چهارشنبه, ۱۳ تیر, ۱۴۰۳ / 3 July, 2024
پورتال های سازمانی رویكردی نوین در مدیریت شبكه محور
![پورتال های سازمانی رویكردی نوین در مدیریت شبكه محور](/web/imgs/16/141/2htrl1.jpeg)
در دهه پایانی قرن بیستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوری اطلاعات كلیه شئونات زندگی و تعاملات اجتماعی را دستخوش تحول نمود. تا حدی كه تمامی جوامع ناگزیر از رویكرد به آن شدند (رحمتیان ۱۳۸۱). اینترنت شرایط تازهای را پدید آورد كه در آن تولیدكنندگان، تامینكنندگان، فروشندگان و مشتریان، و تقریباً همه عوامل دستاندركار یك چرخه اقتصادی قادر شدند در یك فضای مجازی مشترك با یكدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اینترنت تئوریها و نظریات جدیدی را به میان آورده است كه یكی از مشخصههای اصلی آنها نگاه تازهای به مقوله كسب و كار است (نوعیپور ۱۳۸۲).
به جرأت میتوان گفت كه تجارت الكترونیكی یكی از نمودها و كاربردهای ویژه فناوری اطلاعات است و هم اكنون حجم وسیعی از خرید و فروشها در كشورهای پیشرفته به شیوه الكترونیكی صورت میپذیرد. بر اساس آمارهای رسمی اعلام شده، تجارت الكترونیكی آمریكا طی سال ۲۰۰۲ بالغ بر ۶/۱ هزار میلیارد دلار بوده است كه پیش بینی میشود در سال ۲۰۰۶ به ۱/۷ هزار میلیارد دلار برسد. تجارت الكترونیكی مالزی در سال ۲۰۰۲، ۷/۱۳ میلیارد دلار بود كه پیش بینی میشود در سال ۲۰۰۶ به بیش از ۱۵۸ میلیارد دلار خواهد رسید (شهیدی ۱۳۸۲). بدیهی است كه رسیدن به چنین حجمهای دلاری در تجارت الكترونیكی بر اساس مدیریت و برنامه ریزیهای مدون امکانپذیر خواهد بود.
مؤسسات و سازمانهای گوناگونی تاكنون با هدف ارائه راهحلهای نوین جهت تسهیل فرایندهای مدیریتی تشكیل و تأسیس شدهاند. پورتالهای سازمانی۱ به عنوان یكی از این راهحلها تا حدودی توانستهاند انتظارات و امیدهای مدیران را در عرصههای گوناگون مدیریت برآورده سازند. معمولاً اولین نگرانی مدیران یافتن اطلاعات جدید و منابع اطلاعاتی موثق است. پورتالهای سازمانی با بررسی نیازهای اطلاعاتی مدیران، مجموعهای از مسیرهای مطمئن اطلاعاتی را در اختیار آنها میگذارند. از آنجایی كه ارائه خدمات پورتال اساساً مبتنی بر شبكه و به ویژه اینترنت میباشد، پورتالهای سازمانی خدماتی فراتر از آدرس دهی اطلاعات را انجام میدهند كه معمولاً شامل مواردی نظیر كاوش، سرویس پست الكترونیك، نظر سنجی، گروههای خبری و بحث و غیره است. امكان تعامل دو سویه میان مدیران و كاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طریق وب سایت اصلی پورتال و همچنین دیگر كاربران عضو در یك پورتال سازمانی، زمینه بهرهبرداری هر چه بیشتر از فرصتهایی را كه در عرصههای گوناگون پدید میآیند، فراهم ساخته است. در ادامه این مقاله نقش و كاركرد پورتالهای سازمانی را در مدیریت شبكه محور مورد بررسی قرار میدهیم.
۲- پیدایش پورتال
همچنان كه استفاده از اینترنت در اوایل سال ۱۹۹۴ آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سایتها نیز به شدت افزایش پیدا كرد. این پدیده كه به خودی خود تقویت میشد منجر به بروز ضرورت یافتن راهی برای كمك به امر ناوبری۲ یعنی جستجو و تحقیق شد. به این منظور دو نوع از وب سایتها یعنی «فهرستهای راهنما۳» و «موتورهای جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند (مجله بزرگراه رایانه ۱۳۸۲).
فهرستهای راهنما، راهنمایان وب بودند كه متشكل از ویراستاران انسانی بوده و بر اساس مقولات مختلفی مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غیره سازماندهی شده بودند. نتیجه نهایی، معمولاً یك «پیوند۴» به یكی از صفحات معین وب بود كه اطلاعات مورد نظر كاربر را در خود داشت.
