ساختار سازمانی در عصر اطلاعات

بدلیل رفع پاره ایی ابهامات وثصورات تجربی وغیر علمی در معدود سازمان مجازی , تعریف عمل این از سازمان مجازی نیاز است و این تعریف نیاز به فرموله شدن دارد

بدلیل رفع پاره ایی ابهامات وثصورات تجربی وغیر علمی در معدود سازمان مجازی ، تعریف عمل این از سازمان مجازی نیاز است و این تعریف نیاز به فرموله شدن دارد.

برای ارائه یک تعریف کار بردی از سازمان مجازی توجه به موارد زیر ضروری می باشد .

الف) دو حالت ساختاری اصلی و مهم، در مورد موجودیت سازمان مجازی وجود دارد.

۱) پراکندگی جغرافیایی واحدهای سازمانی،در گذشته سازمان مجازی بصورت سازمانی مجزا وبا پراکندگی افراد گروه ها ، بخش ها ویا تمام شرکت ها در حد اقل دو مکان تعریف می شد .

۲) حالت دوم به این موضوع اشاره دارد که فرایند تولید در سازمان مجازی بدون حمایت ، فن آوری اطلاعات در پیوند دادن بخش های سازمان مجازی نمی تواند کامل شود.

ب) سازمان مجازی یک مدل مجزا واختصاصی است نه اینکه ویژگی از یک سازمان.

این موضوع سازمان مجازی را از دنیای سازمانها جدا واستثناء می کند ، بنا براین سازمان مجازی می تواند از ارتباطات گسترده ایی استفاده کند و نه فقط بعنوان روش بحرانی برای تکمیل فرایند تولید.

ج) سازمان مجازی یک مدل جدید سازمانی می باشد ، در این جا به این نکته اشاره می کنیم که سازمان مجازی جایگزین مشخصات سازمانی خاص در مدل های جدید می باشد .

بنابراین تعریف کار بردی سازمان مجازی بدین صورت می تواند فرمول گردد.

سازمان مجازی یکی از انواع سازمانهای شبکه ایی است که برای تسهیم مهارتها ،هزینه ها،ودست یابی به بازارهای یکدیگر از طریق فن آوری اطلاعات به یکدیگر وصل هستند ، در این سازمانها ، وظیفه عمده موسسهبصورت شرکت های جدا گانه ایی سازمان داده می شوند کهبصورت الکترونیکی به سازمان مرکزی کوچک ومحدودی اتصال دارند ،در این ساختار مهندسی ، بازاریابی،تحقیق وتوسعه وحسابداری دیگر ، بخشی از سازمان نیستند بلکه سازمانهای جداگانه ومستقلی هستند که بر اساس قرار داد با هم کار می کنند.

هر چند که از سازمان مجازی یک تعریف واحد وجود ندارد، بهر حال در این مقاله آنرا فن آوریی می دانیم که اجازه می دهد با مشتریان ،تامین کنندگان ،شرکای تجاری وکارکنان پیوند بر قرار کرده واز مزایای سرعت وبهره وری آن استفاده شود، وانعطاف بزرگترین ویژگی آن خواهد بود.

سازمانهای مجازی به لحاظ افزایش سرعت فن آوری اطلاعات وایجاد شبکه های اینترنت در جوامع ایجاد گردیده است . در اینجا اینترنت به معنی انتخاب ، آزادی و کنترل است .

● ویژگی های سازمان مجازی

در سازمانهای مجازی تشکیلات استخدامی از بین رفته وکارکنان چند پیشه اند ومهارت های خود را در اختیار چندین کار فرما قرار می دهند ،در حقیقت کار کنان که مهارت های مناسب دارند،در این سازمانها کارکنان مستقل خوهند شد و مهارت های خود را همزمان در اختیار چند سازمان قرار خوهند داد .

در سازمانهای مجازی بر خلاف سازمانهای سنتی که قدرتشان ناشی از ظرفیت تولیدی آنها بوده ، این قدرت به صاحبان علم ودانش تعلق دارد ، ودر ساختار خود از نظر ایجاد تنوع ، انعطافپذیری از نظر سطح بودن ودر محل از نظر شبکه ای رفتار کردن با سازمانهای امروزی بسیار تفاوت دارند.

▪ تنوع در سازمانهای مجازی بعنوان یک روند سازمانی به دلایل زیر وجود دارد.

- ناهمگونی فزاینده نیروی کار از نظر فرهنگی،نژادی،فردی،وجنسیت.

- جهانی شدن بازار کار که یکی از ویژگی های سازمان مجازی نیز محسوب می شود .

