برترین ابزارهای مدیریتی در سال ۲۰۰۵

شركت بین و شركا (BAIN & COMPANY)، یكی از شركتهای صاحب نام در صنعت مشاوره مدیریت، مطالعات گسترده ای را طی ۱۲ سال گذشته درباره میزان استفاده و رضایتمندی از ابزارهای مدیریتی و همچنین روندهای دنیای كسب و كار انجام داده است. بر اساس نتایج حاصل از این مطالعات در سال ۲۰۰۵، سه ابزار برنامه ریزی استراتژیك، مدیریت ارتباط با مشتریان و الگویابی به ترتیب به عنوان پر استفاده ترین ابزارهای مدیریتی شناخته شده اند. همچنین مدیران از ابزارهای برنامه ریزی استراتژیك، مدیریت زنجیره تأمین و الگویابی بیشترین میزان رضایت را داشته اند. یافته های حاصل از این تحقیق حاكی از آن است كه میزان استفاده و رضایت مدیران از ابزارها و تكنیك های مدیریتی تا حدودی وابسته به اندازه شركتها و همچنین منطقه جغرافیایی آنهاست.

امروزه مدیران شاهد پیدایش روز افزون ابزارها و تكنیك های مدیریتی در دنیای كسب و كار هستند . برخی از این ابزارها مانند برنامه ریزی استراتژیك و الگویابی حیطه كاربرد وسیعی را شامل می شوند ،در حالی كه بعضی دیگر مانند RFID )۱) حیطه كاربرد بسیار محدودی دارند. آشنایی، انتخاب و به كارگیری صحیح این ابزارها از جمله وظایف چالش برانگیز مدیران است.

شركت «بین و شركا» با هدف كمك به مدیران در این مورد، از سال ۱۹۹۳ پروژه تحقیقاتی ای را برای كسب اطلاعات درباره ابزارهای مدیریتی آغاز كرده است. بدین منظور، در نظرسنجی ای كه هرساله تكرار می شود، پرسشهایی درباره ابزارهای مورد استفاده ، میزان رضایت مدیران از ابزارهای مذكور و همچنین طرز فكر آنها راجع به موضوعهای مهم كسب و كار مطرح می شود.

● معرفی شركت بین و شركا

شركت مشاوره مدیریت «بین و شركا» در سال ۱۹۷۳ تاسیس شده است. از آن زمان تاكنون این شركت توانسته است با ارائه خدمات متنوع ، موقعیت متمایزی را در بین شركتهای مشاوره مدیریت برای خود كسب كند. شركت «بین و شركا» در تازه ترین رتبه بندی شركتهای مشاوره مدیریت (۲) در سال ۲۰۰۵ به عنوان سومین شركت مشاوره مدیریت در جهان شناخته شده است. این شركت هم اكنون دارای ۳۱ شعبه در ۱۹ كشور است. رقبای اصلی شركت «بین و شركا» شركتهای مكنزی، گروه مشاوران بوستون و شركت بوزآلن هستند. مدیرعامل شركت «بین» هم اكنون خانم «اریت گادیش» است كه براساس رتبه بندی موسسه فوربس در زمره ۱۰۰ خانم برتر جهان قرار دارد.

● معرفی تحقیق

طی ۱۲ سال گذشته شركت «بین» ۱۰ مطالعه پیمایشی با اهداف زیر انجام داده است:

- كمك به مدیران برای شناسایی و به كارگیری یكپارچه و صحیح ابزارهای مدیریتی به منظور بهبود نتایج عملكرد سازمانها؛

- آشنایی با چالشها و اولویتهای استراتژیك مدیران.

پایگاه داده ای مشتمل بر اطلاعات گردآوری شده از ۷۲۸۳ پاسخ دهنده از سازمانهایی با اندازه های گوناگون و در طیف گسترده ای از صنایع در بیش از ۷۰ كشور، تشكیل شده است.

در شكل شماره یك نحوه نمونه گیری و توزیع پاسخ دهندگان به تفكیك سالهای ۲۰۰۵-۱۹۹۳ و سال ۲۰۰۵ نشان داده شده است. در مطالعه انجام شده در سال ۲۰۰۵ كشورهای واقع درآسیا و اقیانوسیه،آمریكای جنوبی و سایر كشورها (۳) در مقایسه با سالیان گذشته سهم بیشتری را به خود اختصاص داده اند.

