سازمانهای یاد گیرنده, ضرورت عصر دانایی

ضرورت تبدیل شدن سازمانها به سازمانهای یادگیرنده از آنجا ناشی می شود كه با افزایش پیچیدگی و سرعت تغییرات محیطی, در واقع عدم اطمینان در محیط سازمانها فزونی یافته است در نتیجه سازمانها نیاز بیشتری به دانش و آگاهی گسترده از عوامل محیطی دارند تا بتوانند خود را با تغییر و تحولات محیطی تطبیق دهند

سازمان یاد گیرنده یا فراگیر یك الگوی تغییر یافته برای سازمانها و راهی نوین برای اندیشیدن درباره سازمان در عصر دانش است. یك سازمان یادگیرنده دارای كمترین سلسله مراتب اختیارات، پاداشی برابر در برابر عملكرد یكسان، فرهنگ مشترك و ساختاری انعطاف‌پذیر و سازشكار است كه می‌توان بدان وسیله از فرصتها استفاده كرد و بحرانها را از بین برد. سازمان یاد‌گیرنده الگوی منحصر به فردی ندارد و به واقع نوعی نگرش یا فلسفه جدید درباره سازمانهاست كه نقشهای اصلی را به عهده اعضای سازمان می‌گذارد.

در سازمان یادگیرنده همه افراد درگیر شناسایی و حل مسائل هستند و سازمان بدین وسیله به طور مستمر رشد و ارتقا می‌یابد. افراد در سازمانهای یاد گیرنده دارای آرمان مشتركی هستند كه با تمام وجود به آن اعتقاد دارند و همین امر سبب همسویی انرژی و توان افراد گشته ونهایتاً به تحقق اهداف اصلی سازمان منجر می شود. اساس سازمانهای یادگیرنده یا فراگیر بر مبنای یادگیری جمعی است و آن عبارت است از فرایندی كه طی آن ظرفیت اعضا گروه توسعه می یابد و به گونه‌ای كه نتایج حاصله آن چیزی خواهدشد كه همگان واقعاٌ طالب آن بوده‌اند.

امروزه روشهای قدیمی اداره سازمانها پاسخگوی تغییرات سریع محیط اطراف نیستند. رشته مدیریت در سراسر دنیا شاهد تغییرات پردامنه و زیر بنایی شده است و از شیوه سنتی بیرون آمده، متحول شده و همه اعضای سازمان را در امور جاری مشاركت داده است. این تغییر باعث شده است كه شكلهای جدیدی از سازمان همانند سازمان مجازی، سازمان تخصصی، سازمان افقی و.... به وجود آیند.

دو روند این تغییر مدیریت را تشدید كرده است، نخست نرخ فزاینده تغییرات كه در سایه رقابت جهانی به وجود آمده است. سازمانها برای اینكه كارها را به شیوه‌ای عالی انجام دهند باید با سرعت بیشتری خود را با شرایط جدید وفق دهند.

روند دوم، تغییر زیر بنایی است كه در فناوری‌های سازمانی رخ می‌دهد. سازمانهای جدید مبتنی بر دانش نوین هستند و این بدان معنی است كه آنها باید به گونه‌ای طراحی شوند كه بتوانند از عقاید و اطلاعات جدید استفاده كنند و كاركنان در رشته‌های اصولی متخصص شوند. هر عضو سازمان به جای اینكه فقط در جهت افزایش كارآیی تلاش كند باید پیوسته مطالب جدیدی بیاموزد و بتواند در حوزه و قلمرو فعالیت خود مسائل را شناسایی و حل كند.

بسیاری از كشورها و مجامع علمی، دانش را عامل مهم توسعه می دانند و بر آن تاكید می‌كنند. در تحولات چند دهه اخیر، به ویژه در كشورهایی كه توانسته‌اند از حلقه كشورهای در حال توسعه به كشورهای توسعه یافته وارد شوند یا در مرحله انتقال قرار دارند توجه به تولید دانش و گردش آن و بهره برداری از آن به صورت جدی در خدمت اهداف توسعه در نظر گرفته شده است. دانش، موتور محركه توسعه دانایی محور بوده و توجه به آن نقش فزاینده‌ای در رشد جوامع خواهد داشت. قرن بیست و یكم را قرن بهره‌برداری و مدیریت دانش در خدمت توسعه نیز نامیده‌اند. برای ارائه تصویری از جوامعی كه بیشترین استفاده و بهره‌ را از دانش در چرخه كامل آن می‌برند از اصطلاحات سازمان فراگیر و در مقیاس بزرگتر جامعه فراگیر و ملت فراگیر استفاده می‌شود. كشورهایی كه خود را برای قرن بیست و یكم آماده می‌كنند باید به عنصر دانش و نحوه گردش آن و بهره‌برداری از آن در جامعه توجه جدی كنند و با سنجشهای دقیق، رشد آن را تضمین كنند و باپایش مستمر بر شتاب آن بیفزایند .

