فناوری ارتباطات و اطلاعات نیاز امروز مدیران فردا

تنوع و پیچیدگی فعالیتهای مختلف علمی , اقتصادی , آموزشی و در قالب سازمان های مختلف و گستردگی ارتباطات درون و برون سازمانی در نظام های مدیریتی امروزی و همچنین شاخصها و عوامل فراوان مؤثر در رشد و توسعه سازمان ها موجب می شود تا مدیران سازمان ها بیش از هر زمان دیگری نیازمند باشند به سلاح ها و ابزارهای اطلاعاتی و ارتباطی در عرصه رقابت های تجاری مجهز شوند

چالش جهانی ایجاد شده در عرصه مدیریت كه با ظهور پدیده فناوری اطلاعات و ارتباطات رنگ و جلوه ای دیگر گرفته است مهمترین و شاید اثر گذارترین دست یافته بشر در طول چند قرن اخیر می باشد ، تا جایی كه مهمترین كالای تجاری قرن حاضر را «اطلاعات» معرفی كرده اند. تأثیر مستقیم و غیرمستقیم ICT در كلیه ساختارها و سطوح زندگی عادی مردم و نفوذ و توسعه ابزارهای این پدیده عصر جدید در پیچیده ترین فعالیتها ، مؤثرترین عامل در راه توسعه تكنولوژیك و به تَبع آن اطلاعاتی بشر بوده است. ظرفیتهای بالقوه ICT مدیران پیشرو را مجاب می كند تا با نگرشی عمیق بر ابزارهای این پدیده جهانشمول قابلیتهای بالفعل سازمان خود را به منصه ظهور بگذارند. با این دیدگاه سعی می شود تا با نگاهی گسترده زمینه های بستر سازی ICT و كاركردهای آن در تحولات درون سازمانی و ارتباطات برون سازمانی مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد. همانطور كه می دانیم فناوری ارتباطات و اطلاعات به مجموع مكانیزمهای تلفیق كننده و هدایت كننده ای كه زمینه های كاربردی شدن ، بهنگام شدن و گسترش یافتن اطلاعات و داده های خام را با استفاده از ابزارهای ریزپردازنده (تراشه های رایانه ای) انجام می دهند اطلاق می شود. ارتباط اغلب مدیران با ICT به دو نوع سیستم محدود می شود:

الف) سیستم هایی كه اطلاعات را ذخیره و پردازش می كنند.

ب) سیستم هایی كه ارتباط بین افراد و مشاغل را با سرعت و بسیار كارآمد برقرار می كنند.

در واقع پدیدهICT دو سیستم مدیریت اطلاعات و مهندسی اطلاعات را برای مدیران به ارمغان می آورد.

مدیران پیشرو همیشه به دنبال فناوری هایی هستند كه جریان كار را تسریع و تسهیل می كند در واقع مدیران برای ایجاد ارتباطات مؤثر مابین سطوح طولی و عرضی سازمان همچنین ساده كردن جریان امور برای جمع آوری و راهبرد مناسب اطلاعات مرتبط با حوزه فعالیت سازمان خود ناگزیر از شناخت ظرفیتهای موجود سازمان خود و نیاز سنجی ظرفیتهای تكمیلی هستند. استفاده از قدرت اثر ICT در هدایت سازمان برای پیشتازی در مقابل رقبا امری ضروری و اساسی است. فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی بسیاری از عملیات مربوط به سازمان مانند سیستم ها و جریان اتوماسیون را به انجام می رسانند. بدون شك باید گفت كه ICT موجب تقویت توانایی ها و خلاقیت های مدیران پیشرو می شود. با این نگرش یك مدیر و كارمندان او وقتی ابزارهای ارتباطی و اطلاعاتی را به ساختار سازمان خود تزریق شدند می توانند به جای سخت كار كردن سریعتر و با دقت تر از قبل كار كنند ضمن اینكه مدیر می تواند نظارت و مدیریت غیر متمركز را تجربه كند . با توجه به اینكه هدف غایی هر رابطه كاری دستیابی به سود تجاری می باشد می توان گفت كه ارتباط كمی و كیفی با مشتریان با استفاده از این ابزارها گسترش می یابد و هزینه های جاری و حتی سرمایه ای و امكان سنجی نیز كاهش می یابد.

یكی از مهمترین شاخصه های شناخت درست ICT توسط مدیران استفاده یا ایجاد سیستم های كارآمد در ساختار سازمان می باشد با توجه به اینكه هر یك از ابزارهایICT منطبق بر سیستم های مدیریتی باشند می توانند در بهبود و یا ایجاد نقص در شیوه مدیریت و ارتباط با مخاطبان سازمان مؤثر باشند. بنابراین بجاست كه در گزینش سیستم های مذكور:

الف) عملكرد سیستم برای مخاطبان سازمان روشن باشد

ب) استفاده كاربران تسریع و تسهیل شود

ج) از انعطاف پذیری بالایی در قبال تحولات تكنولوژیك و یا ساختاری برخوردار باشد.

