مستند سازی در مدیریت کیفیت

از زمانی که تیلور در سال ۱۹۱۱، مدیریت علمی را بنیان گذاشت، استانداردسازی و تهیه مستندات صریح، به جزء مهمی از تئوری­ها و تجربه­های عملی مدیریت تبدیل شد.
تئوری­ مدیریت کیفیت نیز …

از زمانی که تیلور در سال ۱۹۱۱، مدیریت علمی را بنیان گذاشت، استانداردسازی و تهیه مستندات صریح، به جزء مهمی از تئوری­ها و تجربه­های عملی مدیریت تبدیل شد.

تئوری­ مدیریت کیفیت نیز از این امر مستثنی نبوده است. تلاش­های زیادی برای صریح کردن و رسمی کردن فرآیندهای کسب و کار، به عنوان نیازمندی اصلی پیاده­سازی سیستم­های کیفیت، مانند مدل تعالی سازمانی EFQM، یا استاندارد جدید ISO۹۰۰۰:۲۰۰۰،مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، یا پروژه­های مهندسی مجدد (BPR) صورت گرفته است. نظامنامه­های فرآیند، فلوچارت­ها، طرح­های کلی و رویه­ها، اغلب توسط سازمان­های کیفیت­مدار به عنوان راهی برای سازماندهی و کنترل کارها استفاده شده است. فلوچارت­ها، یکی از ۷ ابزار اصلی کیفیت است، که بالاتر از زبان و ملیت، به شکل عمومی درک و استفاده می­شود.

این ابزارها، خروجی فرآیند مستندسازی هستند، که بر صریح کردن چگونگی انجام یک اقدام ( تجربه عملی در چهارچوب فرآیندهای کسب و کار) ، تاکید دارد. این ابزارها، یک ارائه سمبلیک از کلیه فعالیت­ها فراهم می­آورند، و نقش کلیدی در درک، ارتباط تحلیل و بهبود فرآیندها بازی می­کنند. همچنین مدیران از این ابزارها به عنوان راهی برای کاهش نیاز به کارگران با مهارت بالا( با فرض این که حتی اگر کارگران کم تجربه، از این دستورالعمل­ها پیروی کنند، قادر به انجام کار خواهند بود) استفاده می­کنند. در نتیجه، مدیران در جهت اجرای این رویه­ها توسط تمامی افراد، و عدم تخلف از قوانین، و یا به زبان مدیریت کیفیت" عدم تطابق " فشار می­آورند.

با وجودی که اغلب متخصصین، روش انجام کار سازمان را به مدارک صریح تبدیل می­کنند، نشانه­هایی وجود دارد که این مستندات، چگونگی انجام کار- به صورت واقعی- را منعکس نمی­کنند. یافته­های جدید در حوزه تئوری مدیریت دانش نیز این نشانه­ها را تقویت می­کند، و نیز سئوال­های اساسی در خصوص نقش، و کاربرد این ابزارها برای مقاصد مدیریتی مطرح می­کنند.

ریشه­های این مشکلات، از تئوری­ وجود دانش عملی و صریح، و مشکلات تبدیل آنها به یکدیگر ناشی می­شود. دانش صریح، چکیده است و کد کردن آن به شکل مستندات ساده است. اگرچه هدف مستندسازی فرآیند، capture کردن تجربه عملی است (که به نظر نمی­رسد خالی از دشواری باشد) بنابراین، این سئوال که یک تجربه عملی تا چه حد می­تواند به صورت صریح بیان شود، به صورت معکوس می­تواند مطرح شود که مستندسازی فرآیند تا چه حد بر تجربه عملی تأثیر می­گذارد.

امکان صریح کردن تجربه عملی، و نقش واقعی مستندات صریح، موضوعات متضادی هستند. از سویی برخی نویسندگان اعتقاد دارند که می­توان دانش عملی را به صورت عبارات صریح بیان کرد. از سوی دیگر، نویسندگان دیگر عکس این موضوع را اعتقاد دارند. برخی نویسندگان نیز به تضاد بین رویکرد فعلی فرآیندی و تجارب عملی واقعی اعتقاد دارند، و در خصوص نادیده گرفتن نیاز روزافزون به دانش در سازمان­های امروزی، هشدار می­دهند.

http://kmterms.mihanblog.com/Cat/۱.aspx