لزوم بکارگیری مدیریت دانش در افزایش میزان اثربخشی سازمانها

این مقاله بر آن است تا به نقش مدیریت دانش در سازمانها و تاثیر آن در افزایش میزان اثربخشی سازمانها بپردازد

این مقاله بر آن است تا به نقش مدیریت دانش در سازمانها و تاثیر آن در افزایش میزان اثربخشی سازمانها بپردازد. هدف اصلی مدیریت دانش در یک سازمان خلق، کسب ، دخیره سازی ، انتشار و اشتراک گذاری و بکارگیری دانش است، دانشی که بتوان در مواقع برنامه ریزی و تصمیم گیری به عنوان منبعی موثر در نظر گرفته شود. مدیریت دانش ، مدیریت سرمایه های پنهان انسانی سازمان است.امروزه سازمانها نباید تنها منابع مالی خود را سرمایه بدانند بلکه دانش کارکنان یک سازمان مهم ترین سرمایه آنها به شمار می آید.مدیریت یک سازمان باید به نحو مطلوب و شایسته در این زمینه سرمایه گذاری نماید تا سبب افزایش اثربخشی سازمان گردد.

گسترش پهنه فن آوری در زمینه های مختلف موجبات پیشرفت و ایجاد تحولات وسیعی را در قرن حاضر، فراهم ساخته و مدیریت یکی از ره آوردهای این پیشرفت در دنیای امروزی است.

مدیریت دانش به عنوان بخشی ضروری و اساسی در موفقیت سازمان ، دامنه گسترده ای از ایده‌های سازمانی شامل نوآوری‌های راهبردی، اقتصادی، رفتاری و مدیریتی را در برمی¬گیرد . در جهان امروز که تولید کالاها و ارائه خدمات به شدت دانش مدار شده‌اند، دانش دارایی کلیدی برای کسب مزیت رقابت به شمار میرود[۱]، و مدیریت دانش سازمانی یکی از مهم ترین عوامل موفقیت سازمانها در شرایط رقابتی و عصر اطلاعات محسوب می‌گردد.

علیرغم این که دانش به عنوان منبعی برای ارتقای سازمانها ضروری و حیاتی است و شرط موفقیت سازمانها در دنیای رقابت دستیابی به یک دانش عمیق و سازمان یافته در تمام سطوح می باشد، اما هنوز هم بسیاری از سازمانها به مدیریت دانش به طور جدی توجه نکرده اند.

با توجه به اهمیت مدیریت دانش و کاربرد ان این سوال مطرح می شود که چگونه می توان از ندیریت دانش در جهت افزایش اثربخشی سازمان استفاده کرد؟

● مفهوم مدیریت دانش

تبدیل داده به اطلاعات و سپس دانش ،محور اصلی مدیریت دانش است. [۲].

و با این فرضیه اساسی آغاز می شود که گردآوری داده تحت تاثیر ارزش های اصلی سازمان قرار دارد و داده ها از طریق برخی فرایندهای تعامل انسانی و فناوری اطلاعات به عنوان اطلاعات معنا می یابند، سپس از طریق معنا دادن به اطلاعات ،ترکیب ،تفکر ،تامل ،به دانش مرتبط و مورد نیاز برای تصمیم گیری در سازمان تبدیل می‌شوند.

مدیریت دانش،مدیریت صریح، سیستماتیک دانش حیاتی، فرایندهای مربوط به ایجاد، هماهنگی ،سازماندهی ،انتشار ،استفاده و اکتشاف است. [۳].

همان طورکه از این تعریف بر می آید مدیریت دانش شامل شناسایی دانش موجود در سطح سازمان (دانش صریح،ضمنی) ،سپس سازماندهی، ذخیره سازی و به اشتراک گذاری و تسهیم افراد و در نهایت تولید دانش جدید می باشد.که از این دانش تولید شده و سازمان یافته و باید بتوان در مواقع برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری به عنوان منبعی برای افزایش و اثربخشی سازمان استفاده کرد.

