تکنیک ها و فنون مدیریت برای هزاره جدید

درحالی که جهان وارد هزاره جدید می شود, این سؤال برای اغلب مدیران پیش می آید که سازمان تحت کنترلشان را چگونه به نحو احسن راهنمایی و هدایت کنند

درحالی که جهان وارد هزاره جدید می‌شود، این سؤال برای اغلب مدیران پیش می‌آید که سازمان تحت کنترلشان را چگونه به نحو احسن راهنمایی و هدایت کنند. با ورود به هزاره جدید، مفاهیم اندازه‌گیری و توسعه، اهمیت اولیه‌ خود را از دست می‌دهد و بعید به نظر می‌رسد که بتوان دستاوردهای مطلوبی از آن گرفت. تمامی افرادی که در هرم طبقه‌بندی شده سازمان قرار دارند ـ اعم از مدیران اجرایی، مشاوران و کارمندان ـ روز به روز تغییرات چند جانبه‌ای را تجربه می‌کنند زیرا پدیده رقابت، دیگر حد و مرزی برای خود قائل نیست. به موازات شکل‌گیری ائتلاف‌ها و اتحادیه‌های جدید، فرایندهای داخلی در یک سازمان، دید خود را به محیط بیرون از سازمان معطوف می‌کنند.

چندگانگی و تنوع در محیط کار، حالتی مشترک پیدا کرده است. تکنولوژی با سرعتی برق‌آسا در حال پیشرفت است و همزمان اهمیت بیش از حدی به کیفیت نهایی داده می‌شود.

در این شرایط، پدیده‌ای تلخ و غیرقابل درک وجود دارد. تصور عمومی این است که با نگاه به گذشته و بازنگری زمان حال می‌توان دستاوردی را حاصل کرد. آیا چنین وهم و گمانی صحیح است؟ خیر. این وهم و گمان در تخمین و پیش‌بینی رویدادهای آتی، اعتبار زیادی نخواهد داشت. حتی اگر این پیش‌بینی‌ها صحت داشته باشند، میزان صحت و درستی آنها اندک خواهد بود.

برای دستیابی به موفقیت، می‌بایستی این باور را به واقعیت تبدیل کنیم تا ادراکی در آنها به‌وجود آید که بتوانند رهبرانی مؤثر و کارامد باشند و نیروی کار نیز بتواند اداره امور خود را به تنهایی در دست گیرد و یا این قابلیت را داشته باشد که رنگ مدیریتی به خود بگیرد. برای دستیابی به چنین ادراکی، ضروری است که متدها و روش‌های مدیریتی مورد استفاده در قرن گذشته را مجدداً بازبینی کنیم.

بعد از اتمام این فرایند، می‌بایستی در جست‌وجوی شیوه‌ها و روش‌های جدیدی بود تا بتوانند پاسخگوی نیازهای مدیران و سازمان‌های آنها در قرن جدیدی باشند که پیش رویشان خواهد بود.

● بررسی ادبیات: رویکرد مکانیکی

قرن‌هاست که دانشمندان و فیلسوفان جهان، دنیا را به ماشینی بزرگ تشبیه کرده‌اند. ماشینی که می‌تواند به قطعاتی کوچک تبدیل شود و مجدداً به حالت اول خود بازگردد. از این نقطه نظر است که می‌توان بسیاری از سازمان‌های جدید را از جنبه‌های مختلف توسعه داد. تصورغالب این است که مشاغل مختلف را می‌توان به قسمت‌هایی کوچکتر تقسیم‌ کرد. با این تقسیم‌بندی، وظایف متعددی به‌وجود می‌آیند که در پرتو آنها، سازمان‌ها، بخش‌ها و تخصص‌هایی جداگانه‌ پدید می‌آیند.

در این مقاله، سازمان ماشینی است که روغن موتور آن تعویض شده و آماده حرکت است. در مورد هدایت این ماشین نیزتأکید شده‌است که در آن، هیچ چیزی نباید حالت راکد داشته باشد. در این مثال، مدیر سازمان را می‌توان مکانیکی دانست که می‌بایستی چرخ‌‌دنده‌های صدادار را روغن‌کاری کند و قطعات معیوب را تعمیر یا تعویض‌کند.

