مشاوره و مدیریت

خدمات مشاوره ای به شكل موثر نقش زیادی در كاهش مشكلات روحی وروانی كاركنان دارد و بسترو زمینه های لازم برای توسعه یافتگی و پیشرفت سازمان رافراهم می كند زمانی كه كاركنان ازتخصصهای لازم برخوردار باشند, اما ذهن وفكر آنان به دلیل مسائل روحی وروانی ونارضایتی شغلی, درگیركار نشود, كارایی لازم را نخواهد داشت

مؤسسه ای كه علاقه مند به دگرگونی است، لاجرم دست نیاز به سوی مراكزی دراز خواهدكردكه او را دراین راه یاری دهند و به این ترتیب مشاوره مدیریت ضرورت وحقانیت می یابد. همچنین مدیران ارشدبرای حفظ بالندگی سازمان ضروری است كه جلساتی رابرای دادن مشاوره به مدیران جزء برنامه ریزی كنند. اجرای مشاوره ها به منظور آگاه كردن مدیران از وظایف خویش،بیان روشهای برخورد با استانداردهای مورد نیاز وبیان عملكردهای واقعی است.

داشتن دانش ومعلومات درموردفنون و مهارتها وتكنیك های مشاوره ای،همچنین قابلیتها وتوانائی به كارگیری آنهابرای مدیران، به منظورانجام دادن وظایفشان ضرورت دارد.

روشهای استفاده شده در مشاوره شامل روشهای دستوری ، روش غیر دستوری و درحد وسط روش تركیبی هستند.در یك تقسیم بندی كلی مشاوره ها را می‌توان به دو دسته مشاوره شخصی و مشاوره‌های شغلی تقسیم بندی كرد.

دراین مقاله به بررسی وتشریح انواع خدمات مشاوره ای كه دریك سازمان وموسسه انجام می شوند خواهیم پرداخت.

● اهداف مشاوره

هدف كلی مشاوره، یاری دادن به مدیران وكاركنان است تا قادر باشند در فضای اعتمادبه نفس، تفاهم وتوانائی برای كاراثربخش، رشد و پرورش یابند. انجام اقدامات مشاوره‌ای به كاركنان یاری می‌دهد تا از عهده حل دشواریها و مشكلات خود برآیند و در نهایت به بهتر شدن كاركرد سازمانی می‌انجامد. اجرای مشاوره‌ها به منظور آگاه كردن مدیران از وظایف خویش،بیان روشهای برخورد با استانداردهای مورد نیاز وبیان عملكردهای واقعی هستند.

مشاوره و مدیریت: مشاوره و راهنمائی جزء ذات مدیریت در هرزمان ودرهرمكانی است، به گونه‌ای كه مشاوره صحیح وموثر یك مدیر، می‌تواند بسیاری از سوء تفاهمها راحل كند،همچنین باعث افزایش و بهبود انگیزه‌های شخصی و گسترش و پیشرفت كارهای گروهی شود.مشاوره فرصتی را برای مدیران ایجاد می‌كند تا با كاركنان خویش صحبت كرده و بیشتر از نگرانیها ومشكلاتی كه آنها در سازمان باآن روبه رو هستندآگاهی یابند.

كاركنان ومدیران جزءدرسازمانهاوادارات هرروزبامشكلات مختلفی دست به گریبان خواهندبودكه راهنمائی و مشاوره موثروبه موقع می تواند درحل مشكلات به آنها كمك كرده تا بتوانند قابلیتها و ظرفیت كاری خود را به مرحله اجرا در آورند.این مشاوره ها و رهنمودها لزوما نیاز به صرف ساعات زیادی ندارند،بلكه در برخی از مواقع با صرف چند دقیقه می تواند موثر واثربخش باشد ومشكلات زیادی را حل كند.مشكلات دارای ابعادمختلفی نظیر،تنفروبیزاری ازمسئولیت خود، مشكلات روحی وروانی ،مشكلات خانوادگی ومالی هستند.

به طور كلی دلایل برگزاری یك جلسه مشاوره وراهنمائی برای مدیران جزء و كارمندان از طرف مدیران ارشد عبارتند از:

▪بیان وتوضیح روشهای گسترش كارهای گروهی؛

▪▪دادن آگاهی لازم به كارمندان در موردعملكردهای عالی وخوب و اقدامات نامطلوب آنها؛

كمك كردن به كاركنان برای هماهنگ ساختن خویش با استانداردها وقوانین سازمانی؛

▪كمك كردن به كارمندان برای حل مشكلات شخصی؛

▪تشویق كاركنان به دلیل كارایی وعملكردهای خوب آنها.