ازآن جا که دانش مستعد کهنه شدن است نیاز است که این دانش به تبادل گذارده شود و در دسترس افرادی که به آن نیاز دارند قرار داده شود انتقال دانش هم اشاعه دانش و هم جذب آن را شامل می شود.

اطلاعات و قابلیت‌ها وقتی به طور موثر منتقل می شوند که گیرنده آن را به خوبی درک کند تا به طور موثر و کارا استفاده کند.

خارج شدن نیروی انسانی سازمانها به هر صورتی ،چالش جدی را برای بقای دانش و حافظه سازمانی ایجاد می کند.

اثربخشی یعنی کسب هدفبه گونه ای که رضایت خاطری در افرادی که این کار را انجام می‌دهند حاصل شود[۴].

اثربخشی سازمان به عنوان یک مولفه مهم برای نگه داشتن منابع اصلی سازمان یعنی مشتریان مهم و حیاتی است.

سازمانها نیازمند این هستند که با مدیریت سیستماتیک، دانش نیروی انسانی خود را حفظ نمایند. بنابراین کسب دانش، سازماندهی، انتقال و به اشتراک گذاشتن با سایر کارکنان دیگر، هم چنین بروز کردن آموخته ها طی زمان امری بسیار حیاتی و ضروری است.

در حقیقت مدیریت دانش کارآمد، منجر به کاهش خطاها و دوباره کاری ها می شود، سرعت حل مسائل و تصمیم گیریها را افزایش می‌دهد ،باعث کاهش میزان تخلفات و فساد اداری می گردد.

کاهش هزینه ها را در پی دارد تفویض اختیارات بیشتر به اعضاء موجب روابط اثربخش تر و خدمات مطلوب تر به مشتریان خواهد شد و در نتیجه سبب افزایش اثربخشی سازمانی شده و اهداف سازمانی بیشتری محقق می شود.

● عوامل موثر در استقرار مدیریت دانش

وونگ عوامل موفقیت مدیریت دانش را به عنوان فعالیت ها یا اعمالی که باید برای تضمین موفقیت استقرار مدیریت دانش شناسایی شوند، تعریف کرده است. [۵].

وی اضافه می‌کند که این فعالیت ها یا اعمال در صورت وجود داشتن باید پرورش یابند یا اگر هنوز وجود ندارد باید اعمال شوند. باید با این عوامل به عنوان عوامل محیط داخلی که به وسیله سازمان قابل کنترل هستند رفتار شود نه به عنوان نیروهای محیطی خارجی.

تیوانا عوامل زیر را به عنوان عوامل موفقیت مدیریت دانش ارائه کرده است.

▪ راهبرد کسب و کار

راهبرد بیان کننده این است که شرکت در آینده در چه جهتی هدایت خواهد شد . تلاش برای برقراری ارتباط بین برنامه های مدیریت دانش و راهبرد کسب و کار به عنوان منبع حیاتی رقابت پذیری همه سازمانها تبدیل شده است.

▪ ساختار سازمان:

منظور از ساختار سازمانی نحوه تقسیم مسئولیت‌ها و تعداد سطوح تصمیم‌گیری در سازمان است، بنابراین برای تسهیل انتقال اثربخش دانش در سازمان باید از ساختارهای غیر متمرکز و منعطف استفاده کرد.

▪ تیم دانش:

تیم‌ها، گروههای متشکل از دو یا چند نفر هستند که با یکدیگر تعامل دارند و بر یکدیگر اثر می گذارند، بطور متقابل مسئول دستیابی به اهداف مشترک و موجودی اجتماعی درون سازمان هستند.

مسئولیت اصلی تیم دانش ایجاد، استقرار، تمرکز و گسترش دادن سیستم مدیریت دانش است.

▪ حسابرسی دانش:

دانش دارایی‌های اصلی یک سازمان محسوب می شود هر سازمانی نیازمند این است که بداند دانش در کجای سازمان قرار دارد، حسابرسی دانش را برای این که بدانند چه دانشی در سازمان وجود دارد انجام می دهند.