مدیر با این هدف آموزش دیده است که با نگاه به گذشته و بررسی دقیق حال، آینده بهتری را پی‌ریزی کند. کارمندان سازمان در سایه چنین مدیریتی، متقاعد می‌شوند که بهترین خدمت آنها به سازمان ارتباط دادن تمامی مسائل شخصی، احساسات و عواطف خود، به خارج از محیط کار است. به بیانی ساده‌تر، آنها نباید مسائل شخصی‌ خود را با رویه‌های کاری خویش، درهم بیامیزند.

حاصل این طرز تفکر، ظهور یک الگوی مؤثر مدیریتی یا یک پارادایم مکانیکی مدیریت، در بسیاری از سازمان‌هاست.

فرضیه‌های اساسی این الگو یا پارادایم مکانیکی مدیریت عبارتنداز:

۱) برای تشریح هر موقعیت می‌توان روابط موجود بین علت و معلول را مورد استفاده قرار داد.

۲) اگر زمانی از یک تاکتیک یا شیوه جدید استفاده کردیم که نتیجه مورد انتظار را به ما داد، این اطمینان در ما به‌وجود خواهد آمد که در صورت استفاده و به‌کارگیری آن تاکتیک، نتایج مفید دیگری نصیب ما خواهد شد.

۳) مدیران از یک سلسله دانستنی‌هایی برخوردارند که می‌توانند با به‌کارگیری آن دانسته‌ها، نیازهای اساسی پرسنل یک سازمان را برطرف سازند اما نمی‌بایستی این نکته را فراموش کرد که بهره‌گیری از این دانستنی‌ها توسط مدیران، با نام خود سازمان می‌بایست باشد.

۴) مدیریت از کارکنان انتظار دارد در چارچوب نقشی که برای آنها تعیین کرده است، فعالیت کنند.

۵) خطوط مشخص و انتقال اطلاعات و توانایی‌ها را می‌توان با طراحی این شخص، بهتر درک کرد.

گرچه روشنفکران دیگری نیز وجود دارند که از جنبه مکانیک‌گرا به دنیای کنونی نگاه نمی‌کنند، اما به جرئت می‌توان گفت که این فاکتور- دید مکانیک‌گرا- پدیده‌ای فراگیر و گسترده در سازمان‌های امروزی است. عدم کارایی چنین فاکتوری- دید مکانیک‌گرا- برای چنین اشخاصی به اثبات رسیده است، گرچه زمانی از آن به‌عنوان راه حل نهایی یاد می‌کردند. ریشه چنین تغییر و تحولی در نحوه نگرش این افراد را می‌توان در تئوری هرج و مرج یا پیشرفت شگرف، جهش عظیم دانست.

● تئوری هرج و مرج (نظم در بی‌نظمی)

منطق و اساس تئوری هرج و مرج، در این نکته نهفته است که جریان را خطی نمی‌داند که هیچ‌گونه تغییر و تحولی در آن دیده نمی‌شود. به بیانی ساده، می‌توان گفت که رابطه مستقیم و اصلی علت و معلول در طول یک مقطع زمانی قابل تحقق و دسترسی نیست زیرا آینده جهانی که در آن قرار داریم، غیرقابل پیش‌بینی و حتی نامطمئن است. جهان کنونی، به‌طور مرتب در حال دگرگونی و نوسان است و نمی‌توان آینده آن را بدرستی پیش‌بینی کرد. بنابراین، مدیرانی که خصلت استراتژیکی به آنها داده می‌شود (کسانی که قابلیت تحت کنترل درآوردن وقایع متعدد را دارند، بسادگی نمی‌توانند نتایج دراز مدتی را برای سازمان خود طراحی کنند.

