مدیریت اطلاعات با رویکرد مدیریت اقتضایی

اقتصاد اطلاعاتی با گسترش تکنولوژی های نوین ارتباطات و اطلاعات طی دهه های اخیر نقش عمده ای در تحولات جوامع ایفا کرده است و اساس فعالیت های اقتصادی را که در گذشته بر محور فعالیت های تولیدی استوار بود به فعالیت های مبتنی بر اطلاعات و دانش سوق داده است به گونه ای که قدرت شرکت های عمده, در سطوح ملی و فراملی در گرو توان آنها در نظم بخشیدن به اطلاعات و دانش می باشد

اقتصاد اطلاعاتی با گسترش تکنولوژی های نوین ارتباطات و اطلاعات طی دهه های اخیر نقش عمده ای در تحولات جوامع ایفا کرده است و اساس فعالیت های اقتصادی را که در گذشته بر محور فعالیت های تولیدی استوار بود به فعالیت های مبتنی بر اطلاعات و دانش سوق داده است؛ به گونه ای که قدرت شرکت های عمده، در سطوح ملی و فراملی در گرو توان آنها در نظم بخشیدن به اطلاعات و دانش می باشد. اکنون نظام های اطلاعات مدیریت بیش از هر زمان دیگری در راس توجه مدیران قرار دارد و مدیریت بدون اطلاعات و تکنولوژی های اطلاعاتی بی معنا خواهد بود.

در مدیریت عصر جدید که بر محور مدیریت اطلاعات و دانش استوار است، آگاهی از ظهور فناوری های نوین ارتباطی و کاربرد آنها برای پیشبرد اهداف سازمان از ضرورت های اساسی به شمار می رود. مدیریت اطلاعات باعث شکل گیری سازمان های مجازی شده است و این امر تغییر و تحولات بسیاری را در مدل سازمانی شرکت ها و مهارت های مدیران پدید آورده؛ به گونه ای که تعابیری همچون دولت الکترونیکی، تجارت الکترونیکی، مدیریت الکترونیکی و ... در ادبیات مدیریت ظهور نموده است. این بحث چه در زمینه عام مدیریت و یا شاخه های آن مانند مدیریت رسانه ها- که نقش بارز مدیریت اطلاعات در آن مشهود است- می تواند مطرح شود.

در این مقاله قصد بر این است که با رویکرد مدیریت اقتضایی که اساس آن را هماهنگی با تحولات پر شتاب زمان و ارائه دیدگاه های مدیریتی مبتنی بر روز تشکیل می دهد، نقش تکنولوژی های ارتباطات و اطلاعات را در تغییر فرایندهای مدیریتی شامل برنامه ریزی، سازماندهی، بکارگیری منابع انسانی، هدایت و رهبری، کنترل و نظارت، بودجه بندی و... مورد بررسی قرار دهد. به تعبیر بهتر، این مقاله بر این فرض استوار است:

بین انقلاب اطلاعات در مدیریت و تغییر مهارت های مدیران رابطه وجود دارد.

این امر بدان معناست که ورود به عصر اطلاعات و جامعه شبکه ای که به شکل گیری سازمان های مجازی نیز منجر شده است، ضرورت ارزیابی مجدد ساختارها و فرایندهای مدیریتی را مطرح می سازد. البته این باور هم وجود دارد که مدیران خوب و موفق امروزی می توانند مدیران خوب و موفق عصر جامعه شبکه ای هم باشند.

پیتر دراکر در اوایل دهه ۱۹۶۰ گفته است همچنان که ما از یک اقتصاد کالایی به اقتصاد اطلاعاتی تغییر وضعیت داده ایم، دانش، اساس اقتصاد نوین را تشکیل داده است. امروزه چیزی پیش پا افتاده خواهد بود که بگوییم ما با جامعه ای سرو کار داریم که مشخصه بارز آن... این است که دانش و سازمان، آفرینندگان اصلی ثروت می باشند. (وبستر،۳۰، ۱۳۸۳) و سپس این ایده که «اطلاعات» مفهومی است که از اهمیت فزاینده ای برای جامعه برخوردار است در دهه ۱۹۷۰ در آثار دانشمندانی چون دانیل بل (۱۹۷۳) و مارک پرات(۱۹۷۶) دیده می شود که به روندهای بزرگ نظیر کارگران اطلاعاتی و طبقه معرفتی و تکنولوژی فکری توجه کرده اند. (شکرخواه،۲۱،۱۳۸۴)

