معرفی نرم افزار کتابخانه ای گنجینه

این سیستم از ۷ بخش اصلی فهرست نویسی, پذیرش, امانت, جستجو, مدیریت , كتابشناسی و مدیریت بانكهای اطلاعاتی تشكیل شده است برخی از این بخش ها خود دارای چندین قسمت مستقل از هم می باشند كلیه این بخشها به هم متصل Link و در محیط شبكه Novell Netware یا NT تحت سیستم عامل DOS فعالند

● ویژگی های كلی

این سیستم از ۷ بخش اصلی فهرست‏ نویسی، پذیرش، امانت، جستجو، مدیریت ‏‏، كتابشناسی و مدیریت بانكهای اطلاعاتی تشكیل شده است. برخی از این بخش‏ها خود دارای چندین قسمت مستقل از ‏هم می ‏باشند. كلیه این بخشها به‏ هم متصل (Link) و در محیط شبكه "Novell Netware" یا NT تحت سیستم عامل DOS فعالند.

▪ برخی از ویژگیهای كلی این سیستم عبارتند از:

الف) عملكرد سیستم بصورت همزمان (Online) انجام می‏ گیرد. یعنی هر تغییر در سیستم بصورت همزمان بوسیله كلیه بخشهای موجود در شبكه احساس می‏ شود و برای نمونه اگر ماده جدیدی به مجموعه اضافه گردد بطور همزمان قابل بازیابی است و در گردش كار میز امانت نیز قرار می‏ گیرد.

ب) ا‏طلاعات مواد فارسی و لاتین در یك بانك اطلاعاتی واحد نگهداری می ‏شوند. لذا این فرصت را به كاربران می ‏دهد كه برای بازیابی مواد مورد نظر خود فقط با یك مجموعه كار كنند. با توجه به وجود ارجاعات متقابل فارسی و لاتین در بانكهای مستند مشاهیر و موضوعی در هنگام بازیابی، با وارد كردن هر یك از معادلهای فارسی یا لاتین آنها تمام مواد مربوطه یكجا بازیابی می‏ گردد. همچنین در هنگام ورود اطلاعات لاتین هر یك از بخشهای آن را می‏توان به فارسی وارد كرد بدون اینكه مشكلی در چیدن كارت برگه ایجاد كند.

ج) اطلاعات مواد گوناگون آرشیوی در یك بانك واحد ذخیره می‏ شوند. به این ترتیب یك محقق می‏تواند در یك بازیابی به انواع مواد گوناگون مورد نظر خود دسترسی پیدا كند. برای نمونه اگر هدف تحقیق در مورد "‏‏عشایر‏‏" باشد سیستم فهرستی از كتابها، فیلم‏ها، عكس‏ها و ... كه موضوع آنها عشایر است ارائه می ‏كند. در عین حال این امكان نیز وجود دارد كه پاسخها به یك ماده خاص (مثلا كتاب‏) محدود گردد.

د) محل نگهداری هر ماده به همراه سایر اطلاعات وابسته در یك بانك دیگر نگهداری می ‏گردد. به این ترتیب امكان تبادل اطلاعات بین آرشیوها یا كتابخانه‏ های مختلف فراهم می‏ گردد.

این ویژگی مهم سه امكان اساسی را برای هر آرشیو فراهم می ‏گرداند:

۱) كتابخانه ها و آرشیـوهای مختلف یك سازمان بدین وسیله به یكدیگر مرتبط می ‏شوند و مراجعه كنندگان با رجوع به هریك از این مراكز می ‏توانند از موجودی مراكز دیگر نیز اطلاع حاصل نمایند.

۲) فهرست‏ نویسی تمام این مراكز می‏ تواند به شكل متمركز انجام گیرد تا از دوباره كاری (در مورد مواد تكراری) پرهیز گردد.

۳) امكان تبادل اطلاعات بین موسسات مختلفی كه از "گنجینه" استفاده می‏ كنند فراهم می‏ شود.

هـ) از مزایای این سیستم استفاده از بانكهای مستند اسامی پدیدآورندگان، مستند موضوعات و مستند ناشران و شركت‏هاست. به این ترتیب كل اطلا‏عات مستند مجموعه یكدست شده و در هر بار تصحیح آنها اطلاعات مربوط به كلیه مواد تصحیح می‏ شوند. مثلا اگر موضوعی در ویرایش جدید سرعنوانهای موضوعی تغییر كرده باشد كافی است كه آن را تنها در بانك موضوعی تغییر دهیم و این تغییر بلافاصله در تمام مواد مربوطه دیده می‏ شود. در كنار این مجموعه بانك كاملی از آخرین ویرایش‏های فهرست مستند مشاهیر و سرعنوانهای موضوعی فارسی منتشر شده توسط كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران كه هریك دارای بیش از ۳۰۰۰۰ ركورد هستند در اختیار كتابداران قرار گرفته است .

