آیا سازمان شما از ساختار سالمی برخوردار است

ساختار سازمانی به منظور پشتیبانی از کارکنان و مدیران در تمرکز بر ارزیابی و تکرار فرآیندها و فعالیت های موفق سازمانی طراحی می شود رشد یکی از عواملی است که ساختار سازمانی را به طرز شگرفی تحت تاثیر قرار می دهد

ساختار سازمانی به منظور پشتیبانی از کارکنان و مدیران در تمرکز بر ارزیابی و تکرار فرآیندها و فعالیت‌های موفق سازمانی طراحی می‌شود. رشد یکی از عواملی است که ساختار سازمانی را به طرز شگرفی تحت تاثیر قرار می‌دهد. نیاز به تولید محصولات جدید و خدمات نوین، ساختار تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمانی را که پیش‌تر بر اساس ساختاری ساده‌تر فعالیت می‌کردند، به چالش می‌کشد. اگرچه گرایش و تمایل به عادت در ذات انسان نهفته است، اما سازمان‌های امروزی به سطحی قابل قبول از انعطاف‌پذیری نیاز دارند تا در رویارویی با مشتریان و پاسخگویی به نیازهای آنان موفق باشند. پاسخ به چند پرسش در چهار حوزه اصلی، مسلما اطلاعات مناسبی را برای بررسی مجدد محتوای چارت سازمانی فراهم خواهد کرد:

۱. به چه مدل مشارکتی مشتریان نیاز دارید؟

با بررسی جایگاه و وضعیت مشتری، از آنان درخواست کنید تا درخصوص تجارب خود از تعامل با سازمان شما و مصرف محصولات‌تان سخن بگویند. دخالت مشتری در فرآیند طراحی سازمانی به خصوص در سازمان‌های خدماتی، منجربه ارزیابی مجدد نحوه تعامل شما با آنان می‌شود. با انعکاس ابعاد جذاب این تعامل از سوی آنان مطمئن باشید که به نحو کارآمدی در حال برقراری ارتباط با مشتریان‌تان هستید.

مدل ارتباط با مشتری زمانی سالم است که :

- مشتریان از ارزش واقعی خدمات یا محصولاتی که ارائه می‌کنید آگاه باشند.

- فرآیند ارائه خدمات و محصولات مستمر باشد و انتظارات مشتری را برآورده سازد.

- مشتریان همواره مطمئن باشند که درصورت نیاز، می‌توانند به سازمان شما رجوع کنند.

- تجارب تعامل مشتری با سازمان شما منعکس‌کننده ارزش‌هایی است که سازمان شما در بر دارد.

۲. آیا مدل تعامل داخلی سازمان شما کارکنان را در برآورده ساختن نیازهای مشتری یاری می‌رساند؟

با بررسی بخش‌هایی از کسب و کار که برای مشتری قابل‌رویت نیست، چگونه کارکنان‌تان را در خدمت‌رسانی به آنان آماده می‌سازید؟ تاکنون در این مسیر، قادر به حذف چه موانعی بوده‌اید؟ آیا چشم‌انداز مورد نیاز جهت کسب اطمینان از کیفیت و بهره‌وری مناسب بدون درگیر شدن در فرآیند‌های طولانی تصمیم‌گیری و بوروکراسی سازمانی که عملکرد شما را نسبت به آنچه به مشتری متعهد شده‌اید و خدماتی که واقعا ارائه می‌کنید را دربرمی‌گیرد، ایجاد شده است؟ آیا روند تصمیم‌گیری در بخش‌های مختلف سازمان به گونه‌ای توزیع شده است که مشتری به‌راحتی از نتایج آن بهره‌مند شود؟ آیا مدیران از مولفه‌های رقابتی مناسب و زمان استفاده از آنها آگاهی کافی دارند؟ آیا ارتباط بین اهداف سالانه و استراتژی‌های دستیابی به آنها برای کارکنان سازمان روشن هستند؟

نشانه‌های اجرای صحیح مدل تعاملات داخلی به قرار زیر است:

- تبیین روشن نحوه تعیین، توزیع و انتقال او الویت‌ها

- ابزارها و فرآیندهایی که همچون اهرم فشار عمل کرده و منجربه بهره‌وری بیشتر می‌شود (بدون اضافه کردن لایه‌های بوروکراسی)

- ابراز رضایت کارکنان از اثرگذاری تک‌تک فعالیت‌های روزانه آنان در تحقق اهداف سازمانی

- توانایی تصمیم‌گیری کارکنان برای پاسخگویی به نیازهای مشتری در اکثر موارد.