از مهمترین مشخصه های پیشرفت و کارآیی سازمان در عصر حاضر، بهره برداری کارآمد از اطلاعات است. چگونگی و روش گردآوری اطلاعات، مدیریت و کاربرد اطلاعات، سرنوشت شکست یا پیروزی یک سازمان را رقم می زند؛ به نحوی که امروزه اطلاعات فراتر از مواد اولیه، سرمایه، نیروی انسانی و ماشین آلات به اساسی ترین رکن در تولید تبدیل شده است و از آن با عنوان قدرت و ثروت سازمان یاد می کنند. بنابراین سازمان های موفق، سازمان هایی هستند که اطلاعات را به عنوان منبع تعیین کننده و سرنوشت ساز در تصمیم گیری تلقی می کنند و مدیریت بهینه اطلاعات را برای بهبود گردش فعالیت ها ضروری می دانند.

نگرش نوین مدیریتی بر اثر جهانی شدن بازارها ، سرعت تغییرات، پیچیدگی رقابت و سیل عظیم تولید و گردش اطلاعات در عصر حاضر، سازمان را ملزم به نگرش مجدد در عملکرد، ساختار و فعالیت های خود می کند. این دیدگاه ها به امر جمع آوری، پردازش اطلاعات، یکپارچه کردن، تسهیل در انجام وظایف سازمانی با استفاده از دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات و بهره مندی از وجود شبکه های عظیم کامپیوتری و پایگاه های اطلاعاتی متعدد برای اتصال بخش های مختلف سازمان به یکدیگر و در نهایت ایجاد «شبکه های سازمانی» تاکید دارند. (خسروی،۶۸)

اکنون بهره وری و توان رقابتی واحدها یا کارگزاران اقتصاد اطلاعاتی – که سازمان ها یکی از این کارگزاران محسوب می شوند- اساسا به ظرفیت تولید، پردازش و کاربرد موثر اطلاعات مبتنی بر دانش بستگی دارد و فعالیت های اصلی تولید، مصرف و پخش و اجزای آن همچون سرمایه، کار، مواد خام، مدیریت اطلاعات، تکنولوژی و بازار در مقیاسی جهانی سازماندهی شده است. (کاستلز،۷،۱۳۸۰)

● مدیریت اقتضایی و سازمان های مجازی

مدیران سازمان ها برای ادامه حیات خود در قرن حاضر باید مجموعه ای از قواعد و دستورالعمل های روزآمد را درذهن بپرورانند؛ چرا که ظهور فناوری های جدید مانند اینترنت، شرکت ها را دچار تحولات اساسی نموده و این امر همچون انقلابی به هر گوشه ای از جهان تسری یافته است. وجود سازمان های مجازی یکی از جلوه های بارز این تحولات به شمار می رود.

سازمان مجازی، سازمانی است که همه کارمندان ورای مرزها و محدودیت ها با یکدیگر همکاری می کنند که این مرزها می تواند جغرافیایی یا سازمانی باشد و معمولا مسیر ارتباطی آنان به وسیله «تکنولوژی اطلاعات» تسهیل می شود.

در این رابطه تکنولوژی اطلاعات آمیزه ای از سخت افزارها و نرم افزارهای رسانه ای و شبکه ای و اصلی ترین حامل های تولید، گردآوری، مخابره و نمایش هستند. (شکرخواه،۲۳،۱۳۸۴)

یک تعریف جامع سازمان مجازی را این گونه توصیف می کند:

«سازمان های مجازی به صورت موقت برای ترکیب و بکارگیری توانایی های خاص اعضای آن سازمان ها به وجود آمده و باعث افزایش بهره وری و استفاده سریع از فرصت های خاص برای ارائه محصولات یا خدمات خاص می شود و معمولا بعد مسافت به وسیله تکنولوژی اطلاعات جبران می شود.» (فخرالدینی،۴۸،۱۳۸۰)

با توجه به تعاریف متعدد از سازمان های مجازی می توان نکات برجسته این تعاریف را در موارد زیر خلاصه نمود:

- اطلاعات محور اصلی شرکت های مجازی خواهد بود.

- انعطاف پذیری مهم ترین ویژگی سازمان مجازی است.

- ویژگی اصلی سازمان مجازی، عدم لزوم همجواری فیزیکی برای ارائه خدمات از سوی افراد سازمان است. به عبارت دیگر سازمان وجود دارد اما قابل رویت نیست و در واقع یک شبکه است نه یک دفتر. (همان،۴۸)

سازمان های مجازی دربرگیرنده شبکه های متنوع سازمانی ورای زمان و مکان به شمار می آیند که در آنها می توان از روش هایی مانند تیم های چند منظوره، سفارش از بیرون سازمان، ارتباطات درون سازمانی و... برای مدیریت بهتر استفاده کرد. تکنولوژی های اطلاعاتی اجازه می دهند چنین فعالیت هایی آسانتر شود و گسترش یابد.

