مدیریت زمان و اهمیت آن در کتابداری Time management

امروزه که همزمان با افزایش نیازهای اطلاعاتی و تقاضاهای فنی, با کاهش سرمایه و نیروی انسانی مواجه هستیم, برنامه ریزان در کنار مدیریت بودجه, مدیریت نیروی انسانی, مدیریت تولید و , مدیریت زمان را نیز مورد توجه قرار داده اند مقاله حاضر بر آن است تا جنبه های مختلف مدیریت زمان و کاربرد آنها در حرفه کتابداری و اطلاع رسانی را بررسی کند

امروزه که همزمان با افزایش نیازهای اطلاعاتی و تقاضاهای فنی، با کاهش سرمایه و نیروی انسانی مواجه هستیم، برنامه ریزان در کنار مدیریت بودجه، مدیریت نیروی انسانی، مدیریت تولید و ... ، مدیریت زمان را نیز مورد توجه قرار داده اند مقاله حاضر بر آن است تا جنبه های مختلف مدیریت زمان و کاربرد آنها در حرفه کتابداری و اطلاع رسانی را بررسی کند.

● مقدمه

مدیریت زمان بر دو نکته مهم تاکید دارد. اول افزایش کارایی و دیگری کارآمد بودن در دوره زمانی محدود. این دو مقوله تفاوت هایی نیز با هم دارند. به این صورت که کارآیی به معنی انجام درست یک کار است، در صورتی که کارآمد بودن به معنای انجام کار درست است. به عبارت دیگر کارآیی به معنی یافتن بهترین راه برای انجام کاری خاص بوده و کارآمدی یا تاثیرگذاری به مفهوم درنظرگرفتن یک سلسله وظایف، اولویت بندی و انتخاب مهمترین آنهاست. این دو از اصول مدیریت است که کتابداران نیز باید همواره مدنظر داشته باشند.

از آنجا که کتابخانه ها موسساتی انعطاف پذیر هستند و اکثر مراجعان آن نیز پیش بینی نشده و دارای نیازهای متنوعی هستند، لذا چالش های مدیریتی در این حرفه ایجاد می شود که در حرفه های دیگری که زمان و ارباب رجوع جزء یک جدول از پیش تعیین شده اند کمتر مشکل ساز است،

از این رو که این چالش ها می تواند ناکامی را افزایش داده و موجب کاهش رضایت از طرز کار شوند انتخاب راهکارهای مناسب برای مدیریت زمان می تواند زندگی حرفه ای را با افزایش بهره وری، پربارتر سازد.

آیا کتابخانه ها می توانند بدون هیچ افزایشی در امکانات - و در بسیاری از موارد با کاهش آن - خدمات کارآمدتر و موثرتری را ارائه دهند؟

پاسخ این پرسش استفاده بهینه از زمان است. مدیریت زمان هم برای اشخاص و هم برای سازمان ها سودمند است، به این شکل که از سویی تجربه های مثبت در این زمینه احساس اعتماد به نفس اشخاص را افزایش می دهد و از سویی دیگر هم سازمان ها از افزایش بهره وری و خدمات سود می برند. این یک خودگردانی نیروبخش است که می تواند تا حدود زیادی نیازهای جاری و آینده استفاده کنندگان را برآورده سازد و ارزشمندی زمان محدود را افزایش داده آنرا پربارتر سازد. لذا کتابداران نیز باید محیط ها و شرایط را به خوبی تحلیل نموده و شایسته ترین اولویت ها را انتخاب کنند.

● راهکارهای مدیریت زمان

در مقابل صرف وقت برای کارهای مفید، سپری شدن زمان برای کارهای بی اهمیت نیز وجود دارد که از آن به هدر رفتن وقت یاد می شود. البته منظور از کارهای بی اهمیت کارهای عبث نیست بلکه میز ان اهمیت آنها نسبت به انجام دهنده آنها سنجیده می شود. برخی از کارها جزء امور روزمره و غیرقابل چشم پوشی می باشند، اما انجام آنها نیاز به تخصص زیادی ندارد و اگر متخصصان به انجام این امور بپردازند، زمان مفیدی را که می تواند صرف امور مهمتر و بنیادی تر شود از دست خواهند داد. ممکن است این مدت زمان هدر رفته درصد قابل توجهی را شامل شود که باید سنجیده شده و عوامل موثر بر این اتلاف وقت کشف شود. همه کتابداران به ویژه در رده های مدیریتی با استفاده از ترفندهای مدیریت زمان که به طور خلاصه؛ اولویت بندی، در نظرگرفتن اهداف و تفویض اختیارات می باشد، می توانند اوقات خود را به خوبی اداره کنند.

