طرح ساماندهی چرخه مدیریت بهره وری با رویكرد بهبود مستمر گمباكایزن

ساماندهی چرخه مدیریت بهره وری در دستگاههای اجرای استانها با استفاده از رویكرد بهبود مستمر گمباكایزن است اجرای طرح مزبور از نیمه دوم سال ۱۳۸۱ از استان كرمان آغاز شده و هم اینك در تعدادی از ادارات سایر استانها در جریان است

●مقدمه

سازمان ملی بهره وری ایران در راستای تحقق اهداف مرتبط با ارتقاء بهره وری و تحول نظام اداری مندرج در قوانین و مقررات و بویژه در مصوبه مهم هیأت وزیران به شماره ۸۰۷۰/۳ مورخ ۳/۲/۱۳۷۹ مطالعات و اقدامات مختلفی را معمول داشته است كه از جمله آنها طراحی و اجرای طرح ساماندهی چرخه مدیریت بهره وری در دستگاههای اجرای استانها با استفاده از رویكرد بهبود مستمر (گمباكایزن) است. اجرای طرح مزبور از نیمه دوم سال ۱۳۸۱ از استان كرمان آغاز شده و هم اینك در تعدادی از ادارات سایر استانها در جریان است. با توجه به دستاوردهای مهمی كه اجرای طرح مزبور در اصلاح روشهای انجام كار، كاهش هزینه، كاهش زمان، افزایش رضایت مشتری و كاركنان و مدیران به همراه داشته است، ویژگیهای مهم طرح مزبور و برخی از یافته ها و دستاوردهای آن در این مقاله معرفی شده است. تجربیات علمی طرح مزبور در سه اداره كل استان كرمان نیز بصورت تفضیلی در كارگاههای وابسته به كنگره ارائه خواهد شد تا مورد بازدید و بررسی شركت كنندگان دركنگره قرار گیرد.

۱) مستندات و الزامات قانونی

طرح ساماندهی چرخه مدیریت بهره وری در ارتباط با مستندات و الزامات قانونی زیر تهیه و اجرا می شود

۱ـ۱) قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی كشور

در بند ۶ بخش «ب» ماده یك از فصل اول قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران تحت عنوان «اصلاح ساختار اداری و مدیریت» آمده است.

بند ۶ـ اصلاح و مهندسی مجدد سیستمها، روشها و رویه های مور عمل در دستگاههای اجرائی كشور با گرایش ساده سازی مراحل انجام كار، خودكارسازی عملیات، كاهش میزان ارتباط با مراجعه كنندگان و افزایش رضایت مراجعان و كاهش هزینه های اداری و اقتصادی نمودن آنها»

۲ـ۱) هفت برنامه ایجاد تحول در نظام اداری كشور شامل:

۱) منطقی نمودن اندازه دولت

۲) برنامه تحول درساختار تشكیلاتی دولت

۳) برنامه تحول در نظام های مدیریتی

۴) برنامه تحول در نظامهای استخدامی

۵) برنامه آموزشی و بهسازی نیروی انسانی دولت

۶) برنامه اصلاح فرآیندها، روشهای كار و توسعه فن آوری اداری

۷) برنامه ارتقاء و حفظ كرامت مردم در نظام اداری

اجرای طرح چرخه مدیریت بهره وری بطور مستقیم بند ۶ و بطور غیرمستقیم سایر بندهای مذكور در فوق را تغذیه و تأمین نماید.

۳ـ۱) مصوبه هـیأت وزیران در مورد چرخه مدیریت بهره وری دستگاههای اجرائی به شماره ۸۰۷۰/ت مورخ ۲/۳/۷۹ در این مصوبه سهم دستگاههای اجرائی به طراحی، تدوین و اجرای چرخه مدیریت بهره وری (تعیین و اندازه گیری شاخصهای بهره وری، تجزیه و تحلیل شاخصهای بهره وری، برنامه ریزی بهبود بهره وری و اجرای برنامه های بهبود بهره وری) و سازمان ملی بهره وری ایران به ارائه خدمات مشاوره ای و آموزشی به دستگاههای اجرایی در این زمینه ملزم شده اند. نسخه ای از مصوبه مزبور در پیوست ارائه شده است.

علاوه بر مستندات مزبور، قوانین، مقررات و بخشنامه های دیگری نیز وجود دارد كه مضمون آنها بهبود شرایط موجود و ارتقاء كیفیت و بهره وری فعالیت های موجود می باشد.

۲) اهداف

اشاعه فرهنگ بهره وری بمنظور كمك در پیاده شدن منطقی ، علمی و سیستماتیك چرخه مدیریت بهره وری موضوع مصوبه شماره ۸۰۷۰/ت هیئت محترم وزیران و هدایت حركت بهره وری برای تسهیل و تسجیل برنامه های توسعه استان هدف كلی این طرح را تشكیل میدهد.

لازم به توضیح است كه تحقق هدف تعیین شده برای طرح مورد نظر به اجرای بهینه فعالیتهای مشروحه زیر كمك خواهد نمود.

