اصول و رهنمودهایی برای امانت بین المللی ۱۹۷۸

استفادهء دو جانبه از مجموعه های موجود در هر كتابخانه یكی از عناصر لازم در همكاری بین المللی كتابخانه ها است همان گونه كه هیچ كتابخانه ای نمی تواند با خودكفایی, همهء نیازهای اطلاعاتی مراجعین خود را جوابگو باشد هیچ كشوری نیز نمی تواند بدینگونه عمل كند, اگر هدف, كارآیی خدمات كتابداری در یك كشور باشد

استفادهء دو جانبه از مجموعه‌های موجود در هر كتابخانه یكی از عناصر لازم در همكاری بین‌المللی كتابخانه‌ها است. همان گونه كه هیچ كتابخانه‌ای نمی‌تواند با خودكفایی, همهء نیازهای اطلاعاتی مراجعین خود را جوابگو باشد هیچ كشوری نیز نمی‌تواند بدینگونه عمل كند, اگر هدف, كارآیی خدمات كتابداری در یك كشور باشد. برای تأمین دسترسی به مجموعه موادی كه در دیگر كشورها نگهداری می‌شوند اتخاذ نمود. هدف امانت بین‌المللی این است كه مداركی را كه مورد نیازند ولی در كشور موجود نیستند به آسانترین و سریع‌ترین راه از كشورهای دیگر تأمین نماید.رهنمودهای زیر كه در كمیتهء دایمی بخش امانت متقابل ایفلا در سال ۱۹۷۸ تصویب و در سال ۱۹۸۷ اصلاح شدند, بیانگر تجدیدنظر كلی در قوانین مورد تصویب ایفلا در سال ۱۹۵۴ می‌باشند. این رهنمودها با آن كه ضمانت اجرایی ندارند, و با آن كه هر كشوری باید راههای انجام امانت متقابل را خودش معین كند, به عنوان مبنایی برای امانت بین‌المللی, قویاً مورد قبول كشورها و كتابخانه‌ها قرار می‌گیرند. مقدم بر این رهنمودها, بیانیهء "اصول" امانت بین‌المللی در یك نگارش قدیمی‌تر و اندكی متفاوت‌تر است كه در سال ۱۹۷۶ توسط "كتابخانه‌های ملی" و كمیته دایمی بخش امانت متقابل ایفلا تصویب شد, و با تفسیری همراه است كه هدف از آن, شرح و تفصیل برخی جنبه‌های این رهنمودها است.

اصول امانت بین‌المللی

۲- هر كشوری باید مسئولیت تأمین مواد برای هر كشور دیگر را بپذیرد این مسئولیت ممكن است امانت یا فتوكپی مواد, كپی از انتشارات خود آن كشور باشد و قطعاً شامل انتشارات روز و حتی‌الامكان نشریات گذشته هم می‌شود. این مسئولیت را از راههای مختلف می‌توان انجام داد, كه به نظر می‌رسد مجموعه‌های ملی فتوكپی امانت مزایایی بیشتری دارند.

۲- هر كشور باید دارای مركز یا مراكز ملی برای هماهنگ‌كردن فعالیت‌های امانت بین‌المللی در مورد درخواست‌های ارسالی یا دریافتی باشد. این مراكز به عنوان ایستگاهی به هم پیوسته باشد, اگر بخشی از كتابخانه ملی كشور-در صورتی كه كتابخانهء عملی یكی باشد-نیستند, باید پیوند نزدیكی با آن داشته باشند.

۲- هدف هر كشوری باید ایجاد یك سیستم كارآمد در امانت ملی باشد, زیرا سیستم‌های امانت ملی, زیرساختار اساسی امانت بین‌المللی هستند.

۴- تا حد ممكن, باید به جای امانت, به ارائه فتوكپی یا ریز فیلم از نسخه‌های اصلی پرداخته شود.

۵- برای تأمین و بازگرداندن مواد باید از روشهای سریع استفاده شود. در صورت امكان باید از پست هوایی استفاده كرد.

۶- امور مربوط به همهء درخواست‌ها را باید, در عین رعایت دقت در انجام كار, در همه جا-كتابخانهء درخواست‌كننده, واسطه‌های مورد استفاده, و كتابخانهء مأخذ-با سرعت انجام داد.

۷- باید روشهای ساده و استاندارد, به ویژه برای درخواست موارد و برای دریافت هزینه‌ها, ایجاد و اتخاد كرد.

