اصول مدیریت و کاربرد آن در بانک ها

اصول مدیریت و کاربرد آن در بانک ها و موسسات مالی و اعتباری با رویکرد تبین مهارت های مورد نیاز مدیران شعب

اصول مدیریت و کاربرد آن در بانک ها و موسسات مالی و اعتباری با رویکرد تبین مهارت های مورد نیاز مدیران شعب:

● مقدمه

امروزه در هر سازمان ، موسسه یا شرکتی که افرادی خاص برای انجام امری معین ، بکارگیری می شوند، موفقیت آنان لزوماً در گرو بکارگیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی است. لذا در این راستا بانک ها و موسسات مالی و اعتباری نیز از این قاعده مستثنی نبوده و همواره در جهت بهبود مستمر خود نیازمند اجرای مطلوب وظایف و اصول مدیریتی در تمام سطوح و لایه های سازمانی اعم از معاونت ها و روسای ادارات مرکزی ، مدیریت شعب استانها و روسای شعب خود در سطح کشور می باشند.

▪ تعریف مدیریت:

مدیریت عبارتست از دانش اداره امور یا به تعبیر دیگر مدیریت عبارتست از کارکردن با و از طریق دیگران ، برای رسیدن به هدف های کارکنان از طریق برنامه ریزی ، سازماندهی ، هماهنگی ، هدایت و کنترل.

▪ اهمیت مدیریت:

بعضی معتقدند که خود کارکنان قادرند وظایف مدیریت را نیز انجام دهند و به واحد مدیریت جدا و مستقل نیازی ندارند ، ولی هنوز مورخین و جامعه شناسان ، نهادی را نیافته اند که بدون داشتن سلسله مراتب اداری پایدار مانده باشند(گلدئیک ۱۹۷۷، ص۴ )

اصول مدیریت (وظایف مدیریت)

هریک از مدیران واحدها فارغ از فعالیتی که انجام میدهند بایستی اصول و یا وظایفی را با دقت و مهارت کافی در انجام واجرای حیطه فعالیت خود مورد استفاده قرار دهند که این اصول عبارتند از :

▪ برنامه ریزی:

برای دست یافتن به هدف مورد نظر ، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار ، تلاش ذهنی یا برنامه ریزی کافی صورت بگیرد. برنامه ریزی شالوده مدیریت را تشکیل می دهد.در واقع با توجه به تعریف فوق از کارکنان بانک ها و موسسات مالی و اعتباری در رده مدیریتی که باشند ، انتظاراتی را که رده بالاتر از آنان دارند بایستی قبل از اجرا برنامه ریزی نمود و تقویم زمانی آن را انجام داد. بطور مثال اگر شما بعنوان رئیس شعبه اشتغال دارید یکی از انتظارات مدیریت شعب استان رسیدن به هدف ابلاغی در جذب منابع است که با برنامه ریزی واجرای یک تقویم زمانی سعی در تحقق آن خواهید داشت.

▪ سازماندهی:

سازماندهی فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری و هماهنگی میان آنان ، به منظور کسب اهداف صورت می گیرد.به تعبیر دیگر مدیران شعب برای انجام وظایف محوله خود ، بایستی ابتدا اقدام به برنامه ریزی در جهت اجرای انتظارات مدیریت شعل استان نمائید، سپس با توجه به توانمندی هریک از متصدیان امور بانکی ، با انجام تقسیم کار در جهت تحقق آن اهداف تلاش نمائید.