۲ـ۱) اشاعه فرهنگ بهره وری و بهبود آن در سطح دستگاههای اجرائی و كل استان

۲ـ۲) تعیین شاخصهای بهره وری مناسب در سطح هر یك از دستگاههای اجرایی و كل استان

۲ـ۳) اندازه گیری شاخصهای بهره وری در هر یك از دستگاههای اجرائی و كل استان

۲ـ۴) تجزیه و تحلیل شاخصهای بهره وری بصورت زمانی و مكانی و بررسی تطبیقی عملكرد دستگاههای اجرائی استانی

۲ـ۵) برنامه ریزی بهبود بهره وری با تأكید بر اصلاح و بهبود فرآیندهای كار در دستگاه های اجرائی و كل استان

۲ـ۶) اجرای برنامه های بهبود بهره وری در دستگاههای اجرائی و كل استان با تأكید بر روش كایزن عملیاتی (بهبود مستمر)

۲ـ۷) بررسی تنگناها و عوامل بازدارنده ارتقاء بهره وری در هر یك از دستگاههای اجرائی و كل استان، و برنامه ریزی برای رفع تدریجی آنها

۲ـ۸) استفاده از نتایج و یافته های چرخه مدیریت بهره وری برای بهبود تولید، ارزش افزوده، صادرات و مدیریت استان

۲ـ۹) تكریم ارباب رجوع از طریق ساده سازی مراحل كار و خودكارسازی عملیات و افزایش رضایت مراجعان

۲ـ۱۰) تربیت مدیر و كارشناس بهره وری برای توسعه چرخه مدیریت بهره وری استان

۳) استراتژی استقرار چرخه مدیریت بهره وری

▪ با توجه باینكه مخاطبین یا گروههای هدف در دستگاههای اجرایی استانها مدیران، كارشناسان و كاركنان اداری هستند لذا استقرار چرخه مدیریت بهره وری به شرح ذیل تعریف می شود.

۱ ) مدیریت ارشد: استراتژی حساس سازی با تأكید بر ایجاد شاخص ها و الگوهای كمی جهت اندازه گیری عملكرد یا سنجش میزان بهبود ایجاد شده، برای تحقق این استراتژی برگزاری سمینارهای نیم روزه و یك روزه حساس سازی، نمایش فیلم، نمایشگاه دستاوردها، شركت در سمینارهای منطقه ای و ملی، ارائه گزارشهای كمی از بهبود پیش بینی می شود. این افراد حدود ۷ ـ ۵ درصد كل جامعه هدف را تشكیل می دهند.

۲ ) مدیریت میانی وكارشناسان: برای این قشر كه عمده ترین مخاطبین طرح را تشكیل می دهند، استراتژی آگاه سازی پیشنهاد می شود. بدین معنی كه جامعه مخاطب باید با مفاهیم و ابزارهای بهبود به خوبی آشنا شوند و حوزه های كاربرد آنرا فرا بگیرند. برگزاری كارگاههای آموزشی سه و پنج روزه در زمینه مفاهیم بهره وری، روشهای اندازه گیری بهره وری، ابزارهای بهبود بهره وری، چرخه مدیریت بهره وری و روشهای گروهی حل مسأله، استفاده از كتاب، نوار، فیلم، حضور در سمینارهای علمی منطقه ای و ملی پیشنهاد می شود. این گروه بیش از ۵۰ درصد جامعه هدف را تشكیل می دهند.

۳ ) كاركنان: كاركنان به عنوان قشری كه كاربر اصلی تكنیك های بهبود بهره وری هستند باید این تكنیك ها را بخوبی فرا بگیرند و به كار ببندند. لذا استراتژی توانمندسازی با به كارگیری ابزارهای بهبود مانند ابزارهای كنترل كیفیت، تكنیك های حل علمی مسأله، كایزن عملیاتی، كنترل كیفیت، tpmو شركت در كارگاههای آموزشی مربوطه، پیشنهاد می شود. این افراد ۴۰ ـ ۳۰ درصد جامعه هدف را تشكیل می دهند.

اجرای استراتژی بهبود بهره وری در ادارات استانهای كشور از یكطرف مبتنی بر ارائه كمكهای فنی و خدمات مشاوره ای و آموزشی سازمان ملی بهره وری ایران و از طرف دیگر مبتنی بر مشاركت مجدانه مدیریت ارشد استان و كلیه دستگاههای اجرائی در مراحل چهارگانه چرخه مدیریت استان می باشد.

اركان پیش بینی شده در این استراتژی به ترتیب زیر ایفای نقش می نمایند.

الف ) سازمان ملی بهره وری ایـــران طرح بهبود بهره وری ادارات استان و مراحل تفصیلی آنرا تهیه می نماید و براساس موازین پیش بینی شده در آن خدمات فنی، مشاوره ای و آموزشی لازم را ارائه می نماید.

ب ) شورای برنامه ریزی و توسعه استان یا هر مرجع صلاحیتدار دیگر با بررسی و تصویب برنامه ها و پیشرفت عملیات مراحل طرح بهبود بهره وری و برنامه ریزی ارتقاء بهره وری استان حمایت های اداری، اجرائی و مالی لازم را برای تحقق اهداف طرح بهبود بهره وری معمول می دارد.

