سازمان مجازی

تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است ساختارهای سازمانی سنتی , دیگر نمی توانند با این تحولات سازگار باشند سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید , نیازمندی به یک ساختار تجاری که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد, حیاتی ساخته است عدم توجه بسیاری از شرکتها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است

سرعت شاید مهمترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد. برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف‌پذیری، باید شکل کاملا جدیدی از سازمانها بوجود آیند. سازمانهای مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل‌گیری هستند می‌توانند پاسخی به این نیازهای جدید باشند.

تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است . ساختارهای سازمانی سنتی ، دیگر نمی‌توانند با این تحولات سازگار باشند. سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید ، نیازمندی به یک ساختار تجاری که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد، حیاتی ساخته است. عدم توجه بسیاری از شرکتها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است. بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنشهای فوری است. سرعت هم‌اکنون یک شاخص رقابتی است و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت.

امتیازات رقابتی گذشته دیگر دوام ندارد، استراتژیهای مبتنی بر هزینه به سختی باقی مانده و دوام می‌آورند. سازمانها و شرکتهایی که در یک سازمان حجم وسیعی از فعالیتها را انجام می‌دادند، جای خود را به شرکتهای کوچکی داده‌اند که برای جلب رضایت مشتریانشان روی فعالیت‌ خاصی متمرکز شده‌اند.

در بازار و عصر جدید سازمانهایی که از دانش، افراد متخصص و فناوریهای روز به خوبی استفاده نمایند موفق‌تر هستند. کوچک شدن، مهندسی مجدد و تمرکز، برخی از رویکردهایی هستند که شرکتها برای شناسایی فعالیتهای بدون ارزش افزوده روی آنها حساب می‌کنند. فعالیتهای اقتصادی شبکه‌ای و تبادل اطلاعات اقتصادی فواید زیادی را برای استراتژی منبع یابی بیرونی به ارمغان آورده است.

طبق تعریف سازمانهایی که دارای سرمایه‌های غیر ملموس مشخص بوده و از مرزهای سنتی فراتر رفته‌اند، سازمانهای مجازی نام دارند. چنین سازمانهایی در تجارت خود از شرکای خارجی استفاده می‌کنند، که به آنها دست اندرکاران سازمان مجازی می‌گویند.

در حقیقت یک سازمان مجازی یک سازمان مبتنی بر شبکه است. برای اینکه یک سازمان خود را از ساختار موجود خارج ساخته و به حالت مجازی درآید نیازمند تغییرات سازمانی و تجدید ساختار در فرآیندها و عملکردهای سازمانی است که این امر با توجه به مقاومت طبیعی افراد در مقابل تغییر بسیار مشکل خواهد بود.

با تعریف کامل‌تری می‌توان بیان کرد که سازمان مجازی یک نوع خاصی از سازمان شبکه‌ای است که با استفاده از آخرین فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنت واینترانت مراودت و همکاری با اشخاص و سازمانهای دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای سازمانی امکان پذیر می‌سازد.

● ویژگیهای سازمانهای مجازی

▪ مبتنی بر اطلاعات است.

▪ غیرمتمرکز است ولی از نظر فناوری شدیدا متمرکز عمل می‌کند.

▪ تمرکز فعالیتهای سازمان مجازی حول شایستگی‌های منحصر به فرد آن می‌باشد.

▪ انعطاف‌پذیر، چابک و سریعا قابل انطباق است.

▪ سرمایه‌گذاری‌های آن بهینه بوده و هزینه‌های سربار در آن حذف می‌شود.

▪ خلاق، پویا، سازگار و همراه با ساختاری مجازی مبتنی بر کار گروهی است.

● اهداف عمده سازمانهای مجازی

▪ بهره‌برداری به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاء کیفیت و افزایش ارزش محصول

▪ به کارگماردن نیروی کار متخصص از هر قشر،‌ طبقه، تخصص و ملیت

▪ ایجاد نظارت درونی و خود جوش که تنها از محیطی بدون ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرایی مشترک و اعتماد قلبی و واقعی برمی‌آید.

● سرعت شاید مهمترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد. برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف‌پذیری، باید شکل کاملا جدیدی از سازمانها بوجود آیند. سازمانهای مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل‌گیری هستند می‌توانند پاسخی به این نیازهای جدید باشند.

تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است . ساختارهای سازمانی سنتی ، دیگر نمی‌توانند با این تحولات سازگار باشند. سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید ، نیازمندی به یک ساختار تجاری که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد، حیاتی ساخته است. عدم توجه بسیاری از شرکتها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است. بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنشهای فوری است. سرعت هم‌اکنون یک شاخص رقابتی است و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت.

امتیازات رقابتی گذشته دیگر دوام ندارد، استراتژیهای مبتنی بر هزینه به سختی باقی مانده و دوام می‌آورند. سازمانها و شرکتهایی که در یک سازمان حجم وسیعی از فعالیتها را انجام می‌دادند، جای خود را به شرکتهای کوچکی داده‌اند که برای جلب رضایت مشتریانشان روی فعالیت‌ خاصی متمرکز شده‌اند.