با این توضیح می توان گفت به واقع مدیری موفق خواهد بود كه فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی را منطبق بر نیازهای سازمان خود طراحی و یا انتخاب كند. در این صورت در هنگام ارائه خدمات سازمان خود به مخاطبان و مشتریان قادر خواهد بود نیازها ی مشتریان را نیز در تدارك سیستم ها لحاظ كند. به طور مثال استفاده از دستگاه های خودپرداز بانكی این نیاز را می طلبد كه آموزش و فرهنگ سازی لازم برای اشاعه اطلاعات در مورد استفاده از كارتهای اعتباری گسترش یابد. در استفاده از ابزارهای فناوری ارتباطات و اطلاعات به مدیران توصیه می شود در تعیین ابزارها انتخابگر باشند و با مطالعه ای فراگیر در باره همه ابزارهای موجود این فناوری آن دسته ای را مورد گزینش و استفاده قرار دهند كه سبب ایجاد تسهیلات بیشتری در امور اجرایی می شود. صرفه جویی در زمان را به همراه دارد و موجب كاهش هزینه ها و یا افزایش درآمدها می شود. برای معرفی نمونه ای از این سیستم ها می توان به سیستم های تجارت الكترونیك(برای خرید و فروش های اینترنتی) و شبكه های محلی و یا سایتهای اختصاصی داخلی(اینترانت و LAN ) اشاره كرد. بنابراین برای مدیریت اطلاعات درون سازمانی در ابتدا باید حوزه های اصلی كار را تعیین كرد و به نیاز سنجی هر یك از اجزای سازمان پرداخت تا بهترین تكنولوژی موجود بر اساس نیازها و ظرفیتها تأمین شود. شبكه ها به عنوان شاهرگهای تجارت نوین و ابزار اساسی استفاده اشتراكی از اطلاعات و برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی اند. انتخاب سیستم های شبكه ای نیز با توجه به تعداد كاربران و امكان دسترسی سریع آنها به بانكهای اطلاعاتی صورت می گیرد. تصمیمات و كارهایی كه بایستی در انتخاب و راه اندازی شبكه های درون سازمانی توسط مدیر انجام شود در مورد تعداد كاربرانی است كه باید با شبكه مرتبط باشند كه در این صورت سطح گسترش شبكه بر حسب تعداد كاربران تغییر می كند. در بُعد نرم افزاری یك مدیر باید از برنامه های نرم افزاری مختلف اطلاعات كافی داشته باشد و بتواند برخی از آنها را در اجرای كارهای خود مورد استفاده قرار دهد. این قابلیت مدیر را در انتخاب برنامه های نرم افزاری مورد نیاز سازمان بسیار كمك خواهد كرد. انتخاب سیستم عامل هایی چون خانواده ویندوز ، لینوكس ، مكینتاش و ... همچنین انتخاب نرم افزارهای كاربردی مورد نیاز برای بخش های حسابداری ، اداری ، دبیرخانه ، طراحی و ... امری است كه با دانش و تجربه توأم می تواند تأثیر مثبت خود را بجا بگذارد. نوع نرم افزارهایی كه یك مدیر در فعالیت های سازمان خود استفاده می كند بستگی به ماهیت سازمان دارد اما امروزه اغلب مدیران رویكرد مثبتی به نرم افزارهای اداری تولید شده توسط شركت مایكروسافت دارند. در این بین بسته نرم افزاری

MS-OFFICE با امكانات گسترده ای چون واژه پرداز رایانه ایWORD استفاده از صفحات گسترده برای محاسبات با EXCEL و استفاده از پایگاههای ذخیره سازی اطلاعات باACCESS مدیریت پروژه های سازمانی با MS-POROJECT در اختیار كاربران خود قرار می دهد جایگاه مناسب خود را در امور اجرایی اكثر سازمانها پیدا كرده است. نرم افزار IE و سرویس پست الكترونیكی رایگان HOTMAIL از دیگر نمونه های قابل ذكر هستند كه مدیران می توانند از آنها در امور سازمان خود استفاده كنند. ولی در كل آنچه اهمیت دارد این است كه مدیران باید از نرم افزارهایی كه توسط سازمان های مختلفی مورد استفاده قرار گرفته و امتحان شده بهره بگیرند. پست الكترونیك به عنوان یك ابزار ارزان ، سریع و كارآمد برای ارسال پیامهای مدیریت در قالب الكترونیكی به بخش های گوناگون سازمان و یا نقاط گوناگون سراسر جهان است.