پژوهشگران مختلف با استفاده از روش پرسشنامه و مشاهده عوامل مهم اتلاف وقت را شناسایی کرده و آنها را به صورت زیر معرفی کرده اند:

۱) جلسات

۲) تخمین غیرواقعی زمان

۳) تماسهای تلفنی

۴) ملاقات های سرزده

۵) ناتوانی در گفتن نه.

۶) اطلاعات ناکافی، نادرست و با تاخیر

۷) بحرانهای(شخصی و اداری)

۸) فقدان یا عدم وضوح ارتباط با ساختارها

۹) میز به هم ریخته و فقدان نظم شخصی

اگر اشخاص و سازمانها این عوامل را شناسایی کرده و آنها را بسنجند می توانند درصد معناداری از زمان را ذخیره نموده و در مدت زمان مشابه کار بیشتری را انجام دهند. به طور کلی تدابیری برای کنترل بهینه زمان وجود دارد که با به کار بستن آنها می توان عوامل هدردهنده را تحت کنترل خود درآورده، موجب بهره برداری هرچه بیشتر از زمان شد. این تدابیر عبارتند از:

۱) ماشینی کردن سیستم ها

کتابخانه ها فعالیت های متنوع و بسیاری را تحت پوشش خود دارند که با مرور زمان بر حجم و نوع فعالیتها افزوده می شود. لذا کنترل این امور به روش دستی بسیار وقت گیر و طاقت فرساست. ماشینی کردن و رعایت اصول مکانیزه در بسیاری از امور می تواند مددکار کتابداران بوده و میزان زیادی از وقت آنها را جهت رسیدگی به امور تخصصی تر ذخیره کند. اما الکترونیکی کردن هم بایست همراه با شرایطی باشد که در صورت تحقق آنها، هدف مورد نظر به انجام می رسد. شرط اول اینکه هر سیستم تازه ای به عنوان مکمل، به آموزش نیاز دارد. ماشینی کردن در بخشهای خدمات فنی و عمومی کارکردهای عمده ای دارد. لذا آموزش مداوم کارمندان و مراجعان علاوه بر افزایش مهارت در به کارگیری از این سیستم ها برای کتابدار، باعث کاهش مراجعه ارباب رجوع برای مسائل ابتدایی به او نیز شده و زمان مفیدی را برای آنها ذخیره می کند. دومین شرط تاثیرگذاری مکانیزه کردن اطمینان به صحت کار ماشین است لذا اگر کتابداران در کنار سیستم ماشینی، بازهم از روشهای دستی برای تکمیل کار خود استفاده کنند، در این صورت ماشینی سازی هم می تواند به یکی از عوامل اتلاف وقت تبدیل شود. بنابراین سلامت سیستم ها عامل مهمی برای رسیدن به این هدف می باشد.

۲) جلسات

جلسات و کمیته های کاری جزء برنامه های مدیریتی است که با هدف بهره دهی و بهره وری تشکیل می گردد. اما نادیده گرفتن برخی از عوامل باعث می شود که تشکیل جلسات به عنوان یکی از عوامل اتلاف وقت شناخته شوند. در عین حال برای ایجاد وضعیتی که جلسات نیز تا حد امکان کارآمد و کارآ برگزار شوند ترفندهایی وجود دارد:

الف) تیم های جلساتی مشخص بوده و حتی المقدور در زمینه تخصص برگزار شود.

ب) جلسات از پیش برنامه ریزی شده و موضوعات آن مشخص شود.

ج) افراد تیم را بایست پیشاپیش از صورت جلسه مطلع ساخت.

د) جلسات در زمان معین آغاز شده و پایان پذیرد.

هـ) بر مواد صورت جلسه متمرکز شده و اهداف، کاملا در نظر گرفته شود.

و) زمان و موضوع جلسه بعد مشخص شده و یادداشت گردد.

با مدیریت دقیق جلسات می توان مقدار زمان صرف شده در جلسات را کاهش داد و در عین حال توانمندی بالقوه اش را جهت نیل هرچه سریعتر به اهداف افزایش داد.