در بازار و عصر جدید سازمانهایی که از دانش، افراد متخصص و فناوریهای روز به خوبی استفاده نمایند موفق‌تر هستند. کوچک شدن، مهندسی مجدد و تمرکز، برخی از رویکردهایی هستند که شرکتها برای شناسایی فعالیتهای بدون ارزش افزوده روی آنها حساب می‌کنند. فعالیتهای اقتصادی شبکه‌ای و تبادل اطلاعات اقتصادی فواید زیادی را برای استراتژی منبع یابی بیرونی به ارمغان آورده است.

طبق تعریف سازمانهایی که دارای سرمایه‌های غیر ملموس مشخص بوده و از مرزهای سنتی فراتر رفته‌اند، سازمانهای مجازی نام دارند. چنین سازمانهایی در تجارت خود از شرکای خارجی استفاده می‌کنند، که به آنها دست اندرکاران سازمان مجازی می‌گویند.

در حقیقت یک سازمان مجازی یک سازمان مبتنی بر شبکه است. برای اینکه یک سازمان خود را از ساختار موجود خارج ساخته و به حالت مجازی درآید نیازمند تغییرات سازمانی و تجدید ساختار در فرآیندها و عملکردهای سازمانی است که این امر با توجه به مقاومت طبیعی افراد در مقابل تغییر بسیار مشکل خواهد بود.

با تعریف کامل‌تری می‌توان بیان کرد که سازمان مجازی یک نوع خاصی از سازمان شبکه‌ای است که با استفاده از آخرین فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنت واینترانت مراودت و همکاری با اشخاص و سازمانهای دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای سازمانی امکان پذیر می‌سازد.

● ویژگیهای سازمانهای مجازی

▪ مبتنی بر اطلاعات است.

▪ غیرمتمرکز است ولی از نظر فناوری شدیدا متمرکز عمل می‌کند.

▪ تمرکز فعالیتهای سازمان مجازی حول شایستگی‌های منحصر به فرد آن می‌باشد.

▪ انعطاف‌پذیر، چابک و سریعا قابل انطباق است.

▪ سرمایه‌گذاری‌های آن بهینه بوده و هزینه‌های سربار در آن حذف می‌شود.

▪ خلاق، پویا، سازگار و همراه با ساختاری مجازی مبتنی بر کار گروهی است.

● اهداف عمده سازمانهای مجازی

▪ بهره‌برداری به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاء کیفیت و افزایش ارزش محصول

▪ به کارگماردن نیروی کار متخصص از هر قشر،‌ طبقه، تخصص و ملیت

▪ ایجاد نظارت درونی و خود جوش که تنها از محیطی بدون ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرایی مشترک و اعتماد قلبی و واقعی برمی‌آید.

●سازمانهای مجازی ایستا و پویا

▪ سازمانهای مجازی ایستا

در این حالت از نظر مشتریان، آنها فقط با یک سازمان معامله می‌کنند. درصورتی که در واقع داد و ستد با شبکه‌ای از سازمانها صورت می‌گیرد و در این وضعیت سازمان‌های مجازی پایدار مطرح می‌باشد که همکاری بین قسمت‌های ثابت را برعهده می‌گیرند. این نوع سازمانها به سازمانهای مجازی دائمی نیز معروف می‌باشند. دراین گونه سازمانها، معمولا یک سازمان بصورت هسته مرکزی وجود دارد که قوانین لازم را به منظور همکاری میان قسمت‌های دیگر تنظیم و مشخص می‌نماید. یک نمونه از این سازمانها شامل شبکه‌هایی می‌باشد که

Amazon.com (cache) اداره می کند.

Amazon.com (cache) در شبکه اینترنت ۲۰ درصد کتابهایش را به خارج از آمریکا می‌فروشد و در هر کجای دنیا که باشیم تنها با یک فشار دکمه ماوس می‌توانیم کتاب مورد نظر را انتخاب کرده و بخریم.

▪ سازمانهای مجازی پویا

مفهوم دیگر کلمه virtual به معنای بالقوه موجود است که در واقع در این مفهوم شبکه‌ای پویا وجود دارد که اجزاء آن براساس کار و هدف مشتری در کنار هم قرار می‌گیرند و در هرلحظه مشتری می‌تواند به منظور سفارش به آنها دسترسی یابد. در این حالت یک رابطه موقتی با یک رهبری گسترده وجود دارد. اینگونه سازمانها به سازمانهایی مجازی و پویا معروف می‌باشند.

● ساختار و فعالیتهای سازمان‌های مجازی

▪ استراتژی منبع‌یابی بیرونی

عامل مهمی که به هنگام منبع‌یابی بیرونی باید در نظر گرفت حالت مطلوب وابستگی متقابل سازمانی است. وقتی که یک سازمان مجازی با چندین تامین کننده شکل می‌گیرد نمی‌تواند به دست اندرکاران خود به عنوان تامین کننده نگاه کند. در عوض سازمان باید آنها را به عنوان شرکای خود در یک سازمان مجازی تلقی نماید که به سمت واحدی در حرکت هستند.