با استفاده از برنامه پست الكترونیك می توانید پیام های مورد نظر خود را تهیه ، ارسال ، دریافت ، ذخیره سازی و مدیریت كنید. بهترین شیوه برای راه اندازی و اجرای پست الكترونیك در هر سازمانی استفاده از یك رایانه مركزی برای مدیریت نامه های الكترونیكی داخلی و كنترل دائمی ارتباط دائمی یا تلفنی با اینترنت است. بسیاری از سازمان ها بدون توجه به مشكلات ارتباطات الكترونیكی و بدون ارائه آموزش های لازم به كاركنان اقدام به نصب و راه اندازی پست الكترونیك می كنند. مدیران سازمان ها باید توجه داشته باشند كه در دنیای ارتباطات الكترونیكی همان قوانینی حكمفرماست كه در انتشار قراردادها و ادعانامه های مكتوب حاكم است بنابراین یك اشتباه می تواند خسارتهای فراوانی به بار آورد. در بُعد سخت افزاری مدیریت سازمان می تواند مهمترین و مؤثرترین نقش را در توسعه توانمندیهای سازمان را در بستر ICT فراهم كند. مدیر سازمان بایستی با توجه به نیازها و بدون در نظر گرفتن تجملات بهترین و كارآمدترین ابزارهای سخت افزاری مورد نیاز در سازمان را مورد گزینش قرار دهد ، در انتخاب ابزارهای سخت افزاری مدیر سازمان به علاوه نیازسنجی حال حاضر باید در برابر هزینه ای كه متحمل می شود نیازهای آتی را نیز مد نظر قرار دهد. یكی از بهترین راهها در انتخاب ابزار مشاوره با كاربران سازمان می باشد. بسته به اینكه چه كسانی در چه زمانی و چه مكانی و برای چه كاری از این ابزارها استفاده می كنند نوع ، كمیت و كیفیت ابزارها قابل تغییر خواهد بود. به طور معمول سخت افزارهای كامپیوتری پس از یك سال از گارانتی تولید كننده خارج می شوند و از آن پس تضمین سلامت كار دستگاه با خود مشتری خواهد بود و به همین دلیل در هنگام تجهیز سازمان به رایانه و كلاً هر یك از ابزارهای فناوری ارتباطات و اطلاعات خرید از شركتهای معتبر الزامی است. در ادامه لازم است تا مدیر پس از خرید و راه اندازی هر یك از این ابزارها در سازمان شناسنامه سخت افزارهای موجود را تهیه كند تا در موقع لزوم نسبت به انجام سرویس های لازم اقدام شود. یكی از روشهای توصیه شده در تعیین نوع سخت افزارهای سازمانی نیازسنجی نرم افزاری سازمان و سپس تعیین، تأمین و تركیب سخت افزار با بسته های نرم افزاری انتخاب شده برای هر یك از اجزای سازمان می باشد. به عنوان مثال مدیر باید تشخیص بدهد در بخش گرافیك سازمان با توجه به نوع نرم افزارهای موجود به چه تركیبی از سخت افزارها نیازمند است. مطمئناً این نوع نگاه در انتخاب سخت افزار در حذف هزینه های زائد نقش مؤثری دارد. نمونه هایی از سخت افزارهای متنوع را به عنوان مثال ذكر می كنیم. تصمیم گیری در مورد اینكه در هر یك از بخش های سازمان شما از چه مانیتوری(۱۵۱۷۲۱،، اینچ) استفاده شود و یا مانیتور معمولی باشد یا LCD از عوامل به ظاهر ساده ولی مهم هستند كه می توانند ضمن افزایش راندمان كاری سازمان در كاهش و حذف هزینه های غیر ضروری مؤثر باشد. با تمام این تفاسیر باید گفت كه بستر سازی مطلوب برای توسعه ICT در ساختار سازمانی نیازمند شناخت كافی و نگرش مثبت مدیران به ضرورتهای حضور این پدیده در روند فعالیتهای سازمان است. با وجود این شناخت یك مدیر در ابتدای پروسه بستر سازی فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان خود باید آیین نامه ها و قوانین درون سازمانی را تهیه ، آزمایش و ابلاغ نماید. این آیین نامه های اجرایی ICT در سازمان می باید با استانداردهای تعیین شده از جانب مراجع ذیصلاح و نیازهای سازمانی هماهنگ و همساز باشند. با توجه به اهمیت نقش ICT در توسعه و گسترش فرآیندهای سازمانی هر مدیر پیشرو و آینده نگر ناگزیر از انجام زمینه سازی های لازم و انجام مشاوره های علمی و فنی با صاحبان دانش ICT است. برای باقی ماندن مدیران در عرصه رقابت های اقتصادی و حتی ربودن گوی سبقت از دیگران باید ابزارها و لوازم مختلف اطلاعاتی و ارتباطی با دیدی روشن و گاهی كامل از نیازهای سازمان تأمین و راه اندازی شوند.

سایت خبری ITiran (فرنود حسنی)