۳) تفویض وظایف

از آنجایی که امور غیرتخصصی یا کم اهمیت زمان زیادی از وقت کتابدار متخصص را به خود مشغول می دارد، لذا این مشکل با عبارت "بیشترین کوشش و تخمین زمان غیر واقع گرایانه" مطرح می شود، چرا که این امور در تخمین زمان نادیده گرفته می شوند و در نهایت، شخص برای رسیدن به هدف خود دچار کسری وقت می گردد. مدیران می توانند بسیاری از امور خود را به زیردستان یا افراد ماهر دیگر انتقال دهند یا حتی با آموزش دیگران و واگذاری برخی از امور به دیگران، فرصت بیشتری جهت انجام فعالیت های حرفه ای داشته باشند. این انتقال وظایف منفعتی دوسویه هم برای مدیر و هم برای زیردستان به دنبال دارد. به این نحو که با درگیر کردن اعضای زیردست در امور و انتقال مهارت هایشان به ایشان ظرفیت های کاری آنان را افزایش داده و از سویی دیگر مدیر مجال می یابد تا به اولویت های بالاتر رسیدگی کرده و بهره دهی سازمان را افزایش دهد. از این رو تفویض وظایف، ابزاری قوی جهت رشد شخصی و حرفه ای گروه هاست. از آنجایی که وقفه هایی از قبیل تماس های تلفنی و ملاقات کنندگان سرزده (بدون هماهنگی از قبل) از عوامل تلف کننده وقت شناخته می شوند تفویض وظایف، این امور را نیز می تواند شامل شود و وی باید این وقفه ها را مدیریت کند و به این ترتیب بسیاری از این انقطاع ها می تواند کنترل شده یا در زمانی مقتضی برنامه ریزی شوند.

۴) آموزش مداوم

براساس قانون پنجم رانگاناتان که می گوید: "کتابخانه اندام واره است زنده و پویا" همگی آگاهیم که این اندام واره پویا هر روزه با مسائلی تازه رودر روست لذا بکارگیری و استفاده از آنها مستلزم آموزش است این آموزش دوسویه است از سویی برای کتابداران و از سویی دیگر برای مراجعان.

همگام با تمام تغییرات، کتابداران باید به دانسته های خود بیافزایند و گام به گام با تحولات روز پیش روند و خود نیز اشاعه دهنده اطلاعات باشند تا مراجعان هم، با فراگیری آنها تا حد زیاد خودکفا شده و اموری از قبیل جستجو کردن، یافتن اطلاعات در مخزن و استفاده از منابع مختلف اطلاعاتی را بدون اتکای به کتابدار انجام دهند. البته اینها مستلزم آموزش مداوم در دوره های زمانی خاص مانند قبل از شروع ترم یا یک دوره کاری است که باید در کتابخانه های مختلف به انجام رسد. تهیه راهنمای مخزن و همچنین شیوه های استفاده از منابع و تجهیزات و روش های جستجوی اطلاعات نیز خود در زمره آموزش به صورت کتبی می باشد که می تواند از مراجعه مستقیم مراجعان برای امور غیر تخصصی به کتابدار کاسته، و در نتیجه زمان ذخیره شده کتابدار را برای رسیدگی به امور تخصصی افزایش دهد.

۵) ایجاد نظم شخصی و کاری

مسائل مربوط به کتابخانه تنوع بسیاری دارد و امور زیادی را شامل می شود، هر شخص، علاوه بر تخصصی کردن امور، در حیطه کاری خود نیز باید از نظمی مدون تبعیت کند. ایجاد نظم در امور به چندین صورت می تواند یار کتابدار در انجام امور محوله باشد. اول اینکه شخص در پی یافتن هرچیزی به آسانی به آنها دست یابد و نیازی به جستن با مدت طولانی نداشته باشد. دیگر اینکه امور آنقدر واضح و روشن باشند که دیگران هم بتوانند در نبود فرد برخی از کارهای او را به انجام رسانند و از انبارشدن کارها جلوگیری کنند.

