وقتش را ندارم

تا به حال چند بار این جمله را گفته اید امروزه مدیریت بهینه زمان, برای بسیاری از قشرها, مانند کارفرمایان, کارمندان, دانشجویان و حتی خانه داران, دردسری بزرگ محسوب می شود و این افراد اغلب از نداشتن وقت کافی برای انجام کارها, شکایت می کنند

● مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

به این جمله خوب دقت کنید: «دوست دارم این کار را انجام دهم؛ اما حیف، وقتش را ندارم»!

تا به حال چند بار این جمله را گفته‏اید؟ امروزه مدیریت بهینه زمان، برای بسیاری از قشرها، مانند کارفرمایان، کارمندان، دانشجویان و حتی خانه‌داران، دردسری بزرگ محسوب می‌شود و این افراد اغلب از نداشتن وقت کافی برای انجام کارها، شکایت می‌کنند.

اولویت‌بندی در کارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است؛ به این معنا که بعضی از کارها را باید اول انجام داد و بعد به کارهای دیگر پرداخت. هدف‏های خود را تعیین، سپس آنها را براساس اهمیتشان اولویت‌بندی کنید. حالا نوبت تعیین یک برنامه زمانی، برای اجرای این اهداف است.

بهره‌بری از زمان و آگاهی در این زمینه، در هر یک از ما به طرز چشم‌گیری متفاوت است. کارهایی را که در طول روز انجام می‌دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، توانایی‏ها، مهارت‏ها و دیگر منابع در دسترس دارد. بررسی «الگوهای زمانی» که در خلال آنها به انجام کارها می‌پردازیم، در واقع، نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است.

● زمان اوج بازدهی را مشخص کنید

منظور از زمان اوج، همان ساعت‏هایی است که فرد بسیار پرانرژی و بازدهی و کارایی‌اش بالاست. ساعت بیولوژیکی (ساعت زیستی) بدن که تأثیر بسزایی برروی عملکرد فرد دارد، در هر یک از ما متفاوت است. به طور کلی، می‌توان افراد را به سه گروه تقسیم کرد؛ دسته اول در ساعت‏های آغازین بامداد، بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا، کارها را انجام می‌دهند. دسته دوم در ساعت‏های واپسین، بعدازظهر، بسیار پرکارند و بازدهی کارشان در آن ساعت‏ها بیشتر از مواقع دیگر است و آخرین گروه، شب‌زنده‌داران هستند که نیمه‏های شب را بهترین موقع برای انجام دادن کارها می‌دانند. پیش از هر چیز، شما باید زمان اوج کاری خود را معین کنید و آن را به کارهای سخت‌تر یا افکار خلاق خود اختصاص دهید.

● زمانی برای دیگران

در طول یک هفته یا گاهی در طول یک روز، باید زمانی را برای دیگران منظور کنید؛ برای مثال، خودتان را به جای یک مدیرعامل در نظر بگیرید. در این صورت، باید بخشی از زمان را برای خانواده و همکاران کنار بگذارید. همچنین سعی کنید تا حد امکان، عوامل بازدارنده یا اتفاق‏هایی را که موجب وقفه در کار می‌شوند، کاهش دهید؛ به ویژه هنگام ساعت‏های اوج کاری‌تان. در واقع، گاهی می‌توان کار دو ساعت را در یک ساعت آرام و به دور از عوامل بازدارنده، انجام داد.

● تجزیه و تحلیل مشکلات

آیا می‌توانید با «تعادل» از زمان خود استفاده کنید؟ زمان ما در یک روز، میان کار به عبادت، استراحت و تفریح، تقسیم می‌شود. تعادل به این معناست که باید زمان کافی برای انجام کارهای بیرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگی، خواب، استراحت و فعالیت‏هایی مانند ورزش و مطالعه داشته باشید.

آیا نیاز اصلی شما، قبول کردن محدودیت زمان است؟ یقیناً در بعضی از دوره‏های زندگی، زمان کافی برای انجام هر کاری که دلمان می‌خواهد نداریم. این نکته، به ویژه برای خانواده‏هایی که بچه‏های کوچک دارند و افراد مجردی که باید کارهای خارج و داخل خانه را خودشان به تنهایی انجام دهند، حائز اهمیت است. در این حالت و با توجه به

آیا زمان کافی برای پرداختن به امور شخصی‌تان دارید؟ گاهی اوقات، زمانی را که باید صرف امور شخصی و کارهایتان بکنید، اولویت پیدا می‌کند. شما به زمان احتیاج دارید؛ تا به بررسی احساسات و اهدافتان بپردازید.

