شیوه های روابط عمومی در جامعهٔ اطلاعاتی

روابط عمومی ها به عنوان واحدهای اطلاعاتی و ارتباطی باید همواره پویا, علمی واثربخش عمل كنند و به دنبال روش های نوین و جدیدی برای دریافت وانتقال اطلاعات به مخاطب و برقراری ارتباطی مؤثر و اثربخش و سریع با مخاطبان سازمان خود باشند

یكی از امكانات و شیوه‌هایی كه جامعهٔ اطلاعاتی به مدد تكنولوژی‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی و اینترنت در اختیار روابط عمومی‌ها قرار داده است، روابط عمومی الكترونیك یا دیجیتال است كه موجبات اطلاع‌رسانی و اطلاع‌یابی سریع، بازخورد همزمان و ارتباط دوطرفه و دوسویه با مخاطبان را موجب شده است.

● تعریف روابط عمومی الكترونیك یا دیجیتال:

روابط عمومی دیجیتال، عبارتست از استفاده از تكنولوژی دیجیتالی خصوصاً كاربردهای مبتنی بر وب سایت‌های اینترنتی برای افزایش دسترسی و ارائهٔ خدمات و اطلاعات ارتباطی به كاربران و سازمان‌ها و نهادها و دریافت اطلاعات از طریق آناین روش زمینه بالقوه‌ای برای كمك به ایجاد رابطه‌ای ساده، روان و موثر بین سازمانها و مؤسسات با سازمان ها و مؤسسات دیگر و نهادهای اجتماعی و مدنی در راستای ارائهٔ خدمات و اطلاعات ارزان قیمت، فوری و فراگیر به گروههای كاربر فراهم خواهد كرد. بنابراین وظیفهٔ روابط عمومی الكترونیكی و دیجیتالی ارائهٔ اطلاعات و خدمات online از طریق اینترنت یا سایر وسایل دیجتیالی است.

● ویژگی‌ها و تفاوتهای روابط عمومی الكترونیك:

در بررسی ویژگی‌های این نوع روابط عمومی باید دقت داشت كه عملكرد این واحد در نهایت باید موجب تسهیل دسترسی شهروندان، ارتباط دوسویه با مخاطبان و نهادهای موردنظر، بهبود خدمات، افزایش كارآمدی و پاسخگویی، كاهش هزینه‌ها و ساده‌سازی فرآیند ارتباط شود. در حوزهٔ روابط عمومی الكترونیك، داشتن بینش مناسب دیجیتالی در راستای دانش روابط عمومی از آشنایی با مسایل فن‌آوری اطلاعات مهم‌تر است.

دكتر بروجردی استاد ارتباطات، مهم‌ترین ویژگی‌های یك روابط عمومی دیجیتالی را در محورهای ذیل تشریح كرده است :

▪ اخبار سازمان سریع، بدون واسطه و با نحوهٔ ارائهٔ خدمات دلخواه عرضه می‌شود. به عبارتی فرآیند دروازه‌بانی خبر كه توسط رسانه‌ها تحقق می‌یابد به دست خود روابط عمومی‌ها می‌افتد.

▪ نیاز روابط عمومی‌ها به رسانه‌ها كمتر می‌شود. البته این مزیت در شرایط تحقق جامعهٔ اطلاعاتی است. درغیر این صورت، بدیهی است در صورتی كه اكثر شهروندان به شبكه‌های اطلاعاتی دسترسی نداشته باشند، وجود واسطه‌ای بنام «رسانه‌» برای تأمین اخبار موردنیاز مردم، یك ضرورت خواهد بود.

▪ وابستگی‌رسانه‌ها هم به روابط عمومی‌ها كمتر می‌شود. رسانه‌ها می‌توانند بدون تماس‌های مكرر و خسته‌كننده، به طور مستقیم با اتصال به سایت‌های سازمانهای مختلف، از آخرین اخبار و گزارش‌های آنها، به راحتی استفاده كنند. در شرایط شفاف‌ اطلاعاتی اگر چه روزنامه‌نگاران مجازند در سازمان به دنبال خبر بگردند، ولی ظاهراً چیزی بیشتر از آن كه روابط عمومی‌ در اختیار آنها می‌گذارد، پیدا نخواهند كرد.

