«هوش تجاری» ضرورت بنگاه داری اقتصادی

فناوری اطلاعات IT به مطالعه, طراحی, توسعه, پیاده سازی, پشتیبانی یا مدیریت سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه می پردازد

فناوری اطلاعات (IT) به مطالعه، طراحی، توسعه، پیاده‌سازی، پشتیبانی یا مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه می‌پردازد. این اصطلاح در دهه ۱۹۹۰ جایگزین اصطلاحات پردازش داده‌ها و سیستم‌های اطلاعات مدیریت شد که در دهه‌های ۱۹۷۰ و ۱۹۸۰ بسیار رایج بودند. این فناوری معمولا به تولید، پردازش، نگهداری و توزیع اطلاعات در موسسات بزرگ اشاره دارد. در دهه اخیر، فناوری اطلاعات علاوه بر خودکارسازی ادارات و توسعه ادارات بی‌کاغذ، سازمآنهای مجازی، سازمآنهای دیجیتالی، تجارت الکترونیکی، بانکداری الکترونیکی، شهر الکترونیکی و دولت الکترونیکی، مفاهیمی از قبیل مدیریت دانایی و منابع اطلاعاتی و فراتر از همه زندگی الکترونیکی (E-LIFE) را بیش از پیش مطرح و قابل دستیابی ساخته است. با غلبه و حاکمیت دنیای الکترونیک بر دنیای سنتی گذشته، طبیعی است که ما اطلاعات و دانش را عامل اصلی کسب قدرت بدانیم و نرم‌افزارهای کاربردی آن را جزو ابزارهای فرعی کسب قدرت در کلیه صحنه‌های رقابت بشناسیم. در واقع همه حوزه‌های فعالیت الکترونیکی مذکور در راستای اهداف فناوری اطلاعات است.

هوش تجاری (Business Ivtelligence) یکی از شاخه‌های دریای بیکران فناوری اطلاعات است. مفهوم هوش تجاری نسبتا جدید است، اما با دامنه وسیعی از تکنیک‌ها، ابزارها و برنامه‌های کاربردی (از قبیل پردازش تراکنش برخط، پردازش تحلیلی بر خط، پایگاه داده تحلیلی، داده‌کاوی، سیستم‌های تصمیم‌یار هوشمند، سیستم مدیریت دانش، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری و برنامه‌ریزی منابع بنگاه) در ارتباط است و هدف آن ارتقای کیفیت عملیات و تحلیل عملیات است. علاوه بر این، هوش تجاری فرآیند تبدیل داده‌ها به اطلاعات است، به گونه‌ای که سازمان تجاری را قادر به تجزیه و تحلیل اطلاعات می‌کند تا بتواند با کسب بینش و درک صحیح، نیازمندی‌های همه ذی‌نفعان سیستم را مد نظر داشته باشد.

به عبارت دیگر، هوش تجاری، عبارتست از بعد وسیعی از کاربردها و تکنولوژی برای جمع‌آوری داده و دانش جهت تولید پرس‌و‌جو در راستای آنالیز بنگاه به منظور اتخاذ تصمیمات تجاری دقیق و هوشمند. داده‌ها با ورود به سیستم هوش تجاری، مورد پردازش قرار گرفته و تبدیل به دانش می‌شوند. سپس دانش به دست آمده مورد تحلیل قرار گرفته و نتایج تحلیلی از آن حاصل می‌شود.

از روی نتایج تحلیلی، بینشی نسبت به سازمان پیدا می‌شود که براساس آن مدیران تصمیمات لازم را اتخاذ می‌کنند و اعمالی برای بهبود عملکرد سازمان انجام می‌دهند. از این دیدگاه، اطلاعات ابتدایی موجود، قادر به پاسخگویی به این سوال هستند: «در سیستم چه اتفاقی افتاده است؟» با پردازش اطلاعات موجود می‌توان به این سوال پاسخ داد: «این اتفاق چرا رخ داده است؟» و در نهایت با تصمیمی که مدیران اتخاذ می‌کنند، می‌توان پیش‌بینی کرد: «چه اتفاقی خواهد افتاد؟»

BI در سطوح مختلف سازمان کاربرد دارد که عبارتند از:

▪ سطح استراتژیک (Strategic level): که مربوط به تصمیم‌گیری‌های کلان سازمان توسط مدیران رده بالا است. این نوع استفاده‌ها در دفعات کم و در دوره‌های طولانی انجام می‌شود اما ممکن است با حجم بالایی از اطلاعات و پردازش‌ها همراه باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطح، غالبا در حوزه مسایل غیر ساخت‌یافته (Unvstructured) و توسط مدیران ارشد هستند. نتایج حاصل از این تصمیمات، تاثیرات بلندمدت (Long – term effect) و کلانی در سازمان دارند.

