نحوه استفاده از پست الکترونیکی

امروزه با گسترش شبکه جهانی اینترنت, پست الکترونیک به عنوان یکی از رایج ترین سرویس های این شبکه اینترنت رواج و گسترش زیادی یافته است, به طوری که در سال۱۹۹۹ طبق آمار به دست آمده در هر هفته۷۰ میلیون پیام E mail در جهان رد و بدل شده است و روز به روز بر تعداد استفاده کنندگان این سرویس افزوده می شود

.سرعت بالا، ضریب ایمنی مناسب و بسیاری از مزایایی که این سرویس داراست، سبب شده است که این ابزار قوی و مناسب، نامه های کاغذی را کم کم از میدان خارج کرده و به صورت یک سرویس همگانی، مورد استفاده اکثر مردم جهان قرار گیرد. امروز E-mail بهترین ابزار ارتباطی در سراسر دنیاست. چرا که علیرغم سرعت بالا، ارزان قیمت و Offline است، یعنی برخلاف تلفن، نیازی نیست که گیرنده در هنگام دریافت پیام در مقصد حضور داشته باشد.پست الکترونیکی (E-mail) شرایطی را فراهم می آورد که حتی ساکت ترین افراد نیز به ناگاه شروع به نوشتن مطالبی خواهند کرد که هیچ گاه جرات به زبان آوردن آنها را نداشته اند.هم چنین E-mail روشی مناسب برای حفظ شادابی و پویایی تیم های کاری است و از طریق آن می توانید اخبار شرکت خود را بین مخاطبان توزیع و بازتاب سریع آن اخبار را به سرعت دریافت کرده و نسبت به شکایت های مخاطبان عکس العمل سریع و مناسب نشان دهید.

E-mail چیست؟

برنامه پست الکترونیک دارای یک تعریف ساده است. این برنامه امکان می دهد که اطلاعات را برای کاربر دیگری در شبکه ارسال کنید. تا به حال می توانستید از طریق تلفن با همکار خود تماس بگیرید و پیام را به او بدهید. E-mail این امکان را به شما می دهد که حتی اگر همکارانتان در سر میز خودشان نباشند پیامی را برای آنها ارسال کنید. هم چنین نرم افزار E-mail عمل دیگری را به این عمل اساسی می افزاید و امکان می دهد که هر پیوست از هر پرونده ای را به پیام پستی خود اضافه کنید. با این امکان، E-mail به مکان مناسبی برای توزیع داده ها تبدیل می شود.

در مجموع مزایای E-mail عبارتند از:

- افزایش بهره وری: دیگر مجبور به پاسخگویی تلفن های همکاران خود و گذاشتن پیغام برای آنها نیستید.

- کاهش هزینه های ارتباطی: پست الکترونیکی یکی از ارزانترین روش های موجود برای برقراری ارتباط میان دفاتر کار است.

- انتقال سریع اطلاعات: می توانید با استفاده از E-mail داده ها را به کاربران منتقل کرده و یا پرس و جویی از یک پایگاه اطلاعاتی انجام دهید.

هم چنین در این برنامه سندی از ساعت و تاریخ خوانده شدن پیام های ارسال شده، نگهداری می شود.

- سهولت ارتباط: E-mail امکان برقراری ملاقات های فوری را فراهم می سازد.

- ایجاد پاسخگویی صادقانه: هنگامی که کاربران به E-mail عادت کردند، پی می برند که در پاسخگویی بی پروا بوده و مخاطب با این روش در بیان احساسات واقعی (حتی اگر نامحبوب یا سخت باشد)، نسبت به زمانی که رو در رو قرار گرفته، موفق تر خواهد بود.

- حفظ ارتباط مداوم: اگر شرکت شما کارمندانی دارد که معمولاً در محل کار خود حاضر نیستند، می توانید یادداشت های داخل شرکت را از طریق E-mail برای آنها بفرستید. در حقیقت E-mail می تواند راه بسیار خوبی برای حفظ تماس کارمندان راه دور با دفتر مرکزی باشد و اگر به تعداد کافی کارمند راه دور دارید، این موضوع می تواند توجیه مناسبی برای نصب E-mail باشد.

