سازمانهای مجازی ازتئوری تاعمل

سازمانهای مجازی سازمانهایی هستند كه برای استفاده از مزیتهای نسبی سایر سازمانها در جهت دستیابی به منافع بیشتر با آن سازمانها متحد گردیده اند این سازمانها برپایه الگوهای مختلفی ایجاد می شوند و بااستفاده از فناوری اطلاعات, ارتباطات سریع, ارزان و آسانی بین خود ایجاد می كنند

در این مقاله سعی براین است تا با مروری بر ادبیات سازمانهای مجازی، مفهوم این پدیده سازمانی مورد توجه قرارگیرد. سپس ویژگیهای سازمانهای مجازی از ابعاد منابع انسانی، فناوری اطلاعات و شیـــوه های سازمان دهی بــررسی می گردد. آنگاه الگوهای مختلف شكل گیری سازمانهای مجازی بیان می شوند و پس از آن اندازه گیری میزان مجازی بودن یك سازمان بررسی و آزمونی برای اندازه گیری میزان مجازی بودن مطرح می شود.

روند رو به رشد مفاهیمی چون تولید چالاك، تولید انبوه سفارشی (MASS - CUSTOMIZATION) و جهانی شدن و نیز افزایش نیاز برای گسترش محصولات در دنیای رقابتی امروز باعث گرایش سازمانها به رویكردهای نوین و الگوهای جدید سازمانی گردیده است. جهانی شدن تجارت و تولید، ایجاب می كند كه فعالیتهای اقتصادی را در هر محیط پرسودتری بتوان به انجام رساند.

افزایش رقابت در دنیای امروز باعث گردیده است تا سازمانها برای كاهش هزینه ها و ماندن در بازار نیازمند همكاری با دیگر سازمانها باشند.

سازمانهای مجازی به عنوان مجموعه ای از سازمانهای كوچك با پراكندگی بسیار گسترده، موجودیتهای مستقلی هستند كه خود را برای برآورده ساختن نیازهای مشتریان با شرایط محیطی سازگار می كنند.

از جمله عوامل موفقیت سازمان مجازی توانایی شكل دهی، انجام رسانی و خاتمه هر فعالیت در زمانی مشخص است و این یعنی اینكه در درون یك سازمان مجازی سازوكار شكل دهی و پیكربندی مجدد در زمان مشخص نقش بسیار با اهمیتی دارد.

این مقاله سعی دارد تا ضمن ارائه مفاهیم گوناگونی كه درباره سازمان مجازی وجود دارد و بررسی انواع سازمان مجازی، راهكارهایی برای حركت سازمانهای كنونی به سمت مجازی تر شدن ارائه دهد.

● مفهوم سازمان مجازی

سازمانهای مجازی شبكه ای موقتی از موسسات مستقل هستند كه در جهت افزایش كارایی و رسیدن به هدفی واحد با یكدیگر به همكاری می پردازند.

یكی از مهمترین و بارزترین مشخصه های این نوع سازمانها وجود انعطاف پذیری بسیار زیاد آنها است.

در این نوع از شركتها تمامی شركا از امتیاز برابر برخوردارند و نسبت به یكدیگر به وسیله به اشتراك گذاری اطلاعات، مشتریان و منابع وابسته اند. از ویژگیهایی همچون داشتن منابع مشترك، نبود مرز، مشاركت برابر، داشتن شركای غیرثابت، پراكندگی جغرافیایی و ارتباطات الكترونیك می توان به عنوان مشخصه های بارز سازمانهای مجازی نام برد. سازمانهای مچازی از دیدگاه مشتریان باید یك سازمان واقعی تلقی شوند.

شركتهای اینترنتی را نیز می توان گونه ای دیگر از سازمانهای مجازی دانست، زیرا این شركتها به طور كلی وجود فیزیكی ندارند و ارتباط شركت با مشتریان از طریق اینترنت صورت می گیرد. نمونه بارز این گونه سازمانهای مجازی شركت آمازون است.

