یادداشت موثر داستان یا خاطره

یکی ار روشهای برقراری ارتباط با مدیران, سرپرستان و همکاران در یک سازمان , نوشتن و دادن یاد داشت یا شرح کتبی موضوع به آنها در مواردی است که امکان مذاکره و گفتگوی مستقیم بسته یا دشوار می باشد

وقتی در یک شرکت بزرگ پیمانکاری عمومی با سمت مدیر امور قراردادها ، به استخدام درآمدم متوجه شدم که شرکت در حدود دو سالی است که تاسیس شده و در حال گسترش فعالیت ها و بزرگ شدن است از این بابت خوشحال بودم که در اینجا تجربیات جدیدی پیدا خواهم کرد . چون شرکت بدنبال گرفتن پروژه ها و کارهای جدید بود ، ما هم مجبور بودیم ضمن توسعه کار و گسترش فعالیت ها ، مرتبا درخواست بکارگیری نیروهای کارشناسی جدید و بیشتر را بدهیم .

در بخشی که من مسئولیت آنرا بر عهده داشتم ، شش کارشناس جدید استخدام و به چهار نفر قبلی اضافه شدند . بعضی از افراد تازه وارد ، هیچگونه تجربه کاری نداشتند و در حقیقت دوره کارآموزی خود را می گذراندن ، حتی یکی از این افراد جوانی بود که تحصیلاتش را در انگلستان به اتمام رسانده و تازه وارد کشور شده بود و چون رشته تحصیلی( کارشناسی ارشد عمران با گرایش ژئوتکنیک ) او با مسئولیت بخش ما ، مستقما" تطابق زیادی نداشت ( احتمالا با توصیه مقامی یا آشنایی یکی از مدیران شرکت بکار گمارده شده بود )، آموزش وی ، حوصله و فرصت بیشتری نیاز داشت چون هنوزبه قواعد و روشهای نامه نگاری اداری در ایران ، آشنایی نداشت.

بعد از آنکه شرکت بابت قراردادهای منعقد شده با صاحب کاران و کارفرماهای متفاوت ، چند پروژه را فعال کرده بود ، بتدریج بحث ایجاد انگیزه و جبران عملکرد خوب و بهره وری همکاران در شرکت مطرح شد .

چند ماه که از طرح این مباحث گذشت و مدیریت شرکت در زمینه معیارهای و روش های ایجاد انگیزه کارکنان ، اطلاع رسانی دقیقی نکرده بود . من هم شخصا" بدنبال اطلاع از چند و چون این موضوع نبودم و بیشتر سعی داشتم وظایف واحد، با کیفیت و صحت انجام گیرد .

بعد از مدتی ، چند تن از همکاران که صمیمیت بیشتری بینمان ایجاد شده بود به من مراجعه کردند و اظهار داشتند که این ماه با حقوق دریافتی ، مبلغی اضافی ، بعنوان کارانه دریافت داشته اند . چون در این شرکت ، فیش های حقوق به صورت محرمانه صادر و به کارکنان داده می شد طبعا" کسی از وضعیت حقوق و میزان دریافت همکار دیگر مطلع نمی گردید .

وقتی این اخبار را از چند تن دیگر از همکاران شنیدم ، چون با فیش حقوق ، به من پرداختی اضافی نشده بود ، خود را منتظر کرده بودم یکی از این روزها ، مدیر عامل صدایم کند و چک یا مبلغ نقدی کارانه یا پاداش عملکرد را با رقم قابل توجه ( حداقل بیشتر از همکاران زیر دست ) مستقیما" بدهد .

ولی چند روز منتظر شدم و خبری نشد ، حتی چند بار به بهانه های مختلف به اتاق مدیر عامل رفتم و آمدم که شاید به یادش بیاید ، ولی مدیر عامل هیچ حرف و بحثی در باره موضوع کارانه مطرح نکرد. بالاخره یک روز رفتم سراغ معاون مربوطه و قضیه پرداخت کارانه و پاداش با وی در میان گذاشتم ، ولی جواب روشن و صریحی دریافت نکردم ، و او در نهایت سعی نمود به نحوی موضوع بحث را تغییر دهد ، از این رفتار وی متوجه شدم که موضوع کارانه و عدم پرداخت آن ، به وی ربط ندارد و یا موضوعی مطرح است که معاون نمی تواند در باره آن اظهار نظر یا اعلام کند و یا تصمیم بگیرد.