در این نظم نوین جهانی، مسئولیت مدیر این است كه یك سازمان یادگیرنده خلق كند. در بسیاری از صنایع اعضای سازمان نسبت به افراد شركت رقیب از توانایی یادگیری بیشتری برخوردارند و می‌توانند با سرعت بیشتری تغییرات را بپذیرند و بدین گونه در صحنه رقابت از مزایای بیشتری برخوردار می‌گردند. به همین علت بسیاری از شركتها در حال طرح ریزی مجدد هستند و می‌خواهند سازمان را به گونه‌ای در آورند كه آن را سازمان یادگیرنده می‌نامند. در سازمان یادگیرنده همه افراد در تشخیص و حل مسائل درگیر بوده و سازمان بدین وسیله می‌تواند تجربه‌های جدیدی بیاموزد و تواناییهای خود را افزایش دهد. ارزش اصلی سازمان یادگیرنده همانا حل مساله است، در حالی كه سازمان سنتی به گونه‌ای طرح ریزی شده بود كه فقط كارایی افزایش یابد. از آنجا كه در سازمان یادگیرنده همه اعضا پیوسته درصدد شناسایی مسأله هستند، لذا درك عمیق‌تری نسبت به نیازهای مشتری داشته و برای تامین نیازهای مشتری آنچه را كه در توان دارند به كار می‌برند تا محصول مورد نظر را به بهترین شكل ممكن تولید كنند. هنگامی كه محصول یا خدمت مورد نظر تولید و ارائه شود، باز هم عقیده‌ها و اطلاعات جدید می‌توانند مزایای رقابتی به بار آورند، زیرا با توجه به تغییراتی كه در محیط رخ می‌دهد این محصولات تغییر یافته و می‌توانند نیازهای جدید را تأمین كنند و چنین امری فقط در سازمانهای یادگیرنده میسر است.

مقصود از یادگیری در صحنه رقابت، توانایی سازمان در افزایش قابلیتهای مالی، بازاریابی، فناوری و.... است تا بتوان بدان وسیله اندیشه «فقط كارایی» را از ذهن كاركنان خارج كرده و آنان را واداشت كه به مسائل موجود بیندیشند و برای آنها را حل پیدا كنند و سازمان را در راه پذیرفتن تغییرات یاری دهند. هر قدر بر توانایی یادگیری سازمان افزوده شود، بهتر می‌تواند خود را با محیط در حال تغییر سازگار كند و در نتیجه موفقتر شود.

به نظر پیترسنگه، سازمان یادگیرنده جایی است كه افراد به طور مستمر تواناییهای خود را برای خلق نتایجی كه طالب آن هستند افزایش می‌دهند. محلی كه الگوهای جدید و گسترده تفكر پرورش داده می‌شود، اندیشه‌های جمعی ترویج می‌شوند و افراد به طور پیوسته چگونگی آموختن را به اتفاق می‌آموزند. به عبارت دیگر، سازمان یادگیرنده سازمانی است كه به طور مستمر، از طریق خلق و پرورش سریع قابلیتهای مورد نیاز برای دستیابی به موفقیتهای آتی، توسعه می‌یابد .

از نقطه نظر دیگر سازمان یادگیرنده، سازمانی است با یك فلسفه تمام و كمال برای پیش‌بینی، عكس‌العمل و پاسخگویی به تغییرات، پیچیدگی و عدم قطعیت، بنابراین مفهوم سازمان یادگیرنده به طور فزآینده ای با افزایش پیچیدگی و عدم قطعیت متداول محیط سازمانی مربوط است.

پیتر دراكر، معتقد است كه در اقتصاد امروز دنیا، دانایی (به عنوان نتیجه فرآیند یادگیری) منبعی همانند و در عرض سایر منابع تولید- مثل كار، سرمایه و زمین نیست بلكه منبعی بسیار مهمتر برای عصر حاضر به شمار می‌رود. «آریه دگاس» رئیس سابق گروه برنامه‌ریزی شركت نفتی راچ شل نیز بر این باور است كه توانایی یادگیری زودتر و سریعتر از رقبا، تنها مزیت نسبی در دهه آینده خواهد بود.

