نقش سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS برعناصرفرهنگ سازمانی دانشگاه

امروزه نظامهای اطلاعات تأثیر شگرفی بر ساختار سلسله مراتبی سازمانها دارند به گونهای كه مدیران سطوح مختلف, خود را بینیاز از این اطلاعات نمیدانند

● چكیده:

در دنیای فراپیچیده و فرا مدرن امروزی، نقش سیستمهای اطلاعات مدیریت و تأثیر انكار ناپذیری آن بر جامعه و سازمانها بركسی پوشیده نیست. سازمانهای آموزشی و دانشگاهها نیز از این امر مستثنا نیستند و به اطلاعاتی صحیح، دقیق و روزآمد نیاز دارند بر مبنای آن بتوانند تصمیماتی بخردانه و درست بگیرند.

در این رهگذر، فرهنگ سازمانهای سنتی (از جمله دانشگاهها) به ناچار دستخوش تغییرات و تعدیلهایی خواهند گردید و باید در مواجه با ورود حجم وسیع اطلاعات، ضمن تحكیم و انسجام عناصر خود، در جهت پویایی هر چه بیشتر گام بردارند و پلههای ترقی و توسعه را یكی پس از دیگری به سوی دنیای مدرن طی كنند.

در این مقاله برانیم به بررسی تأثیر سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS) بر عناصر فرهنگ سازمانی دانشگاه بپردازیم.

● مقدمه:

سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS) نقشی بسیار مهم و كلیدی در سازمانهای هزارۀ سوم دارند. امروزه نظامهای اطلاعات تأثیر شگرفی بر ساختار سلسله مراتبی سازمانها دارند؛ به گونهای كه مدیران سطوح مختلف، خود را بینیاز از این اطلاعات نمیدانند.

به هر حال، یكی از عوامل مؤثر در بهبود نظام تصمیمگیری در سازمان، وجود سیستمهای اطلاعاتی است كه البته این نظامها باید دقیق، صحیح و به هنگام باشند.

دانشگاهها و مراكز آموزش عالی كشور از جمله سازمانهایی هستند كه به اطلاعات دقیق، صحیح و به روز برای تصمیمگیریهای راهبردی در زمینههای آموزشی، پژوهشی، فرهنگی و … نیاز دارند. در زمینه فرهنگ سازمانی دانشگاه و نقش سیستمهای اطلاعاتی در تغییرو جابه جایی عنصار آن – كه موضوع این مقاله است- تا كنون مطالعهای علمی و منسجم در كشور انجام نگرفته است. لذا به نظر میرسد با توجه به كمبود منابع پژوهشی در این مورد، لازم است پژوهشهایی در این باره به انجام برسد. مقاله حاضر در پی شناخت بیشتر فرهنگ حاكم بر دانشگاه، عناصر مهم آن و نیز تأثیر سیستمهای اطلاعاتی بر تغییر و جابجایی این عناصر است.

● تعریف اطلاعات

اطلاعات، عبارت از دادههایی است كه در بافتی معنادار و مفید جای میگیرد و دراختیار دریافت كننده قرار داده میشود تا ازآنها برای تصمیمگیری استفاده كند. اطلاعات، متضن انتقال و دریافت آگاهی و دانش است اطلاعات، آگاهی و هوشیاری میدهد، شگفتی میافریند، انگیزه ایجاد میكند و از عدم اطمینان میكاهد.

● سیستم های اطلاعاتی

دو زمینه عمده كه سیستمهای اطلاعاتی را تعریف میكنند، عبارتند از اجزای تشكیل دهندۀ سیستمهای اطلاعاتی و نیروهای طراح اثر گذار بر این اجزا.

اجزای تشكیل دهنده، كه شامل شش جزء هستند: درون داد مدلها، برون داد، فناوری، پایگاه دادهها، و كنترلها.

نیروهای طراحی – طراحان برای آنكه به موفقیت دست یابند، باید مشخص سازند نیروهای طراحی كدامند و چگونه بر طرحهای آنان اثر میگذارند و آنگاه از این نیروها پیروی كنند و در همین حال خلاقیت و نوآوری را در كار خود نمایان سازند.

طراحان سیستمهای اطلاعاتی باید ده نیروی طراحی را كه بركارشان مؤثرند، لحاظ كنند. این ده نیرو عبارتند از:

ـ یكپارچگی

ـ تماس به كار برندگان با سیستم

ـ نیروهای رقیب

ـ كیفیت قابلیت كاربرد اطلاعات

ـ الزامات سیستم

ـ الزامات داده پردازی

ـ عوامل سازمانی

ـ الزامات صرف جویی در هزینۀ تولید

ـ عوامل انسانی

ـ الزامات مربوط به عملی بودن سیستم ( برچ و گردادنیتزكی، بی تا)

● فرهنگ سازمان:

تعریفی كه امروزه از فرهنگ سازمان ارائه میدهند، عبارت است از: « نحوۀ انجام دادن كار در سازمان». فرهنگ، آن پیوند اجتماعی است كه سازمان را منسجم نگه میدارد و در پارهای موارد از هم میگسلد. فرهنگ، یادگیری جمعی سازمان است، آنچنان كه در ترفیعها، پاداشها، تنبیهات و تصمیمات بازتاب مییابد.

