به سوی جامعه اطلاعاتی

نظامهای تراكنش, داده پردازی, گزارش دهی, پشتیبانی تصمیم گیری, امور اداری و خبره از ابعاد نظامهای اطلاعاتی مدیریت در سازمانها محسوب می شوند كه در بر گیرنده طیف وسیعی از فعالیتها و نیروی انسانی در سازمانهای امروزی است

● نظامهای اطلاعات

انفجار اطلاعات روند نوینی را شكل داده است كه سوار شدن بر امواج تغییرات و هدایت آنها به شكل مناسب، مستلزم سازماندهی مناسب اطلاعات است. بر این اساس، نظامهای اطلاعاتی مدیریت شكل گرفته است كه عبارت از شبكه‌ای مشتمل بر اجزای مختلف است كه اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری در اختیار مدیران می‌گذارد و شامل روشها، ابزار و شیوه‌هایی است كه برای جمع‌آوری، نگهداری، ارزیابی و تحلیل اطلاعات برای اشخاص معینی مورد استفاده قرار می‌گیرند. به‌نحوی دیگر می‌توان آن را نظامی رسمی برای تهیه و تنظیم گزارشها در راستای فرایند تصمیم‌گیری مدیریت تلقی كرد.

نظامهای تراكنش، داده‌پردازی، گزارش‌دهی، پشتیبانی تصمیم‌گیری، امور اداری و خبره از ابعاد نظامهای اطلاعاتی مدیریت در سازمانها محسوب می‌شوند كه در بر گیرنده طیف وسیعی از فعالیتها و نیروی انسانی در سازمانهای امروزی است. برآوردها نشان می‌دهد كه بیش از هفتاد درصد از نیروی كار ایالات متحده را افراد مرتبط با سازكارهای اطلاعاتی تشكیل می‌دهند. فناوری اطلاعات را می‌توان عامل پیونددهنده و سامان‌دهنده در چنین چارچوبی تلقی كرد. از اوایل دهه ۱۹۶۰ به این سو، رفته‌رفته رایانه‌ها و ابزارهای همبند با آنها در نظامهای اطلاعات مدیریت نقش محوری یافته‌اند. بررسیها نشان می‌دهد كه حدود نود درصد از تصمیمات مدیران مبتنی بر اصول و روشهای یكنواخت است كه چنین چیزی را به‌راحتی می‌توان به نظامهای مبتنی بر فناوری اطلاعات سپرد. همچنین، با توجه به قابلیت فراگیری نظامهای مبتنی بر این فناوری می‌توان در ده درصد بقیه نیز از گزینه‌های ارائه شده توسط ابزارهای مزبور سود جست.

نظامهای اطلاعاتی مدیریت تا حدود زیادی وابسته به منابع اطلاعاتی وابسته است. در این راستا باید اطمینان لازم درباره جمع‌آوری تمامی داده‌های مورد نیاز حاصل و با استفاده از روشهای مناسب و هدفمند به اطلاعات قابل استفاده تبدیل شود. در این راستا باید از افراد مناسب در زمان مناسب و به‌طور هماهنگ استفاده و اطلاعات به‌صورت پویا بهنگام شود. كسب اطلاعات، استفاده موثر از آن و به‌كارگیری آن در زمان مناسب را مدیریت اطلاعات و منابع آن گویند كه از آن به‌عنوان پشتوانه اساسی نظام اطلاعات مدیریت یاد می‌شود. پیچیدگی روزافزون فعالیتهای سازمانی و بهره‌گیری هر چه بیشتر از قابلیتهای فناوری اطلاعات باعث توجه جدی به این موضوع در سازمانهای امروزی شده است.

البته، سلسله‌مراتب نظامهای اطلاعات مدیریت در سازمانها به این دو ختم نمی‌شود و موارد فراوان دیگری را در بر می‌گیرد، اما آنچه امروزه از اهمیت بالایی برخوردار است، وجود ساختار اطلاعاتی یك‌ریخت، هماهنگ و سازگار در مجموعه سازمان است كه بر اساس آن، ارزش افزوده اطلاعات به‌حداكثر ممكن خواهد رسید.

