بایگانی ها و نسخ خطی مجموعه های پنهان در آرشیوها و كتابخانه ها

هدف این مقاله تلفیق روش ها و پروژه های تحقیقاتی متفاوت جهت اداره و راهبری مسئله مجموعه های پنهان است طرح روش سبك در این مقاله عملیات و تحقیقات كنونی تشریح شده اند یافته ها مجموعه های پنهان مشكلی برای آرشیو ها و كتابخانه ها می باشند مجموعه های پنهان مواد و مطالبی هستند كه نمی توان آنها را در كاتالوگ های درونخطی یافت, یا اینكه در این كاتالوگ ها تحت نام مشترك یا منابع اولیه تعریف نشده یا كمتر شناخته شده یافت می شوند

هدف این مقاله تلفیق روشها و پروژه های تحقیقاتی متفاوت جهت اداره و راهبری مسئله " مجموعه های پنهان" است.طرح / روش / سبك : در این مقاله عملیات و تحقیقات كنونی تشریح شده اندیافته ها : مجموعه های پنهان مشكلی برای آرشیو ها و كتابخانه ها می باشند.مجموعه های پنهان مواد و مطالبی هستند كه نمی توان آنها را در كاتالوگهای درونخطی یافت، یا اینكه در این كاتالوگها تحت نام مشترك یا منابع اولیه تعریف نشده یا كمتر شناخته شده یافت می شوند. این منابع و مواد ورای تمام فرمت های منابع كتابخانه ای و آرشیو ( مانند چاپ، میكروفیلم، ویدئو و غیره ) بوده و می توان آنها را در كتابخانه ها در قالب مجموعه های مختلف شامل اسناد دولتی یا مطالعات منطقه ای تا موسیقی در بخشهای مرجع یافت . با این حال این مشكل در بخش مجموعه های خاص و آرشیوی بیشتر به چشم می خورد، و بیشترین امكان مواجه با چنین مواردی در این بخشها وجود دارد.كاربرد عملی : بسیاری از آرشیو ها دارای انبار و مجموعه های مخفی هستند. در این مقاله بعضی از اقدامات جدید در راستای شناسایی و یافتن این مجموعه ها برای ایجاد امكان دسترسی به آرشیو و كنترل آنها توسط محففین جهت كاربرد در موقعیتهای دیگر تشریح شده اند.منشا / ارزش : در این مقاله روشها و راه حلهای ممكنه در راستای مشكل مجموعه های پنهان شناسایی و مشخص شده اند.

مجموعه های پنهان كدامند ؟

مجموعه های پنهان مشكلی در كتابخانه ها و آرشیو ها به حساب می آیند. اینگونه مجموعه ها منابع و موادی هستند كه یا در كاتالوگهای درونخطی به ثبت نرسیده اند و یا اگر احیا شده اند فقط آتها را تحت عنوان مشترك میتوان یافت. همچنین این مجموعه ها منابع پردازش نشده یا كمتر پردازش شده محسوب می شوند. این منابع و مواد ورای تمام فرمت های منابع كتابخانه ای و آرشیو ( مانند چاپ، میكروفیلم، ویدئو و غیره ) بوده و می توان آنها را در كتابخانه به شكلهای مختلف از اسناد دولتی گرفته تا مجموعه مطالعات منطقه ای و مجموعه های موسیقی و حتی در بخشهای مرجع یافت. آمار ارائه شده توسط مجمع تحقیقات كتابخانه ای سال ۱۹۹۸ نشان می دهد كه ۱۳% میكروفرمها، ۱۵% مجموعه های چاپی، ۲۷% مجموعه های خطی، ۳۱% آرشیو های دانشگاهی، ۳۵% فیلم ها، ۳۶% مواد گرافیكی و ۳۷% تمام مجموعه های صوتی گزارش شده پردازش نشده اند.( پانیچ ۲۰۰۰) این واقعیت نمایانگر تعداد بیشمار منابع دانشگاهی استفاده نشده است كه بخش اعظم انرژی برای نگهداری و تلاش برای دست یابی محققین بدانها را صرف خود می نماید.این امر بیشتر در بخشهای آرشیوی و كتابخانه ای كه در آنها این مشكل بیشترین توجه را به خود جلب كرده و فرصتهای بیشتری برای مواجهه با این منایع وجود دارد مصداق دارد.

چرا مجموعه های پنهان مشكل به حساب می آیند؟

گزارش دولتی ARL ( ۲۰۰۳) بیانگر دلیل این امر است. بعضی از این موضوعات با مسایل امنیتی، ستادی و محدودیت دسترسی محققین به منابع مرتبط هستند.مجموعه های ناشناخته در كاتالوگها ثبت نشده ودر مورد منابع آرشیوی پردازش نشده و آنها را در معرض خطر گم شدن یا دزدیده شدن قرار می دهد. در صورت دزدیده شدن بعلت عدم ثبت آنها، بازیابی آنها مشكل خواهد بود. این منابع غیر قابل دسترس باعث متوقف شدن تحقیق شده و در صورت درست مورد استفاده قرار نگرفتن خطرات امنیتی ایجاد می نمایند.یافتن مجموعه های ناشناخته بصورت خوشبینانه نوعی شانس و اقبال غیر مترقبه بود، و فقط اساتید توانمند و دارای بضاعت كافی قادر به پذیرش خطر سفر برای یافتن و بررسی عمیق آنها ناشی از محدودیتهای زمانی و بودجه ای هستند. دسترسی به اینگونه منابع به وجود ستاد و پرسنل نیز بستگی شدیدی دارد. در صورت از دست رفتن یكی از اعضا بدلیل بی سازمانی این مجموعه ها نیز از دست می رود. در مجموعه های دارای اعضا ناكافی، تلاش لحاظ شده در راستای دستیابی به این مجموعه ها باعث ایجاد وقفه در رساندن خدمات به تمام محققین خواهد شد. علیرغم تمام این موارد و مشكلات در شرایط جاری، با رشد تقاضا برای منابع درونخطی، تمركز و سوق دادن منابع به مجموعه های به ثبت نرسیده و ناشناخته، بیش از حد مشكل خواهد بود.