برای حفظ سلامت روان، به سرگرمی‏ها و کارهای مورد علاقه‌تان بپردازید. توانایی خود را در «نه گفتن»، بالا ببرید و رابطه‌ای شفاف با دیگران برقرار کنید. برای «نه گفتن»، باید تمرین کرد. به خاطر داشته باشید که نه گفتن و نپذیرفتن یک کار، می‌تواند موجب آری گفتن و پذیرفتن کاری مهم‌تر باشد.

● هدف‌گذاری کنید

برای استفاده بهینه از زمان، نخست باید برروی اهدافتان متمرکز شوید. تمام اهداف اعم از شخصی، کاری، اجتماعی، خانوادگی و مالی، مهم هستند و رسیدن به آنها، نیازمند زمان است.

بیشتر مردم ترجیح می‌دهند بر روی چند هدف در زندگی‌شان کار کنند. بررسی اهداف به طور کامل و دقیق، پیش‌نیاز اصلی برای موفقیت در این کار است. شما باید بدانید در زندگی چه چیزی می‌خواهید و چه کسانی و چه سازمان‌ها، علت‏ها و انگیزه‏هایی، برای شما مهم‌تر هستند. بعد از تصمیم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروی کاغذ بنویسید؛ در غیر این صورت، ممکن است اهدافتان مبهم باقی بمانند و هیچ‌گاه متوجه نشوید که آیا به آنها دست یافته‏اید یا نه؟ پس به فعالیت‏ها و کارهایی بپردازید که شما را در رسیدن به این اهداف کمک می‌کنند. حال به منظور رسیدن به هدف نهایی، باید قدم‏های کوچک را که در واقع همان اهداف کوتاه‌مدت هستند، بردارید. تکمیل به موقع این کارهای کوچک و کوتاه‌مدت، اولویت دارد؛ در غیر این صورت، زمان را ازدست داده‏اید؛ بدون آن که پیشرفتی حاصل شود.

● زمان شما چگونه تلف می‌شود؟

حال که در مورد اولویت‏ها و نظم و ترتیب انجام کارهایتان تصمیم گرفته‏اید، باید به زمان‏های تلف شده توجه کنید.

با یادداشت کردن زمان‏هایی که به بطالت و بیهودگی می‌گذرند، به مدت چند روز، به درستی متوجه خواهید شد که زمان را چگونه از دست می‌دهید. این جدول زمانی به شما کمک می‌کند تا با برنامه‌ریزی برای اوقات کار و فراغت، استفاده بهتری از زمان ببرید. اغلب مردم هنگامی که متوجه می‌شوند «چقدر» از زمانشان صرف کارهای بی‌اهمیت شده، بسیار متعجب می‌شوند. شما احتمالاً پی خواهید برد که ساعت‏های معینی در روز و روزهای معینی در هفته، سرتان بسیار شلوغ است. با کمک برنامه‌ریزی، می‌توان این روزهای شلوغ را مدیریت کرد؛ برای مثال می‌توان زمانی را که برای فعالیت‏های دیگر در نظر گرفته‌ایم، به طور موقت کاهش دهیم.

همچنین هر فعالیت و کار روزانه‌ای، بخش‏هایی تکراری دارد. برای هر کاری مهلت خاصی تعیین کنید؛ مانند ساعت شروع و پایان کار، زمان ناهار، زمان جلسات، فعالیت‏های تفریحی و سایر فعالیت‏ها.

بعد از برنامه‌ریزی برای تمام این کارها، ممکن است به طور غیرمنتظره‌ای، زمان زیادی برای انجام کارهایی که دوست دارید، باقی مانده باشد. درواقع، این پاداش شماست و باید از آن به بهترین وجه ممکن استفاده کنید.

● عوامل هدر دهنده زمان

وجود بعضی از عوامل هدر دهنده زمان را می‌توان در همان جدول زمانی پیدا کرد. تلفن، میهمان سرزده، جلسات، ایمیل‏های غیرکاری، تأخیرانداختن کارها، ندانستن این که کار بعدی چیست و خرت وپرت‏های اطرافمان، از رایج‌ترین عواملی هستند که وقت ما را تلف می‌کنند. بی‌نظمی، نداشتن اولویت در انجام کارها، اهمال‌کاری، تماشای بیش از اندازه تلویزیون، یا بیش از حد درگیر جزئیات کارهای روزمره شدن، از دیگر عواملی هستند که ما بدون آن که متوجه شویم، موجب اتلاف وقتمان می‌شوند.

● برای خودتان برنامه زمانی بنویسید

یک برنامه زمانی، هم می‌تواند نمایی خلاصه از کارهایی باشد که می‌خواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از کارها با تمام جزئیاتشان‌ است. اغلب مردم در یک زمان نمی‌توانند برروی تمام برنامه‏ها، فعالیت‏ها و اهدافشان متمرکز باشند. بنابراین، آنها را روی کاغذ بنویسید و فهرست‏های متفاوتی از برنامه‏هایتان تهیه کنید.

