برنامه ریزی منابع سازمان ERP

ERP یك سیستم اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیم كه تمام قسمتهای مختلف و اطلاعات و فرایندهای آن شركت را یكپارچه می كند

سازمانهای امروزی در جهت جهانی شدن رقابت می كنند كه این رقابت به سطوح بی سابقه ای منجر شده است. بازارهای رقابت جهانی ، سازمانها به یافتن راه حلهای كاری بهتر با ساختارهای انعطاف پذیر و قابل اطمینانی نیاز دارند. بسیاری از زیرساختارهای سازمانی و تشكیلاتی توسط سیستم های اطلاعاتی (كه فرایندهای كاری را بطور مستقیم و یا غیر مستقیم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتیبانی می كنند) توانمندتر شده اند. با اداره مؤثرتر این فرایندها مزایای رقابتی می توانند از طریق كاهش هزینه ، افزایش تولید و بهبود سرویس دهی مشتریان حاصل شوند. در دو دهه گذشته گرایش خاصی به راه حلی متمركز كه فرایندهای كاری را بهبود می دهند ایجاد شده است. این راه حل عبارت است از :

برنامه ریزی منابع سازمان Enterprise Resource Planning (ERP)سیستمهای ERP حول تفكر برنامه های كاربردی پیش ساخته تكامل یافته اند. فروشندگان ، برنامه های كاربردی را برای هر بخش خاصی از صنایع تولید كرده و سازمانها ، برنامه های كاربردی را مطابق با نیازهایشان خریداری می كنند. در این برنامه های كاربردی مدلهای گردش كار جاسازی شده اند. همچنین برنامه های كاربردی آماده بمنظور برخی انعطاف پذیری ها در پیكر بندی و شكل دهی فرایندهای كاری ، مورد استفاده قرار میگیرند. هر یك از برنامه های كاربردی در بردارنده داده ها و اطلاعاتی می باشندكه بواسطه این اطلاعات فرایندهای سازمانی را كنترل می نمایند. بمنظور بایگانی بهتر یا بعبارتی متناسب با سازمانهای اجرایی غالباً برنامه های كاربردی نیاز دارند تا بواسطه تنظیم و بكارگذاری هزاران پارامتر ، در خور سازمانهای مورد نظر باشند.

در سیستمهای ERPمعمولاً مدل گردش كار در نرم افزار برنامه كاربردی جاسازی می شود. به منظور شكل‌دهی فرایند گردش كار ، بیشتر پارامترهایی كه ERP دارد به طرق مختلفی انعطاف پذیر است.

به عبارت دیگر سیستمهای ERP جهت خودكاركردن وظایف كاری پدیدآمده اند و راه حل داده ای (اطلاعاتی) یكپارچه ای در سرتاسر زیرساختار سازمانی ارائه می دهند. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ، سیستم های اطلاعاتی پیكره بندی شده ای می باشند كه اطلاعات و فرایندها مبتنی بر اطلاعات را در داخل و در میان نواحی وظیفه‌مند درسازمان یكپارچه می‌كنند.

بطور متداول شركتها به جهت برآوردن نیازهای هر یك از سیستم های وظیفه‌مند نظیر حسابداری ، خرید ، برنامه ریزی و موجودی ، برنامه های كاربردی كامپیوتری مجزایی ایجاد می‌كنند. چنین سیستم هایی درون جزایر متناقض اطلاعاتی رشد می كنند؛ بنابرین تحكیم و اتحادشان ممكن نمی‌باشد.

در نتیجه راه حل سیستمهای ERP توانایی اداره كردن را فراهم كرده و اطلاعات و سرویسهای دپارتمانهای سرتاسر یك سازمان یكدست را یكپارچه می نمایند. این راه حل به سازمانها اجازه می‌دهد كه تمام منابع‌شان را بهتر اداره كنند و بدینوسیله بواسطه یكپارچگی تمام اطلاعات در میان فرایندهای كاری مختلف هزینه ها را كاهش داده و كارایی را افزایش ‌دهند.

●سیر تكاملی ERP

از لحاظ تاریخی مبدأ و منشا سیستمهای ERP می تواند با برگشت به دهه ۶۰ میلادی دنبال شود در آن زمان تمركز سیستم های اطلاعاتی بطور عمده بر اداره كردن سنتی موجودیها بود. در دهه ۷۰ میلادی سیستمها بر برنامه ریزی احتیاجات مواد (MRP) Material Requirement Planning متمركز شدند. در دهه ۸۰ میلادی تفكر و مفهوم (MRPII) Manufacturing Resource Planning بوجود آمد كه شامل بهینه سازی فرایندهای تولیدی كل كارخانه می باشد.