یادگیری مهمترین راه بهبود عملكرد در دراز مدت است و در آینده نزدیك تنها سازمانی می‌تواند ادعای برتری كند كه قادر باشد از قابلیتها، تعهد و ظرفیت یادگیری افراد در تمامی سطوح سازمان به نحو احسن بهره برداری كند. سازمان یادگیرنده با تشخیص درست اشتباهات، از آنها برای آینده درس می‌گیرد. چنین فضایی در سایه فرهنگ سازمانی مناسب پدید می‌آید، فرهنگی كه اشتباهات كاری را مستوجب عقوبت نداند و چنین فرهنگی در سازمان یادگیرنده قابل حصول است. در سازمان یادگیرنده، افراد برای مقابله با حوادث احتمالی آماده‌ترند زیرا آنها چیزهای بیشتری راجع به سیستم دانسته و یادگرفته‌اند.

● سیر تكامل سازمانهای یادگیرنده

مقصود از توانایی یادگیری در یك سازمان یادگیرنده، تقویت ظرفیت افراد آن است كه بتوانند كارهایی را انجام دهند كه پیش از آن از عهده آنها بر نمی‌آمدند كه این امر در سایه انجام كارهای مستقل، تجربه آموزی و با آزمون و خطا حاصل می‌شود.

برای حركت به سمت سازمانهای یادگیرنده می‌بایست مرزهای سلسله‌ مراتب اختیارات سنتی شكسته شود. در سازمانهای سنتی، مدیریت ارشد مسئول هدایت و تشخیص استراتژی سازمان بود و مسئولیت اندیشیدن و عمل كردن برای كل سازمان را به عهده داشت. كاركنان تنها نقش عوامل كارای تولید را ایفا می‌كردند. چنین سازمانی كاملاً عمودی بوده و كاركنان از آزادی عمل بسیار ناچیزی برخوردارند و به صورت وظیفه‌ای عمل می‌كنند.

ولی در یك «سازمان افقی» به كاركنان اختیارات بیشتری داده شده و ساختار سازمانی از حالت وظیفه‌ای بیرون آمده و حول فرایندها، كار دنبال می‌شود. در چنین سازمانی افراد می‌توانند درباره روشهای جدید انجام كار بیندیشند و برای انجام كارها طرحهای نوین را ارائه نمایند، نیازهای جدید مشتریان را شناسایی و در جهت تامین آنها اقدام كنند. چنین سازمانی حركت به سمت یادگیری را آغاز كرده است. از دیگر موفقیتهای سازمان یادگیرنده این است كه كاركنان می‌توانند حتی در تعیین مسیر استراتژی نقش داشته باشند. اعضای سازمان نیازها را شناسایی كرده و استراتژی براساس مجموعه فعالیتهای تیم هایی تدوین می‌شود كه به مشتریان محصول یا خدمت را ارائه می‌كنند. بخشهای مختلف سازمان خود را با شرایط در حال تغییر وفق می‌دهند و در حالی كه هیچ گاه از ماموریت اصلی شركت فاصله نمی‌گیرند درصددند كه به صورتی مستقل تغییرات را بپذیرند.

شكل شماره یك نمایانگر سیر تكامل سازمانهای یادگیرنده است، در سازمانهای یادگیرنده از ساختار عمودی و رسمی كه بین مدیران و كاركنان فاصله می‌انداخت، خبری نیست. در چنین سازمانی كه به واقع یك سازمان كاملاً افقی است ساختار اصلی به وسیله تیم تعیین می‌شود؛ تیم هایی از كاركنان تشكیل می‌شود تا محصولات و خدماتی را مطابق سلیقه مشتری تولید و عرضه كنند و درحین انجام كار، هرگاه صلاح دانستند تغییراتی را انجام دهند. (شكل ۱)

● رهبری در سازمانهای یادگیرنده

سازمان یادگیرنده نیازمند نگرشی جدید در امر رهبری است. نقطه نظر سنتی راجع به رهبری كه در آن افراد خاص برای حركت را تعیین كرده، تصمیمات اساسی را اتخاذ می‌كنند و به افراد روحیه و توان حركت می‌بخشند، عمیقاً ریشه در جهان بینی غیر سیستماتیك دارد. نگرش سنتی نسبت به رهبری در بطن خود بر ناتوانی مردم، فقدان آرمانهای فردی و عجز در تسلط بر نیروهایی كه باعث تغییر می‌شود، استوار است.

نگرش جدید نسبت به رهبری در سازمانهای یادگیرنده بر نكات ظریف‌تر و حائز اهمیت‌تری تكیه می‌كند. در یك سازمان فراگیر، رهبران طراح، ناظر و معلم هستند. مسئولیت آنها، ساختن سازمانهایی است كه در آنجا افراد به طور مستمر تواناییهای خود را در جهت شناخت و فهم پیچیدگیها، شفاف‌تر كردن آرمانها و توسعه بخشیدن به مدل های ذهنی مشترك، گسترش دهند. این بدان معنی است كه رهبران، مسئول یادگیری كاركنان هستند.