۶) اولویت بندی امور

تکالیف، دستورالعمل هایی هستند که اهداف بلندمدت و کوتاه مدت مسئولین را مشخص می کنند. این اساس نامه جزء اصلی مدیریت زمان نیز بوده که دید وسیعی از امور را بدست می دهد تا اشخاص اولویت های خویش را انتخاب کرده، آنها را به ذهن سپرده، و در موردشان برنامه ریزی کنند و در پایان آن چیزی را انجام دهند که بیشترین اهمیت را دارد.

استیفن کاوی[۱] در کتاب خود ماتریسی در چهار مربع را برای دسته بندی کارهای روزانه ارائه می دهد:

۱) مربع: فوری / مهم

۲) مربع: غیرفوری / مهم

۳) مربع: فوری / غیرمهم

۴) مربع: غیرفوری / غیر مهم

الگوی کاوی از ابزارهای مهم برای مدیریت زمان است که به برقراری اولویت ها و ایجاد رضایتمندی از فعالیت هایی تاکید دارد که در مدیریت زمان بسیار مهم است. داشتن بیانیه ای مدون، ایجاد اهداف و طرح ریزی براساس این اولویت ها می تواند به مردم کمک کند تا انتخاب درستی در مدیریت زمان خویش داشته باشند. ویژگی هر یک از مربع ها به شرح زیر است:

۱) مربع

این مربع امور فوری و مهم را تحت پوشش دارد که شخص را دچار بحران های ذهنی می کند و متاسفانه بیشتر مردم زمان زیادی از وقت خویش را در امور مربوط به مربع I سپری می کنند. این مربع معمولا اموری را در برمی گیرد که از ناتوانی کتابدار در گفتن "نه" ایجاد می شوند یا تماس های تلفنی یا حضوری را شامل می شود که کتابدار مسئول یا متخصص باید به دیگران واگذار نماید.

۲) مربع

برای متخصصان این مربع بهترین جایگاه برای گذراندن وقت است چرا که این فعالیت ها امور مهم و موثری هستند که بر اولویت ها تاثیرگذار است. هدف مدیریتی مربع II اداره موثر زندگی است که به ضرورت، به اندازه فوریت، بها داده می شود و بر آن متمرکز می گردد. لذا اشخاص زندگی خود را بر طبق فعالیت هایی که برایشان پرمعنی و ارزشمند است، تنظیم می نمایند. در این مربع مردم کوشش های آگاهانه خود را صرف اهداف مهم کرده و از زمان خویش به خوبی استفاده می کنند از این رو برنامه ریزی های طولانی مدت را مد نظر قرار می دهند.

۳) مربع

بسیاری از مردم نیز زمان زیادی از وقت خود را در امور غیر مهم اما فوری می گذرانند، چرا که به اشتباه فکر می کنند کلیه امور فوری، مهم هستند. برخی از مکالمات تلفنی می تواند در این گروه جای گیرد.

۴) مربع

هیچیک از فعالیت های مربع IV نه مهم هستند و نه فوری، در حالیکه برخی به آسانی مدت زمان زیادی را به آنها می پردازند.

● نتیجه گیری

امور بسیاری وجود دارند که لازم است یک کتابدار متخصص آنها را تجربه کند، اما درگیری های متداول و روزمره، آنها را از رسیدگی به این امور باز می دارد. کتابداران بایستی خود را با تکنیکهای پیشنهاد شده وفق دهند و با توجه به شرایط، موقعیت خود را به نحو مناسب تغییر دهند. استراتژی های نامبرده، تنها مثالی از تکنیک های ممکن برای مدیریت زمان به نحو موثر است. اگرچه کتابداران مشکلات متداول و مشابهی دارند اما این تدابیر تنها به عنوان یک نمونه از خط مشی مطرح شده است. از آنجائیکه هر کتابدار منحصر به فرد است لذا خود باید تصمیم بگیرد که کدام روش بیشترین استفاده از زمان را برایش خواهد داشت.

شناسایی عوامل هدر دهنده زمان و دقت در انتخاب راهکارهای شایسته می تواند به کتابداران کمک کند تا ارزش زمان خود را بالابرده و رضایتمندی کتابخانه را تامین کنند.

منابع

۱.هفت عادت مردمان موثر/ استیفن کاوی.- تهران: هامون، ۱۳۷۶

۲.Time management for library professionals/ Lisa C. Peterson. School of Information and library Science University of North Carolina at Chepel Hill.

توسط مهدی یاراحمدی خراسانی

http://athir.blogfa.com