جریان صحیح و موثر اطلاعات در سازمانها از دیگر مواردی است كه متضمن كارایی مجموعه است. اطلاعات باید در مجاری درست جریان یابد و در موقع مناسب بهره‌برداری و دستكاری شود. اطلاعات نباید بیش از حد نیاز جمع‌آوری و ذخیره شود و بهتر است در هر سطحی فقط وضعیت عوامل اساسی موفقیت (CSF۰۳۹;s) را تبیین كند. به‌عبارت دیگر، جریان روان اطلاعات مستلزم برقراری توازن بین جمع‌آوری، نگهداری، به‌كارگیری و حركت در مجاری مناسب است. تفسیر و تبیین داده‌ها و اطلاعات نیز از جمله موارد دیگری است كه به‌ویژه در تصمیم‌گیری نهایی تعیین‌كننده است. چنانچه تفاسیر از هماهنگی لازم برخوردار نباشد، تصمیمات، منطبق با واقعیات نخواهد بود و در مرحله اجرا نیز برداشت مناسبی از آنها ایجاد نخواهد كرد. همسویی در اجرا و دریافت و تحلیل بازخوردها در نتیجه همسویی ذهنیتها و معانی مشترك حاصل خواهد شد و این چیزی است كه به فرهنگ سازمان بر می‌گردد. در بسیاری از سازمانها مشاهده می‌شود كه بخشهای مختلف، خود به استقرار نظامهای اطلاعات مبادرت كرده‌اند و كلیت سازمان از رویكرد یكپارچه‌ای برخوردار نیست. از این‌رو، مدیریت عملكرد نظامهای اطلاعات مدیریت كه منبعث از اهداف و راهبردهای كلان سازمانی است، ضروری به‌نظر می‌رسد.

اساس نظامهای اطلاعاتی را می‌توان به درگاههای ارتباطی میان سازمان و تمامی ذی‌نفعان آن نسبت داد. گرچه این بخش از داده‌ها و اطلاعات بی‌شماری تشكیل می‌شود، لیكن بهره‌گیری از ابزارهای نوین فناوری اطلاعات و ارتباطات كمك شایانی به تسهیل كار و به‌ویژه یادگیری در این زمینه كه واقعا در نهایت چه داده‌ها و اطلاعاتی ارزشمند هستند و می‌توان از وضعیت آنها به‌عنوان نوعی شاخص و راهنمای تصمیم‌گیری و اجرا سود جست، كرده است. تاكنون از رویكردهای مختلفی برای طراحی و توسعه چنین نظامهای اطلاعاتی استفاده شده است. رویكردهای امروزی مبتنی بر یكپارچگی، روانی، شرایط واقعی كار، تجارب، ارتباطات، مشاركت و تفاهم متقابل است.

● مدیریت محصولات اطلاعاتی

موسسه خدمات اطلاعات فنی ملی ایالات متحده امریكا یگانه مرجع دولتی بررسی تخصصی جنبه‌های مختلف اطلاعات و محصولات اطلاعاتی است. این محصولات مشتمل بر انواع اطلاعات چاپی و غیر چاپی همچون: بر خط، دیسك، نوار كاست، بانك اطلاعاتی، میكرو فیش، صوتی و تصویری، دیسك فشرده و از این قبیل است. این موسسه با دستگاههای مختلف دولتی همكاری دارد و در چارچوب سیاست جریان و در دسترس قرار دادن اطلاعات دولت فعالیت می‌كند. موسسات مزبور از این طریق می‌توانند به سازماندهی فعالیتهای اطلاعاتی خود بپردازند و چارچوب علمی، فنی و مهندسی ویژه‌ای را دنبال كنند.

موسسه مزبور از طریق نظام مدیریت اطلاعات جامع و متمركز به ذخیره، پردازش، بازاریابی و توزیع محصولات اطلاعاتی می‌پردازد. فعالیتهای مختلف انتشاراتی، ارائه گزارشهای مطالعاتی، مشاوره، بازیابی اطلاعات، نرم‌افزارها، نوارهای ویدئویی، دیسك فشرده و بسته‌های چند رسانه‌ای در چارچوب ماموریتهای این موسسه دنبال می‌شود. برخی فعالیتهای این موسسه را می‌توان به‌صورت زیر بر شمرد:

▪ تهیه و ارائه خلاصه اسناد كتابی قابل جستجو درباره محصولات اطلاعاتی

▪ بازاریابی محصولات اطلاعاتی از طریق شبكه اطلاعاتی با استفاده از ابزارهای بر خط و سنتی

▪ انجام فعالیتهای اداری و مالی مربوط به فروش محصولات اطلاعاتی

▪ فعالیتهای اشتراك مجلات، تغییر آدرس، به‌روز كردن هشدارها، صدور صورتحساب و پرداخت وجوه