دستاوردهای موفقیت‌آمیزی را که در گذشته عاید ما شده است، نمی‌توان ضامنی برای دستیابی به موفقیت‌های آینده دانست. به نقل از تئوری هرج و مرج، حوادث غیرمربوط و بی‌ارزش، می‌توانند تأثیری دراماتیک بر محیط بگذارند. سناریویی که برای این تئوری تشریح شده است، تأثیر پروانه‌وار است. یک پروانه ممکن است به‌طور ممتد در مسیری واحد پرواز کند، اما این الگو همیشه پایدار نخواهد بود و با توجه به مقتضیات زمان و شرایط موجود، تغییر خواهد کرد. با این وجود، درهرج و مرج یادشده، قاعده‌ای را می‌توان یافت که مبتنی‌بر نظم باشد، یعنی سیستمی که دچار هرج و مرج و آشفتگی شده، بسادگی توانایی تعیین حد و مرزهای فعالیت خود را خواهد داشت. توانایی تعیین حد و مرزهای فعالیت یک سازمان در زمان هرج و مرج و آشفتگی، در ذات و سرشت آن سازمان نهفته است. با پذیرش این نکته که وقایع و اتفاقات قابل پیش‌بینی نیستند، می‌توان گفت که به‌طور‌کلی، سازمان جزئی منظم است که با اجزای تشکیل‌دهنده خود، هماهنگی دارد، برای اینکه مدیران بتوانند حتی در زمان آشوب و هرج و مرج عملکرد مثبتی داشته باشند، بهتر است از تئوری هرج و مرج نکاتی را فراگیرند. این فراگیری را می‌توان در دو دسته اصلی و مجزای ذیل تقسیم‌بندی کرد:

▪ دسته اول: وابستگی خود را به برنامه‌هایی که در آن دقت زیادی به‌کار رفته، کمتر کنیم. از آنجایی که برنامه‌ریزی دقیق ممکن است کاملاً قابل اعتماد نباشد، بهتر است اهداف بلندمدت سازمان را که از پیش تعیین شده، مدنظر قرار دهیم و زمینه را طوری فراهم کنیم که سازمان به خودی خود رشد کند تا بتواند به اهداف از پیش تعیین شده‌‌اش دست یابد.

▪ دسته دوم: خصلت پاسخگویی داشته باشیم. اگر یک عمل جزئی باعث به وجود آمدن تغییرات عظیمی می‌شود. این پدیده درباره مدیریت نیز صادق خواهد بود. یعنی تغییرات کوچک در داده‌های مدیریت، باعث به وجود آمدن تغییرات وسیع خواهد شد. به‌طور کلی می‌بایستی نسبت به محیط اطراف خود با هوشیاری کامل نگاه کنیم و خود را برای تغییرات آتی آماده کنیم.

● تئوری پیشرفت شگرف یا جهش عظیم

این تئوری کاملاً در نقطه مقابل عقاید مدیران قدیمی قرار دارد. تئوری پیشرفت شگرف (کوانتوم) بر این نظریه استوار است که جهان کنونی نه تنها قابل پیش‌بینی نیست بلکه حتی اطلاعات کافی در دسترس نداریم تا با کمک آنها عقیده یا نظریه‌ای را توسعه دهیم.

تمامی یافته‌هایی که آنها را از دید سنتی خود، حقیقت یا واقعیت می‌دانیم، جایگاهی در تئوری پیشرفت شگرف یا جهش عظیم ندارند. نتایج تحقیقات و مطالعات در زمینه این نظریه، نشان‌دهنده آن است که نتیجه هر واقعیتی، عمل مشاهده و اندازه‌گیری، اثربخش خواهد بود. این تئوری تمامی افراد اعم از محققان یا مدیران را شخصی ثالث و بی‌طرف نمی‌داند. نتایجی که از این تئوری به دست آمده، از چند جهت اثربخش است. یک مورد روشن نیازهای ما هستند که تأثیر زیادی در نتایج تئوری پیشرفت شگرف خواهند داشت.

در مجموع تئوری پیشرفت شگرف، اساس و زیربنای پیشنهادات خود را در این مطلب خلاصه می‌کند که رابطه بین افراد درون سازمان مهم‌تراز آن است که این افراد به خودی خود ایفای نقش کنند.