رهنمودهای مربوط به روند كار

۱-كلیات

هر كتابخانه باید, با در نظر گرفتن خط‌مشی‌های مصوب ملی, از كارآمدترین روشها برای شناسایی محل مدارك مورد نیاز و انتقال درخواستها استفاده كند.

توضیح

۱-برای بیشتر استفاده‌كنندگان, سرعت تأمین بسیار مهم است. برای انجام كارهای معمول باید تدابیر یاندیشید كه ساده و زمانكاه باشند. انجام درخواست‌های بین‌المللی اغلب بیشتر از درخواست‌های كشوری طول می‌كشند, بنابراین باید تغییراتی را كه لازم است در روشها انجام داد تا این تأخیرات كم شوند. همهء ارتباطات باید به زبان ساده و روشن و خوانا باشند تا از هر سوءتفاهمی كه به دلیل مانع زبانی ممكن است به وجود بیاید, پیشگیری شود.

۲-مركز ملی امانت بین‌المللی

۱-۲.هر كشور و كشورهای فدرالی, هر ایالت یا استان باید یك مركز فعال در امانت بین‌المللی باشد كه مهمترین كاركردهای آن عبارت‌اند از:

آ. مركز دریافت درخواست‌ها از خارج و انتقال آنها به كتابخانه‌های داخل كشور در زمانی كه دسترسی مستقیم به مجموعه‌ها ناممكن و یا نامقبول باشد؛

ب. مركز انتقال درخواست‌های كتابخانه‌ای داخل به كشورهای خارجی در زمانی كه دسترسی مستقیم ناممكن یا نامقبول باشد؛

پ. تأمین پشتیبانی كتابشناختی و كارشناسی در هنگام لزوم برای اطمینان از این كه درخواست‌هایی كه به خارج ارسال می‌شوند با استانداردهای درخواست شده هماهنگی دارند؛

ت. جمع‌آوری اطلاعات اماری از داخل كشور در موضوع امانت بین‌المللی و ارسال منظم آنها به "دفتر امانت بین‌المللی" برای بهره‌برداری‌های ایفلا.

۲-۲.مراكز امانت بین‌المللی می‌توانند, و در صورت امكان باید, این وظایف را نیز انجام دهند:

آ. اجرای نقش هماهنگ‌كننده در امانت متقابل كشوری؛

ب. فعالیت به عنوان مركز ملی اصلی در نظارت و ساخت فهرستگان‌هاو نگهداری آنها؛

پ. داشتن دسترسی مستقیم به مجموعهء كتابخانه‌های مهم داخل كشور؛

ت. ارائهء خدمات اطلاع‌رسانی در موضوع امانت متقابل؛

ث. داشتن مسئولیت برنامه‌ریزی, ایجاد و نظارت بر یك سیستم ملی كارآمد در امانت متقابل, در صورتی كه این كار به وسیلهء یك نهاد دیگر به خوبی به انجام نمی‌رسد.

توضیح

۲-تعیین یا ایجاد مراكز ملی برای انجام وظایف ذكر شده در ۱-۲ و ۲-۲ به عنوان كارآمدترین و موثرترین ابزار انجام این وظایف, قویاً پیشنهاد می‌شود. در كشورهایی كه این گونه مراكز ملی تعیین یا ایجاد نشده‌اند, موارد زیر توصیه می‌شوند:

آ۱-۲. برای تسهیل در روند درخواست به وسیلهء دیگر كشورها, باید یك راهنما منتشر شود كه تا حد ممكن جامع باشد. همهء كتابخانه‌های داخل كشور باید قویاً تلاش كنند كه در رسیدگی به درخواست‌ها و در صورت لزوم در احاله درخواست‌های رسیده از دیگر كشورها به روش واحد عمل شود.

ب۱-۲. در مورد امانت نسخه‌های اصلی, هر كتابخانه باید تعهد كند كه قبل از ارسال درخواست‌ها به خارج از كشور, از نبودن نسخه‌ای از منبع درخواستی در كتابخانه‌های داخل كشور اطمینان حاصل كند (نگاه كنید به ۴-۳).

پ۱-۲. مجموعهء آمارگیری‌هایی كه برای نظارت بر روشها و كارآیی آنها حیاتی هستند باید همچنان به شكل كشوری انجام شوند.

ت۱-۲. برای این كه درخواست‌ها و مسئولیت‌های بین‌المللی یك كشور بدون وجود یك مركز ملی, با كارآیی لازم به انجام برسد. هماهنگی جدی, اساس كار است. نهاد هماهنگ‌كننده می‌تواند در مقامی باشد كه بخی از وظایف یك مركز ملی را نیز انجام دهد.

---