ابزار کلیدی در سازمان های مجازی، ارتباطات و میزان اثربخشی تکنولوژی اطلاعات است و از دیدگاه نویسنده کتاب «تیم های سازمانی» می توان گفت برای هر ارتباطی یک زمینه روانی وجود دارد و با توجه به اینکه سازمان های مجازی توسط تکنولوژی های نوین حمایت می شوند هم اکنون چالش های روانی، ۹۰ درصد و تکنولوژی ها، ۱۰ درصد مشکلات سازمان های مجازی را تشکیل می دهند. (همان،۴۸)

تکنولوژی های اطلاعاتی منجر به کاهش هزینه های بکارگیری کامپیوتری و وسایل ارتباطی شده و موانع و هزینه تجارت را کاهش داده مثلا اینترنت به منزله یک ساختار جدید ارتباطاتی و اطلاعاتی است که از طریق آن به طور همزمان، اطلاعات، آمار و تصاویر به تمام دنیا منتقل می شود و اکثر کشورها، رقابت را از صنایع سنگین کاربر به صنایع دانش بر و خدمات متکی بر تکنولوژی کشانده اند. (بهکیش،۳۴۹،۱۳۸۰)

این پدیده را در سازمان های مجازی می توان به وضوح مشاهده کرد؛ چرا که به تسهیل روابط و بعد مسافت برای ارائه خدمات توسط تکنولوژی های اطلاعاتی در سازمان های فوق با خصلت فرامرزی، فرامکانی و فرازمانی اشاره دارد. بدیهی است که مدیریت اقتضایی می تواند تحولات اساسی را در مهارت های مدیریتی و ساختار سازمان ها راهبری کند.

نگرش های نوین در مدیریت که ارزشیابی سازمان توسط مدیران را بر اساس اطلاعات موثق میسر می داند نیز بر پایه مدیریت اطلاعات استوار است. این نگرش ها را حداقل می توان در دو دسته طبقه بندی کرد: (منوریان،۸-۱۰۷)

۱) نگرش مدیریت مبتنی بر انتظارات (MBE): این نگرش مدیر را تشویق می کند تا امر هدایت و رهبری را بر اساس انتظارات به انجام رساند.

۲) نگرش مدیریت مبتنی بر هدف (MBO) : این نگرش، مدیر و اعضای سازمان را تشویق می کند تا به تدوین اهداف یکپارچه برای توسعه فردی و عملکرد شغلی همت گمارند تا از این اهداف به عنوان معیاری برای اندازه گیری عملکرد آینده بهره گیرند.

در این راستا با توجه به ویژگی های سازمان های مجازی و نقش تکنولوژی های اطلاعاتی در آن، ارزشیابی اعضای سازمان بهتر و دقیق تر انجام می شود.

● خصوصیات مدیریت اثربخش در سازمان های مجازی

الگوی نظام های مدیریت نشان می دهد که برای انجام دادن وظایف مدیریت و پیوند سازمان با محیط بیرونی آن نیاز به ارتباطات صحیح است و از آنجا که ارتباطات بر اساس اطلاعات بنا شده است و بدون آن معنا نمی یابد، نظام اطلاعات مدیریت، این پیوند سازمانی را فراهم آورده و امکان پذیر می سازد. در واقع توجه به اطلاعات در نظام مدیریت همراه با پردازش پیشرفته آن منجر به کاهش محدودیت های گذشته شده است و مدیران امروز دریافته اند که به جز حسابداری، به هر گونه اطلاعات درباره مسایل اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و محیط فنی که باید در آن کار کنند و همچنین اطلاعات در زمینه کارکردهای داخلی نیاز دارند. بدین جهت تکنولوژی های اطلاعاتی با افزایش پژوهش عملیات در پیوند با داده های آماری وابسته به بازاریابی، رقابت، تولید و توزیع، هزینه تولید، دگرگونی های فن شناسی و توسعه بهره وری کار و رسیدن به اهداف قرار گرفته اند. پایه گذاری واحدهای خدمات اطلاعاتی و خبری هوشمند و ایجاد پیشه تازه کارشناسان اطلاعاتی توسط مدیران از پیامدهای نظام اطلاعات مدیریت به شمار می رود. (کونتز و دیگران،۴۶۷،۱۳۷۰)