از تئوری پیشرفت شگرف یا جهش عظیم ۳ نتیجه اساسی ذیل را می‌توان گرفت:

۱) هر قدر که در تنظیم و ثبت وقایع حال حاضر یک سیستم، دقت عمل داشته‌باشیم، پیش‌بینی وقایع و رویدادهایی که برای آن سیستم در آینده پیش خواهد آمد، نامعلوم و مشکل خواهد بود.

۲) با کمی مشاهده و دقت می‌توان به این واقعیت پی برد که هرجریان، مستقل از دنیای اطراف خود عمل نمی‌کند بلکه به نحوی وابستگی به محیط اطراف خود را نشان می‌دهد.

۳) اندازه‌گیری و مشاهده هر جزئی از سیستم نه تنها در نتایج به دست آمده از آن سیستم تأثیرگذار خواهد بود بلکه توانایی ما را در اندازه‌گیری دیگر جنبه‌های آن سیستم تقویت خواهد کرد.

نمی‌توان در داخل هر سازمان عنصری را یافت که به‌طور مستقل عمل کند، بلکه تمامی عناصر موجود در داخل یک سازمان به نوعی با هم ارتباط دارند. می‌توان گفت که توجه بیش از حد به واقعیت‌ها و داده‌هایی که از تئوری پیشرفت شگرف به دست می‌آیند، در نحوه نگرش ما نسبت به مدیریت تأثیرگذار خواهد بود. به مرور زمان دیده می‌شود که مدیریت سنتی به سمت مدیریت موقعیتی۱ و ازمدیریت موقعیتی به سوی مدیریت گروهی۲ در حال تغییر شکل است.

مفهوم هدایت و رهبری همیشه به متن وجودی‌ خود وابسته بوده و متن وجودی از طریق ارتباطاتی به وجود می‌آید که برای آنها ارزش و احترام قائل هستیم. نمی‌توان به این امید داشت که در هر موقعیتی که در سازمان به وجود می‌آید، درآن سهیم هستیم و خودمان در ایجاد آن موقعیت مؤثر بوده‌ایم بلکه این طرز تفکر را می‌بایستی به تمامی افرادی که به نوعی در سازمان سهیم هستند، توسعه داد و به بیانی دیگر، می‌بایستی وجود آنها را در تأثیرگذاری و به‌وجود آمدن هر موقعیت، مدنظر گرفت.

● الگو- پارادایم رهبری یا مدیریت جدید

"ماکس‌دپری" در کتابی تحت عنوان: مدیریت همانند رهبری گروه موسیقی جاز (۱۹۹۲) گفته است مدیران می‌توانند مطالب زیادی از گروه موسیقی جاز بیاموزند. اعضای گروه موسیقی نحوه نگرشی را برای خود به‌وجود آورده‌اند. آقای دپری معتقد است مدیران برای موفقیت و دستیابی به اهداف بلندمدت خود می‌توانند از این نحوه نگرش بهره بگیرند.

نحوه نگرش گروه موسیقی جاز این است که آیا آنها در آینده با اجرای برنامه‌های گوناگون جوائز نفیسی را به دست خواهند آورد یا خیر؟ هر چند که ممکن است این تصور برای آنها کمی غیرقابل پیش‌بینی باشد. مفهوم مدیریت نیز دقیقاً موازی با همین دیدگاه است. گروه موسیقی پس از انتخاب موزیک و شناسایی موسیقیدانان برتر درصدد اجرای برنامه‌های خود در انظار عمومی برمی‌آید، اما نحوه اجرای این برنامه‌ها در انظار عمومی به متغیرهای گوناگونی وابسته است این متغیرها را می‌توان در عوامل ذیل خلاصه کرد:

۱) محیط اجرای موسیقی

۲) تمامی افرادی که در اجرای آن موسیقی نقش دارند

۳) درک این نکته از سوی افراد گروه موسیقی که هرکس به‌طور مجزا به ایفای نقش خود بپردازد.