پیشرفتهای تكنولوژی نوین، توسعه سیستم های نرم‌افزاری جهت اداره كردن واحدهای وظیفه‌مند را آسان كرده‌اند و اجرای مدلی مفهومی را ممكن ساخته‌اند. به این مدل معماری و چارچوب یكپارچه كه سیستم‌های اطلاعاتی سازمان را شرح می دهد؛ می‌توان بعنوان بذر(دانه) سیستم های ERP نگریست. سیستمهای ERPمختلف رایج در دسترس شامل موارد زیر می باشند :

SAP ، PeopleSoft ، Oracle ، Autres ، Baan بواسطه آنالیز سیر تكاملی تاریخی و بلوغ این سیستم ، می توان مشاهده كرد كه سیستمهای ERP در نتیجه یك سیر صعودی روان ، با قاعده و پیوسته ای پدیدار گشته اند كه می توانند از سالهای ۶۰ تا اواسط سالهای ۹۰ با حكایات موفقیتهای بزرگ در سرتاسر جهان دنبال شده باشند. این سیر تكاملی مترقی (كه شامل سیستم های موجودی پایه ، MRP ، MRPII و تمدیدات MRPII می‌باشند) در جهت محصول با كیفیت عالی و قابل اعتماد در صنعت ، با اعتبار بالا ، جایگاه خوب در بازار و مزایای قوی بر فراز سیستم های رقابتی سوق داده شده اند.

●تعریف ERP

ابتدا تعاریف موجود از منابع مختلف را می‌آوریم :

۱. ERP یك سیستم اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیم كه تمام قسمتهای مختلف و اطلاعات و فرایندهای آن شركت را یكپارچه می‌كند.

۲. ERP یك تفكر، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثرتر تمام منابع در یك سازمان است كه این مدیریت از طریق اتوماسیون و یكپارچه كردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن كارایی سازمان است.

۳. روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکتهای تولیدی، توزیعی و خدماتی.

۴. ERP یك راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است كه تمام منابع سازمان را توسط یك سیستم به هم پیوسته با سرعت، دقت و كیفیت بالا در كنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

و در نهایت :

(Enterprise Resource Planning) ERPسیستم جامعی است كه سعی در مدیریت موثرتر تمام منابع و یكپارچه‌سازی همه وظایف و بخشهای موجود در یك سازمان با استفاده از یك سیستم كامپیوتری واحد را دارد كه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را برآورده سازد. این كار با استفاده از یك نرم افزار كامپیوتری انجام می‌شود كه بوسیله یك Database واحد ، امكان به اشتراك‌گذاری اطلاعات و ارتباط بخشهای مختلف را با یكدیگر برقرار می‌سازد. این نرم‌افزار از تعدادی ماژول نرم افزاری تشكیل شده است كه هر یك بخشی از وظایف موجود در شركت را بر عهده دارند. اغلب نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند كه شركتهای خریدار قادرند تعدادی از ماژولهای مورد نیاز و یا همه آنها را نصب و بكارگیرند.

●مزایای پیاده‌سازی ERP

ایجاد یكپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان.

استانداردسازی فرایندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی كه شركت های عرضه كننده نرم‌افزار از سازمانهای مختلف به دست آورده اند.

مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی و کاهش زمان انجام آنها.

تبدیل فرایندهای سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح ( به علت مهندسی مجددی که در فرایندهای سازمان صورت می پذیرد )

امكان نصب و راه اندازی سریعتر سیستمهای مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهای مختلف این نرم افزار و یا سایر نرم‌افزارهای كاربردی كه از طرف عرضه كنندگان ERP ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.

امکان و یا تسهیل توسعه سیستمها و تکنولوژیهای جدیداز جمله JIT، ABC و....

امکان ایجاد همکاری‌های تجاری، سرمایه گذاریهای مشترک، ادغام و.. برای سازمانها با هزینه کمتر و بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر.

تغییر تمرکز از برنامه نویسی كامپیوتری در سازمان به بهبود فرایندها

فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به SCM و CRM ، این دو مبحث در حال حاضر تبدیل به دو جزء جدایی ناپذیر ERP۲ شده اند.

توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به بحث e-Business.

یكپارچه سازی اطلاعات: بر خلاف سیستهای دیگر كه ممكن است هر یك از بخشهای مالی، فروش، تولید و... گزارشهای ضد و نقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شركت ارائه دهند،ERP به شركت كمك خواهد كرد كه اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و كامل از یك سیستم بدست آورد.

یكپارچگی اطلاعات در مورد سفارشات مشتریان :ERP كمك خواهد كرد تا سفارشات مشتریان از زمان دریافت سفارش از مشتریان، دریافت مواد اولیه از تامین كنندگان كالا برای تولید آن سفارش تا تحویل كالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یكپارچه در یك سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شركتها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی كنند و هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف شركت را ایجاد نمایند.

استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید: سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهای تولید و استفاده از یك سیستم كامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.

▪كاهش موجودی انبار:ERP با بهینه سازی فرآیند سفارشات و تولید محصول، باعث كاهش موجودی مواد اولیه و موجودی در جریان ساخت می‌گردد و همین امر موجب كاهش موجودی كالای ساخته شده در انبارها می‌شود. به بیان دیگرERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول(Supply Chain Management) را نیز فراهم می‌سازد.

استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شركت، صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از دوباره كاری.

دامون نقابت شیرازی

---