ج ) دستگاههای اجرائی استان با معرفی كارشناس واجد شرایط به عنوان مسئول بهره وری و تشكیل كمیته بهره وری و گروههای كار حل مسئله در سطح اداره كل، حمایت های لازم را برای تحقق اهداف طرح بهبود بهره وری در سطح اداره كل ذیربط مبذول می دارد.

د ) سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان علاوه بر مسئولیت اجرای چرخه مدیریت بهره وری دستگاه خود، نقش هماهنگی و دبیرخانه ای ساماندهی حركت بهره وری ادارات كل استان را عهده دار بوده و گزارشهای تلفیقی لازم را در مراحل مختلف تهیه و نیز همكاریهای نزدیكی را با سازمان ملی بهره وری ایران در چارچوب مراحل تفصیلی طرح به عمل می آورد.

هـ ) اجرای طرح ساماندهی چرخه مدیریت بهره وری دستگاههای اجرائی استان با تاكید بر روش و تكنیك بهبود مستمر (كایزن عملیاتی) و با مشاركت گروههای حل مسئله ادارات برای بررسی و اصلاح فرآیندهای كار دستگاههای ذیربط صورت می گیرد.

۴) چرخه مدیریت بهره وری

فعالیتها، برنامه ها و اقدامات مربوط به چرخه مدیریت بهره وری در قالب چهار مرحله كلی به شرح نمودار زیر منظور پیش بینی شده است.

۱ـ۴) تعیین شاخصهای بهره وری و اندازه گیری آنها

اندازه گیری بهره وری عبارت از فرآیندی است كه براساس آن شاخص های بهره وری مناسب با اهداف و رسالتهای اصلی سازمان در سطوح مختلف تعریف شده و با تعیین نظام آماری لازم، امكان محاسبه شاخصهای بهره وری فراهم می شود. شكل كلی شاخصهای بهره وری به صورت نسبت ستانده به داده و یا خروجیها به ورودیهای سیستم بوده و به اشكال مختلف شاخصهای اقتصادی (ریالی)، كمی و مقداری در سطوح مختلف سازمان و مدیریت فعالیتها مطرح می شود.

۲ـ۴) تجزیه و تحلیل بهره وری

تحلیل بهره وری فرآیندی است كه طی آن تغییرات بهره وری و علل آن و یا تغییرات سیستم مورد مطالعه براثر تغییرات بهره وری و سازوكارهای حاكم بر این تغییرات مورد بررسی قرار می گیرد. برخی از روشهای معمول برای تحلیل شاخصهای بهره وری شامل تحلیل روند ارقام شاخصها بصورت زمانی و مكانی، تجزیه به عناصر، بررسی تطبیقی شاخصهای واقعی و برنامه ریزی شده، روش معیار محك زنی (benchmarking) و ... می باشد.

۳ـ۴) برنامه ریزی بهبود بهره وری

برنامه ریزی بهبود بهره وری فرآیندی است كه طی آن رویكرد بهبود بهره وری تدوین و درچارجوب آن فعالیتهای مورد نیاز برای بهبود بهره وری شناسائی، الویت بندی و زمانبندی می شود. تعدادی از فعالیتهای اجرایی بهبود بهره وری در قالب برنامه ریزی استراتژیك مشخص شده است و بسیاری از برنامه های اجرائی دیگر نیز پس از اندازه گیری و تحلیل شاخصها و شناسائی زمینه های ارتقاء بهره وری و تدوین راهبردها و اهداف ارتقاء بهره وری مشخص می شود. بررسی و امكان استفاده از تكنیكهای مدیریتی مانند گروههای حل مسئله و روشهای ۵s، كایزن، bpr، tqm، iso و ... از جمله موضوعات و مطالب مورد توجه در برنامه ریزی بهبود بهره وری سازمان می باشد. با توجه به بررسی های به عمل آمده و تجارب حاصل، در برنامه ریزی بهبود بهره وری ادارات كل استانها با تأكید بر اصلاح فرآیندهای كار بطور عمده از مدل كایزن عملیاتی (گمباكایزن) استفاده می شود.

۴ـ۴) اجرای برنامه های بهبود بهره وری

فعالیتهای بهبود بهره وری فعالیتهایی هستند كه به منظور تحقق اهداف بهره وری سازمان مورد اجرا قرار می گیرند. در این مرحله فعالیتهای تدوین شده برحسب الویت و با رعایت توالی و زمانبندی های مربوط به اجرا در می آید تا اهداف بهبود بهره وری تحقق یابد. لازم به توضیح است كه در مراحل ۱-۴ و ۲-۴ و ۳-۴ و ۴-۴ نقش و همكاری مجدانه كمیته بهره وری سازمان و اعضاء گروههای كار و همكاریهای صمیمانه مدیران سازمان و كلیه كاركنان آن بطور مستمر نقش كلیدی و سازنده را ایفا می نماید.

جعفر عسگری

---