درهنگام راهنمائی ومشاوره،مدیر بایستی نشان دهدكه اواحساسات وعملكردهای زیردستان خودرادرك می‌كند. او بایستی خودرادرموقعیت مدیران جزءوباآن آمادگی وتجربه آنها در نظر بگیرد.او بایستی تلاش كند تا مواردی را درك كند كه برای كاركنان مهم وحساس است.

مدیران هنگام پذیرش كاركنان برای انجام مشاوره، بایستی به گونه ای رفتار كنند كه آنها بتوانند احساسات واقعی خود را بیان كنند. به عبارت دیگر، مشاوره و راهنمائیهای موثر می تواند یك كارمند را از فشارهایی كه هم برای خودشخص و هم برای آن سازمان مضر است، آزادسازد.

برای انجام مشاوره های موثر و كارامد، مدیران بایستی یك سری قواعدی را رعایت كنند كه از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره كرد:

▪داشتن تخصص ومهارت در زمینه مشاوره؛

▪مسئولیت طلبی ومسئولیت پذیری در وظایف واگذار شده؛

▪تصمیم گیریهای به موقع وصحیح؛

▪شناخت دقیق خود و جست جوی راههای اصلاح خود؛

▪شناخت كاركنان انجام اقدامات مراقبتی برای بهزیستی و آرامش آنها؛

▪آگاه سازی كاركنان (در مورد زمان ،مكان ودلایل مشاوره)؛

▪گسترش حس مسئولیت پذیری در كارمندان؛

▪انجام وظایف و مسئولیتهای خویش كه شامل سرپرستی،آگاه ساختن و وفاداری است؛

▪تربیت و آموزش كارمندان؛

▪استفاده وبه كارگیری مدیران جزء با در نظر گرفتن قابلیتها و توانائیهای آنها.

● محدودیتهای مدیران در مشاوره

انجام یك مشاوره صحیح ومطلوب به عوامل مختلفی وابسته است. داشتن دانش ومعلومات درموردفنون و مهارتها وتكنیكهای مشاوره ای،همچنین قابلیتها وتوانائی به كارگیری آنهابرای مدیران، به منظورانجام دادن وظایفشان ضرورت دارد.هر چه مدیران معلومات وتجارب بیشتری را كسب كنند ، در انجام مسئولیتهای مشاوره ای خود بهتر وتواناتر عمل می كنند.

مدیران به عنوان یك مشاوربایك سری محدودیتهایی روبروخواهند بود.آنها به هرشخصی ودرهرشرایطی نمی‌توانند كمك كنند.حتی مشاوران حرفه ای كه دارای درجات ومقامی درزمینه مشاوره نیز هستند، همگی آنها توانائی حل مشكلات وكمك رسانی به هركارمندی راندارند. مدیران بایستی برای شناخت محدودیتهایشان، آموزش ومهارت لازم راببینندتا بتوانند كمك موثرتری رابه زیر دستان برسانند.

رفتار مدیردرمشاوره: برای اینكه مشاور اقدامات موثرتری را انجام دهد وی باید در تمامی امور شخصی وحرفه ای، اصول اخلاقی ورازداری را رعایت كند.همچنین باید ، احتیاجات شغلی و محدودیتها وقابلیتهای كاركنان سازمان را شناخته و بهترین روش مشاوره راكه كاركنان با آن راحت هستند،تشخیص دهد.

روشهای مشاوره: به تعدادمشاوران ، راههای مختلفی برای مشاوره وجود دارد. مدیران موثر و كارآمد هرگز از روشهای یكسان برای مشاوره كاركنان استفاده نمی كنند.روشهای استفاده شده در مشاوره شامل روشهای دستوری ، روش غیر دستوری و درحد وسط روش تركیبی هستند . انتخاب این روشها به نیازهای مدیران بستگی دارد.

در طول جلسه مشاوره، مدیران برای انتخاب روش مورد نظر خود باید انعطاف‌پذیر باشند. نوع مشكلات، شخصیت كاركنان، محیط فیزیكی و زمان در انتخاب روش مورد نظر تاثیر می‌گذارند .

الف) روش دستوری: روش دستوری در مشاوره ، مشاور محور است. این یك روش ساده وسریع برای حل مسائلی است كه احتیاج به راه حل كوتاه مدت دارند . در این روش فرض می شود كه مدیر مهارتها و دانش لازم رابرای حل یك مشكل وارائه پیشنهادهای مربوطه را دارد.دراین روش مدیر بیشتر صحبت می كند، مشكلات را بیان می‌دارد، دلایل را مشخص می سازد، پیشنهاداتی را ارائه می دهد و مواردموجود را لیست می كند .همچنین او نصیحت می‌كند‌، راه حل پیشنهاد می دهد و به كاركنان می‌گویدكه چه اقداماتی را باید انجام دهند.