با توجه به خصوصیات نظام های اطلاعات در مدیریت، مدیرانی می توانند موفقیت سازمان را به همراه آورند که از الگوی مدیریت اقتضایی و مبتنی بر روز پیروی کنند. بر اساس مدیریت اقتضایی که از پیامدهای ایجاد مدیریت سیستمی است، «تصمیم گیری مدیر بستگی به شرایطی دارد که بخشی از آن در سوپر سیستم ها و بخشی از آن در ساب سیستم هاست. از این دیدگاه، هیچ چیز ثابتی وجود ندارد و همه چیز ممکن است تغییر پیدا کند، لذا مدیریت، مبتنی بر دیدگاه های روز است». (فرهنگی،جزوه درسی کارشناسی ارشد،۸۱-۱۳۸۰) این شرایطِ تصمیم گیری در مدیریت، برای جامه عمل پوشاندن به اهداف، بحث مهارت های مدیریتی را مطرح می سازد.

تغییر مهارت های مدیریتی خصوصا در حوزه تصمیم گیری با توجه به معیارهای عصر جدید، مدیران را با چالش هایی روبرو ساخته است و این چالش ها موجب پدید آمدن خصوصیات ویژه ای برای مدیران جامعه اطلاعاتی در سازمان های مجازی گردیده که از آن تحت عنوان «مدیریت اثربخش» یاد می شود.

۱۰ خصوصیت مدیریت اثربخش در سازمان های مجازی عبارتند از: (فخرالدینی،۵۰،۱۳۸۰)

۱) سرعت

۲) بکارگیری نیروی انسانی ماهر

۳) مهارت های همکاری

۴) آزادی عمل

۵) نظم

۶) ارتباطات خوب

۷) مدیریت رضایت مندی

۸) تمرکز بر نیاز مشتری

۹) رهبری از طریق نظارت

۱۰) مدیریت دانش به معنای مجموعه روش ها و فنونی که طی آن تعدادی از افراد متخصص دور هم جمع می شوند و دانش خود را به اشتراک گذاشته و دانش جدیدی به وجود می آورند.

براین اساس عوامل موثر بر روند مجازی شدن سازمان ها که ضرورت آن را در دنیای امروز به اثبات می رساند، شامل موارد زیر است:

۱) مدیریت

۲) منابع انسانی

۳) حمایت دولت

۴) مباحث مالی

۵) تکنولوژی و فناوری

● پیامدهای ITC و مهارت های مدیریت

ساختار وجودی مدیریت نوین را اقتصاد اطلاعات شکل می دهد و مدیریت مبتنی بر این ساختارها، طبعا ویژگی های خاص خود را می طلبد. در واقع رویکرد مدیریت اقتضایی ایجاب می کند که نتایج حاصل از تاثیر فناوری های نوین را بر مدیریت سازمان- چه مدیر و چه سازمان- به عنوان عناصر تفکیک ناپذیر یک سیستم دریابیم.

از ویژگی های تحول روند سازمانی از صنعت گرایی به اطلاعات مداری می توان به موارد زیر اشاره نمود: (کاستلز،۱۱،۱۳۸۰)

نظام عرضه بهنگام، کنترل کامل کیفیت در روند تولید، مشارکت کارگران در تصمیم گیری در بخش تولید، پاداش برای عملکرد گروهی، سلسله مراتب های ساده، مدل های تعاونی، ساختار افقی تولید در برابر ساختار عمودی، الگوهای انگیزشی و مسئولیت آفرین، اهمیت ابتکار انسانی، یادگیری از طریق انجام کار و مبادله دانش در محیط کار، شکل گیری شرکت های مولد دانش مبتنی بر تعامل سازمانی میان دانش آشکار و دانش ضمنی در جهت نوآوری با استفاده از ظرفیت ذخیره سازی کامپیوتری و سرانجام مدل اعطای پروانه تولید، پیمانکاری فرعی تحت نظر شرکت مادر.

تحول مدل سازمانی شرکت ها از تاثیرات عمده این تکنولوژی هاست. دگرگونی اصلی را می توان به عنوان گذار از دیوانسالاری های عمودی به شرکت افقی توصیف کرد. شرکت افقی ظاهرا با هفت گرایش عمده مشخص می شود: (همان،۱۲)

۱) سازماندهی حول محور فرایند تولید نه بر حسب وظایف

۲) سلسله مراتب ساده

۳) مدیریت گروهی

۴) سنجش عملکرد بر اساس رضایت مشتری

۵) اعطای پاداش ها بر اساس عملکرد گروهی

۶) به حداکثر رساندن تماس ها با فروشندگان و مشتریان

۷) اطلاعات، آموزش و بازآموزی کارکنان در همه سطوح

این مدل با صرفه جویی در نیروی کار، از آمیزه ای از اتوماسیون، کنترل کامپیوتری کارگران، واگذاری کار و کاهش هزینه های تولید بهره می برد. شرکت دارای ساختار افقی یک شبکه پویا، دارای برنامه ریزی راهبردی متشکل از واحدهای خودبرنامه ریز و خودراهبر مبتنی بر تمرکز زدایی، مشارکت و هماهنگی است.