۳. آیا ساختار سازمانی شما نسبت به تحقق اهداف مسوولیت‌پذیری ایجاد می‌کند؟

هیچ چیز جز مجموعه‌ای از اهداف نمی‌تواند بهترین انگیزه فعالیت اعضای یک تیم باشد. همکاری و مشارکت ازجمله عوامل منحصربه‌فردی است که افراد با تخصص‌های مختلف را به منظور تحقق اهداف مشترک گرد هم می‌آورد. گروه‌بندی تیم‌ها در یک سازمان منجربه ایجاد شفافیت در اهداف و سهم مشترک در نتایجی می‌شود که در موفقیت کسب وکار شما دخیل هستند. ساختار سازمانی که رضایت مشتری را جلب می‌کند و نتایج اقتصادی مشترکی در پی دارد به گونه‌ای طراحی شده است که:

- اعضای تیم‌ها مسوولیت‌پذیر بوده و از وجود سهم مشترک در موفقیت و تحقق اهداف آگاه هستند.

- خطوط گزارش‌دهی کارکنان را در ارتقای کیفیت محصولات و خدمت‌رسانی یاری می‌رسانند.

- تک‌تک تیم‌ها از نحوه تعامل با سایر تیم‌ها در سراسر سازمان به‌خوبی اطلاع دارند.

۴. آیا ساختار سازمانی از رشد کارکنان پشتیبانی به عمل می‌آورد؟

کسب‌و‌کار و سازمانی قادر به رشد است که از نحوه ایجاد قابلیت‌های مدیریتی آگاه است و کارکنان متعهد خود را در زمینه شناسایی مراحل رشد هدایت می‌کند. بیش از منافع مالی، احساس برخورداری از هدف مشترک و حس به‌رسمیت شناخته شدن ازجمله عوامل رشد افراد در محیط کاری تلقی می‌شود. وقتی کارکنان رفتارهایی را از مدیریت مشاهده می‌کنند که منجر به موفقیت و دستیابی سریع به منافع سازمانی می‌شود، تمایل بیشتری به فعالیت داشته و نرخ رشد در میان آنان افزایش پیدا می‌کند. سازمان‌هایی که به رشد کارکنان اولویت می‌بخشند دارای ویژگی‌های زیر هستند:

- مدیریت به‌راحتی قادر به شناسایی عملکردهای موفق و چشمگیر کارکنان است.

- ساختار سازمانی نظارت بیشتر، مهارت‌سازی و ایجاد فرصت‌های توسعه رهبری را فراهم می‌آورد.

- اعضای تیم و مدیران بخش‌های مختلف نسبت به پرورش استعداد‌های جدید اهتمام می‌ورزند.

- کارکنان از وجود عوامل رقابتی و فضای پیشرفت اطلاع دارند و درصورت تمایل به توسعه مسوولیت‌ها از آنها بهره‌برداری می‌کنند.

سخن آخر:

آزمایشی قابل‌اعتماد از سلامت ساختار سازمانی چند ویژگی منحصربه‌فرد دارد: از نحوه تعامل کسب وکار با مشتریانش آگاه است و موانع را از سر راه کارکنان حذف می‌کند، منجر به طراحی تیم‌هایی می‌شود که مسوولیت‌پذیری بالایی دارند و رشد کارکنان را به یکی از اولویت‌های اصلی سازمان تبدیل می‌کند. به باور ما پاسخ به این سوالات، سازمان‌ها را در ارزیابی ساختار سازمانی به طرزی کاربردی یاری می‌رساند.

مترجم: فریبا ولیزاده