تلاش برای یافتن مجموعه های پنهان :

تلاشها و نكات كلیدی متعددی در رابطه با یافتن این مجموعه ها وجود دارد. این موارد با مشخص نمودن نحوه دسترسی موازنه نمودن منابع محلی و استانداردهای ملی، و تغییر فرهنگ حرفه ای در كتابخانه ها و آرشیوها مرتبط هستند.مشخص نمودن اینكه چه چیزی نحوه دسترسی به مجموعه های پنهان را تشكیل می دهد مهم است. دراین مورد دسترسی شامل شناخت بهتر موازنه حساس بین كنترل اخلاقی خرد كه امكان كاربری را بوجود آورده و كنترل خردی كه ارزش افزوده ای بر محققین خواهان استفاده از این منابع ندارد می شود. یكی از جنبه های جالب نسخه پیش نویس جدید نحوه ثبت توصیفی مواد كمیاب (DC۱۲McB ) ( نسخه دلتا ۲۰۰۴) این است كه تلاش برای تغییر مكان هندسی تصمیم گیری در مورد مشخص نمودن متشكله های دسترسی از نقطه نظر كتابدار و متصدی آرشیو تا محقق دارد. اصطكاك بین قوانین مرتبط با مونوگرافهای نایاب كه باعث ارتقا نحوه ارائه دقیق یك موضوع شده و در عین حال از الزامات كافی فراتر نمی رود زیاد است. اشاره به اصل راحتی و امكان دسترسی آسان كاربر ممكن است باعث دست یابی به راه حل درست برای فایق آمدن بر چنین اصطكاك هایی شود . ( نسخه دلتا ۲۰۰۴ – ص ۱۳)آیا واقعا متشكله های سطح خرد دسترسی برای اغلب كاربران شناسایی شده اند . متصدیان آرشیو و كتابداران ممكن است بدانند محققین بدنبال چه چیزی هستند( و شاید این شناخت به نیاز ما نیز نزدیك بوده ) اما ما در مورد حداقل دسترسی لازمه اكثر محققین در برابر انواع خاص منابع ( مانند كتابهای نادر، سوابق بایگانی، نقشه ها و غیره )اطلاعات كمی داریم.عامل دوم ضرورت ایجاد موازنه بین منابع محلی و استانداردهای كشوری است. در یكی از مباحث ارائه شده در زمینه كلكسیونهای ناشاخته برگزار شده در روزهای ۹ – ۸ سپتامبر ۲۰۰۳ www.arl.org كارول ماندن (۲۰۰۳) از دانشگاه نیویورك عنوان نمود كه راه حلها و تصمیمات خاص باید در سطح محلی و براساس نتایج تحقیقات فردی و همراستا با منابع محلی اتخاذ شوند. همزمان وی ضرورت توسعه مجموعه هایی كه نیازمند سرمایه گذاری در زمینه توسعه ابزار ارزیابی استاندارد شروع مشاركت در تلاشها و تجارب در زمینه ارتباط با مجموعه های پنهان و آموزش روز افزون هستند را برشمرد.در اولین مورد توصیه گزارش دولتی ARL آورده شده كه : باید به سطوح مختلف ثبت و پردازش تمام انواع منابع و مجموعه های خاص، بسته به تقدمهای سازمانی و كاربرد منابع ودر عین حال تبعیت از معیارهای استاندارد كشوری توجه نمود. (گزارش دولتی ARL – ۲۰۰۳ ص۱۱). متاسفانه وضع تقدمهای محلی یا استانداردهای ملی در ارتباط با مجموعه های ناشناخته آسان نیست چون هر دو نیاز مند اجماع و توافق عمومی بین نهادها و جوامع حرفه ای هستند. نكته سوم غلبه بر معیارهای فرهنگی و حرفه ای با تصورات و عملكردهایی است كه متصدیان آرشیو و كتابداران را به بهترین شكل ممكنه به فرایند آرشیو یا فهرست نویسی كتابخانه ای مجموعه های خاص وامیدارند.توقف و تغییر مجموعه ذهنی جهت وضع یك حداقل سطح كنترل اخلاقی برروی تمام مجموعه ها و سپس وضع تقدمها و بازگشت به فراهم آوری مجموعه ها به شكلی عمیق تر در آینده بسیار مشكل است. همانگونه كه بسیاری از متصدیان آرشیو ها بطور واقع بینانه حدس می زنند، امكان بازبینی مجدد بعضی از مجموعه ها در عمل وجود ندارد.

---