد شد.

شاید برخی دلایل این مسئله را اینگونه بتوان تشریح کرد:

برنامه ریزی مستلزم رعایت نظم و دقت در امورات است و برخی آن را برنمی تابند. اعتقادی به خروجی برنامه ریزی و عملیاتی شدن آن وجود ندارد. برنامه ریزی و برنامه نویسی مستلزم صرف وقت و اندیشیدن است. (معمولا گرفتاری ها فرصت وقت گذاشتن را می گیرد.) مشکلات دسترسی به اطلاعات و آمار دقیق و جامع وجود دارد. بسیاری از کارکنان به لحاظ مفهومی و کاربردی با برنامه ریزی ناآشنا هستند؛ و در نتیجه با طراحی و تدوین آن ناآشنا هستند. (به نظر می رسد اکثر سازمان ها شیوه نامه و یا روش مشخصی ندارند.) موانع و مشکلات مربوط به تعیین و تدوین معیارها و شاخص های کمی (اینکه بسیاری از فعالیتها و برنامه ها ماهیت کیفی داشته و شاخص دادن به آن، کار دشواری است.) همچنین با توجه به اینکه برنامه ریزی مبتنی بر تجربیات قبلی است و روش کار قبلا تجربه شده گاهی برای طراحی برنامه سال جدید، ابتکار و به روزرسانی کمتر ملاحظه می شود.

● اهمیت برنامه ریزی

برنامه ریزی در راستای نظم بخشیدن، هدایت، کنترل و محاسبه کارها و اعمال است. در ذهن من واژه برنامه ریزی ناخودآگاه یادآور «نظم و هدف گزاری» است. شاید تجربه دستیابی به اهداف و کسب موفقیت در زمان معین را داشته باشید و شیرینی و لذت آن را هم تایید کنید. بسیاری از موفقیت های چهره های ماندگار و مشهور را می توان در نظم و داشتن هدف و برنامه ریزی یافت. لازم به ذکر است از ملزومات برنامه ریزی داشتن هدف یا پیش بینی آن است. در زندگی هم از شاخص های شناخت انسان ها، بررسی اهداف و خواسته های آنان می باشد. معمولا انسان های موفق سعی می کنند با ابزاری بنام «برنامه ریزی» که هوشیارانه، مستمر و قابل ارزیابی است؛ «زمان» که محدود، برگشت ناپذیر و ارزشمند است را در اختیار گیرند و در جهت دستیابی به اهداف، از تلاشهای خود بهره بیشتری ببرند.

یکتا خالق هستی و انسان، همه آفریده های خود را بر مدار هدف و برنامه ای مشخص به حرکت درآورده است. همه عالم براساس برنامه ای دقیق و منظم به زندگی خود ادامه می دهد. اگر با تأمل به احکام و آیین دین مبین اسلام بنگریم، شعارها و برنامه های جامع، در کامل ترین دین الهی از مشخصه های اصلی و مهم آن است. جزئیات و نکات دقیق دین اسلام نشان دهنده جامعیت آن را می رساند که طی برنامه ای کامل، حساب شده برای تمام مدت عمر بشر با نظم و عدالت منحصر به فرد برنامه ریزی نموده تا او را به هدف غایی و مقدس سوق دهد.اسلام شاید معقول ترین و منظم ترین و دقیق ترین برنامه ریزی را به همراه آورده باشد چنانکه در هدفی کلی که «سیرالی الله» باشد. تعهداتی مادی و معنوی در یک نظام بهم پیوسته عبادی، اجتماعی و سیاسی منظور شده است. مجردترین اعمال مانند انجام فرایض فردی و جمعی، مقید زمان و مکان خاص، روش کار و تجزیه اعمال به مراحل مشخص و از لحاظ زمانبندی کلی براساس تقویم مطمئن طبیعی است.