E-mail ها چگونه کار می کنند؟

همان طوری که می توانید سندی کاغذی را از راههای متفاوتی- از دفتر پست گرفته تا پیک موتور سوار، برای فرد دیگری بفرستید، پست الکترونیکی نیز می تواند یکی از راههای متفاوت تحویل اسناد باشد. اجزای اصلی: هر نرم افزار سیستم پست الکترونیکی دارای دو بخش اصلی می باشد: بخش اول، Back-end پیام ده یا سرویس دهنده (Server) که پیام ها را نگهداری کرده، آنها را به نشانی صحیح و بین سیستم ها منتقل می کند. بخش دوم، Front-end کاربر یا نرم افزار سرویس گیرنده (Client) است که کاربر با استفاده از آن وجود نامه را بررسی و به پیام های پستی دستیابی پیدا می کند.

نحوه استفاده از پست الکترونیک

ساختار پست الکترونیک و عملکرد پست معمولی (کاغذی) از جهاتی مشابه یکدیگر است. اساس آدرس دهی در پست معمولی دسته بندی آدرس به ناحیه ها یا حوزه های مختلف است. سیستم پست الکترونیکی هم با توجه به همین روش کار شکل یافته است. یعنی اساس آدرس دهی در آن، آدرس دهی حوزه ای می باشد. همانطور که در سیستم اداره پست حوزه هایی مثل کشور، ایالت، شهر، محله، مبنای دسته بندی و هدایت نامه ها به مقصد می باشد، در سیستم الکترونیک نیز حوزه هایی تعریف می شوند.حوزه هایی مانند نام کشور، نوع سرویس دهنده، نام سرویس دهنده و دیگر مشخصات.این حوزه ها باید دارای سطوحی باشند که با رعایت مراتب آن سطوح، حوزه ها و در نتیجه آدرس های واحدی به وجود آید. در جهان روزانه میلیون ها کاربر در سراسر دنیا از E-mail بهره می برند و روز به روز هم بر تعداد آنها افزوده می شود، با این اوصاف برای آدرس دهی به این همه کاربر باید سیستمی وجود داشته باشد تا آدرس های تکراری پدید نیایند و هیچ دو کاربری دارای آدرس یکسان نباشند.

نحوه آدرس دهی در پست الکترونیکی

فرم کلی آدرس های E-mail به این صورت است: ناحیه و حوزه کاربر@ نام کاربر این آدرس بیان می کند که کاربر مورد نظر در حوزه مزبور دارای آدرس E-mail است.بهترین ویژگی E-mail سادگی و سرعت آن است. با استفاده از E-mail می توانیم یک پیغام را به هر کجای دنیا که مایل باشیم بفرستیم، خواه به یک قاره دیگر و خواه از یک گوشه به گوشه دیگر یک دفتر کار، فرقی نمی کند. در هر صورت پیغام در عرض چند ثانیه به مقصد می رسد. دسته بندی حوزه ها هیچ ارتباطی با موقعیت جغرافیایی آن حوزه ندارد.

شکل کلی آدرس دهی نوع دوم به این صورت است:

[e-mail]

برای مثال:

[e-mail]

سرویس دهنده (server): منظور از سرویس دهنده پست الکترونیکی، کامیپوتری است که شما از طریق آن به سرویس پست الکترونیکی دسترسی پیدا می کنید. یک نرم افزار سرویس گیرنده E-mail مناسب برنامه ای است که اولاً قدرتمند باشد و امکانات زیادی در اختیار کاربر بگذارد، ثانیاً محیطی راحت برای کاربر فراهم کند تا کاربر بهتر بتواند با آن ارتباط برقرار نماید، یا به اصطلاح کاربرپسند (User Friendly) باشد.