داده های مورد نیاز از طریق پرسشنامه و همچنین انجام مصاحبه های تكمیلی گردآوری شده است. پرسشنامه مذكور در ۴ بخش طراحی شده ، كه موضوعهای زیر را به صورت مجزا مورد بررسی قرار می دهد:

۱.میزان به كارگیری ابزارها و تكنیك های مدیریتی ( در این بخش استفاده از هر یك از ابزارها طی سالهای ۲۰۰۰ تا ۲۰۰۴ ، در سال ۲۰۰۴ و همچنین احتمال استفاده از آن در سال ۲۰۰۵ مورد پرسش قرار گرفته است)؛

۲.میزان رضایت از ابزارها و تكنیك های مدیریتی ( در این بخش ابزارهایی كه طی سالهای ۲۰۰۰ تا ۲۰۰۴ مورد استفاده قرار گرفته اند، بررسی می شود.)؛

۳.روندهای مدیریتی ( در این بخش نیازها و اولویتهای سازمانها از طریق مطرح كردن گزاره هایی درباره گرایشهای مدیریتی موجود در سازمانها مورد بررسی قرار گرفته است )؛

۴.ویژگیهای جمعیت شناختی ( شامل نام، آدرس و اطلاعات مربوط به نوع فعالیت و میزان فروش سازمان ).

در سال ۲۰۰۵، ۲۵ مورد از ابزارها و تكنیك ها - كه نزد مدیران از بیشترین محبوبیت برخوردار بوده اند- با توجه به سه معیار زیر برگزیده شده و مورد بررسی قرار گرفته اند:

! مرتبط بودن ابزار با مدیریت ارشد سازمان؛

! مطرح بودن ابزار در مباحث روز مدیریت ( مطالب منتشر شده در مطبوعات تجاری در مورد ابزارها به عنوان شاخصی درباره میزان مطرح بودن آنها در مباحث روز مدیریت در نظر گرفته شده است )؛

قابل اندازه گیری بودن ابزارها.

● ابزارهایی كه در سال ۲۰۰۵ مورد بررسی قرار گرفتند عبارتند از:

مدیریت بر مبنای فعالیت، روش ارزیابی متوازن، الگویابی، مهندسی مجدد فرایند كسب و كار، برنامه های مدیریت تحول، شایستگیهای اصلی، مدیریت ارتباط با مشتریان، بخش بندی مشتریان، تجزیه و تحلیل ارزش افزوده اقتصادی، استراتژی های رشد، مدیریت دانش، مدیریت وفاداری، تولید انبوه منطبق با نیازهای مشتریان، بیانیه های مأموریت و چشم انداز،شعبه های برون مرزی (offshoring) ، نوآوری در بازار آزاد، مدل های بهینه سازی قیمت، استفاده از امواج رادیویی در ردیابی اشیا، برنامه ریزی اقتضایی، شش سیگما، ائتلافهای استراتژیك، برنامه ریزی استراتژیك، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت كیفیت جامع

● نتایج حاصل از تحقیق

نتایج حاصل از پژوهش انجام شده در سه بخش كلی با عناوین میزان استفاده از ابزارها، میزان رضایت از ابزارها و روندهای مدیریتی ارائه شده است.

! میزان استفاده از ابزارها: مطالعات انجام شده حاكی از آن است كه میانگین تعداد ابزارهای مورد استفاده شركتها در سراسر جهان از ۱۶ مورد در سال ۲۰۰۲، به ۱۳ مورد در سال ۲۰۰۴ كاهش یافته است. در ۱۲ سال گذشته میانگین تعداد ابزارهای مورد استفاده شركتها ۱۲.۵ بوده و این تعداد هرگز كمتر از ۱۰.۴ نبوده است.

بر اساس نتایج به دست آمده شركتهای بزرگ تمایل به استفاده از ابزارهای بیشتری داشته اند. همچنین شركتهای واقع در آمریكای شمالی و اروپا نسبت به شركتهای واقع در آسیا و آمریكای جنوبی ابزارهای بیشتری را به كار گرفته اند.