سازمان مجازی نوعی همكاری بین سازمانها، شركتها، گروهها و اشخاص به وجود می آورد. اسكات (۱۹۹۸) درباره سازمانهای امروزی معتقد است كه پیچیدگی، عدم قطعیت و گستردگی ارتباطات داخلی جزو مشخصات محیطی كسب و كار سازمانهای امروزی است.

سازمانهای مجازی پیچیدگی و عدم قطعیت را با همكاری و هماهنگی در یك شبكه سازمانی به حداقل می رسانند و از این طریق می توانند در دنیای كسب و كار امروزی باقی بمانند.

پس به طور كلی سازمان مجازی شبكه ای موقت از شبكه های مستقل است كه می تواند به سرعت از فرصتها استفاده كند.

(BYRNE, ۱۹۹۳; DAVIDOW AND MALONE, ۱۹۹۳: WILDEMAN, ۱۹۹۸)

● ژگیهای سازمان مجازی

۱ - تنـوع : برای پاسخ به نیازهـای پیچیـده و متنوع مشتریان، گستره متنوعی از پودمانهـا(MODULES) با یكدیگر مرتبـط مــی شوند كه هر كدام قابلیتها و توانمندیهای خاص خود را دارند. هر پودمان توانایی منحصر به فردی را در پاسخ به یك نیاز خاص دارد. تركیبی منعطف و پویا از این توانائیها با تبدیل شدن به زنجیره واحد به سازمان توانایی و امكان دستیابی به فرصتهای رقابتی را می دهد. این تركیب سبب افزایش منابع مجازی سازمان و افزایش قدرت تخصیص منابع می شود.

۲ - پیكربندی : باوجود اینكه مشتریان سازمان واحدی را می بینند ولی سازمان مجازی از چندین شركت مستقل تشكیل شده كه برای پاسخ به نیاز مشتریان شبكه ای موقت تشكیل داده اند.

سازمان مجازی عبارت است از گروهی از شركتها كه به منظور برخورداری از یك فرصت مشخص به صورت واحد در می آیند و تا هنگامی كه آن فرصت باقی باشد، سازمان مجازی پایدار می ماند. در سازمان مجازی رابطه با شركا به گونه ای است كه وابستگی میان دوطرف رابطه در كمترین حد قرار دارد، به طوری كه با تغییر در یك طرف، طرف دیگر آسیب نمی بیند و سریعاً شریكی دیگر را جایگزین می كند، در نتیجه روابط سلسله مراتبی، بلندمدت و غیرمنعطف در سازمان مجازی مناسب نیست.

۳ - یكپارچگی: به منظور تنوع گرایی و ساختاربندی پویا، داشتن قواعد و ضوابط مشخصی در تخصیص فعالیتها ضروری به نظر می رسد و اعتماد به یكدیگر نقش انكارناپذیری در موفقیت سازمان مجازی دارد.

▪▪در اقتصاد سازمان سه سازوكار مهم برای ایجاد هماهنگی و كنترل روابط وجود دارد:

▪قیمت برای كنترل و ایجاد سازگاری در بازارها‍؛

▪قدرت برای كنترل و ایجاد سازگاری در روابط سلسله مراتبی؛

▪اعتماد برای كنترل و ایجاد سازگاری در شبكه.

در نظام شبكه ای كه بر پایه اعتماد بنا نهاده شده است، شركا هنجارها و ارزشهای مشتركی را ایجـاد و خود براجرای این ارزشها نظارت می كنند.

۴ - فناوری: فناوری اطلاعات و ارتباطات یكی از پیش نیازها و عوامل اصلی ایجادكننده هماهنگی میان فعالیتها در طول زنجیره تولید است.

بسیاری این فناوری را مهمترین عامل موثـر در شكل گیری سازمان مجازی ذكر كـرده اند.