این روش در صورتی مناسب است كه یك كارمند مهارت لازم را برای حل مشكل نداشته باشدیا اینكه او بی‌تجربه بوده و احتیاج به هدایت ومشاوره داشته باشد. اغلب كاركنان این روش مشاوره را ترجیح می دهند.

ب) روش غیر دستوری: روش غیر دستوری برای مشاوره كارمند محور است . مشاور به گونه ای عمل می كند كه كارمند مسئولیت حل مشكل را به عهده گیرد.این روش ساده تراست و بیشتر برخود شناسی متمركز است بنابراین به زمان بیشتری نیاز دارد.

● انواع مشاوره

در یك تقسیم بندی كلی مشاوره هارا میتوان به دو دسته مشاوره شخصی ومشاوره های شغلی تقسیم بندی كرد. در مشاوره های شخصی هدف رفع مشكلات روحی وروانی و... یك شخص میباشد.در مشاوره های شغلی هدف رفع مشكلاتی به منظور افزایش كارآیی واثربخشی یك سازمان می‌باشد. در اینجا به بررسی انواع خاص مشاوره‌هایی كه در یك سازمان وموسسه انجام میشوند خواهیم پرداخت .

الف ) مشاوره‌های مربوط به پذیرش و یكپارچه‌سازی: این نوع مشاوره‌ها به منظورخوشامدگویی به كاركنان جدید و بلافاصله بعد از ورودآنها انجام می‌شود.این اقدامات یكی از مهمترین مراحل برای آشناسازی كاركنان تازه وارد است.

مدیران وظیفه دارند كه قبل از اینكه كاركنان مشكلات خودرا توسط دیگران حل كنند، با كسب اطلاعات مفید و واقعی، مشكلات آنهاراحل كنند.این امر به تحقق هدفهای ذیل منجر خواهدشد:

▪حل مشكلات شخصی افراد؛

▪معرفی وشناساندن كاركنان جدید به مدیران وسایر سرپرستان بخشها؛

▪شرح تمامی دستورالعملها و روشهای موجودبرای انجام یك عمل و انجام برنامه‌ریزی و زمان بندیهای لازم برای اجرای آنها؛

▪شرح تاریخچه ومقررات سازمان، ماموریتها وفعالیتهای كاركنان؛

▪شرح وتوضیح كارها ووظایفی كه برای یك سازمان و برای انجام ماموریتهای آن سازمان مهم وحساس هستند؛

▪بیان كردن سیاستها وخط مشی سازمانها در زمینه حضور، عبور و مرور ، فهرست وظایف،پیشرفت و ارزیابی سطح عملكرد وظایف و مسئولیتها ی كاركنان؛

▪شرح فرصتها، مهارتها وامكانات لازم برای اصلاح وپیشرفتهای حرفه ای وشخصی؛

▪آگاه ساختن كاركنان جدید از امكانات وتسهیلاتی كه برای برآوردن نیازمندیهای معنوی، رفاه و آسایش آنها تدارك دیده شده‌اند؛

▪آگاه ساختن ورودیهای جدید از دستورالعملها وموقعیت دوایر همكاری و مراكز مشاوره خارج از سازمان برای مشاوره بیشتر وموثرتر؛

▪شرح آداب ورسوم وقوانین داخلی و مناطق ممنوعه سازمان.

منابع

۱ – www.surp/ustuss.com/field.html

۲ – FM ۲۲-۱۰۱ "LEADERSHIP COUNSELING" HEADQUARTERS DEPARTMENT OF THE ARMY WASHINGTON, DC, ۳ JUNE ۱۹۸۵.

۳ – ANCOC COMMON CORE BRANCH. LHR-۸۰: PERSONAL AND PERFORMANCE COUNSELING. FORTBLISS, TX: US ARMY SERGEANTS MAJOR ACADEMY, ۱۹۸۳.

۴ – AYRES, D.D. MONOGRAPH #۱۱: THE COUNSELING BUENING, C.R. COMMUNICATING ON THE JOB: A PRACTICAL GUIDE FOR SUPERVISORS. READING, MA: ADDISON – WESLEY PUBLISHING CO., ۱۹۷۴.

۵ – FOURNIES, FERDINAND F. COACHING FOR IMPROVED WORK PERFORMANCE. NEW YORK: VAN NOSTRAND REINHOLD CO.,۱۹۷۸.

۶ – HILL, N.C. COUNSELING AT THE WORKPLACE. NEW YORK: MCGRAW – HILL BOOK CO., ۱۹۸۱.

۷ – OFFICE OF MILITARY LEADERSHIP, UNITED STATED MILITARY A CADEMY. A STUDY OF ORGANIZATIONAL LEADERSHIP. HARRISBURG, PA: STACKPOLE BOOKS, ۱۹۷۶.

---