▪ ذخیره‌سازی اطلاعات و ایجاد قابلیت دسترسی به آنها در هر زمان ممكن

سازمانها علاوه بر استفاده از خدمات موسسه در زمینه سازماندهی و نگهداری اطلاعات، آن را به‌عنوان مرجعی قابل اعتماد برای هماهنگی محصولات با قوانین و مقررات فدرال می‌شناسند. موسسه نقش قابل توجهی در ارتقای كیفی محصولات اطلاعاتی ایفا می‌كند و كمكهای قابل توجهی در زمینه توسعه محصولات جدید و فرایندهای مربوط ارائه می‌كند. پروتكل‌های مشخصی در زمینه ارایه اطلاعات به عموم تنظیم شده است كه در چارچوب الزامات آن، سازمانهای دولتی مجاز به ارائه محصولات خود خواهند بود.

نقش موسسه در گردآوری جامع اطلاعات و ارائه منظم آنها به كتابخانه‌ها، كسب و كارها، دانشگاهها و افراد حقیقی در سرتاسر دنیا قابل ملاحظه است. در چنین چارچوبی می‌توان دسترسی كاربر اطلاعات را به بیشترین ارزش ممكن تضمین كرد.

● حاكمیت سیاسی

بهبود كیفی و كارایی حاكمیت در یك جامعه منجر به بروز اثرات مثبتی خواهد شد كه از آن جمله می‌توان به كاهش فاصله طبقاتی، شفافتر شدن جریان امور اقتصادی و اجتماعی و ایفای نقش مناسب گروهها و تفكرات مختلف در عرصه سیاستگذاری و اجرای كشور اشاره كرد. حاكمیت مناسب باعث افزایش مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی، مشاركت و افزایش قابلیت پیش‌بینی تحركات اقتصادی و اجتماعی می‌شود. در این میان، جریان آزاد اطلاعات نقش تسهیل‌كننده‌ای را ایفا می‌كند. دولتهای مردمسالار باید به تسهیل مشاركت ذی‌نفعان مختلف در شكل‌گیری سیاستها و ایجاد شفافیت نسبت به بهره‌گیری از سرمایه‌های عمومی توجه ویژه‌ای داشته باشند. دسترسی گسترده آحاد مردم به داده‌ها و اطلاعات از نشانه‌های بارز حاكمیت مطلوب است. فناوری اطلاعات از این قابلیت برخوردار است كه شفافیت و مسئولیت‌پذیری را در بخشهای خصوصی و دولتی تسهیل بخشد.

حاكمیت الكترونیك از كارایی فنی و هزینه‌ای بیشتری نسبت به حاكمیت سنتی برخوردار است و می‌توان از این طریق در ارائه خدمات دولتی بهتر عمل كرد. بر این اساس، عموم به‌نحو بهتری به اطلاعات دسترسی خواهند داشت و دولت نیز نسبت به شهروندان مسئولانه‌تر عمل خواهد كرد. شهروندان به‌نحو مطلوب‌تری می‌توانند دیدگاههای خود را درباره موضوعات موثر بر زندگیشان ارائه دهند و مسئولان یا سازمانها نیز با حساسیت بیشتری به اقدامات خود می‌پردازند. در صورتی كه برخی خدمات دولتی، همچون: دریافت مالیات بر درآمد، گذرنامه، كنترل زاد و ولد و مرگ و میر، استعلام از پلیس، انتخابات، راهنمایی و راننگی، مجوز شهرداری، صدور اسناد مالكیت زمین و از این قبیل به‌صورت بر خط در اختیار قرار گیرد، اعتماد عموم به تشكیلات اداری افزایش خواهد یافت و وجود موانع بر سر چنین سطحی از دسترسی به اطلاعات باعث بدگمانی و بی‌اعتمادی به حاكمیت خواهد شد.

از دیگر وجوه حاكمیت الكترونیك و تحقق آن می‌توان به برنامه‌های توسعه سواد اطلاعاتی و یادگیری مادام‌العمر اشاره كرد كه هم‌اكنون تجارب قابل ملاحظه‌ای از چنین رویكردی در كشورهای توسعه‌یافته و در حال توسعه در دسترس است. فعالیتهای دولت محلی آندرا پرداش هندوستان نمونه خوبی برای كشورهای در حال توسعه است. هدف اصلی چنین برنامه‌هایی، ایجاد فرصت مناسب برای همگان در بهره‌گیری از مزایای زندگی الكترونیك است.

یزدان محمدبیگی [e-mail]