● روابط انسانی در سازمانهای مجازی

در این سازمانها به دلیل نیاز به واكنش سریع نسبت به بعضی از محركها، شركا بدون نیاز به فرمان سیستم كنترل مركزی قادر به واكنش هستند. در سطوح پاییـن سازمان تصمیم ها اتخاذ می گردد و سطوح بالایی سازمان كنترل بر این تصمیم ها را برعهده دارند. همچنین اطلاعات از سطوح پایین تر برای تطبیق با استراتژی های سازمان به سطوح بالاتر می روند.

برای واكنـش سریع و مشاركت انعــــطاف پذیر نیاز به وجود تیمهای مجازی است. این تیمها خود به طور مستقل دارای ویژگیهای سازمانهای مجازی هستند. همچنین این تیمها برای فعالیت نیازمند حضور اعضای خود در یك مكان خاص یا ملاقات حضوری نیستند.

یكی دیگر از مزایای این سازمانها قابلیت كاركردن در تمامی ساعات شبانه روز است. به عنوان مثال، زمانی كه كار یك تیم در اروپا پایان می پذیرد، در آمریكا تیم دیگر می تواند به كار خود ادامه دهد. اعضای هر تیم براساس نیازمندیهای هر پروژه به تیم اضافه می شوند. هر تیم ساختار مختص به خــــود را دارد و می توان گفت در این نوع تیمها سمت و پست افراد ثابت نیست. مثلاً كسی كه رهبری یك تیم را در یك پروژه برعهده دارد در پروژه دیگر به عنوان یك عضو عادی تیم می تواند فعالیت كند. به عبارت دیگر، اعضای تیم های مجازی باید هركدام قابلیتها و شایستگیهایی داشته باشند كه این شایستگیها برموقعیت سازمانی آنها ارجح است.

در این تیمهـا دو عامل اعتمـاد و مسئولیـت پذیری اهمیت بسیار زیادی دارند. كنترل مدیریت بر كار افراد بسیار كمتر خواهد شد و افراد در مسائل مربوط به حیطه كار خود می توانند تصمیم گیری كنند. از آنجایی كه افراد نیاز به حضور فیزیكی در دفتر كار سازمان را ندارند می توانند از طریق به كارگیری ابزار و فنون زیر به انجام امور اقدام كنند:

▪فناوری ارتباطات: افراد از محلهایی خارج از محیط كار (مثلاً خانه) و از طریق اینترنت و یا كنفرانـس تلفنی به انجام وظایف خود مــــــی پردازند. لازم به ذكر است كه افراد قابلیت دسترسی به بانك اطلاعات شركت را نیز دارند.

▪دفترهای كنترل از راه دور: در این حالت افراد با دفتر شركت تماس می گیرند و یك اپراتور مركزی اطلاعات را در اختیار آنها قرار می دهد و ارتباطات لازم را برقرار می كند.

میز فرمان(HOTDESKING) در این حالت هر كارمند در یك زمان خاص و معین در دفتر كار حاضر می شود و فعالیتهــای مربوط را انجام می دهد.

در این نوع سازمانها به دلیل وجود امكانات شبكه ای و استفاده از اینترنت و برقراری ارتباط با مشتریان و تامین كنندگان، ارتباطات با سرعـــت و دقت بیشتر و هزینه كمتر برقرار می گردد و تماسهای فیزیكی در این گونه سازمانها به حداقل ممكن می رسد.

برخورداركردن كاركنان از درآمد متناسب با كار و كاهش سطح كنترل مستقیم مدیر براعمـال كاركنان، باعث افزایش حس مسئولیت پذیری افراد می شود.

یكی از نتایج مستقیم قدرت یافتن كارمندان افزایش رضایت مشتریان است زیرا كه هر كارمند می تواند به طور مستقیم با مشتریان تماس برقرار و در جهت رفع نیازمندیهای آنان اقدام كند.