۴) وابستگی کامل و بی‌قید و شرط رهبر گروه موسیقی به اعضای گروه

۵) درخواست پی‌درپی رهبر گروه موسیقی از اعضای گروه که در ایفای نقششان مؤثر و مفید باشد.

● خلاصه مفهوم سازمان چیست؟

مفهوم استعاری دپری در کتاب او مفهومی کاملاً توصیفی و اغواکننده است. گرچه او یک سلسله راهنمایی‌ را برای افراد مشخص می‌کند، اما به موازات ارائه آنها یک سلسله محدودیت را نیز مشخص می‌کند.

درمجموع می‌توان گفت که مفهوم مدیریت و رهبری از دیدگاهی وسیع‌تر مترادف خدمت کردن خالصانه است. البته وظیفه رهبری به اینجا ختم نمی‌شود. وظایف گروه موسیقی در این مطلب نیز خلاصه می‌شود که این گروه می‌بایستی به‌شیوه‌ای مطلوب، با تغییرات برخورد کند. مثلاً انعطاف‌پذیری و پذیرای شنیدن نظرات دیگران (انتقادپذیری) از سوی اشخاص، شخصیت تعریف شده‌ای را می‌طلبد. رویکرد ذکر شده به این معنا نیست که با توسل به آن، موفقیت به آسانی به‌دست خواهد آمد. مهارت‌های متعددی را برای دستیابی به موفقیت درنظر گرفته‌اند. این مهارت‌ها را می‌توان در تمایل به شنیدن نظرات دیگران، میل به اتخاذ و همبستگی نفوذپذیری، نگاه به دنیای خارج، بینش بالا، کلی‌گرایی، دانش برتر، همکاری با مرکز اصلی، ریتم و هماهنگی، جابجایی قدرت تمرکز، عملکرد مثبت در زمان بلاتکلیفی و شک و تردید، تحرکات درونی، ظرفیت داشتن پارادوکس(تناقض) و... خلاصه کرد.

هریک از مهارت‌های مورد اشاره در فوق، شرحی مختصر و کوتاه دارند که در فهرست شماره یک ارائه شده‌است.

● نتایج و پیشنهادات

در هر سازمان دو مدل رهبری و مدیریت مجزا از هم وجود دارد که عبارتند از:

۱) کسانی که اقتدار قانونی به آنها واگذار شده و مسئولیت فعالیت‌های دیگران را بدوش می‌کشند این‌گونه افراد را می‌توان همان مدیران دانست.

۲) کسانی که هیچ‌گونه قدرت قانونی به آنها داده نشده است و تنها مسئول اعمال خودشان هستند.

نکته جالب توجه این است که دراغلب اوقات، مدیران دارای اقتدار قانونی و رسمی، نمی‌توانند رهبرانی مؤثر و کارامد برای سازمان خود باشند. اگرمدیری نتواند با وجود قدرت قانونی، بدرستی ایفای نقش کند، به‌این معنانیست که خلأ به‌وجود آمده، زمینه را برای ابراز خودنمایی گروه دوم فراهم می‌کند زیرا آنها (گروه فاقد قدرت قانونی) با توجه به موقعیتشان نمی‌توانند مهره‌ای مناسب برای مدیریت باشند. نقش مدیران و رهبران گاهی درهم آمیخته می‌شود، اما تمایز بین این دو گروه همچنان به قوت خود باقی می‌ماند.

تمامی مطالبی را که در بالا به آنها اشاره کردیم یک هدف کلی را دنبال می‌کنند که عبارت‌است از ایجاد فرهنگ سازمانی واحد تا مدیران در پرتو آن تاکتیک‌های رهبری بهتر سازمان را بیاموزند و نیروی کار نیز برای توسعه و پیشرفت خود گام‌های بیشتری بردارد. نباید فراموش کرد که موضوع رهبری و آموختن روش‌های مدیریت، اموری به‌هم پیوسته و ضروری و درواقع جزء جدایی‌ناپذیر یکدیگرند.