نمودار شماره یك میزان استفاده از ابزارها و تكنیك های مدیریتی را در سال ۲۰۰۵ نشان می دهد:

طی سالهای گذشته ابزار برنامه ریزی استراتژیك بیشترین كاربرد را داشته است. میزان استفاده از این ابزار در تمامی كشورهای مورد مطالعه، به غیر از آسیا بسیار نزدیك به هم بوده است.

هفت ابزاری كه در سال ۲۰۰۴ به عنوان پركاربردترین ابزارها شناخته شده اند ، سالهای متوالی در زمره ابزارهای محبوب مدیران قرار داشته اند و بیش از نیمی از شركتها در تمامی مطالعات انجام شده ابزارهای مذكور را به كارگرفته‌اند.

● تنها موارد استثناء در این میان عبارتند از:

▪ مدیریت ارتباط با مشتریان: استفاده از این ابزار طی سالهای اخیر رشد سریعی داشته است.

▪ مهندسی مجدد فرایندهای كسب و كار: میزان استفاده از این ابزار بسیار متغیر بوده است.

▪ شایستگیهای اصلی: كمتر از ۵۰ درصد شركتهای مورد مطالعه در سال ۲۰۰۰ این ابزار را مورد استفاده قرار داده‌اند.

لازم به ذكر است كه میزان استفاده از ۱۰ ابزار برگزیده به عنوان پر استفاده ترین تكنیك های مدیریتی، در مناطق و كشورهای مختلف متفاوت بوده است. میزان استفاده شركتهای آسیایی از تمامی ابزارها ،به غیر از مدیریت كیفیت جامع، به صورت چشمگیری كمتر از سایر كشورهای جهان بوده است. این ابزار به عنوان دومین ابزار مورد استفاده در كشورهای آسیایی شناخته شده است و این در حالی است كه در هیچ یك از مناطق دیگر جهان مدیریت كیفیت جامع در زمره ۱۰ ابزار برگزیده، قرار نگرفته است.

برنامه ریزی استراتژیك كه به عنوان پر استفاده ترین ابزار شناخته شده است، تنها در ۵۵ درصد شركتهای آسیایی به كارگرفته می شود. همچنین مدیریت ارتباط با مشتریان - پر استفاده ترین ابزار در شركتهای آسیایی - تنها توسط ۶۹درصد شركتهای واقع در این قاره مورد استفاده قرار می گیرد.

دلیل اصلی پایین بودن میانگین میزان استفاده از تكنیك های مدیریتی در شركتهای آسیایی، استفاده كم شركتهای چینی از این ابزارها است. تفاوت موجود میان میزان استفاده از ابزارها میان شركتهای چینی و سایر شركتهای آسیایی در تمامی موارد به جز مدیریت كیفیت جامع و شش سیگما مشهود است.

! میزان رضایت از ابزارها: سه ابزاری كه مدیران بیشترین میزان رضایت را از آنها داشته اند، شامل موارد زیر می شوند :

برنامه ریزی استراتژیك ، مدیریت زنجیره تامین و الگویابی.

ابزارهایی كه مدیران از آنها ابراز نارضایتی نموده اند عبارتند از : مدیریت وفاداری ، تولید انبوه منطبق با نیازهای مشتریان و نوآوری در بازار آزاد.

منابع و ماخذ

۱.Darrell Rigby, Bilodeau Barbara Management Tools Surveys , , Bain & Company ,۲۰۰۵

۲.Vault Guide to the Top ۵۰ Management and Strategy Consulting Firms, ۲۰۰۵ Edition

۳.http://www.forbes.com/lists/۲۰۰۵/۱۱/Name_۲.html

پانوشتها

۱ – استفاده از امواج رادیویی در ردیابی اشیا و داده ها (RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION=RFID)

۲ – شركت والت هرساله شركتهای مشاوره مدیریت را در سطح جهانی رتبه بندی می نماید.

۳ – مقصود از سایر كشورها، كشورهایی است كه در گروه كشورهای اروپایی، آمریكای شمالی و جنوبی و آسیا – اقیانوسیه قرار نمی گیرند.

آناهیتا خزاعی و شادی گلچین فر: از كارشناسان سازمان مدیریت صنعتی