مدیریت اطلاعات شخصی PIM

برنامه ریزی و سازمان دهی اطلاعات شخصی برای هر كسی لازم است و این بدان معنا است كه استفاده از PIMها برای همه می تواند مفید واقع شود

برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی اطلاعات شخصی برای هر كسی لازم است و این بدان معنا است كه استفاده از PIMها برای همه می‌تواند مفید واقع شود. PIM یا مدیریت اطلاعات شخصی، برنامه‌ای كاربردی است كه معمولاً حاوی كتاب آدرس و سازمان‌دهی اطلاعات پراكنده، مانند یادداشت‌ها، قرارها و نام‌ها است.

كمترین كاری كه می‌توان با این زمان‌بند دیجیتالی انجام داد برنامه‌ریزی و تنظیم تمام ارتباطات تجاری و شخصی، وقایع، قرار ملاقات‌ها و جلسات مختلف است. البته دامنه‌ی كار PIMها از این هم كه گفته شد فراتر می‌رود و شما با استفاده از آن می‌توانید علاوه بر پی‌گیری پروژه‌های مختلف به ایجاد هماهنگی میان وسایل دیجیتالی موجود و حتی همكارانتان اقدام كنید.

اگر شما مدیر یك شركت باشید از ویژگی‌های موجود در این برنامه‌ها می‌توانید برای تنظیم فهرست‌ تمام كارهای موجود در محل كارتان استفاده كرده و قرارهای مهم و داده‌های پروژه‌ای را بر روی یك صفحه‌ی وب منتشر كنید. بسیاری از PIMها دارای انتخاب‌های امنیتی و كلمات عبوری هستند كه از دسترسی كاربران غیر مجاز به برنامه‌ریزی‌های شخصی جلوگیری می‌كند؛ در حالی‌كه مدیران و سرپرستان می‌توانند با استفاده از آن رمزها و كلمات عبور، وارد این برنامه‌ها شده و به مدیریت و بررسی داده‌ها بپردازند.

یكی از مسایلی كه در تهیه‌ی PIMها باید به آن توجه كرد، تهیه برنامه‌ای است كه بتواند مطابق با نیاز شما باشد. توجه به این موضوع از اهمیت خاصی برخوردار است؛ چون با تغییر نیازهای شما، نوع برنامه‌ای كه تهیه می‌كنید نیز می‌تواند تغییر كند. بنابراین قبل از تهیه‌ی چنین برنامه‌ای ابتدا لازم است تا این سؤالات را از خود بپرسید: آیا از این برنامه می‌خواهید برای همزمان سازی داده‌ها با وسایل دیجیتالی مختلف استفاده كنید یا به‌دنبال برنامه‌ای با یك رابط ساده بر روی صفحه نمایش هستید؟

و یا این كه برنامه‌ای گرافیكی می‌خواهید كه تمام داده‌هایتان را به جای یك رابط در چندین پنجره‌ی مختلف ارایه دهد؟ در اینجا ما به معرفی ۵ برنامه‌ی PIM می‌پردازیم كه می‌توانید با توجه به نوع برنامه‌ریزی مورد نیازتان و بودجه‌ای كه دارید به تهیه‌ی یكی از آنها اقدام كنید.

هنگام انتخاب این برنامه‌ها بیش از همه، ویژگی‌های مفیدی چون قابلیت‌های همزمان‌سازی داده‌ها با سایر وسایل، رابطی كه بتوان به‌سادگی از آن استفاده كرد، انتخاب‌های ارجاعی ساده و ویژگی‌هایی برای سازمان‌دهی راحت، مورد نظر بوده است. اگرچه اكثر PIM ها این انتخاب‌ها را ارایه می‌دهند اما برخی از آنها علاوه بر قابلیت‌های مذكور، ویژگی‌هایی چون همزمان‌سازی داده‌ها با وسایل قابل حمل مختلف و یا تبدیل و اشتراك‌گذاری داده‌ها با برنامه‌های دیگر PIM را نیز ارایه می‌كنند.

بعضی از این برنامه‌ها دارای ویژگی‌های بیشتری هستند كه به شما اجازه می‌دهند بدون باز كردن برنامه‌ی‌ كاربردیِ اصلی؛ وارد قرارهای ملاقات‌، وظایف و سایر داده‌هایی از این دست شوید. چنین قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی باعث افزایش انعطاف‌پذیری یك PIM شده و آن را از سایر برنامه‌های قدیمی این خانواده متمایز می‌سازد.

● Above & Beyond ۲۰۰۰ LITE

این برنامه اكثر چیز‌های مورد نیاز شما برای تنظیم قرارهای مابین اعضای یك گروه كاری را دارا می‌باشد. البته از نظر رابط و قابلیت‌های همزمان‌سازی به پای برنامه‌های دیگر نمی‌رسد. برنامه‌‌ی مذكور علاوه بر ویژگی برنامه‌ریزی، تعقیبِ وظایف كاركنان و سایر ویژگی‌هایی كه در برنامه‌های PIM انتظار آنها می‌رود؛ دارای تایمر شمارش‌ِ معكوس، یابنده‌ی زمان قرار ملاقات و ویژگی برنامه‌ریزی برای بیش از هزار نفر در مناطق جغرافیایی مختلف و یا در یك محل مشخص می‌باشد.

این برنامه از برخی جهات نیز دارای محدودیت‌هایی است.