▪ سطح تاکتیکی (Tactical Level): مربوط به عملیاتی است که در حوزه مدیران میانی انجام می‌شود. این عملیات می‌تواند شامل پیگیری عملیت در سطح پایین، نحوه انجام آن، گزارش‌گیری و نهایتا جمع‌بندی داده‌های مفید برای اتخاذ تصمیمات میان‌مدت سازمان باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطح،‌ غالبا در حوزه مسایل نیمه‌ساخت یافته (Semi – Structured) و توسط مدیران میانی هستند.

▪ سطح عملیاتی (Operational LeveL): پایین‌ترین سطح انجام فعالیت‌های تجاری یک سازمان است که در دفعات بالا معمولا به صورت تکراری در رده‌های پایین عملیاتی سازمان انجام می‌شود. این عملیات در دفعات بالا بوده و با حجم کمی از داده‌ها سر و کار دارند. تصمیمات گرفقته شده در این سطح غالبا در حوزه مسایل ساخت‌یافته (Structured) و توسط مدیران رده پایین هستند. نتایج حاصل از این تصمیمات، تاثیرات کوتاه مدت (Short – term effect) و خرد در سازمان دارند.

برخی از اهداف ایجاد هوش تجاری در سازمان عبارتند از: تعیین گرایش‌های تجاری سازمان، تحلیل عمیق سازمان، پیش‌بینی وضعیت بازار و بالا بردن توانایی رقابتی سازمان در بازار، بالا بردن میزان سوددهی سازمان، تنظیم قیمت‌ها به نحو مطلوب، بالا بردن میزان فروش، کاهش هزینه‌ها، تحلیل سبد خرید، بالا بردن میزان رضایت مشتری، شناسایی مشتری‌های دائمی و حفظ آنها، تحلیل‌های مورد نیاز بر ای تقسیم‌بندی مشتری، بالا رفتن کارایی سازمان در انجام امور داخلی، قابلیت زمان‌بندی امور در سازمان به صورت دقیق، توانایی استفاده مناسب از منابع اطلاعاتی موجود در سازمان، استانداردسازی و ایجاد سازگاری بین ساختارهای سازمان، توانایی فراهم کردن اطلاعات با کیفیت بالا، ایجاد توانایی اتخاذ تصمیم‌های سریع در سازمان، تشخیص زودهنگام خطرات و فرصت‌ها، کمک به ردگیری منشا اصلی فاکتورهای حیاتی کارآیی یک سازمان و ... اغلب اهداف ذکر شده فوق، دارای رویکرد کاربردی هستند. هوش تجاری علاوه بر این اهداف کاربردی، برخی اهداف مهم زیرساختی هم دارد. این اهداف در سازمان بیش‌تر مربوط به ایجاد یک بستر، چارچوب و معماری با ثبات، قابل گسترش، تعامل‌پذیر و منعطف است که امکان به کارگیری فناوری‌های نوین تجاری را در سازمان فراهم می‌کند.

با توجه به موارد فوق، می‌توان گفت که احساس نیاز به وجود یک سیستم هوش تجاری در سازمان برای اولین بار در سطوح بالای مدیریتی احساس می‌شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش‌های زیرین منتقل می‌گردد. مهم‌ترین نیاز یک مدیر، تصمیم‌گیری است. فرآیند تصمیم‌گیری می‌تواند به سه بخش کلی تقسیم شود که عبارتند از:

۱) دسترسی، جمع‌آوری و پالایش داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز.

۲) پردازش، تحلیل و نتیجه‌گیری براساس دانش.

۳) اعمال نتیجه و نظارت بر پیامد‌های اجرای آن.

در هر یک از موارد فوق، سازمآنهای قدیمی که از هوش تجاری استفاده نمی‌کنند، دارای مکشلاتی هستند که اغلب به دلیل حجیم بودن داده‌ها، پیچیدگی تحلیل‌ها و ناتوانی در ردگیری پیامدهای تصمیم گرفته شده، به وجود می‌آیند. هوش تجاری با کمک به حل مشکلات فوق، به دلیل ساختاری که در سازمان به وجود می‌آورد، خالق فرصت‌های جدیدی برای سازمان است.