آسان‌ترین راه برای نوشتن یک برنامه زمانی، فهرستی از کارهای بزرگ و کوچکی است که باید انجام شوند. این فهرست به تنهایی کافی است تا با یادآوری کارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد که انجامشان دهید.

راه دیگر برای داشتن یک برنامه زمانی، نوشتن کارهایی است که باید به صورت زنجیره‌ای انجام دهید. در این فهرست، باید توالی زمان نیز رعایت شود. شما باید تصمیم بگیرید کدام کار مهم‌تر است و به انجام آن بپردازید و بعد، به سراغ کارهای دیگر بروید.

سومین نوع جدول زمانی، برنامه‌ای است با تمام جزئیات. این برنامه، هم دربرگیرنده ترتیب کارهاست و هم زمان تقریبی برای تکمیل آنها را دراختیارتان می‌گذارد. مزیت این برنامه، این است که شما را وادار می‌کند تا با دقت بیشتری به ساعت‏های روز و روزهای هفته نگاه کنید و تصمیم‏های بهتری بگیرید که منطبق با اهمیت کارهایتان است. به یاد داشته باشید که اگرچه در آنها، برنامه‌ریزی کمی دشوار و وقت‌گیر است، اما سرانجام بیش از آن‌چه انتظار دارید، از اتلاف وقتتان جلوگیری می‌کند.

● اجرای برنامه زمانی

هیچ برنامه زمانی‌ای معجزه نمی‌کند و همیشه عوامل بازدارنده و مشکلات وجود دارند. به هر حال، یک برنامه زمانی که از قبل تنطیم می‌شود، به شما کمک می‌کند تا وظیفه خود را درحد قابل قبولی انجام دهید و وقت‌تان کمتر تلف شود.

از قبل برای روزهایی که کارهای زیاد و سخت دارید، برنامه‌ریزی کنید.

ابتدا به انجام دادن کارهای تکراری بپردازید تا در صورت پیش آمدن کاری ضروری، زمان لازم را در اختیار داشته باشید.

● استراتژی‏های مدیریت زمان

جدا از یک برنامه زمانی که برای خودتان نوشته‏اید، استراتژی‏های مدیریت زمان نیز می‌توانند بسیار مفید باشند. هر روز فهرستی از کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید و آنها را به ترتیب اهمیت‌شان انجام دهید.

همیشه یک دفترچه یادداشت و یک تقویم جیبی همراه داشته باشید و از آنها برای نوشتن فهرست کارهایی که باید انجام شوند و ثبت زمان قرارهای ملاقات، استفاده کنید.

از زمان انتظار، به نحو احسن استفاده کنید. در این فاصله می‌توانید به انجام کارهای خانه، مطالعه، نوشتن نامه یا فهرست خرید پرداخت. به این زمان‏ها که باید منتظر باشید، مانند یک هدیه نگاه کنید؛ نه زمانی تلف شده.

تا حد امکان اجازه ندهید کارهایی را که برایشان برنامه‌ریزی نکرده‏اید، برنامه‌ریزی شما را مختل سازند. تلفن‏هایی را که مربوط به شما نیست، جواب ندهید و به دیگران اجازه ندهید در ساعات اوج کاری‌تان، مزاحمتان شوند.

اگر می‌خواهید دوستانتان با شما تماس بگیرند، ساعت خاصی را برای آنها تعیین کنید. دوستان منطقی، این موضوع را می‌فهمند و به خواست شما احترام می‌گذارند.

سعی کنید در منزل نیز مانند اداره، منظم و با برنامه باشید. نوشتن فهرست خرید و دیگر موارد، می‌تواند از خستگی و هدررفتن وقت شما بکاهد.

در یک زمان، فقط برروی یک چیز متمرکز شوید و تمام توان خود را متوجه کاری کنید که در دست دارید. عواملی را که در کارتان وقفه ایجاد می‌کنند حذف کنید و وقتتان را صرف فکر کردن به تمام کارهایی که باید انجام دهید، نکنید.

به یاد داشته باشید که ۸۰ درصد دستاوردهای شما، هم در زندگی‌تان و هم در کارتان، تنها حاصل ۲۰ درصد از فعالیت‏هایی است که انجام می‌دهید. پس می‌توان آنها را بهبود بخشید. از مدیریت زمان به عنوان یک ابزار برای هدف‌گذاری، اولویت‌بندی هدف‏ها و معرفی فعالیت‏هایی که در راستای نیل به این اهداف به شما کمک می‌کنند، استفاده کنید. در واقع، مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد تا هوشمندتر کارکنید؛ نه سخت‌تر.

رامین مصطفوی