و) اطلاعات مواد موجود بر روی دیسك‏های لیزری "CD-MARC" مربوط به كتابخانه كنگره آمریكا براحتی قابل انتقال به بانكهای گنجینه و در صورت لزوم ویرایش آنها می ‏باشد. با كمك این ابزار نیازی به فهرست‏ نویسی و ورود اطلاعات آن دسته از كتابهای لاتین كه توسط كتابخانه كنگره فهرست شده و در سیستم MARC موجود است نمی ‏باشد. همچنین انتقال اطلاعات از دیسكتهای لیزری ارائه شده توسط كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران نیز امكان پذیر است.

ز) این سیستم علاوه بر چاپگرهای ماتریسی (سوزنی) موجود در بازار می ‏تواند با چاپگرهای لیزری سازگار با HP نیز كار كند. به ‏این ترتیب كارتهای كاتالوگ و انواع برگه ‏های ارجاعی ، با امكانات و خطوط زیبای لیزری چاپ می‏ گردند.

ح) از ویژه گیهای دیگر سیستم، كاربر پسند (User Friendly) بودن آن است. تمام بخشهای سیستم با " "Mouse كار می ‏كند. حركت روی صفحات ورود اطلاعات به‏ سادگی انجام می ‏گیرد. تمام مشخصات چندتایی (مانند موضوع، پدیدآورندگان و ...) بصورت فهرستی وارد می ‏شوند و همیشه قابل رویت هستند. برای انتقال اطلاعات تكراری امكان استفاده از "Clip Board" وجود دارد و بسیاری امكانات دیگر كه باعث شده آموزش برنامه بسیار ساده و در زمان بسیار كمی صورت پذیرد.

ط) سیستم دارای راهنمای ‏آماده در بخشهای مختلف است كه كاربر را در جهت استفاده بهتر از نرم‏‏ افزار راهنمایی می ‏كند.

ی) سیستم دارای بخشی جهت غلط‏ گیری تایپی است. در این بخش كلیه كلمات وارد شده به سیستم نمایش داده شده و چنانچه اشتباهی هنگام ورود اطلاعات رخ داده باشد مكان دقیق آنرا مشخص می ‏نماید.

ك) از ویژگیهای دیگر سیستم ذخیره اطلاعات انتخاب شده برای چاپ در مراحل مختلف برنامه است. بعنوان مثال اگر مواد مختلفی برای چاپ كتابشناسی انتخاب شده می‏توان این مواد را ذخیره نمود تا چنانچه مجددا نیاز به چاپ كتابشناسی گردید دیگر نیازی به جستجو و یافتن مواد انتخاب قبلی نباشد. این مسئله برای كلیه موارد چاپی قسمتهای مختلف برنامه صادق می‏باشد.

ل) مجموعه‏ ای از گزارشهای گوناگون از اعضا، مواد مخزن، عملكرد كاركنان امانت و ... همیشه در دسترس مدیران قرار دارد.

م) سرانجام امكانات دیگری از قبیل محافظ صفحه (Screen Saver)، تنظیم دلخواه حروف صفحه كلید با توجه به اینكه استانداردهای متفاوتی در صفحه كلیدهای موجود فارسی وجود دارد و ارسال پیام به كاربر یا گروهی از كاربران سیستم نیز در مجموعه برنامه‏ ها گنجانده شده است تا خصوصیت كاربر پسند بودن سیستم را هرچه بیشتر افزایش دهد.

● بخش فهرست نویسی

اساسی ‏ترین قسمت هر كتابخانه و آرشیو بخش فهرست‏ نویسی آن است. اطلاعات مواد مختلف در این بخش با استفاده از منابع مستند استخراج می‏ شوند تا مراجعین بتوانند ماده مورد نظر خود را با سهولت پیدا كنند.

▪ برخی از ویژگیهای برنامه گنجینه در این زمینه عبارتند از :

۱) فهرست‏ نویسی مواد آرشیوی علاوه بر كتاب از قبیل مقاله، فیلم، نوار صدا، عكس، اسلاید، بریده جراید، مدارك فنی، نقشه، كاتالوگها و ... (حدود ۳۸ ماده ) .

۲) نزدیك شده به قوانین كتابداری تا حد امكان به‏ گونه ا‏ی كه كلیه كارهای مربوط به چیدن اطلاعات در داخل كارت و رعایت قوانین بین‏ المللی ISBD نقطه‏ گذاری بوسیله برنامه انجام می‏ گیرد.