در این نوع سازمانها اطلاعات در اختیار تمامی افراد مرتبط با سازمان متناسب با نیازشان قرار می گیرد. همچنین راهبرد و هدف سازمان به طور مشخص برای تمامی افـراد تبییــن مــی گردد.

یكی از مسائل مهم اداری در این نوع سازمانها برقراری دوره های آموزشی برای كارمندان است و سازمانها به صرف اینكه كارمندانشان در سازمان دیگر آموزش دیده اند، نسبت به آموزش كارمندان خود بی تفاوت نیستند.

كارمندان باید به طور فعال و مستمر فعالیتهای خود را مدیریت كنند. آنها همچنین باید این واقعیت را بپذیرند كه شغلشان دائمی نخواهد بود. این سازمانها باید برای ایجاد انگیزه و ارتقا كارمندان خود راههایی دیگر و متفاوت با روشهای سنتی در پیش گیرند. یكی از راههای ایجاد انگیزه در افراد چرخش شغلی آنها است.

در این نوع سازمانها تنها مدیرانی قادر به ادامه فعالیت و پذیرش تغییرند كه دارای اعتماد به نفس باشند و قدرت خود را ناشی از پست سازمانیشان نبینند. در این سازمانها از آنجایی كه بسیاری از كنترلها را كارمندان انـــــجام می دهند به مدیران كمتری نیاز است و در حقیقت مدیران رده میانی حذف می گردند.

باتوجه به مطالب بالا در سازمان مجازی استخدام افراد شایسته بسیار اهمیت پیــــدا می كند. پس به طور كلی افرادی برای همكاری در سازمان مجازی مناسبند كه خود كنترل و مسئولیت پذیر باشند.

● الگوهای گوناگون شكل گیری سازمان مجازی

وینگاند (۱۹۹۷) الگویی ارائه داد كه در آن سه مشخصه پودمانی بودن، عدم تجانس(HETEROGENEITY) و توزیع زمانی و مكانی (TIME AND SPATIAL DISTRIBUTION) را به عنوان سه ویژگی سازمانهای مجازی برشمرد. او اعتقاد دارد كه سازمان مجازی از تعدادی شركت تشكیل گردیده كه بسیار كوچك و قابل مدیریت اند و تصمیم گیری را غیرمتمركز می نمایند. عدم تجانس به عنوان مشخصه ای دیگر نشان می دهد كه سازمان مجازی از واحدهایی تشكیل شده كه قدرت، توانایی و اثربخشی های متفاوتی دارند و سرانجام سازمان مجازی برای پیكربندی مجدد باید دارای بخشهایی باشد كه از لحاظ زمانی و مكانی در یك جا نیستند.

شائو و همكاران (۱۹۹۸) در مدلی كه ارائه می دهند بر رابطه بین گره ها تمركز می كنند و ویژگی آنها را براساس اهداف، ارتباطات، مرزها و فناوری برمی شمرند.

اهداف معرف انگیزه به وجود آوردن سازمانها و خدمات جدید و نیروی پیوستگی آنان است كه باعث می شود سازمانها به صورت مجازی در كنار یكدیگر باشند. ارتباطات، سطح همكاری را مشخص می سازد و می تواند نتیجه به اشتراك گذاشتن دارائیهای فیزیكی و منابع و... باشد.

مرزها مشخص می سازد كه سازمان مجازی در كجا حضور دارد و مشخص می كند چه كسانی می توانند فعالیتهای خود را به اشتراك بگذارند و چه كسانی می توانند از منافع آن بهره مند گردند و سرانجام فناوری، عوامل تواناسازی سازمان مجازی را مشخص می كند.