▪ هماهنگی:

دو موضع در تشکیل سازمان اهمیت بسیار دارد:

۱) تقسیم کار و طبقه بندی وظایف

۲) هماهنگ کردن عملیات واحدهای مختلف سازمان به منظور تحقق هدف های مشترک سازمان

با توجه به تعریف فوق در خصوص تقسیم کار و طبقه بندی وظایف در اصل سازماندهی بدان اشاره گردید اما در بخش دیگر آن که هماهنگ کردن عملیات واحدهای مختلف سازمان در جهت تحقق اهداف سازمان می باشد ، بعنوان یکی دیگر از اصول مدیریت مطرح می شود به تعبیر دیگر چنانچه شما بعنوان رئیس شعبه اقدام به برنامه ریزی و سازماندهی نمودید ، بایستی برای اجرای منطقی انتظارات رده بالاتر مدیریتی یک هماهنگی بین اقدامات انجام شده در بین متصدیان امور بانکی به انجام رسانید. بطور مثال اگر قرار است در شعبه ای تسهیلات پرداخت گردد، قطعاً نیاز است که ابتدا به جذب منابع پرداخت تا از آن محل به توان تسهیلاتی پرداخت نمود ، بدیهی است این موضوع نیاز به یک هماهنگی و توازنی بین اقدامات کارکنان در شعبه دارد.

▪ هدایت:

یکی دیگر از اصول مدیریت ، اصل هدایت است . هر سازمانی متشکل از کارکنان می باشد و وظیفه مدیریت ، هدایت آنهاست لذا با توجه به این تعریف شما بعنوان رئیس شعبه بایستی به هدایت کارکنان بپردازید و در آنان انگیزه ایجاد نمائید ، به بررسی و حل و فصل تضادهای موجود مبادرت نمائید و به برقراری ارتباط با نیروی انسانی همواره همت گمارید بطوریکه کارکنان با میل و رضایت برای تحقق انتظارات رده بالاتر ، سعی و تلاش نمایند.

▪ نظارت و کنترل:

یکی دیگر از اصول مدیریت ، اصل نظارت وکنترل است ، منظور از نظارت یا کنترل، حصول اطمینان نسبت به انطباق نتایج عملیات با هدفهای مطلوب است.برای کنترل ، روشهای مختلف ومتعددی به کار می رود که این روش ها می تواند از طریق کنترل بودجه باشد، یا از طریق احصاء گزارش های آماری.

لذا با توجه به این تعریف رئیس شعبه همواره بایسی وضعیت و عملکرد خود را با انتظارات رده بالاتر مدیریت انطباق داده تا تشخیص دهد که آیا از اهدافی که برای شعبه ترسیم گردیده بالاتر مدیریت انطباق داده تا تشخیص دهد که آیا از اهدافی که برای شعبه ترسیم گردیده بالاتر،کمتر و یا روی نقطه هدف هستند بطور مثال اگر هدفی را برای جذب منابع به شعبه ابلاغ نموده اند ، همواره در پایان هفته ، ماه ، فصل و . . . با احصاء گزارش آماری در شعبه این نظارت و منترل را رئیس شعبه می تواند انجام دهد ، چنانچه از هدف عقب تر باشد ، بایستی با تلاش مضاعف و رفع موانع ،سریعتر به هدف تعیین شده دست یابد و چنانچه در نقطه هدف و یا بالاتر از آن باشند ، به لحاظ اینکه در نقطه مثبتی از ارزیابی عملکرد قرارگرفته اند با انگیزه بالاتر سعی در افزایش آن و عملکرد فراتر از هدف داشته باشند.

▪ سطوح مدیریت:

هر مدیر با توجه به نوع کار ، سطح سازمان و شرایط و مقتضیات موجود به درجاتی از مهارت های مدیریتی نیاز دارد.رئیس یک شرکت بزرگ چندصدهزار نفری را مدیر می نامند، در حالی که به سرپرست ده نفر از کارکنان یک دفتر بیمه نیز مدیر گویند. معمولاً سه سطح ذیل را برای طبقه بندی سطوه مدیریت در نظر می گیرند:

۱) سطح مدیریت عالی

۲) سطح مدیریت میانی

۳) سطح مدیریت عملیاتی

الف) سطح مدیریت عالی:

مدیران عالی در این سطح بایستی از مهارت های ادراکی بالا ، مهارت های انسانی متوسط و مهارت های فنی پائین تری برخوردار باشند ، چرا که در سطح گسترده ای درگیر برنامه ریزی جامع و بلند مدت می شوند وبا مقتضیات ومتغیرهای متنوع تری سروکار دارند. مدیران عالی ، عملکرد کلی واحد های عمده سازمان را ارزیابی می کنند. درباره موضوعات و مسائل کلان سازمان با مدیران سطوح پایین تبادل نظر می کنند و بیشتر وقت خود را با مدیران هم سطح یا افراد خارج از سازمان ، و زمان اندکی را نیز با کارکنان می گذرانند.

ب) سطح مدیریت میانی: مدیران میانی در این سطح از مهارت های ادراکی ، انسانی و فنی هم وزنی برخوردارند ، چراکه مانند حلقه واسطه میان مدیران عملیاتی ومدیران عالی عمل می کنند . این مدیران به طور مستقیم به مدیریت عالی گزارش می دهندو کارشان مدیریت ونظارت بر مدیران عملیاتی است. بیشتر وقت مدیران میانی به تحلیل داده ها ، آماده سازی اطلاعات برای تصمیم گیری ، تنظیم برنامه و طرح های عملیاتی و هدایت آنها برای نیل به اهداف سازمانی است.

ج) سطح مدیریت عملیاتی: مدیران عملیاتی در این سطح از مهارت های فنی بالا ، مهارت های انسانی متوسط وم هارت های ادراکی پائین تری برخوردارند ، چرا که این دسته از مدیران افرادی پرمشغله هستند ومراجعه مکرر افراد موجب انقطاع کارشان می شود. مدیران سطوح عملیاتی بیشتر وقت خود را با کارکنان ، مقداری از زمان را با همکاری و زمان اندکی را با افراد مافوق یا افراد خارج از سازمان می گذرانند.

ترکیب مهارت های فنی ، ادراکی و انسانی در سطوح مدیریت:

ـ سطح مدیریت عالی=مهارت فنی-مهارت انسانی-مهارت ادراکی

ـ سطح مدیریت میانی= مارت فنی-مهارت انسانی-مهارت ادراکی

ـ سطح مدیریت عملیاتی=مهارت فنی-مهارت انسانی-مهارت ادراکی

با توجه به مطالب فوق ، جایگاه مدیران شعب بانکها و موسسات مالی و اعتباری با توجه به هرم مدیریت عملیاتی می باشد واهمیت این سطح از مدیریت بدین لحاظ است که مدیران شعب ، مدیریت واحدهایی را برعهد دارند که مسئولیت مستقیم دستیابی به اهداف و برنامه های بانک ها و موسسات مالی و اعتباری را عهده دار می باشند. مدیران شعب به دلیل قرارگرفتن در سطح مدیریت عملیاتی ، به مهارت فنی زیاد ، ادراکی کم وانسانی مشترک (با دیگر سطوح مدیریت) نیازمند می باشند. بنابر این مدیران شعب برای ایفاء نقش سازنده وارتقاء سطح سازمانی و کارائی شعب تحت سرپرستی خود لزوماً بایستی دارای مهارت های فنی ، انسانی وادراکی باشند که بصورت خلاصخ بدانم اشاره می شود.

● انواع مهارت های مورد نیاز مدیران شعب

۱) مهارت های فنی

۲) مهارت های انسانی

۳) مهارت های ادراکی

الف) مهارت های فنی در مدیریت شعب:

یکی از مهارت های مهم در مدیریت عملیاتی و سرپرستی سازمان به طور عام و در مدیران شعب به طور خاص ، مهارت های فنی است منظور از مهارت های فنی ، توانائی حاصل از تجربیات ، آموزش ها و کارآموزی در به کار گیری دانش ها ، روش ها ، فنون و تجهیزات لازم برای انجام دادن کارهای خاص است که این امر مستلزم داشتن معلومات تخصصی ، قدرت تجزیه و تحلیل در محدوده تخصصی مورد نیاز و مهارت کافی در کاربرد ابزار و فنون مربوط به رشته ای خاص است که در ذیل به اهم اشاره می گردد.