۳) تمام مشخصه‏ های گرفته شده از مواد دارای طول متغیر می‏ باشند به این ترتیب فقط به اندازه اطلاعات وارد شده فضای حافظه را اشغال می‏ كنند.

۴) تعداد پدید‏ آورندگان، عناوین، موضوعات، ناشران، مندرجات،... نامحدود می ‏باشند.

۵) امكان كار همزمان با چند سیستم رده ‏بندی فراهم شده است. در سازمان صدا و سیما مواد آرشیوی دارای رده‏ بندی مثلا روسو، كتابخانه‏ مركزی در دانشگاهها ‏‏كنگره ( LC ) و كتابخانه‏ های عمومی دیویی ( DC ) هستند و تمام این اطلاعات روی یك بانك واحد وجود دارد.

۶) امكان وارد كردن چکیده ماده مورد نظر وجود دارد.

۷) فهرست‏ نویسی دو زبانه در تمام فیلدها عملی است. این در حالی است كه در هنگام چاپ و نمایش كارت كاتالوگ، چیدن حروف به ‏درستی انجام می ‏گیرد.

۸) امكان دیدن كارت كاتالوگ در هنگام ورود اطلاعات، ویرایش و همچنین قبل از چاپ به همان صورتی كه قرار است چاپ شود وجود دارد.

۹) نمایش ، اصلاح و حذف اطلاعات در یك جا امكان‏ پذیر است و لزومی برای انتخاب‏های مختلف برای این كار نیست.

۱۰) چاپ كارت‏های مواد، ارجاعات، برچسب بوسیله چاپگرهای سوزنی یا لیزری.

۱۱) چاپ دفاتر ثبت مواد آرشیوی بصورت مجزا و با فرمتهای تعریف شده.

۱۲) انتقال اطلاعات لاتین از "CD-MARC" و همچنین از دیسكتهای لیزری كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران به بانكهای برنامه و در صورت نیاز ویرایش آنها.

● پذیرش

اطلاعات افرادی كه مجاز به استفاده از امكانات كتابخانه یا آرشیو هستند در این بخش نگهداری و بازیابی می ‏شوند. این اطلاعات شامل مشخصات فردی و سازمانی عضو می‏ باشد.

▪ برخی از امكانات این بخش عبارتند از:

۱) چاپ كارت عضویت لیزری (به همراه باركد)

۲) تهیه فهرستها، گزارشها و آمارهای مختلف از وضعیت اعضاء

۳) كنترل مدت اعتبار عضویت

۴) چاپ پاكت نامه جهت مكاتبه با اعضاء

● امانت

كنترل گردش كار بخش امانت بوسیله این برنامه انجام می ‏گیرد. این سیستم كتابداران را از كار كردن با كارتهای داخل كتاب و نگهداری فایلهای امانت بی‏ نیاز می‏ كند. در سیستمهای دستی كتابدار برای آگاهی از موجود بودن كتاب ناچار است به مخزن مراجعه كند اما با كمك این برنامه می‏ تواند به‏ راحتی بفهمد كه كتاب مورد نظر موجود است یا نه و اگر موجود نیست بوسیله چه كسی برده شده و چه موقع بازگردانده می‏ شود و احیانا" اگر توسط اعضای دیگری رزرو شده است اولین نوبت بعدی در چه تاریخی است. همچنین فهرست كتابهای تأخیری، سابقه اعضاء ، سابقه كتاب و ... همیشه در دسترس است.

در ضمن برای تسریع عملیات بخش امانت اخیرا" از سیستم باركد در این بخش استفاده شده است. در این سیستم برچسب به همراه باركد ماده مورد نظر و باركد كارت عضویت، كلیه اطلاعات مربوط به امانت آن منبع را وارد سیستم می‏ كند.

● جستجو

برنامه جستجو به مراجعین آرشیو این امكان را می ‏دهد كه منابع مورد نظر خود را از میان مواد موجود پیدا كنند. به جهت اینكه دادن آموزش‏های تخصصی به همه مراجعین امكان ‏پذیر نیست این برنامه به‏ گونه ا‏ی طراحی شده است كه كمترین آشنایی با كامپیوتر برای جستجو كافی باشد. این مسئله به مراجعین و استفاده كنندگان از آرشیو یا كتابخانه كمك می‏ كند تا خودشان براحتی بتوانند موادی را كه می‏خواهند بوسیله كامپیوتر بیابند. جستجو می‏ تواند روی یك كلمه یا یك عبارت از مشخصه مورد نظر مثلا عنوان كتاب انجام گیرد. استفاده از روش بازیابی " " OPAC این امكان را به كاربر می ‏دهد كه در هر مرحله با دادن اطلاعات اضافی به برنامه دامنه پاسخهای سیستم را محدود تر نماید تا به جوابهای مورد نظر برسد این جستجو می ‏تواند روی عنوان، نام پدید آورنده، ناشر، محل نشر، تاریخ نشر، فروست، مندرجات، موضوعات، مشخصات ظاهری، یادداشت، چکیده، شماره رده ‏بندی و ... یا تركیبی از آنها انجام گیرد.