اهمیت برنامه ریزی در کلام گوهربار امام علی(ع) مورد تأکید قرارگرفته، ایشان می فرمایند: «قوام العیش حسن التدبیر و ملاکه حسن التدبیر» پایداری زندگی به برنامه ریزی درست و وسیله رسیدن به آن، مدیریت صحیح می باشد.

در سازمان ها، برنامه ریزی جزء لاینفک مدیریت و رهبری است، در مباحث مدیریتی و به گفته اساتید فن از وظایف اصلی مدیر، برنامه ریزی سازماندهی به کارگماردن (عملیاتی کردن)، رهبری، هدایت، نظارت، کنترل است.

● برنامه ریزی چیست؟

برنامه ریزی را می توان فرآیندی آگاهانه برای رسیدن به اهداف تعریف نمود. تصمیم گیری آگاهانه که چه کارهایی، با چه منابعی باید انجام شود، به عبارتی پیش از تصمیم گرفتن برای اینکه چه کاری، چگونه، در چه مدت و به دست چه کسی صورت پذیرد. برنامه ریزی مانند پلی (مسیری) است روی فاصله هایی که هستیم و جایی که می خواهیم به آن برسیم. برنامه ریزی می تواند ذهن را ترغیب کند تا برای رسیدن به هدف، اندیشمندانه و هوشیارانه مسیر و گام های رسیدن به هدف را مشخص، منظم و در ادامه کنترل و پایش شود.

همان گونه که بیان شد قبل از طراحی و تدوین برنامه ریزی باید اهداف مشخص و نیازها (کاستی ها) احصا شود که بدین منظور نیاز است ابتدا به بررسی اطلاعات حاصل از ارزیابی محیط داخلی و خارجی بپردازیم. اهداف باید شفاف، دقیق و قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، قابل اعتماد و دارای بازه زمانی مشخص باشند.

این مشخصه ها به این دلیل است که گاهی دیده شده که برنامه ها و شرح فعالیت یکسان ارائه شده و در آخر سال به جای ارائه عملکرد مبتنی بر شاخص ها و برنامه عملیاتی اقدام به تهیه گزارش شرح فعالیت و اقدامات کلی و نامفهوم براساس شرح وظایف نموده اند.

برنامه ها پس از طراحی و تدوین در دوره زمانی مشخص مورد پایش وتحلیل قرارمی گیرند و در آخر هرسال باید براساس شاخص های تعیین شده به صورت عملکرد به واحد مربوطه برای ارزیابی ارائه گردد. پس لازم است از ابتدای طراحی و تدوین شاخص ها و تعیین زمان حتما به کمی بودن اهداف نیز توجه داشته باشیم. در برنامه عملیاتی، معمولا خروجی برنامه باید مشخص شود، منبع تخصیص می یابد و فرآیند کار مورد پایش و تحلیل قرار می گیرد. در فعالیت ها هر رویه و هر فرآیند به طور دقیق تدوین شده و مشخص می شود که مسئول آن کیست و چه زمانی انجام می شود.

مهم است از همان ابتدا مدنظر داشته باشیم که علاوه بر پیگیری تحقق اهداف و برنامه ها، بایستی پیشرفت عملکردها نیز در فواصل زمانی معین پایش شود. مقایسه عملکردهای حقیقی (مورد انتظار) با جداول برنامه ریزی مبنایی را برای ارزشیابی دوره ای فراهم می کند.

● بهره وری بیشتر با برنامه ریزی بهتر

در فعالیت های سازمانی تلاش برای بهبود و استفاده موثر و کارآمد از عوامل، منابع و سرمایه ها از قبیل سرمایه های انسانی، دارایی ها، دانش و فن آوری اطلاعات، که با مفاهیم کارایی و اثربخشی نیز مرتبط است، باعث ارتقاء بهره وری می شود. با توجه به مباحث مطروحه تأیید می نمایند که یک برنامه ریزی خوب و پایدار مسلما می تواند به افزایش بهره وری منجر شود. تو خود حدیث مفصل بخوان از این مجمل.

علیرضا جاجرمی