سازمان مجازی قادر است در محیطهای در حال تغییر همواره مكان یابی كند(EISENHARDT AND BROWN, ۱۹۹۹) . آرمان عمومی سازمان مجازی در این است كه به طور پیوسته فرایندهای كسب و كار جدید را طراحی و پیاده سازی كند. (KATZI; ۱۹۹۸)

كیتزی (۱۹۹۸) در زمینه طراحی و پیــــاده سازی سازمان مجازی الگویی مطرح كرد كه در این الگو نوعی سازوكار پویا توضیح داده شده است. او این تئوری را براساس سه اصل مطرح می كند:

▪شبكه: مشتمل بر روابطی است كه میان شركا برای همكاری در یك بازار وجود دارد.

▪عملیات مجازی : نوعی فرایند همكاری است كه در آن قابلیتها و منابع در دوره های ارزش با هم تركیب می شوند.

▪ارزش : عاملی است كه سازمان مجازی را به دوباره سازی مجدد وا می دارد. شكل شماره یك بیانگر ارتباط میان این عوامل است.

منابع

DAVIDOW, W AND M MALONE (۱۹۹۲) DAS VIRTUELLE UNTERNEHMEN. NEW YORK: HARPERCOLLINS.

EISENHARDT,K.M. AND BROWN,S.L. (۱۹۹۹) “PACHING: RESTITCHING BUSINESS

PORTFOLIOS IN DYNAMIC MARKETS”, HARVARD BUSINESS REVIEW, SEP-OCT,PP. ۱۶۵-۱۷۰.

FRANKE, U. (۱۹۹۹), “IS THE NET-BROKER AN ENTREPRENEUR? WHAT ROLE DOES THE NET-BROKER PLAY IN VIRTUAL WEBS AND VIRTUAL CORPORATIONS?”, ELECTRONIC JOURNAL OF ORGANISATIONAL VIRTUALNESS, ۱: ۱,PP.۱۲۰-۱۳۹.

J AGERS, H. AND W. JANSEN (۱۹۹۸) “CHARACTERISTICS OF VIRTUAL ORGANIZATIONS” IN P. SIEBER AND J. GRIESE (EDS.) PROCEEDINGS OF THE VONET-WORKSHOP. BERN: SIMOWA VERLAG.

KATZY, B.R. (۱۹۹۸), “THE VIRTUAL ENTERPRISE”, IN: GUTIERREZ, A.M., SANCHEZ, J.M. AND KUSIAK A., HANDBOOK OF LIFE CYCLE ENGINEERING: CONCEPTS, MODELS AND TECHNOLOGIES, DORDRECT:

KATZY, B.R. (۱۹۹۸), “DESIGN AND IMPLEMENTATION OF VIRTUAL ORGANISATIONS, WORKING PAPER SERIES”, UNIVERSITY BW MUNICH.

SCOTT, W.R. (۱۹۹۸), ORGANIZATIONS: RATIONAL, NATURAL AND OPEN SYSTEMS, NEW JERSEY: PRENTICE-HALL.

SHAO, Y.P., LIAO, S.Y. AND WANG, H.Q. (۱۹۹۸), “A MODEL OF VIRTUAL ORGANIZATIONS”, JOURNAL OF INFORMATION SCIENCE, ۲۴: ۵,PP. ۳۰۵-۳۱۲.

STRADER, T.J., LIN, F. AND SHAW, M.J. (۱۹۹۸), “INFORMATION STRUCTURE FOR ELECTRONIC VIRTUAL ORGANIZATION MANAGEMENT”, DECISION SUPPORT SYSTEMS, ۲۳,PP. ۷۵-۹۴.

WILDEMAN, L. (۱۹۹۸), “ALLIANCES AND NETWORKS: THE NEXT GENERATION”, INTERNATIONAL JOURNAL OF TECHNOLOGY MANAGEMENT, ۱۵: ۱/۲,PP. ۹۶-۱۰۸.

دكتر مجتبی رجب بیگی عضو هیئت علمی موسسه آموزش عالی جهاد كشاورزی و مهندس پیمان سالاری، مهندس علی هاشمی، مهندس سروشا معیر هر سه دانشجوی كارشناسی ارشد مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه علامه طباطبایی

---