از گذشته و به تجربه دریافته بودم که مدیران هر چند گاه ، از واحدها و یا افراد ، گزارش عملکرد می خواهند .براساس همین تجربه ، از ابتدای ورود به این شرکت ، کلیه اقدامات خود را یادداشت می کردم و جزییات آنها را به صورت مکتوب داشتم . بنابراین گزارش همه اقدامات واحد و خودم را تا آن موقع به صورت یک گزارش چندین صفحه آماده کردم و با یادداشتی با این مضمون ؛ « در صورتی که از این بعد در نظراست از عملکرد همکاران قدردانی شود و بدانها پاداش یا کارانه پرداخت شود خواهشمند است دستور فرمائید کارانه براساس ارزیابی منصفانه عملکرد کارکنان پرداخت شود »، تنظیم وبرای مدیر عامل فرستادم .

اتفاقا ایام ماه رمضان بود ، و همان روز بعد از ظهر، در راه پله شرکت با مدیر عامل مواجه شدم ، رو به من کرد و بدون اوقات تلخی گفت : چه شده مرقومه می فرستی ؟

در پاسخ گفتم : توضیح دارد .

گفت : خب بعد از افطار بیا دفتر من و توضیحت را بده .

از این مواجه و گفتگو ، برایم روشن شد که یادداشتم اثر داشته است .

در این شرکت برای افرادی که روزه بودند و تا بعد از افطار کار می کردند ، افطاری مختصری داده می شد. بعد از افطاری گزارشهای خود را برداشته و به اتاق مدیر عامل رفتم و بعد از احوال پرسی اولیه ، مدیر عامل پرسید : خب بگو چه توضیحی داری ؟

در پاسخ گفتم : ما در شرکت و بخصوص در واحد تحت نظر خودم ، افرادی را داریم که در حال کارآموزی هستند ، به طورمثال یکی از همکاران که تحصیل کرده خارج است از ابتدا که وارد شرکت شد روش نامه نگاری نمی دانست حال کارهای تخصصی را مطرح نمی کنم ، شنیده ام که به همین همکار کارآموز بنده و سایر همکاران که هنوز تبحر لازم در کار را ندارند ، کارانه پرداخت شده است ولی من که یک کارنامه خوبِ چندین صفحه دارم که حضورتان داده ام ، هر چه منتظر ماندم و حتی به آقای معاون هم مراجعه کردم خبری از پرداخت کارانه نشد ، می خواستم حداقل علت را بدانم .

مدیر عامل با کمی تامل در حالی که نشان میداد گفتن مطلب برایش سخت است ، گفت : بله درست است به شما و چند تن از همکاران ، کارانه و پاداش تعلق نگرفته است .

من پرسیدم : می شود علتش را بفرمایید.

در جواب گفت : بله ،علت آن نامرتبی حضور در شرکت و یا تاخیر در ورود است .

در مقابل گفته مدیر عامل ، با کمی تامل گفتم : برای خودم متاسفم که در این شرکت کار می کنم .

ناگهان مدیر عامل کمی برافروخته و ناراحت گفت : چرا چنین اعتقادی داری وچرا این حرف را می زنی ؟

در پاسخ گفتم : آخر آقای مهندس ، اولا" دیر آمدن یا تاخیر ورود من که گاهی و به ندرت روی میدهد دلیل دارد که اگر مایل بودید دلیلش را می گویم ، ضمنا" تا حالا هم کسی از این بابت چیزی از من نپرسیده است. ثانیا" در ارزیابی یا ارزشیابی عملکرد کارکنان ، نمره منفی یا جریمه دیر آمدن یا تاخیر ورود هر کارمند ، چند نمره از صد امتیاز کل ِعملکرد وی است ؟ شما تاخیر ورود را که امتیازش چند نمره است ، ملاک تصمیم گیری خود فرض کرده و آن نود و چند نمره و امتیاز ِعملکرد و بهره وری را نادیده گرفته اید !

مدیر عامل اگر چه کم تجربه ( زیرا سن زیادی نداشت ) ، ولی آدم با هوشی بود و سریع مقصود و علت ناراحتی من را فهمید و در ادامه جلسه ، ابتدا با تغییر موضوع صحبت سپس با برگشت به موضوع ، سعی کرد نوعی دلجویی کند و در همان جلسه ، تصمیم نادرست اتخاذ شده را اصلاح کرد ، موضوع از نظر من ختم به خیر شد .

تجربه دیگری که نتیجه این جلسه بود اینکه ارسال پیام و انتقال مقصود با ارائه یاد داشت یا بیان مکتوب ، یکی از راههای ارتباط است .

حجت الله مهریاری