وجود منابع مختلف درباره نقش ITC در جامعه امروز، ما را نسبت به تاثیرات گوناگون این تکنولوژی ها آگاه می سازد. در این رابطه هرگاه سخن از تکنولوژی می شود بحث تاثیرات یا پیامدهای این تکنولوژی ها و مدیریت آنها مطرح می شود. پیامدهای مثبت حاصل از این فناوری ها را می توان در موارد زیر دانست:

۱) تسهیل ارتباط درون سازمانی و برون سازمان: مدیران نیاز ندارند لزوما اطلاعات بیشتری داشته باشند، بلکه گونه ای اطلاعات دقیق در شکل درست برای آنان لازم است. تکنولوژی های اطلاعاتی تسهیل کننده ارتباطات درون و برون سازمان هستند. (کونتز و دیگران،۴۷۵،۱۳۷۰)

۲) ایجاد زبان مشترک بر اثر دیجیتالی شدن: ایجاد، توزیع و پردازش اطلاعات در سازمان ها، زبان مشترک و در نتیجه فهم مشترکی را فراهم آورده است که همنگرایی در بازارها و خدمات را تسهیل می کنند. در واقع توسعه روزافزون فناوری اطلاعات، سیستم های اطلاع رسانی و در راس همه آنها اینترنت موجبات لزوم رویکرد به راهکارهای این سیستم ها مانند تجارت الکترونیکی، دولت الکترونیکی، مدیریت الکترونیکی و دانشگاه های مجازی را فراهم آورده است.

۳) شناسایی بهتر و دقیق تر نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان و نیز شناسایی فرصت ها و تهدید های بیرون از سازمان: مدیر از این طریق به بهترین نحو، عمل اطلاع یابی، اطلاع رسانی و پاسخگویی به مخاطبان را به انجام می رساند.

۴) تسهیل روند اطلاع مداری توسط مدیران بر پایه سه محور اطلاع یاب بودن، اطلاع شناس بودن و اطلاع رسان بودن: اطلاع یابی(کوشش در جهت تهیه و تولید اطلاعات با استفاده از تلکس،کامپیوتر و تکنولوژی های نوین)، اطلاع شناسی(کوشش در جهت تنظیم و تدوین اطلاعات)، اطلاع رسانی(کوشش در جهت توزیع و تبیین اطلاعات) با استفاده از سرعت، صحت و دقت فناوری های نوین اطلاعات و ارتباطات امکان پذیر می گردد. (یحیایی ایله ای، ۱۳۸۰، فصل نهم)

البته تکنولوژی های اطلاعاتی و ارتباطاتی، پیامدهای منفی نیز برای مدیریت سازمان ها ایجاد می کنند و در واقع مدیریت در عصر اطلاعات با چالش هایی روبرو خواهد بود که در صورت نبود برنامه ریزی و سازماندهی دقیق و به طور کلی فقدان مدیریت اثربخش، تهدید جایگزین فرصت خواهد شد.

فرهنگی، استاد مدیریت، در همایش ارتباط و جامعه، تهدیدهای ناشی از مدیریت در جامعه اطلاعاتی خصوصا در سازمان های رسانه ای را در عواملی همچون بیکاری تکنولوژیک می داند. به نظر وی جهانی شدن، ارتباطات گسترده، نوع نظام اداری و حرکت به سمت خصوصی سازی و عدم تمرکز، شکل گیری سازمان های مجازی و... چالش های مدیریت در عصر اطلاعات هستند. اینها زمانی تهدید تلقی می شوند که آمادگی لازم برای درک آن موجود نباشد؛ چرا که:«ما اگر توانا نیستیم، محکوم به فناییم» (میرشاهی،۷،۱۳۸۰)

● مهندسی مجدد سازمان ها در عصر اطلاعات

یکی از مباحث بسیار مهم در رابطه با ارزیابی مجدد شیوه ها، ساختارها و فرایندهای مدیریتی «نظریه مهندسی مجدد» سازمان هاست. این نظریه با درنظر گرفتن دگرگونی های بنیادین و تغییرات ریشه ای در امر مدیریت، تحولات تدریجی را نفی می کند و به آنچه باید باشد، تمرکز دارد. به عبارت دیگر مهندسی مجدد سازمان ها، مجموعه کارهایی است که یک سازمان برای تغییر پردازش ها و کنترل های درونی خود انجام می دهد تا از ساختارهای عمودی و سلسله مراتبی به ساختارهای افقی، میان فعالیتی، مبتنی بر گروه و سطح تبدیل شود؛ به طوری که در آن همه پردازش ها برای جلب رضایت مشتریان صورت گیرد.