▪ نقشه دانش:

سازمان‌های مبتنی بر دانش از راهنماها، نقشه‌ها و مسیرهایی برای جستجوی دانش استفاده می‌کنند. سازمان هایی که برای دانش ارزش قائل هستند می‌خواهند بدانند که کجا و چگونه به دانش مورد نظرشان دسترسی یابند. این امر به چگونه یافتن، چه چیز یافتن، چه چیز را یافتن و در کجا یافتن دانش سودمند درون سازمان کمک خواهد کرد. [۶].

با توجه به موارد ذکر شده می توان چنین بیان کرد که برای گشترش مدیریت دانش و رسیدن به اهداف آن در یک سازمان نیازمند یک سری فرایندهایی خواهد بود تا فعالیت ها در هر سازمان دانش محور شوند و کارکنان آن سازمان به کارکنان دانش محور تبدیل شوند.

● موانع استقرار مدیریت دانش در سازمان ها

عوامل متعددی در سازمانها باعث می شود تا استقرار مدیریت دانش با کندی صورت پذیرد و از اثربخشی آن بکاهد.

به طور کلی می توان این عوامل را در گروه تقسیم بندی نمود.

▪ عوامل فردی

▪ عوامل سازمانی

مهم ترین عامل فردی که می توان به آن اشاره کرد مقاومت نیروی انسانی در به اشتراک گذاردن دانش می باشد. در الگوی سنتی ،سازمانها و افراد اغلب تمایل به انتقال و تبادل دانشی که از آن برخوردارند ندارند زیرا به جای این که به دانش به عنوان منبعی سازمانی نگاه کنند به دانش به منزله منبع قدرت برای منافع شخصی و ارتقای درجه خود می نگرند.

اغلب مدیران دانش را به عنوان منبع قدرت، اهرم نفوذ و ضامن استمرار شغل خود می پندارند و تمایلی ندارند آن را با دیگران تسهیم کنند.

سازمانی که از تسهیم اطلاعات و خلق دانش میان کارکنانش حمایت می کند بیشتر می تواند فرایندهای موثر و کارآمدی را تعریف کندو عملکرد سازمانی را بهبود بخشد در سازمانی با فرهنگ تبادل دانش افراد ایده ها و پیشنهادهای خود را با دیگران تبادل می کنند زیرا به جای این که مجبور به این کار باشند آن را فرایندی طبیعی می دانند بنابراین باید در بین اعضای سازمان این انگیزه را به وجود آورد که بدون ترس از دست دادن موقعیت خود به تبادل دانش بپردازند.

از دیگر موانع می توان به عوامل سازمانی اشاره کرد ساختارهای سلسله مراتبی و غیر منعطف نمی توانند بستر مناسبی برای استقرار مدیریت دانش باشد، از سایر عوامل ساختاری می‌توان به عدم اعتماد و حمایت مدیریت ارشد از فعالیت ها و برنامه های مدیریت دانش و سبک های رهبری و مدیریت نا مناسب اشاره کرد.

عامل فرهنگ هم می تواند نقش بسزایی در استقرار مدیریت دانش داشته باشد و در صورتی که فرهنگ مشارکت و اعتماد متقابل در سازمان نباشد مدیریت دانش را با چالش های ناگواری روبرو خواهد کرد.

راهکارهایی برای استقرار مدیریت دانش و افزایش اثربخشی سازمان:

پس از بررسی موانع استقرار ان در سازمانها راهکارهایی برای استقرار مدیریت دانش در سازمان بیان می گردد

سازمان به طور زیربنایی احتیاج به پیاده سازی پروژه ها و زیرساخت های دانش در سازمان دارد. این زیرساخت ها هم شامل منابع انسانی به عنوان مهم ترین بخش و هم شامل امکانات تکنولوژیکی می‌باشد، هم چنین با فرهنگ سازمانی ذهنیت مدیران ارشد سازمان را بیش از بیش متوجه اهمیت سرمایه های دانش سازمان نمود.

از لحاظ ساختار نیز طراحی استراتژی های دانشی، وجود نظام مستند سازی تجربیات سازمانی، از جمله موارد مهم حرکت سازمان به سوی تبدیل شدن به یک سازمان دانش محور می باشد.