برای مثال از ویژگی‌ همزمان‌سازی آن تنها می‌توان در موارد بسیار محدودی استفاده نمود، دارای رابط چندان دوستانه‌ای نمی‌باشد و اطلاعاتی چون تقویم، تایمر و كتاب آدرس را داخل پنجره‌ای‌ كه در جدول اصلی قرار دارد ارایه می‌دهد. البته بسیاری از كاربران این برنامه را به‌خاطر فهرست‌ها و جداول متمركز آن و راه‌یابی آسان در میان عناصر مختلفش می‌پسندند.

در این برنامه بخش برنامه‌ریزی هفتگی نیز كمی خسته‌كننده است. گرچه شما می‌توانید روزهای هفته و شماره ‌روزها را در پنجره‌ی برنامه تغییر دهید اما نمی‌توانید به طور افقی در میان وظایف مشروح حركت كرده و یا به تغییر اندازه‌ی قسمت‌های مختلف پنجره بپردازید. تنها كاری كه می‌توان در ارتباط با تغییر اندازه‌ی جدول زمان‌بندی انجام داد، بزرگ و یا كوچك كردن متنی است كه در داخل قسمت‌های مختلف پنجره قرار دارد. به این ترتیب متن كوچك و یا بزرگ شده باعث می‌شود كه اندازه‌ی قسمتی كه آن را احاطه كرده نیز تغییر كند.

صرف‌نظر از تمام محدودیت‌های ذكر شده در ارتباط با برنامه‌ی Above & Beyond ۲۰۰۰ LITE؛ به‌خاطر یادگیری آسان این برنامه، ظاهر تمیز و مرتبش و فضای اندكی كه بر روی درایو دیسك‌سخت اشغال می‌كند می‌بایست امتیازاتی را نیز برای آن قایل شد. این برنامه‌ تنها به MB۲ حافظه نیاز دارد. اگر رابط این برنامه دوستانه‌تر گردد بهتر می‌‌تواند با برنامه‌های دیگر رقابت كند.

● Day-Timer Organizer ۲۰۰۰

این برنامه یكی از انعطاف‌پذیرترین برنامه‌های PIM می‌باشد كه برای هر كاربری می‌تواند مفید واقع شود اما نحوه‌ی سازمان‌دهی و همزمان‌سازی داده‌ها و سایر ویژگی‌های موجود در آن، این برنامه را بیشتر برای مدیران پرمشغله و یا صاحبان شركت‌های تجاری، مناسب و ایده‌آل ساخته است. با استفاده از این برنامه می‌توانید به همزمان‌سازی داده‌هایتان با بسیاری از وسایل و كامپیوترهای دستی بپردازید.

علاوه بر اینها، ویژگی‌های vCard و vCalendar موجود در این برنامه به شما اجازه می‌دهد تا به آسانی و به طور مستقیم اطلاعات را از برنامه‌هایی چون Out Look ،Act و دیگر برنامه‌هایی از این دست به داخل تقویم، زمان‌بند و یا كتابچه‌ی تماس این برنامه وارد كنید.

برنامه‌ی مذكور به سازمان‌دهی هزینه‌ها پرداخته‌ و فهرستی از تمام ورودی‌های مالی، تقویم و قرار ملاقات‌ها را ارایه می‌دهد. با استفاده از ویژگی‌ Phone Log می‌توانید به كنترل و مرور تمام تماس‌های تلفنیخود بپردازید.

همچنین در صفحه‌ای كه Team Organize نام دارد می‌توانید تمام برنامه‌های زمان‌بندی‌شده برای كل افراد یك گروه كاری را بررسی نمایید. یكی از ویژگی‌های دیگر موجود در این برنامه، انتخابی است كه Express Services نام دارد. این ویژگی به صورت یك آیكون در پایین صفحه نمایش شما ظاهر می‌شود و شما می‌توانید با استفاده از این آیكون بی آنكه تمام برنامه‌ی اصلی را باز كنید، مستقیماً آن را كلیك كرده و پس از باز شدن پنجره‌ی آیكون مذكور، اطلاعات مربوط به تماس‌ها، وظایف، هزینه‌ها و تقویم را وارد نمایید.

به این ترتیب، با توجه به ویژگی‌هایی چون استفاده آسان، همزمان‌سازی داده‌ها، چاپ اطلاعات و قیمت پایین؛ این برنامه را می‌توان یكی از بهترین‌ها در این زمینه برای افرادی كه می‌خواهند وظایف یك گروه كاری را دنبال كرده و به برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی امور تجاری و شخصی خود بپردازند، دانست این برنامه حدود MB۱۰ از فضای درایو دیسك‌سخت را اشغال می‌كند.

● Lotus Organizer ۶.۰

این برنامه‌ی چندمنظوره می‌تواند وظایف گوناگونی انجام داده و نیازهای برنامه‌ریزی كاربران را برآورده سازد. علاوه بر پشتیبانی از ویژگی‌هایی چون vCalendar, vCard و iCalendar (كه به شما اجازه می‌دهد داده‌های سازگار با این برنامه را از وب بیرون كشیده و به داخل برنامه‌ی PIM خود بیاندازید)، این برنامه می‌تواند از برنامه‌های كاربردیی چون dBASE و Foxpro اطلاعاتی را دریافت و یا به آنها اطلاعاتی را ارسال نماید.

---