الف- رهبر در نقش طراح: نقش رهبر به منزله طراح، مشتمل بر طراحی سیاستهای سازمان، استراتژی های آن و سیستم های آن است. طراحی بنا به طبیعت خود یك علم مجتمع است. نكته اساسی در طراحی این است كه پی ببریم چگونه اجزا بر یكدیگر منطبق شده و به صورت یك كل به طوری مطلوب عمل كنند. بر همین منوال، یكپارچه‌سازی یكی از اجزای اصلی نقش رهبران سازمانهای فراگیر به عنوان یك طراح است. طراحی سازمان به عنوان یك كل، عبارت است از پی بردن به ارزشهای اساسی غیرقابل لمس كه اجزا را به یكدیگر پیوند می دهد و به طوركلی وظیفه رهبر عبارت است از طراحی فرایندهای یادگیری به گونه ای كه كاركنان سازمان بتوانند به نحوی سازنده با موارد اساسی كه با آنها مواجه هستند، برخورد كنند و بر اصول یادگیری كاملا مسلط شوند.

از دیگر اقدامات طراحی كه یك رهبر باید انجام دهد ایجاد و توسعه آرمان، ارزشها و ماموریت سازمان است، البته این امر به منزله دخالت ندادن افراد سازمان در تصمیم‌گیری درباره این موارد نیست.

ب- رهبر در نقش ناظر: داستان غایی یك رهبر، مقوله‌ای شخصی و جهانی است. این داستان ترجمان زندگی حرفه‌ای اوست. تمامی تلاشهای وی در این داستان متجلی می‌شود و در عین حال آنچنان حالتی از افتادگی به ایشان عطا می‌كند كه پیروزیهای خود را چندان جدی تلقی نكنند و از شكستها نا امید نشوند. این گونه رهبران طبیعتاً به سازمان خود به عنوان وسیله‌ای برای كمك به یادگیری و ایجاد تغییر در كل جامعه، نگاه می‌كنند. چنین برخوردی می‌تواند مجموعه‌ای منحصر به فرد از نقطه نظرهای یكپارچه ارائه كند به نحوی كه به تمامی جوانب اعمال رهبر، معنی بخشد.

بهترین طریق منزلت بخشیدن به نقش رهبر به عنوان ناظر در چارچوب ساختمان یك سازمان فراگیر پرداختن به این نكته است كه چگونه تك‌تك افراد نسبت به كاری كه ترجمان نگرشها و نقطه نظرهای خود است،‌ پایبند هستند.

ج- رهبر در نقش معلم: «ماكس» مدیر عامل سابق شركت هرمان میلر، اولین مسئولیت یك رهبر را در شرح حقایق می‌داند. در حالی كه كاملاً واضح است كه منشاء الهام و منبع روحیه رهبر ناشی از نقش نظارتی اوست، بخش اعظمی از قدرتی كه رهبران واقعاً می‌توانند بدان دست یابند در كمك به دیگران برای دست یافتن به تصویری دقیق‌تر، پر معنی‌تر و قدرت بخش‌تر از واقعیات نهفته است.

منابع و ماخذ

۱. سنگه، پیتر، پنجمین فرمان، ترجمه حافظ كمال هدایت و محمد روشن، انتشارات سازمان مدیریت صنعتی، ۱۳۷۵

۲. دفت، ریچارد، مبانی طراحی و تئوری سازمان، جلد دوم، ویرایش ششم، ۱۳۸۱

۳. رادینگ، آلن، مدیریت دانش (موفقیت در اقتصاد جهانی مبتنی بر اطلاعات) ، ‌ترجمه محمدحسین لطیفی، انتشارات سمت، ۱۳۸۳.

۴. مكنون،‌ رضا، مقدمه ای بر سنجش دانش برای توسعه، مجله رهیافت، شماره ۲۴.

۵. Guthric, Douglas, Transforming an existing organization into a learning organization, Group decision support system, ۱۹۹۹.

۶. Berthoin, Ariane, Dierkes, Meinolf and Lutz Marz (۱۹۹۹), Organizational Learning, Journal of General Management, Vol. ۲۵, No. ۱, pp. ۱۷-۴۲.

* مصطفی جعفری: استادیار دانشكده صنایع دانشگاه علم و صنعت

* * پیمان اخوان: دانشجوی دكترای صنایع دانشگاه علم و صنعت

---