از طرف دیگر، موتورهای جستجو كلمات كلیدی را از روی صفحات وب در بانكهای اطلاعاتی گردآوری و تنظیم میكردند كه جستجوگران میتوانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تكامل موتورهای جستجو همچنان این سئوال به عنوان یك چالش مطرح بود كه چگونه دقیقاً چیزی را به كاربر بدهیم كه او میخواهد؟ روند تكاملی وب سایتها سبب شد تا به تدریج استراتژیهای خود را از «پیوند دادن سریع كاربران» به «سایتهای مقصد» تبدیل نمایند. در این مرحله ناظران صنعتی به فهرستهای راهنما و جستجوی اولیه عنوان «پورتال» را دادند. این اصطلاح را در سال ۱۹۹۷، هالسی مینور۵ كه در آن زمان رئیس CNET بود، ابداع كرد. این كلمه به همان معنای عادی «دروازه» و «درگاه» است (مجله بزرگراه رایانه ۱۳۸۲).
در حوزه اینترنت تعریف پورتال ماهیت متغیر خود را حفظ كرد. در سادهترین معنا، پورتال دروازهای است به وب. پورتال سكوی پرتابی است كه هر كاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهای دیگر باید به صورت یك صفحه مبدأ از آن استفاده كند. مارشاك۶ معاون گروه پاتریشیا سیبولد۷ میگوید: «پورتالها باعث كاهش میزان پرسه زدن افراد در وب میشوند» (مجله بزرگراه رایانه ۱۳۸۲). در عین حال پورتالها به تدریج تبدیل به سایتهایی شدند كه هر كاربر در سراسر روز به منظور مدیریت طیف وسیعی از فعالیتهای روزمره خود، به سراغ آنها میرود مانند بررسی كامل تیترهای خبری، قیمت سهام، ارسال نامه الكترونیكی و پیامهای دوربرد و پیوستن به تالارهای گفتگو.
از اینرو پورتالها وظایف بسیار متفاوتی را انجام میدهند ولی جوهره همگی آنها متشكل از پنج عنصر اصلی است: مدیریت، جستجو، محتوا، ایجاد گروههای کاری و برنامههای خلاقیت فردی.
۳- از پورتال تا یک محل کار الکترونیکی
پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناوری اطلاعات بر اثر اینترنت و شبکه گسترده جهانی۸ پدید آمد. کاربران عادی اینترنت معمولاً در هنگام ناوبری اطلاعات و کاوش موارد درخواستی خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات میشدند. در نتیجه وب سایتهای کاوش نظیر Yahoo و AOL پدید آمدند تا به کاربران در یافتن مقاصد اینترنتی مورد نظرشان کمک کنند. این پورتالهای اولیه هیچگونه امکان تنظیم شخصی را به کاربران خود ارائه نمیکردند، بنابراین انتظار چندانی نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقی بمانند و از سایتی به سایت دیگری نروند.
پورتالها این وضعیت را با ارائه امکانات تنظیم شخصی به نحو چشمگیری تغییر دادند و کاربران آنها میتوانستند موضوعات درخواستی خود را مطابق سلیقه، اولویتها یا نیازهای شخصی تغییر دهند و پیوندهای مطلوبی را در ارتباط با موضوعات مختلف نظیر اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تیمهای ورزشی مورد علاقه، اوضاع جوی و هواشناسی و غیره به صورت متمرکز و در یک جا در اختیار داشته باشند. این ویژگی پورتالها سبب شد تا کاربران آنها نوعی تعلق خاطر به آنها پیدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصی خود مراجعه نماید. همین امر سبب شد تا همان وب سایتهای کاوش اولیه یعنی Yahoo و AOL با افزودن قابلیتهای بیشتر به صفحات اصلی خود مانند امکان ارسال سریع پیامهای کوتاه، گروههای بحث، صفحات شخصی رایگان، آلبومهای عکسهای شخصی و خانوادگی و سرویسهای رایگان پست الکترونیکی کارایی و بهرهوری خود را افزایش دهند و در نتیجه وفاداری بیشتری را از سوی کاربران همیشگی خود دریافت نمایند. بدین ترتیب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به این وب سایتها وقت بیشتری را نسبت به گذشته صرف دیدن صفحات گوناگون آنها میکنند (گروه نرمافزاری آی بی ام ۲۰۰۲).
