ایـمـیـل‌هـای مـوثــر و کـاربـردی‌تـر

ایمیل‌های کاری با رعایت نکات و قواعد ساده‌ای می‌توانند موثرتر و کاربردی‌تر شوند. رعایت این نکات ایمیل ارسالی شما را حرفه‌ای‌تر کرده و گیرنده نامه را ترغیب می‌کند تا ایمیل …

ایمیل‌های کاری با رعایت نکات و قواعد ساده‌ای می‌توانند موثرتر و کاربردی‌تر شوند. رعایت این نکات ایمیل ارسالی شما را حرفه‌ای‌تر کرده و گیرنده نامه را ترغیب می‌کند تا ایمیل شما را خوانده و آن را پیگیری کند.

انتخاب نام درست:

در ساخت ایمیل علاوه بر آدرس ایمیل، پر کردن بخش نام (یا ارسال کننده ایمیل) نیز اهمیت دارد. همچنین در صورتی که ایمیل شما مربوط به شرکت یا موسسه‌ای است سعی کنید نام موسسه یا شرکت خود (و یا بخش یا دپارتمان مربوطه) را در بخش نام وارد کنید.

انتخاب موضوع درست:

اولین مواردی که گیرنده ایمیل به آن توجه می‌کند نام فرستنده یک ایمیل و موضوع (یا عنوان) نامه است. این دو مورد تاثیر زیادی در مطالعه ایمیل شما توسط مخاطب یا عدم توجه به آن دارد. بسیار مهم است که نهایت دقت خود را در انتخاب موضوع ایمیل (Subject) به کار ببرید. مهم است که موضوع نامه به طور خلاصه بیانگر محتوای نامه یا درخواست شما باشد.

موضوع ایمیل جای سلام و احوال پرسی نیست، بنابراین هرگز از عبارتی مانند hi یا salam در موضوع ایمیل خود استفاده نکنید. حتی المکان درخواست خود را به صورت یک خط در موضوع ایمیل نوشته و در متن نامه توضیحات بیشتر را ارائه کنید.

باید توجه داشته باشید که شرکت‌ها یا سایت‌های مهم هر روز از ده‌ها یا صدها ایمیل مشتریان و کاربرانشان دریافت می‌کنند و کنار این ایمیل‌ها تعداد زیادی ایمیل اسپم نیز وجود دارد و قابل تصور است که گیرنده برخی ایمیل‌ها را با این تصور که اهمیت ندارند یا به کار آنها مرتبط نیست مطالعه نکنند. بنابراین با انتخاب یک موضوع درست برای ایمیل خود گیرنده را ترغیب به مطالعه نامه خود می‌کنید و البته توجه داشته باشید موضوع بایستی به محتوای نامه شما همخوانی داشته باشد.

متن نامه:

قواعد نوشتن یک نامه الکترونیک تفاوت‌هایی به نامه‌های معمول دارد. به طور کلی مطالعه متنهای طولانی در صفحه مانیتور سخت‌تر بوده و همچنین گیرنده ممکن است هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت کند. بنابران او وقت و حوصله کمتری برای مطالعه ایمیل دارد. بنابراین در مهمترین قدم بایستی متن ایمیل شما حتی المکان خلاصه باشد.

در چند کلمه سلام یا عرض ادب کنید و سپس بدون حاشیه‌پردازی درخواست خود را مطرح کنید. بخصوص در ایمیل‌های کاری گیرنده علاقه‌ای به داستان زندگی یا مشکلات خانوادگی یا کاری شما که ارتباطی با او ندارد نخواهد داشت.

این روزها اکثر سایت‌های معروف ارائه‌کننده خدمات ایمیل (مانند یاهو یا جی‌میل) و همچنین نرم‌افزارهای معروف مدیریت ایمیل توانایی نمایش محتوای فارسی را دارند. استفاده از متن فارسی بر نوشتن محتوای فارسی با کلمات انگلیسی ( پینگلیش) ارجحیت دارد. متن فارسی خواناتر بوده و گیرنده ایمیل راحت تر و سریعتر می‌تواند آن را مطالعه کند و شما نیز می‌توانید توضیحات بیشتر در ایمیل ارائه کنید.

استفاده از حروف انگلیسی برای نوشتن متن فارسی بخصوص در متن‌های طولانی باعث بی‌حوصلگی خواننده می‌شود. با این حال در ارسال ایمیل‌های فارسی گاهی مشکلاتی به دلیل عدم همخوانی کدپیج فرستنده و گیرنده ایمیل یا عدم پشتیبانی از نمایش متن فارسی در سیستم گیرنده ایجاد می‌شود.