▪ کنترل و ایجاد انگیزه در کارکنان

سازمان رهبری کننده باید میان دست‌اندرکاران یک سازمان مجازی از طریق ایجاد اعتماد متقابل میان آنها همکاری و همسویی بوجود آورد.

▪ ساختار‌بندی دارایی و مسائل مالی

ساختار دارایی سازمان مجازی با یک سازمان سنتی متفاوت است. سرمایه مالی و سرمایه معنوی ارزش حقیقی سازمان را بیان می‌کند. سرمایه معنوی شامل سرمایه انسانی و سرمایه عملیاتی یعنی دانش مشتری و قابلیت سازمانی سیستمهای بدیع و فرآیندهاست . یک روش ارزش گذاری مالی عبارت است از محاسبه ارزش افزوده کلی بوسیله دخالت دادن و در نظر گرفتن فرآیندها و مقایسه آنها با ارزش تخمینی تا همواره بتوان سرمایه مالی شرکت را تحت نظارت داشت.

▪ تغییر و اصلاحات

یک راه‌ حل سازگار برای تغییرات مداوم، نوآوری مستمر است. برای اینکه سازمان بتواند با شرایط جدید تطبیق یابد، باید مهارتهای جدید را فرا گیرد. انباشت دانش و به اشتراک گذاشتن آنها برای سازمان امری حیاتی است که موجب شکل‌گیری سرمایه عملیاتی خواهد شد.

▪ فرآیند پیاده‌سازی

باید تمامی تصمیمات با نگاه کلی به سازمان صورت گیرد. سازمان اصلی و تامین کننده باید اقداماتی انجام دهد که دست اندرکاران سازمان مجازی تحرک لازم را در تغییرات مداوم داشته باشند که این امر مستلزم یک نظارت مستمر می‌باشد.

▪ مسائل ضمنی مدیران

بیشتر سازمانها بطور ذاتی دارای درجه‌ای از حالت مجازی می‌باشند. منافع زیادی برای یک سازمان مجازی متصور است. چنین سازمانی به شرکا و همکاران خود امتیازات استراتژیک مشخصی چون دسترسی به منابع متنوع گسترده می‌دهد. در چنین سازمانی، تغییر شکل و سازماندهی مجدد متناسب با فرصتهای جدید آسان است درحالیکه رقابتهای فردی اعضای سازمان نیز توسعه می‌یابد.

برای ایجاد یک سازمان مجازی باید چند نکته را در نظر گرفت. منبع‌یابی بیرونی باید با نگاه دراز مدت درنظر گرفته شود که به اشتراک گذاشتن دانش، منابع و استعداد مدیریتی در این مسیر راهگشا است.

در سازمان مجازی تخصیص وظایف آسانتر انجام می‌شود همچنین وابستگی به ساختارهای فرماندهی و کنترل در چنین سازمانهایی کمرنگتر است و حس مسئولیت‌پذیری میان تمام اعضا توزیع می‌شود.

● معایب مجازی شدن

از آنجایی که نحوه مرزبندی بین زندگی در منزل نامعلوم می‌گردد امکان افزایش استرس وجود دارد.

کارکنان از نظر اجتماعی منزوی می‌شوند و محرک تماس شخصی و رودرو را از دست می‌دهند.

اگر رابطه استخدامی، طراحی مجدد نشود تعهد کارکنان دانشمند و با ارزش نسبت به سازمان کم خواهد شد و آنها مهارتهای خود را به بالاترین قیمت خواهند فروخت، در نتیجه ریزش بالای کارکنان آثار سوء بر موفقیت موسسه خواهد داشت.

● مزایای مجازی شدن

اینکه فاصله، مانع انجام کار موسسات، همکاری‌ها و کنفرانس‌ها نگردد.

به حداقل رساندن آمار بلایای فیزیکی از قبیل آتش‌سوزی‌ها، انفجار بمب‌ها و زلزله‌ها یا سایر حوادث مخرب مانند اعتصابها زیرا دیگر فعالیت ها در یک محوطه یا سازمان متمرکز نیستند.

تأکید روزافزون بر جنبه انسانی کار زیرا با تاکید بر مهارتهای انسانی و فکری در محیط کاز غیر متمرکز کارهای فیزیکی و خدماتی به حداقل می رسد .

بهبود شاخص بهره ‌وری در مقیاس فردی ، سازمانی و اجتماعی

کاهش هزینه‌های فضاهای اداری، زیرا انواع متنوعی از کارگران منعطف معرفی می‌شود.

مزایای زیست محیطی، زیرا افراد کمتری در حال تردد به محل کار هستند.

کیفیت و تسهیلات بیشتر برای مشتری: امکان دریافت خدمات در هر زمان