- تغییرات جمعیتی موجب تنوع بسیار در دریافت خدمات گردیده است .

▪ انعطاف پذیری:

یکی دیگر از روندهای سازمانهای مجازی می باشد که به دلایل زیر است .

ـ وجود قوانین وترتیبات تفصیلی کمتر در سازمانهای مجازی.

ـ روابط کاری تغییر پذیر. ارتباطات راه دور .مشارکت کاری. پرداخت،درمقابل مهارت

ـ بدلیل تنوع فزاینده در محل کار وسرعت تغییر زیاد در فن آوری و بازار ها .

ـ نیاز های متمایز مشتریهای مرتبط با سازمانهای مجازی .

▪ مسطح بودن

روند مسطح شدن سازمان ها با توجه به افزایش سرعت است برای این افزایش شاخص های زیروجود دارد.

- مطرح مدیریت کمتر.

- کارمندان برخورداراز توان تصمیم گیری

● روند شبکه ایی

این روند به منظور ارتباط مستقیم بین واحد های سازمان ونادیده گرفتن زنجیره فرمان می باشد .زمینه های مدیریت در سازمان مجازی، برای حرکت به سوی مجازی سازی سازمان مدیریت در پنج زمینه ضروری است .

۱) مدیریت افراد :

درسازمانهای مجازی کنترل زیادی را نمی توان اعمال کرد، زیرا افراد وظیفه ها در ازای همدیگر قرار دارند در این ساختار هیچ یک از اعضاء به تنهائی توانمندی اجرای پروژه ها را ندارند، و عضو از شبکه به عنوان یک مشتری و همچنین تأمین کننده برای سایر اعضاء شبکه عمل می کند با توجه به اینکه کار کنان تحت کنترل مدیر نیستند لذا برای این کار از استراتژی هایی مانند ۱ـ آموزش خود مدیریتی در افراد۲ـاعتماد به کارکنان استفاده می شود.

۲) مدیریت اطلاعات:

مدیران این ساختار به خوبی آگاهی دارند که وظیفه آنان مدیریت شبکه است و نه مدیریت شرکت ، و این پیچیده ترین بخش کار است که انجام درست آن ابعاد جدیدی در نگرش و مهارتهای مدیریتی را می طلبد ـ دراین ساختار مدیران علاوه بر مهارت استفاده از رایانه ها بایستی توانایی کسب اطلاعات و ایجاد زمینه مبادله اطلاعات را نیز داشته باشند.

۳) مدیریت تیمهای کاری:

با استفاده از شبکه این امکان فراهم می شود که افراد علیرغم پراکندگی، یک تیم کاری تشکیل دهند، برای رسییدن به این مهم استفاده از ابزار شکل دهی گروه های مجازی (پست الکترونیکی،ویدئو کنفرانس) آموزش داده شود .نکته مهم این بحث عدم محوریت فرد یا افراد برای اعمال مدیریت آمرانه است بلکه مدیران بصورت مربی هم باید اقدام نمایند.

۴) مدیریت فراگردها:

در این زمینه بایستی فراگردها که موجب کیفیت در کار می شود بوجود اورده شوند از جمله

ـ فراگردهای عملیاتیمحلی شناسایی شوند

ـ ارزیابی توانایی انجام کارها توسط افرادی که خارج از سازمان هستند

ـ تغییر فراگردها برای کنترل بر افراد

ـ تعیین میزان رضایت مشتریان از تغییرات با انجام تحقیقات.

۵-مدیریت تسهیلات:

در این موضوع مدیر اقدام بهانجام امور می نماید که طی آن فرایند به کار گیری فن آوری برای ادارات مجازی مهیا گردد، همچنین برای کارکنان سازمان مجازی پششتیبانی فنی ایجاد می نماید.

● منابع انسانی در سازمانهای مجازی

در سازمانهای مجازی نیاز به کارکنان تمام وقت نیست بلکه افراد کارشان را در خانه --ـ هایشان انجام می دهند و حتی برای ایجاد هماهنگی هم به سازمان مرکزی مراجعه ندارند. و نتیجه کارها، کالا، خدمات خود را به سازمان ارائه می نمایند.

در برابر این ایده که برخی معتقند، در سازمانهای مجازی توجه به انسان بیشتر شده است، بعضی هم بر این باورند که توجه به انسانها یکسان نبوده و متفاوت تر از سازمانهای فیزیکی شده است، چنانچه می گویند سازمانهای مجازی، سرمایه گذاری در تجهیزات را به استخدام افراد ترجیح می دهند.