این نظریه برای اولین بار توسط انستیتو تکنولوژی ماسا چوست(MIT) در قالب طرح مطالعاتی مدیریت در دهه ۹۰ انجام شد و از سوی مایکل همر و با همکاری جیمز شامپی به عنوان نظریه تبیین شد. (شریفی کلویی،۸۲،۱۳۷۹)

نظریه مهندسی مجدد که دیدگاهی مدرن و انقلابی در مدیریت است، یکی از سه رکن اصلی خود را فناوری اطلاعات می داند. این تفکر که به صورت«بازاندیشی مجدد و ریشه ای فرایندهای تجاری برای نیل به بهبود در معیارهای سازمانی از قبیل هزینه، کیفیت و خدمات»تعریف شده، سه عامل حیاتی را در مجموعه فعالیت های خود «فناوری اطلاعات، فرایند و منابع انسانی» برمی شمارد. (خسروی،۶۹)

این نظریه محصول رویکردهای مدیریتی اخیر شامل مدیریت کیفیت جامع (TQM)، رقابت بر مبنای زمان، تمرکز بر روی مشتریان و جدیدترین آن، مهندسی مجدد پردازش ها(BPR) است و تفاوت آن با سایر رویکردها در دگرگونی بنیادی و بهبود اساسی است که در نحوه انجام فعالیت های سازمان به ارمغان می آورد و اجرا و استقرار آن به مراتب پیچیده تر از سایر رویکردهای مدیریتی است. (شریفی کلویی،۸۲،۱۳۷۹)

مهندسی مجدد یک رویکرد کل نگر است که طی فرایندی، رقابت سازمان را با پردازش های درونی و کارکنان آن مرتبط می کند. این ارتباط با بکارگیری تازه ترین و در دسترس ترین «فناوری اطلاعات و ارتباطات» برقرار می شود. در این فرایند چهار گام اساسی عبارتند از: (همان)

۱) بدانید چه می خواهید بکنید.

۲) برنامه ریزی

۳) اجرا

۴) کنترل و ارزیابی

پیمودن این گام ها جز با بهره مندی از فناوری های نوین امکان پذیر نخواهد بود.

از دیدگاه تفکر مهندسی مجدد، استفاده از شبکه های یکپارچه کامپیوترهای شخصی به تسهیل فرایندهای مدیریتی در قالب موارد زیر منجر شده است:

- کلیه فرایندهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی از کاغذی بودن به سمت الکترونیکی شدن پیش می رود.

- مدیران منابع انسانی، با استفاده از سیستم های خبره گزینشگر کارمند و شبکه های جهانی کامپیوتری سریع تر، کارمندان با صلاحیت را انتخاب می کنند.

- آموزش کارکنان با وجود سیستم های نوین ویدئویی بر روی کامپیوترهای شخصی کارکنان به صورت بهنگام انجام می گیرد.

- سیستم های پردازشگر خبره، بخش قابل توجهی از پردازش های تخصصی و تصمیم گیری های مشاوران خبره را برعهده می گیرند که این امر موجب توزیع خبرگی در سازمان، کاهش هزینه تصمیم گیری و بهبود هماهنگی در تصمیمات می شود. (خسروی،۶۹)

● کارکرد اطلاعات و مدیریت کیفیت برتر

با توجه به اینکه کارکرد مهم اطلاعات یا تکنولوژی های اطلاعاتی در سازمان، ارتقای کیفیت برتر در زمینه تولید، توزیع و ارائه خدمات به مشتریان است، تبیین اصول کیفیت برتر در محیط کار از نظر نقش فناوری های نوین در آن حایز اهمیت است.

تاکاشی اوسادا در کتاب «پنج اصل برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار»که همان S۵ ژاپنی است، این اصول را مجموعه فعالیت هایی می داند که برای ایجاد محیطی سازمان یافته، مرتب، پاکیزه، استاندارد و با انضباط برای کار تاکید دارد. این اصول عبارتند از:

۱) ساماندهی

۲) نظم و ترتیب

۳) پاکیزه سازی

۴) استاندارد سازی

۵) انضباط

با یک نگاه سطحی و ساده می توان نقش اطلاعات را در ایجاد، حفظ و تداوم اصول دستیابی به کیفیت برتر در سازمان ها دریافت.