فرهنگ، نحوه یادگیری رفتار در یك سازمان خاص است. سابقۀ فرهنگ سازمان ممكن است به پنجاه سال یا بیشتر برگردد؛ یعنی دورانی كه همان داستانهای پیش همچنان بازگو میشدند.

فرهنگ سازمانی در جایی نوشته و ثبت نشده است ولزوماَ بخشی از شرح شغل نیست و در كتابچه راهنمای روشهای اداری نیز منعكس نمیشود.

بسیاری از صاحب نظران در این مورد اتفاق نظر دارند كه مقصود از فرهنگ سازمانی، سیستمی از استنباط مشترك است كه اعضا در مورد یك سازمان دارند و همین ویژگی موجب تفكیك دو سازمان از یكدیگر میشوند.

فرهنگ سازمانی، به شیوهای اطلاق میشود كه اعضای سازمان دربارهویژگیهای آن میاندیشند؛ بدین ترتیب ، فرهنگ سازمانی یك اصطلاح توصیفی است.

در تحقیقاتی كه بر روی فرهنگ سازمانی انجام شده، محققان كوشیدهاند دریابند كه افراد از چه زاویهای به سازمان خود نگاه میكنند؟ آیا هدفها و عملكردهای مورد انتظار روشن و مشخص هستند؟ آیا سازمان به خلاقیت و نوآوری ارج مینهد و به آن پاداش میدهد؟ آیا پدیده تعارض را سركوب میكند؟

● عناصر فرهنگ سازمانی

در مورد عناصر و مولفههای فرهنگ سازمانی، دیدگاههای مختلفی مطرح است. به نظر میرسد در این مورد اتفاق نظر وجود دارد كه فرهنگ سازمانی به نظام مفاهیمی اشاره دارد كه بین عموم اعضای سازمانی مشترك است و آن را از دیگر سازمانها متمایز میكند . بر مبنای تحلیلی دقیقتر، این نظام مفاهیم مشترك، از یك سلسه ویژگیهای كلیدی تشكیل یافته كه سازمان به آنها اهمیت میدهد.

این عنصار عبارتند از:

ـ خلاقیت و خطرپذیری: میزانی كه افراد تشویق میشوند تا خلاق، نوآور و خطر پذیر گردند.

ـ توجه به جزئیات: میزانی كه انتظار میرود كاركنان بتوانند مسائل را تجزیه و تحلیل كنند و به صورتی دقیق به امور بپردازند.

ـ توجه به نتیجه: میزانی كه مدیریت یا رهاوردها توجه میكند، نه به روشها و فرایندهایی كه باید برای دستیابی به این نتیجهها به كار برد.

ـ توجه به افراد: میزانی كه مدیریت به كاركنان اجازه میدهد در تصمیمگیریها مشاركت كنند و نیز میزانی كه مدیریت درباره آثار و نتیجههای تصمیمگیری بر افراد توجه میكند.

ـ تشكیل گروه (تیم): میزانی كه مدیریت، كارها را به گونهای تنظیم میكند كه به وسیلهتیم ( و نه به وسیله افراد) انجام شود.

ـ تحول: میزانی كه افراد دارای روح پرخاشگری، تحول یا حتی جسارت هستند ( نه افراد ساده اندیش و احتمالاً بی اعتنا)

ـ ثبات یا پایداری: میزانی كه سازمان در فعالیتهای خود به حفظ وضع موجود ( و نه رشد) تأكید و توجه میكند.

ـ هدایت: میزان ایجاد و مقاصد صریح و انتظارات عملكردی صحیح توسط سازمان میزان ترغیب واحدها به عمل براساس روش هماهنگ در درون سازمان

ـ حمایت مدیریت: میزان برقراری ارتباطات مشخص، مساعدت و حمایت مدیران از زیردستان

ـ نظارت: شمار قوانین و مقررات و نیز میزان سرپرستی مستقیمی كه در جهت نظارت و كنترل بر رفتار كارمندان به كار میرود.

ـ هویت: درجهای كه بر حسب آن، افراد پیش از آنكه با گروه كاری خاص یا زمینۀ تخصص حرفهای خود شناسایی شوند، با سازمان به عنوان مجموعهای مورد شناسایی قرار میگیرند.

ـ نظام پاداش: میزان تخصیص پاداشها ( افزایش حقوق و ترفیعات) به جای آنكه بر مبنای ارشدیت و یا طرفداری بی جهت و دلیل باشد، براساس معیار عملكرد كاركنان استوار است.

ـ الگوهای ارتباطات: میزان محدود شدن ارتباطات به سلسله مراتب رسمی اختیار.

● دانشگاههای امروز

عصر فناوریهای اطلاعات و ارتباطات(ICT) و مفهوم دهكدۀ جهانی به یك واقعیت تبدیل شده است. بخش بسیار امیدوار كننده این فناوریها گسترش فرصتهای یادگیری و ایجاد ارتباط بینیادگیرندگان، صرف نظر از موقعیت مكانی آنان است.