کاربران سازمانی و به ویژه مدیران نیز به این نتیجه رسیدند که از همان قابلیتهای پورتالهای اینترنتی برای مدیریت منابع سازمانی خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمایند که البته یافتن اینگونه منابع اطلاعاتی (به لحاظ تخصصی بودن وظایف سازمانها) در اینترنت کار دشواری به نظر میآمد. افزودن ابزارهای همکاری، تعامل با سیستمهای تبادل، گسترش امکانات به تجهیزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شرکاء و تأمین کنندگان به یک وب سایت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسیر تکاملی خود تبدیل به یک فضای کسب و کار الکترونیکی شود. این امر راهی را برای کاربران فراهم میکند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزش۹ یک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مدیریت کنند.
۴- پورتالهای سازمانی
از اوایل سال ۱۹۹۷ كه استفاده از پورتالها در عرصههای مختلف كاوش و بازیابی اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیاری از سازمانهای تجاری و غیرتجاری به فكر طراحی و ایجاد پورتالهای سازمانی برای خود و پرسنل و كاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند. شركتهایی مانند مایكروسافت و آی بی ام هم وارد این میدان شدند كه این رقابت همچنان ادامه دارد.
پورتالهای سازمانی اساساً با دو هدف طراحی و در سطح سازمانها مستقر شدند. این دو هدف شامل مدیریت متمركز اطلاعات تجاری در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد میباشند. پورتالهای سازمانی از یك سو امكان مدیریت متمركز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم میكنند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار میدهند و از سوی دیگر كاربران و مشتركین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزههای كاری و تجاری آگاه میسازند. این پورتالها علاوه بر اطلاعرسانی زمینههای تعامل میان مدیران و كارمندان و مشتریان یا كاربران را ایجاد مینمایند. محیط شبكهای پورتالهای سازمانی به گونهای طراحی میشود كه یك كاربر پس از ورود به آنها خود را در فضای مجازی یك محیط تجاری یا كاری مییابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی كه در این محیط به سر میبرد احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه مینماید. یكی دیگر از ویژگیهای پورتالهای سازمانی این است كه كاربران با مشاركت در فعالیتهای مبتنی بر شبكه خلاقیتهای فردی را در خود پرورش میدهند. امكانات تنظیم شخصی كه معمولاً در هر پورتال سازمانی پیشبینی و ارائه میشود ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردی كاربران در كار با امكانات شبكهای و بسترهای ارتباطی، زمینههای خلاقیت آنها را به شیوهای كاربردی ایجاد مینماید.
قابلیتهای موجود در پورتالهای سازمانی نظیر كاوش، فهرستهای موضوعی، سرویسهای صفحات زرد۱۰ برای یافتن شركتهای محلی، سرویسهای یافتن افراد برای ردیابی شماره تلفنها یا آدرسهای پست الكترونیكی، تیترهای خبری، قیمت سهام، نتایج ورزشی، پیشبینی وضع هوا، اطلاعات مسافرتی و پروازی، فهرست رویدادهای محلی، گروهای بحث و گفتگو، تابلوی پیامها، سرویسهای ارسال و دریافت سریع پیامها، آگهیها و پیشنهادهای تجاری، دفترچههای آدرس، تقویم و دیگر قابلیتهای كاربردی حقیقتاً آنها را تبدیل به محیطهای شبكهای كردهاند كه كاربران پس از چند مورد استفاده و بهرهبرداری از آنها دیگر نمیتوانند از عضویت در آنها چشمپوشی كنند. این به معنی وابسته نمودن كاربران به یك محیط خاص شبكهای نیست، بلكه به معنی ایجاد اعتماد در كاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یك محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجاری و اداری است.
امروزه روشن شده است كه كاربران پورتالهای سازمانی حدود یك سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، یك سوم را صرف پیامها و مشاركت در تالارهای گفتگو و یك سوم دیگر را صرف دستیابی به دیگر محتویات میكنند (مجله بزرگراه رایانه ۱۳۸۲). امكانات ارتباط از راه دور نظیر سیستم پیام كوتاه۱۱ كارایی پورتالهای سازمانی را چند برابر ساخته است. كاربران این پورتالها دیگر حتی برای ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور فیزیكی در محل كار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصی ندارند، بلكه میتوانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطی بیسیم نسبت به امور اداری و بازرگانی خود واكنشهای مناسب و به موقعی را نشان دهند. به عبارت دیگر پورتالها قادر به بهرهبرداری مفید و مؤثر از فناوریهای بیسیم جهت برآورده ساختن نیازهای ارتباطی مشتركین خود شدهاند. همه اینها كارایی پورتالهای سازمانی را بیش از گذشته نمایان ساختهاند.