در این میان از آنجا که اصل «ساماندهی» به معنای عام آن می تواند سایر اصول را نیز شامل شود و از طرف دیگر مهم ترین اصل برای دستیابی به کیفیت برتر می باشد، بازکاوی نقش «ساماندهی اطلاعات» در سازمان توسط مدیران رده های بالا تا پایین با توجه به نیازهای سطوح مختلف مدیریتی امری مهم و ضروری به شمار می رود.

اگر سازماندهی را«استفاده عقلایی و بهینه از اجزای سازمان، به نحوی که مدیریت با کمترین هزینه و بیشترین کارآیی و اثربخشی، به اهداف سازمان دست یابد» (فرهنگی،جزوه درسی،۸۱-۱۳۸۰) تعریف کنیم و از سوی دیگر اطلاعات را خون جاری در شریان سازمان که به دستگاه عصبی سیستم یعنی مدیر ان ارشد، مدیران میانی و مدیران اجرایی منتقل می شود، بدانیم، آن گاه نیاز به ساماندهی اطلاعات در سازمان بیشتر آشکار می شود. بر این اساس می توان ساماندهی اطلاعات را این گونه تعریف کرد:

«ساماندهی اطلاعات به معنای تشخیص اطلاعات ضروری از غیر ضروری، حذف اطلاعات زاید به منظور کاهش مضرات ناشی از اضافه بار اطلاعاتی و استفاده بهینه از اطلاعات موجود برای پیشبرد اهداف سازمان است. (تعریف پیشنهادی)

با این تعریف، شناخت نیاز اطلاعاتی بخش های مختلف سازمان و پایه ریزی نظام تدوین اطلاعات از گام های اساسی جهت بکارگیری اطلاعات است. نیاز اطلاعاتی را می توان به سه دسته استراتژیک، تاکتیکی و تکنیکی طبقه بندی نمود که مدیران ارشد به اطلاعات استراتژیک برای سیاستگذاری های بلند مدت، مدیران میانی به اطلاعات تاکتیکی جهت طراحی تاکتیک های اجرایی و مدیران اجرایی یا سطوح سرپرستی به اطلاعات خام سطوح تکنیکی نیازمندند.

بنابراین در راه ساماندهی اطلاعات پیمودن دو گام اساسی لازم است: (خسروی،۷۰)

۱) دستیابی به اطلاعات

۲) پردازش اطلاعات یا استخراج اندیشه ها و پیام های نهفته در اطلاعات

همچنین مسئله مهم، صحت و دقت اطلاعات و کنترل صحت، دقت و پویایی آن است. بدین منظور «سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت» (MIS) با هدف استفاده بهینه از فناوری ارتباطات و اطلاعات طراحی می شوند.

● مزایا و معایب سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت

سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، ابزاری در جهت ساماندهی و بهینه سازی اطلاعات است و استفاده از این سیستم به عنوان فناوری نوین در سازمان به دلایل مزایای بی شمار آن می تواند مفید باشد. مهم ترین مزایای ناشی از اجرای این سیستم عبارتند از: (همان)

- سطوح سازمانی کمتر و حیطه نظارت گسترده تر و دستیابی به ساختار سازمانی مسطح

- یکپارچه سازی اطلاعات

- بهینه سازی تعداد کارکنان، افزایش کارآیی نیروها و بهره مندی از حداکثر توانایی آنها

- عدم تمرکزگرایی سازمانی و کاهش هزینه ها

- اتوماسیون و کاهش عملیات دستی

- افزایش سرعت و سادگی کار

- ایجاد انسجام و پویایی در سازمان با حداقل کنترل و نظارت غیر مستقیم مدیر

استفاده از سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، معایبی را نیز به دنبال دارد که مهم ترین آنها عبارتند از: (همان)

- عدم انطباق طراحی سیستم با عملیات به وسیله طراحان ناآشنا که نتیجه آن اضافه بار اطلاعاتی و مشکلات حاصل از نگهداری سیستم است.

- ناتوانی در ارائه گزارش های موردی و خاص و ارائه گزارش های خارج از روال در عملکرد روزمره سیستم.

- عدم هوشمندی و خلاقیت سیستم ها به گونه ای که با تغییر شیوه های عملیاتی قادر به پاسخگویی به سوالات قبلی نیستند.