دانشگاههای سنتی امروز، عقبتر از فناوریهای اطلاعاتی در دسترس هستند و به نظر میرسد اگر بخواهند پویایی و انعطاف پذیری خود را حفظ نمایند، باید این فناوریها را به كار بگیرند و با استفاده از تجربیات موجود، در جهت ایجاد دانشگاههای مجازی، الكترونیكی و آموزش از راه دور حركت كنند.

این گونه برنامهریزی، حذف یا اصلاح نظامهای استخدامی و ارتقای بدون انعطاف امروز، مواد درسی قدیمی و نگرشهای تنگ نظرانه را ضروری میسازد. به همین دلیل، مدیریت و برنامهریزی چگونگی كاربردICT در آموزش عالی، نیازمند مدیرانی با قوه تخیل و تصور بالاست كه قادر به برنامهریزی برای دانشگاهها باشند. تجسم دانشگاههای آینده میتواند تصور دانشگاههای بدون دیوار باشد كه دانشجو خودش برنامهدرسی، واحدهای درسی و استاد مشاور را انتخاب میكند، و از طریق اینترنت به كتابخانهها، نمایشگاهها، موزهها و مؤسسات آموزشی سراسر دنیا دسترسی مییابد. در چنین تصویر سازیای، دانشگاهها در تمام ۲۴ ساعت شبانه روز و در تمامی ۳۶۵ روز سال كار میكنند و دانشجو ازهر منطقهای میتواند در این دانشگاهها ثبت نام و براساس زمانبندی ، نیازها، علایق و شیوه یادگیری خود، واحدهای آموزشی را تكمیل كند.

یادگیری عمدتاَ به انتخاب یاد گیرنده انجام میشود و دانشگاهها، بینالمللی، چند فرهنگی و چند زبانی هستند. در چنین تصویر سازیایی از دانشگاهها، رایانه، تلویزیون، رسانههای الكترونیك و تعاملی، كتابخانههای الكترونیکی و شاهراههای اطلاعاتی، از جمله ابزارهای اصلی هستند كه امكانات یادگیری تعاملی را فراهم میآورند.

از سال ۱۹۹۶، شبكه علمی جهانی، فهرستی از شش هزار واحد درسی بیش از دویست دانشگاه را به شكل مجموعهای درآورده است تا از آن برای ایجاد فدارسیونی جهانی متشكل از دانشگاهها و استادان سراسر جهان مورد استفاده قرار دهد. توسعه چنین دانشگاههایی، امكان یادگیری مادام العمر و تكمیل برنامههای آموزشی را برای افراد مهیا میسازد ( نیاز آذری،۱۳۸۱).

نظامهای اطلاعاتی(IS) آنچنان تاثیری در دانشگاههای آینده دارند كه دانشگاههای فعلی ( یعنی دانشگاههای سنتی) پاسخگوی نیازهای متعدد آموزشی، پژوهشی، فرهنگی و حرفهای نخواهند بود.

دكتر مهدی زیرك

عضو هیئت علمی دانشگاه آزاد اسلامی تربت حیدریه رشته مدیریت آموزشی

پی نوشتها:

Management information system

۲- Strategic

۳- information

۴- input

۵- Models

۶- input

۷- technology

۸- database

۹- controls

۱۰- Organization culture

۱۱- creation and risk

۱۲- change

۱۳- Stable

۱۴- leading

۱۵- supervision

۱۶- identification

۱۷- comunications models

۱۸- life long learning

۱۹- Metacomplexity

منابع:

جان برچ و گری گرداد نیتزكی، سیستمهای اطلاعاتی در تئوری و عمل، ترجمه منوچهر غیبی، جلد اول. مركز آموزش دولتی، بی تا.

رابینز، استیفن پی. مبانی رفتار سازمانی . ترجمه علی پارسائیان و سید محمد اعرابی ، دفتر پژوهشهای فرهنگی، ۱۳۸۱.

شریف زاده، فتاح و كاظمی، مهدی ، مدیریت و فرهنگ سازمانی، نشر قومس ۱۳۷۷ .

ثاقب تهرانی، مهدی و تدین . شبنم، مدیریت فناوری اطلاعات، مركز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۸۰ .

نیاز آذری، كیومرث ، رفتار و روابط انسانی درسازمانهای آموزشی هزارۀ سوم، فراشناختی اندیشه، ۱۳۸۱ .

۶- R.H. Kilman, Gaining control of the corporate culture, San Francisco,۱۹۸۵.

۷- Y. Wiener, forms of value systems: A Focus on organizational Effectiveness and cultural change and maintenance,۱۹۸۸.

۸- J.P.Kotter,choosing strategies for change,Harvard Business Rrview,۱۹۷۹.

۹- Barnet, Ronald, Super complxity and the curriculum higher Education Abstract, Vol .۳۶,No ۱,۲۰۰۱

۱۰-Jaschik ,scott, a nation’s colleges at riusk,intrrnational higher education, ۲۰۰۵.

۱۱- cathleen A. kennedy, conflicting porposes of education: ۱۹۹۸.

۱۲- Sarah krichels, the benef of higher edueation, numberto summer ۲۰۰۵.

---