● فهرست مهارت‌های مورد نیاز برای موفقیت

▪ توانایی ایجاد ارتباط مؤثر با ارزش‌های درونی خودتان حتی در زمان تغییر و تحول

▪ طوری خودتان را نشان دهید که دیگران فکر نکنند شنونده صرف هستید بلکه با آغوش باز آماده شنیدن نظرات دیگران باشید و نشان دهید که وجود شما مؤثر و کارامد خواهد بود

▪ توانایی مشاهده وضعت پیش آمده از دید دیگر افرادی که همان وضعیت را نظاره می‌کنند

▪ نشان دادن این توانایی که می‌توانیم ریشه مسائل و مشکلات گذشته را پیدا کنیم

▪ توانایی ایجاد وقفه در لحظه‌ پیدایی تغییر و تحول به این شرط که بتوان زمینه را برای ادامه کار فراهم کرد

▪ توانایی دیدن بهتر. حتی در محاصره درختان نیز باید با دیدی بهتر به جنگل نگاه کنیم. یعنی عمیق‌گرا بوده و با دید باز به پیرامون خود نظاره کنیم

▪ دانستن این مطلب که در چه زمانی باید حرکت کرد و چه هنگامی متوقف شویم

▪ توانایی حفظ و نگهداری روابط موجود و ایجاد برقراری رابطه با محیط اطراف خود

▪ توانایی تغییر مسیر تمرکز بر مسئله‌ای که وقوع آن نزدیک است

▪ قــابلیت تصمیم‌گیری صحیح، حتی زمانی که اطلاعات کافی در اختیارمان نباشد

▪ توانایی نشان دادن آرامش حتی زمانی که مسئولیت‌های زیادی برعهده ما قرار گرفته است.

▪ توانایی دستیابی به رضایت از کاری که انجام می‌دهیم نه فقط صرفاً دستیابی به نتیجه آن. به بیانی دیگر، هدف از انجام کار، دستیابی به رضایت شغلی باشد نه انجام وظیفه صرف

▪ توانایی ادامه فعالیت و شنیدن نظرات دیگران حتی در زمان‌های مواجهه با حالات پارادوکسی (تناقض)

این خصوصیت‌ها تا سرحد ممکن می‌بایستی در افراد ایجاد و تقویت شوند. تشویق موثر این است که هیجان و شور و شوق زیادی را در محیط کار به‌وجود آوریم تا به کمک آن، به هدف نهایی خود (کسب نتیجه مطلوب) نائل شویم.

تحریک، به حرکت در آوردن احساسات درونی افراد، برای بازگشت به روش‌های پیشین تفکر است به نحوی که بتوان روش‌ها و متدهای پیشین را مورد سؤال قرار داد.

این‌طور به نظر می‌رسد که هدایت کردن بدون پدیده اجبار می‌تواند شیوه‌ای ارجح‌ باشد. منظور از سرپرستی کمک به کارمندان می‌باشد با این هدف که آنها بتوانند عملکرد خودشان را توسعه دهند.

این هدف زمانی قابل دسترسی است که ما گوش خود را به سوی نظرات دیگران باز نگه داریم و بنا به ظرفیت تک‌تک کارمندان آنها را تشویق کنیم و بالاخره ایجاد یک تیم گروهی است تیمی که دارای مهارت‌های حرفه‌ای پیشرفته باشد و با مسائلی که در محیط کار به وجود می‌آید به نحواحسن برخورد کند.

مدیران و رهبران می‌بایستی روحیه‌ای انعطاف‌پذیر از خودشان نشان دهند و از همه مهم‌تر اینکه آنها می‌بایستی روحیه اتحاد و همبستگی را بیش از پیش در میان کارکنان تقویت کنند. ایجاد و نگهداری رابطه‌ای پایدار و مداوم بین کارمندان و کارفرمایان، یکی از مهم‌ترین مسائلی است که امروزه در دنیای اقتصاد جهانی، رهبران را به مبارزه می‌طلبد.

بزرگترین چالش و مبارزه‌طلبی برای مدیران سنتی این است که به دیگر مدیران اجازه برخورد با این چالش‌ها را می‌دهند.

نویسنده : علی رضوان‌پور

پانوشت‌ها:

۱. Situational Leadership

۲. Participative Leadership