۵- چارچوب یک پورتال
یک فضای کاری پورتال صرفاً با قرار دادن یک طرح جذاب بر روی انبوهی از منابع محتوایی و کاربردهای مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختی صورت میگرفت، حاصل نمیگردد. در واقع چالش ساختن یک پورتال در سطحی عالی در صفحه واسط کاربر آن نیست، بلکه در فراهم نمودن فرایندهای تجاری و کاری یکپارچهای است که از میان بسیاری از سامانههای فناوری اطلاعات میگذرند تا چنین فرایندهایی را به صورت یک مجموعه واحد درآورند و قابلیتهای کاوش جامع، دسترسی و یکپارچه سازی کاربردی، تنظیم شخصی، استقرار، مدیریت، همکاری، مدیریت محتوایی شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاری، تجزیه و تحلیل کمی، امنیت و میزبانی دیگر گزینههای منحصر به سازمان را ایجاد نمایند. فروشنده ای که شما برای خرید خودتان انتخاب میکنید، باید بتواند کلیه این قابلیتها را یا به صورت مستقیم و یا از طریق مجموعه ای از شرکاء فراهم نماید تا آنها را با یکدیگر ترکیب و مجتمع نموده و اطمینان یابد که این خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند یافت.
نویسنده: سید علیرضا حجازی
پینوشتها
۱. Enterprise Information Portals (EIPs)
۲. Navigation
۳. Directories
۴. Link
۵. Halcy Minor
۶. Marsh
۷. Patricia Seybold
۸. World Wide Web
۹. value chain
۱۰. Yellow pages
۱۱. Short Message System (SMS)
۱۲. Middleware
۱۳. Extranet
۱۴. Joint Venture
مراجع
بوشهری، علیرضا. ۱۳۸۱. سرمایهگذاری مشترك. گسترش صنعت ۶۱۱: ۱۵.
رحمتیان، امیر رضا. ۱۳۸۱. فروش در اقتصاد دیجیتال. گسترش صنعت ۶۱۱: ۱۲-۱۴.
شهیدی، مهدی. ۱۳۸۲. تجارت الكترونیكی ابزاری برای كاهش شكاف دیجیتالی. عصر ارتباط ۲۲: ۵كرامر، كنت. ۱۳۸۱. چارچوبی برای سیاست ملی فناوری اطلاعات. ترجمه محمدرضا میرزا امینی. گسترش صنعت ۶۱۱: ۱۴-۱۵.
مجله بزرگراه رایانه. ۱۳۸۲. پورتالهای آنلاین. بزرگراه رایانه ۵۶: ۱۲۹-۱۳۱.
نوعی پور، بهروز. ۱۸۲. مدیریت زنجیره فراهم كنندگان. شبكه شهریور: ۴۴-۴۷.
IBM Software Group. ۲۰۰۲. Making Portals Fit for E-Business. KM World Magazine May.
Pelz, A. and C. Harris .۲۰۰۱. The Need for Portals. KM World Magazine December
مسعود پزشکیان انتخابات ریاست جمهوری سعید جلیلی انتخابات ریاست جمهوری 1403 انتخابات پزشکیان ایران انتخابات ریاست جمهوری چهاردهم جلیلی مناظره مناظره انتخاباتی دولت
هواشناسی تهران قتل عربستان وزارت بهداشت سلامت قوه قضاییه حوادث سیل شهرداری تهران آموزش و پرورش خانواده
قیمت طلا قیمت دلار قیمت سکه خودرو بازار خودرو قیمت خودرو دولت سیزدهم بازار سرمایه بورس دلار حقوق بازنشستگان اقتصاد
کنسرت سینمای ایران سارا بهرامی تئاتر تلویزیون سینما علیرضا قربانی تخت جمشید رسانه ملی دفاع مقدس
ماهواره دانشگاه تهران دانش بنیان وزیر علوم
رژیم صهیونیستی جو بایدن غزه جنگ غزه فلسطین اسرائیل آمریکا روسیه دونالد ترامپ ترکیه فرانسه چین
استقلال فوتبال پرسپولیس یورو 2024 سپاهان باشگاه پرسپولیس کریستیانو رونالدو جام ملت های اروپا باشگاه استقلال لیگ برتر نقل و انتقالات لیگ برتر ایران
هوش مصنوعی نمایشگاه الکامپ اینستاگرام سامسونگ ایرانسل اپل نخبگان موبایل ربات فیبرنوری
قهوه کاهش وزن هندوانه افسردگی دیابت مو ورزش سرطان مغز