▪ تعامل با مخاطب بیشتر می‌شود. در بسیاری از سایت‌های موجود، بلافاصله می‌توان نظرات مخاطبان را جویا شد. در حالی كه در رسانه‌های سنتی، معمولاً مخاطب به سرعت و به درستی می‌توان میزان مقبولیت پیام های مختلف را دریافت و مطابق با نیازهای مخاطب برنامه‌ریزی كرد.

▪ در سایت‌ اینترنتی سازمان، امكان حك و اصلاح و تغییر اخبار وجود دارد در حالی كه در رسانه‌های مكتوب یا دیداری شنیداری امروز، وقتی پیام مكتوب شد و یا بر روی آنتن رفت، دیگر در اختیار منبع نیست.

▪ در چنین شبكه‌ای، می‌توان قوانین، مقررات، آیین‌نامه و ضوابطی كه سازمان براساس آنها عمل می‌كند را در معرض افكار عمومی قرار داد. به این ترتیب است كه روابط عمومی در جامعهٔ اطلاعاتی نه تنها در زمینهٔ شفاف‌سازی سازمان و امكان دسترسی همگان به اطلاعات مربوطه را فراهم می‌كند، بلكه امكان نقد و ارزیابی برنامه‌ها و در نتیجه، نظارت عمومی بر سازمان را به قصد بهسازی فرآیند جاری و كمك به تصمیم‌سازی بهینه فراهم می‌كند.

▪ دسترسی علاقمندان به اخبار مرتبط با یك سازمان خاص، در صورت ارائهٔ بولتن در سایت بسیار آسان‌تر و كم‌هزینه‌تر و سریع‌تر خواهد بود.

▪ در مواردی كه دولت به خاطر تبیین سیاست‌ها و توجیه آنها و بسترسازی برای تصمیمات آینده ناچار به ارائهٔ اطلاعات است، وجود یك سایت اطلاعاتی كارساز خواهد بود.

ـ به طور خلاصه ویژگی‌ روابط عمومی الكترونیك عبارتست از :

۱)روابط عمومی یك واحد فنی نیست بلكه به یك واحد فنی جهت تحقق یك روابط عمومی دوسویه و پاسخگو ایده مناسب می‌دهد.

۲) خدمات همیشگی و به روز است.

۳) فن‌آوری تنها وسیله‌ای جهت تحقق اهداف روابط عمومی نیست.

۴) بینش مناسب دیجیتالی، نقش پررنگ‌تری در قبال فن‌آوری جدید دارد و كار كارگزار روابط عمومی طرح ایده‌هایی است كه این ابزار را در جهت رسیدن به اهداف خود به كار می‌گیرد.

۵) ارتباط دوسویه است و مخاطب فرد است و روابط عمومی پاسخگوی تك تك مخاطبان است.

۶) تمهیدات روابط عمومی پیش از درخواست مخاطب صورت می‌گیرد.

۷) مبنای حركت روابط عمومی تعامل روابط عمومی با مخاطبان فردی است و تعداد مطالب در كاركرد آن نقش دارد.

۸) داشتن نیروهای آموزش دیده در حوزهٔ روابط عمومی و دیجیتال‌سازی از اهمیت بسیاری برخوردار است.

ـ جهت‌گیری صحیح در تحقق و یژگی‌های بالا بسیار مؤثر است و در این جهت‌گیری اهداف زیر همواره مدنظر خواهد بود :

۱)تسهیل در ارائهٔ خدمات و ساده‌سازی دسترسی خدماتی توسط مخاطب.

۲) اثرگذاری مناسب سازمان‌ها و نهادها.

۳) بهبود كارآیی نهادها و سازمانها از طریق حذف لایه‌های اضافی در ساختار سنتی آنها.

۴) بهبود پاسخگویی به مخاطبان و تضمین این پاسخگویی در خصوص نیاز مخاطب.

۵)بهبود اطلاع‌رسانی سازمانها.

۶)ساده‌سازی فرآیند ارتباط.

۷) كاهش هزینه‌ از طریق یكپارچه‌سازی و حذف بوروكراسی نامناسب اداری.

۸) ایجاد بینش نتیجه‌گرایی مثبت در بدنه میانی سازمانها و نهادهای مربوطه.

۹)افزایش ابتكارات و خلاقیت‌های فردی بوسیلهٔ توسعهٔ دانش اطلاع‌یابی و اطلاع ‌رسانی.

منصور ساعی