نگارش و ارسال E-mail

برای شروع کار، آدرس سرویس دهنده پست الکترونیکی را در قسمت Addressbar Browser وارد می کنید. در اولین صفحه در بخش Sign-In name نام کاربر و در بخش Password کلمه رمز عبور را می نویسید.پس از کلیک کردن بر روی دکمه Sign In ، صفحه اصلی Get Mail را مشاهده می کنید. اولین کاری که در زمینه کار با پست الکترونیکی لازم است بدانید، چگونگی نگارش و ارسال پیغام الکترونیکی است. در ابتدا باید یادآور شویم که هر پیغام E-mail شامل دو قسمت است: یکی سرآمد یا سربرگ پیغام (Header) و دیگری بدنه یا متن پیغام (Body). سربرگ پیام حاوی چند خط اطلاعات خاص است که در ابتدای پیام می آید. این اطلاعات شامل نام، آدرس فرستنده پیام، موضوع پیام و برخی اطلاعات دیگر است. قسمت دیگر پیام که بدنه اصلی پیغام می باشد محتوای متن پیام است. برای فرستادن پیغام الکترونیکی شما باید سربرگ پیام را پر کنید (پیام را آدرس دهی کنید) سپس متن پیام خود را نگارش و آن را ارسال کنید. برای نگارش پیام می بایست به محیطی از برنامه سرویس دهنده خود وارد شوید که در آن به شما اجازه نگارش و ارسال پیام داده شود. از اصطلاحات معمول برای رفتن به این محیط ها می توان، Mail Compose را نام برد. همان طور که گفته شد شما باید آدرس دهی سربرگ را پر کنید. این سربرگ در واقع مثل نوشته های روی پاکت نامه های معمولی عمل می کند. در مقابل عبارت To ، آدرسی را که می خواهید پیغام به آنجا فرستاده شود، و در مقابل عبارت Subject موضوع پیغام خود را درج کنید. برای هر پیغام خود، موضوعی تعیین کنید تا گیرنده پیام بهتر بتواند در خواندن پیغام ها تصمیم بگیرد. عبارت (Carbon Copy)CC ، رونوشت هایی از پیغام شما را به افراد دیگری ارسال می کند. فرض کنید می خواهید یک پیغام را برای چند نفر بفرستید، برای این کار آدرس افراد دیگری که می خواهید برای آنها پیغام بفرستید را در مقابل CC درج کنید. (آدرس ها به وسیله »؛« از یکدیگر جدا می شوند.) توجه کنید که گیرندگان پیغام شما متوجه می شوند که شما اصل و کپی آن پیغام را به چه آدرس ها و چه افرادی ارسال کرده اید. گاهی اوقات لازم می شود که شما این مطلب را از گیرنده پیغام مخفی کنید. در این صورت از (Blind Carbon Copy) BCC استفاده می کنید. این ویژگی امکان ارسال نسخه کپی مخفی پیغام را فراهم می کند. نکته: هنگامی که شما در حوزه خودتان (اداره، دانشکده، محل کار و ...) بین همکارانتان که در حوزه شما هستند مکاتبه می کنید دیگر نیازی به ذکر آدرس حوزه (Domain) نمی باشد. مثلاً اگر آدرس شما [e-mail] است و می خواهید برای فردی به آدرس [e-mail] پیغامی ارسال کنید، تنها کافی است در مقابل To نام کاربر گیرنده را که در مثال خاص amir می باشد ذکر کنید.پس از نگارش متن پیغام و آدرس دهی و پرکردن سربرگ پیغام به سادگی می توانید پیغام خود را ارسال کنید. این کار با دستور Send انجام می شود. و اگر بنا به دلایلی پیغام شما ارسال نشود، در صندوق خروجی (Outbox) قرار می گیرد و شما می توانید در زمان مناسب با زدن کلید Send Later پیغام خود را ارسال کنید.

---