در صورتی كه كاربر تمایل داشته باشد می‏ تواند جستجو را به یك ماده خاص محدود نماید. همچنین جستجو می ‏تواند روی مواد فارسی، لاتین یا هر دو انجام گیرد. استفاده از قوانین منطقی و مجموعه‏ ها به صورت AND ، OR ، NOT و ( ) در جستجو امكان پذیر است. ضمناً علاوه بر جستجوی OPAC كه با ورود هر اطلاعی مجموعه‏ ای از جواب را مشخص می ‏كند، جستجوی عادی نیز امكان پذیر است. در این نوع جستجو تمام اطلاعات مورد نیاز برای جستجو مشخص شده و سپس دستور جستجو صادر می ‏شود. در اینجا سیستم یك مجموعه جواب را مطابق با شرایط مشخص شده به كاربر تحویل می ‏دهد. البته جواب بدست آمده از دو روش OPAC و عادی یكسان است.

فهرست جوابها شامل نوع ماده، عنوان، پدید آورنده و شماره رده در اختیار كاربر قرار می‏ گیرد تا در صورت تمایل این فهرست را روی كاغذ چاپ نماید. همچنین در این مرحله امكان ملاحظه كارت فهرست نویسی هر یك از مواد جستجو شده نیز وجود دارد.

● مدیریت MIS

داشتن اطلاعات كافی از هر مجموعه برای مدیران آن امری حیاتی است. این بخش از سیستم گنجینه این امكان را در اختیار مدیران قرار می‏ دهد كه از وضعیت بخشها و عملكردهای گوناگون كتابخانه و آرشیو خود مطلع باشند.

برخی از این گزارش‏ها و آمارها عبارتند از:

۱) توزیع سنی، جنسی، تحصیلی، شغلی اعضاء

۲) توزیع موضوعی مواد موجود در مخزن

۳) موادی كه بیشتر از بقیه مورد استفاده اعضاء بوده‏ اند.

۴) اعضایی كه بیشتر از سایرین از كتابخانه و آرشیو استفاده كرده‏ اند(در گروه‏های گوناگون سنی و ...)

۵) نحوه فعالیت بخش امانت در ساعات روز، روزهای هفته و ماههای سال ...

۶) موادی كه در یك مقطع زمانی خاص به كتابخانه یا آرشیو اضافه شده ‏اند.

۷) میزان فعالیت بخشهای مختلف ( فهرست‏ نویسی، ورود اطلاعات، امانت،...)

و بسیاری از گزارشهای دیگر كه می‏توانند در جهت سوق دادن كتابخانه و آرشیو به سمت نیازهای مراجعین و بالعكس در جهت پاسخگویی بهتر به نیازهای آنها، وجین مجموعه، بررسی عملكرد كاركنان، تهیه گزارشات و آمارهای دوره‏ ای، برنامه‏ ریزی برای انتخاب و خرید، انجام تحقیقات در زمینه ‏های مختلف اجتماعی استفاده ‏كننده و ... مورد استفاده قرار گیرند.

● كتابشناسی

از جمله قسمت های دیگر نرم‏ افزار گنجینه چاپ كتابنامه می‏باشد. یكی از نیازهای اساسی هر آرشیوی داشتن مجموعه‏ ای است كه معرف مواد مختلف موجود در مخزن است. این مجموعه می‏تواند شامل موادی از مخزن با ویژگیهای خاص باشد. به عنوان مثال موادی كه داری موضوع خاصی هستند یا پدیدآورنده بخصوصی دارند و ... همچنین با كمك این برنامه می‏توان تازه‏ های آرشیو را نیز تهیه نمود.

در پایان هر مجموعه تهیه شده می‏توان نمایه‏ های مختلف موضوعی، عنوان، پدیدآورنده و ناشران (شركتها) را به اختیار چاپ نمود.

محمد شاهین

شرکت ایسل ( راه حلهای الکترونیکی ایده سلیم )

نشانی : تهران، پاسداران، بوستان دوم (اخوان)، خیابان گیلان، بین چهارراه اسلامی و شهید عراقی، شماره ۷

کدپستی : ۱۶۶۴۹۶۷۸۹۳ ، تلفن : [phone] (خط ویژه)

ایمیل : [e-mail] ، ایمیل فروش : [e-mail] ، ایمیل پشتیبانی فنی : [e-mail] .

---