توسعه ی روز افزون سازمانهای مجازی، کارکنان و سازمانها را برای بقاء در آینده مجبور کرده تا نسبت به تغییر و تحول برنامه ریزی کنند ـ همانگونه که مسیر جدید شرکتها که توجه به تغییر و تحولات طرح ریزی می شود، کارکنان هم باید مسیر شغلی شان را طرح ریزی کنند.

کوچک شدن سازمانها جهت کاهش هزینه ها موجب شده تا برخی کارگران و کارکنان شغل تمام وقت را از دست بدهند . برخی سازمانها و شرکت ها جهت کاهش هزینه های پرسنل خود (نظیر عدم پرداخت بیمه، مالیاتهای تصاعدی،...) به کارکنان و کارگزاران پاره وقت تکیه داده اند.

تجربه، آموزش، هوش، و ذکاوت ابزارهایی هستند که افراد را در سازمانهای مجازی از هم متمایز می کنند لذا چنین تحولاتی سازمانها را مجبور می کند، تا در مشاغل نیروی انسانی مجدادً طراحی کنند.

● مشکلات سازمان مجازی

گروه های کاری مجازی تاکید ویژه بر ارتباطات و توسعه ی مهارتها دارند، با افزایش پراکندگی جغرافیایی مراکز تخصصی، نتیجه گیری های سازمانی کند و مشکلات بیشتر می شود.

بطور مشخص یکی از مشکلات عمده ای که هر گروه مجازی با آن مواجه است، مسئله ارتباطات است، مسئله انتقال اطلاعات و ارتباط میان یک وحله از فعالیت با مرحله دیگر آن، مسئله ای وقت گیر است، بنابراین به کار گیری چنین ارتباطاتی بصورت پیشرفته، کار مشکلی است و ما را به یک سری مسائل دیگر از جمله مسئله ی استاندارد سازی و توسعه ی نرم افزاری می کشاند.

مدیریت سازمانهای مجازی بسیار پیچیده و سخت است زیرا تیم های کاری مجازی، کارکنان واقعی و مصرف کنندگان واقعی را در بر می گیرند و مدیران در این میان ، بین مجازی و واقعی قرار گرفته اند تا بتوانند مشکلات واقعی تیمهای مجازی را مدیریت و حل کنند.(۱)

۱) Hugh’s john and others: some real problems of virtual organization. See HTTP management. vo htm

● نتیجه گیری

در یک مدل تحقیقاتی که می تواند برای تحقیق تجربی در مورد سازمان مجازی استفاده شود،ابعاد متفاوت در ساختار مجازی به همراه فن آوری اطلاعات در مرکز آن می باشد.

به طور ساده تولید به معنی هر فرایند کاری است، که به سمت یک محصول ما را راهنمایی میکند،این محصول می تواند یک خدمت یا یک کالا باشد.برای سازمان مجازی دو حالت اصلی عبارتند از پراکندگی مکانی و پیوند الکترونیکی، بطوریکه گفته شد، بدون توجه به تکمیل شدن فرایند تولید بخشی از ساختار سازمان مجازی دیده می شود. مبحث زیر تاکید می کند فقط بر روابطی که فن آوری اطالعات در آن شرکت دارد.

مشخصه مهم بعدی نقش مرکزی فن آوری اطلاعات می باشددر سازمان مجازی IT از تولید پشتیبانی می کند و سازمان را مجبور می سازد که همکاری بخشهای مختلف را ایجاد نماید،و نیز بر تمام جنبه های سازمانی تاثیر می گذارد، بعبارت دیگرIT شامل ابزار هایی برای انجام کارهای فوق در مکانهای خاص و یا در بین مکانها می باشد.پیوند(ارتباط)الکترونیکی نیز به این مسئله اشاره می کند که یک کار یا بخشهای اصلی آن در میان مکانهای خاص در سازمان مجازی از طریق IT انتقال می یابد .

بعد دیگر ارتباط و پیوند به مسئله پشتیبانی از ارتباطات میان کارکنان اشاره می کنند، علاوه بر اینIT اطلاعات سازمانی را نیز حمایت می کند. همچنینIT به جنبه های مختلف فرهنگ مجازی بودن مربوط است.

منابع:

۱- building the information age organization

۲- desslev Gary & human resource management new jersey/prentice hall, inc ۱۹۹۷

۳- hughs jone and others, some real problems of virtual organization (۲۰۰۱) see http management vo, htm.

۴- Travica Bob, The Design of The virtual organization (۲۰۰۱) See http:// management .vol Untitled. tm.

۵-علی رضاییان(جزوه منتشر نشده)

نویسنده: بهروز فر هادیان