- وجود موانع روانی، مقاومت، عدم پذیرش و کارشکنی نیروی انسانی.

به عبارت دیگر مهم ترین موانع توسعه مدیریت اطلاعات، خصوصا در عصر تکنولوژی های نوین و سازمان های مجازی عبارتند از: (همان)

۱) عدم وجود زیرساخت های مناسب سخت افزاری و نرم افزاری

۲) نحوه نگرش مدیران نسبت به کارکنان و تکنولوژی(حفظ ساختار، کنترل و فرمان و عدم درک تکنولوژی)

۳) عدم تمایل افراد به انعطاف پذیری در شغل

نقش مدیریت سازمان ها در مقابله با این مشکلات یاری رساندن به کارکنان برای کسب مجموعه ای از مهارت های زیر است:

سواد رایانه ای، زبان های خارجی، کار تیمی و مسایل مربوط به ارتباطات.

همچنین مشکلات موجود در سیستم های MIS، طراحان سیستم ها را به سمت طراحی سیستم های جزیره های اطلاعاتی سوق داده است که جمع آوری اطلاعات و نیز گردش مکانیزه آن را فقط در بخش هایی که آمادگی و استعداد بیشتری را دارا هستند، توصیه می کند. لذا طراحان، معتقد به طراحی بر اساس روش توسعه تدریجی نرم افزارها هستند و استقرار و بکارگیری خدمات سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت را به صورت تدریجی مناسب می دانند.

نتیجه آنکه در عصر اطلاعات و مجازی شدن سازمان ها، مدیران موفق، مدیرانی خواهند بود که بر اساس رویکرد «مدیریت اقتضایی» یعنی مدیریت بر پایه دیدگاه های مبتنی بر روز پیش روند و با تغییر در دانش، نگرش، رفتارهای فردی و رفتارهای جمعی اعضای سازمان به ارتقای آگاهی و آموزش افراد در جهت بهره مندی از تکنولوژی های اطلاعات برای دستیابی به اهداف سازمان همت گمارند و نقش انکار ناپذیر این فناوری های نوین را در فرایندها و ساختارهای مدیریتی مدنظر داشته باشند.

مدیریت موفق هزاره سوم صرفا با دانستن توانمندی های تکنولوژی های نوین اطلاعات و ارتباطات در امر تسهیل ارتباطات درون و برون سازمان حاصل نمی شود بلکه ارزیابی مجدد روش های کاری، ساختارها و فرایندهای مدیریتی همگام با تحولات پر شتاب عصر حاضر، مفید و ضروری به نظر می رسد.

منابع:

- اوسادا، تاکاشی، پنج اصل برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار، ترجمه علیرضا علینقی، احمد رضا زینت بخش

- بهکیش،محمد مهدی، اقتصاد ایران در بستر جهانی شدن، نشر نی، ۱۳۸۰

- خسروی، طاهره، مهندسی اطلاعات؛ضرورت همراهی با دنیای پرشتاب تحولات، مجله صنایع، شماره ۲۵ و ۲۶

- شریفی کلویی، منصور، مهندسی مجدد(مطالعه موردی)، مجله مدیریت و توسعه، شماره ۷، ۱۳۷۹

- شکرخواه، یونس، جامعه اطلاعاتی؛چند دیدگاه بنیادی، فصلنامه رسانه، سال شانزدهم، شماره ۲، شماره پیاپی،۶۲، تابستان ۱۳۸۴

- فخرالدینی، حیدر، ویژگی های سازمان مجازی، مجله تدبیر، شماره ۱۱۷، آبان ماه ۱۳۸۰

- فرهنگی، علی اکبر، جزوه مدیریت رسانه ها، کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، ۸۱-۱۳۸۰

- کونتز، هرولد و دیگران، اصول مدیریت، ترجمه محمد علی طوسی و دیگران، انتشارات مرکز آموزش مدیدیت دولتی، ۱۳۷۰، جلد دوم

- منوریان، عباس، مدیریت بر مبنای انتظارات(MBE)، قدرت پیشگویی مثبت

- میرشاهی، سعید، همایش ارتباط و جامعه، فصلنامه هنر هشتم، پاییز ۱۳۸۰

- وبستر، فرانک، نظریه های جامعه اطلاعاتی، اسماعیل قدیمی، انتشارات قصیده سرا، ۱۳۸۳، چاپ سوم

- یحیایی ایله ای، احمد، مبانی روابط عمومی، انتشارات آذر برزین، زمستان ۱۳۸۰

توسط غلامرضا دهقانپور

http://mastor.blogfa.com