● به طور کلی موارد ذکر شده بالا را می توان به صورت سلسله مراتبی به شرح ذیل ارائه نمود

▪ طراحی سیستم کسب اطلاعات و انجام پؤوهشهای کاربردی و ارتباط با مراکز مشاوره ای و تحقیقاتی درباره کسب و کارسازمان ها را قادر می سازدتا از اطلاعات افراد مطلع در زمینه های مختلف سازمانی بهره مند شوند.

▪ طراحی نقشه دانش ،جمع بندی و سازمان دهی منابع دانش سازمان مانند مکتوبات، پرونده ها و منابع نرم افزاری و افراد متخصص و صاحب نظر و ...و استفاده از آنها در تصمیم گیری سازمانی.

▪ دارا بودن یک سیستم آموزشی و پرورشی مستمر ،کارآمد و پویا تا با استفاده از ابزارهای مدیریتی نوین فنون و تکنولوژی پیشرفته سطح علمی و هوشیاری افراد را با توجه به تغییرات سریع در دنیای امروز در سازمان افزایش دهد به عنوان مثال می توان از برگزاری کارگاههای اموزشی و سمینارها برای افراد نام برد.

▪ ئتشکیل تیم های تخصصی برای انجام پروژه ها : تشکیل این تیم ها این امکان را فراهم می آورد تا افرادی با تخصص های مختلف گرد هم آیند و به جهت تنوع تخصص ها ،مهارت ها و تجارب و امکان یادگیری غیر رسمی و پیدایش ایده های جدید را فراهم آورند.

▪ جمع آوری و سازماندهی و مستند سازی اطلاعات به صورت مکتوب وو یا فایل نرم افزاری.

▪ طراحی یک بانک نرم افزاری برای استفاده سایر افراد از اطلاعات.

مدیریت دانش امری زنده و پویا می باشد و نیازمند زیرساختهای مناسبی چون انسان و ساختار سازمانی مناسب است . مدیریت دانش یک فعالیت گروهی سازمان یافته است و تمامی افراد سازمان از سطح مدیر ارشد تا کارکنان سطوح پائین تر در آن دخیل هستند.

مدیریت دانش به عنوان یکی از عوامل مهم در جهت تسهیم دانش بین افراد سازمان و هم چنین به عنوان عاملی برای افزایش آگاهی و دانش آنها می تواند سبب همکاری بیشتر اعضاء و به اشتراک گذاشتن تجربیات کارکنان شودو در نتیجه سبب افزایش کارایی و اثربخشی سازمان گردد.

راضیه شیرین حصار

مراجع :

۱) زعفریان،رضا.اسماعیل زاده،مونا.شاهی،نساء،" ارائه الگوی پیاده سازی مدیریت دانش در کسب و کارهای کوچک و متوسط – مطالعه موردی شرکت نفت ایران زمین،مجله توسعه کارآفرینی،زمستان ۱۳۸۷،شماره دوم،از ص ۱۰۲-۷۵.

۲) آدرین،مهرداد،" مدیریت دانش ،عملکردها و چالش ها"، مجله تدبیر،شماره ۱۱۳،ص ص ۱۳-۱۷.

۳) Madhavm R.and Grover.R.۱۹۹۸ from Embedded knowledge to empodied knowledge: New product development as knowledge management.journal of marketing.۶۲(۴):۱-۱۲.

۴) "مدیریت رفتار سازمانی" (مفاهیم و کاربردها)، رضائیان، علی،چاپ اول ، دانشگاه مدیریت دانشگاه تهران،تهران،۱۳۷۲.

۵) Wong,K.Y(۲۰۰۵) "Critical success factors for implementing knowledge management in small and medium enterprises. Industrial management and data system,۲۶۷-۲۷۹.۱۰۵(۳).

۶) Tiwana,A(۲۰۰۰),۰۳۹;The knowledge management toolkit".practiced techniques for bulding a knowledge management system".New jersy:Prentice-Hall