▪ مهارت های نظارتی و کنترلی

▪ مهارت های تسلط بر دستورالعمل ها و بخش نامه ها

▪ مهارت های حسابداری و مالی

▪ مهارت های بازاریابی

▪ مهارت های تخصیص منابع

▪ مهارت های حقوقی

▪ مهارت در تشخیص ایجاد و وصول مطالبات

▪ مهارت های اقتصادی

▪ مهارت ارائه خدمات مشاوره ای به مشتریان

▪ مهارت های مربیگریو آموزشی

ب) مهارت های انسانی در مدیریت شعب:

مهارت انسانی به عنوان یک شاخص مشترک در همه سطوح مدیریت سازمان (عالی،میانی،عملیاتی)دارای اهمیت خاص و حیاتی می باشند. بررسی های انجام شده مبین آن است که پرورش مهارت های انسانی در مقابل مهارت های فنی کمتر مورد توجه قرار گرفته است و بسیاری از مدیران شعب مهارت های انسانی خود را از سرپرستان و بر مبنای تجارب شخصی خود فرا گرفته اند . این موضوع در حالی است که مدیران شعب نه تنها باید افراد تحت سرپرستی خود رادرک کنند بلکه باید نسبت به تمایلات ، نگرانی ها و واکنش های آنها تفاهم کامل نشان دهند. از این رو پرورش توانائی کارکردن با کارکنان و مهارت در به کارگیری آنها از اهمیت بالائی برخوردار است که ذیلاً بطور مختصر به اهم آن اشاره می گردد.

ـ خصوصیات باطنی

ـ برخی مهارت های انسانی

ـ مبانی رفتار شناسی در مدیریت شعب

ـ برخی جنبه های رفتاری کارکنان

ـ کاربرد رفتارهای ابزاری

ج) مهارت های ادراکی در مدیریت شعب:

منظور از مهارت ادراکی که در ادبیات سازمان و مدیریت از آن به مهارت نظری نیز یاد می شود ، قدرت درک پیچیدگی کامل سازمان و جایگاه عملیات فرد در سازمان است . به عبارت دیگر مهارت ادراکی یا نظری عبارتست از قدرت تلقی موسسه به صورت یک واحد کل و تشخیص این مهم بوسیله مدیران که چگونه هر یک از مدیران وظایف مختلف سازمان به دیگری وابسته بوده و تغییر در هر قسمت الزاماً قسمت های دیگر را تحت تأثیر قرار می دهد. در بعد مهارت های ادراکی ، درست است که در این سطح نیاز به مهارت های ادراکی کم مطرح است اما مدیران شعب در حد معمول باید بتوانند رابطه متقابل کارکرد ها و وظایف کارکنان و واحد های درون سازمانی خود را با اهداف کلی بانک یا موسسه همسو سازند لذا در این مقوله نیز بطور مختصر به اهم این مهارت ها اشاره می گردد.

ـ شناخت رابطه متقابل محیط بر کارآیی شعب

ـ شناخت رابطه متقابل مشتریان بر کارآیی شعب

ـ شناخت رابطه متقابل آگاهی کارکنان بر کارآیی شعب

ـ شناخت رابطه متقابل تعارضات داخلی بر کارآیی شعب

ـ شناخت رابطه متقابل کارکنان و سایر واحد ها بر کارآیی شعب

ـ شناخت رابطه متقابلرقبا بر کارائی شعب

ـ شناخت رابطه متقابل ایجاد هماهنگی بر کارآیی شعب

سید مرتضی صالحی

توسط مهدی یاراحمدی خراسانی

http://athir.blogfa.com